Pełne szyfrowanie e-mail
End-to-End Encryption (E2EE)
Szyfrowanie poczty e-mail (E2EE)
Program AnoMail Premium oferuje funkcje pełnego szyfrowania poczty End-to-End Encryption (E2EE) czyli treść wiadomości jest zabezpieczana już w momencie wysyłki z Państwa komputera i może zostać odczytana wyłącznie przez właściwego odbiorcę. W przypadku AnoMail szyfrowanie odbywa się zgodnie ze standardem S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), który wykorzystuje pary kluczy kryptograficznych tzn. publiczny i prywatny.
Cały proces szyfrowania i deszyfrowania odbywa się automatycznie bez podawania jakichkolwiek haseł lub kodów PIN. Nie ma możliwości aby niepowołana osoba uzyskała dostęp do zaszyfrowanej treści lub załączników.
Jak działa szyfrowanie wiadomości e-mail?
Nadawca szyfruje wiadomość przy użyciu publicznego klucza odbiorcy, natomiast odszyfrowanie może nastąpić tylko po stronie odbiorcy przy użyciu jego klucza prywatnego. Takie rozwiązanie gwarantuje pełną poufność korespondencji, ponieważ nawet serwery pośredniczące, administratorzy poczty czy dostawcy Internetu nie mają dostępu do treści wiadomości.
Odbiorca może odczytać zaszyfrowaną pocztę bez konieczności podawania haseł gdyż proces deszyfrowania odbywa się automatycznie w programach obsługujących S/MIME, takich jak Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird czy Apple Mail. Przypominamy, że każdy z uczestników wymiany zaszyfrowanych wiadomości musi mieć swój certyfikat S/MIME. Nie ma znaczenia czy jest to darmowy czy komercyjny S/MIME.
AnoMail zapewnia pełne bezpieczeństwo i zachowanie poufności przesyłanych informacji w mailu
Dzięki zastosowaniu E2EE w AnoMail Premium możliwe jest bezpieczne przesyłanie poufnych dokumentów, danych osobowych i informacji handlowych, przy zachowaniu pełnej zgodności z wymogami RODO. To rozwiązanie łączy wysoki poziom bezpieczeństwa z wygodą użytkowania, eliminując konieczność stosowania dodatkowych narzędzi lub skomplikowanych konfiguracji.
Każdy z odbiorców i nadawców zaszyfrowanej poczty musi mieć swój certyfikat S/MIME, który jest przypisany do jego adresu e-mail. Certyfikat S/MIME to taki cyfrowy dowód, który można wygenerować w programie AnoMail lub zakupić w firmach takich jak Certum, Actalis itp.
Certyfikaty S/MIME zapisywane są w plikach PFX/P12 i zawierają klucz publiczny oraz klucz prywatny. Joanna chcąc zaszyfrować pocztę (patrz niżej) dla Adama musi posiadać jego klucz publiczny, który może pobrać z maila i zapisać w pliku .CER. Klucze publiczne odbiorców zapisane w plikach CER dodajemy do AnoMail naciskając przycisk Ustawienia i wybierając funkcję Podpisywanie cyfrowe wiadomości. Potem w zakładce Klucze publiczne odbiorców należy dodać klucz publiczny odbiorcy wiadomości.
Pełne szyfrowanie (E2EE) wiadomości e-mail w standardzie S/MIME
Jak działa ochrona maila w standardzie S/MIME
S/MIME to standard szyfrowania i podpisywania wiadomości e-mail, który zapewnia pełną poufność i autentyczność korespondencji. Działa w oparciu o pary kluczy kryptograficznych tzn. publiczny i prywatny oraz certyfikaty X.509. AnoMail szyfruje wiadomość w Waszym komputerze i przesyła ją w zaszyfrowanej formie (E2EE) więc nikt nie może zobaczyć co przesyłacie bo odkodowania listu odbywa się dopiero w komputerze uprawnionego adresata listu.
Nadawca szyfruje treść wiadomości publicznym kluczem odbiorcy, a odszyfrowanie jest możliwe wyłącznie przy użyciu jego klucza prywatnego. Dzięki temu tylko właściwy adresat może odczytać wiadomość, a cały proces odbywa się automatycznie po stronie programu pocztowego, bez konieczności podawania haseł.
S/MIME obsługują m.in. programy Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail, a także klienci pocztowi w systemach iOS, macOS i Linux. Po poprawnej konfiguracji użytkownik może wysyłać i odbierać zaszyfrowane wiadomości bez dodatkowych czynności. Może także odpowiadać na wiadomości w zaszyfrowanej formie naciskając w swoim programie pocztowym ikonę kłódki.
Administrator serwera nie ma dostępu do zaszyfrowanej poczty e-mail
Jeśli osoba nieuprawniona, np. administrator serwera poczty, spróbuje podejrzeć treść wiadomości, zobaczy jedynie zaszyfrowany ciąg znaków. Nie posiadając klucza prywatnego odbiorcy, nie jest w stanie odszyfrować ani treści wiadomości, ani załączników. Dzięki temu nawet w przypadku przechwycenia poczty dane pozostają całkowicie bezpieczne, co czyni S/MIME jednym z najskuteczniejszych sposobów ochrony komunikacji e-mail.
Funkcja dostępna w AnoMail Premium
Kiedy stosujemy pełne szyfrowanie poczty?
Pełne szyfrowanie wiadomości e-mail E2EE w standardzie S/MIME stosuje się przede wszystkim wtedy, gdy korespondencja zawiera informacje, które nie powinny być dostępne dla osób postronnych – nawet dla administratorów serwerów pocztowych. Szyfrowana jest wtedy treść wiadomości wraz ze wszystkimi załącznikami, a odczytać ją może wyłącznie właściwy odbiorca posiadający odpowiedni certyfikat i klucz prywatny.
W praktyce rozwiązanie to najczęściej wykorzystuje się w dwóch sytuacjach:
- wewnętrzna korespondencja firmowa – np. pomiędzy zarządem, księgowością, kadrami, działem prawnym i pracownikami. Firma może wcześniej wyposażyć wszystkich użytkowników w certyfikaty S/MIME, dzięki czemu szyfrowanie i odszyfrowywanie odbywa się automatycznie;
- korespondencja z wybranymi kontrahentami i partnerami biznesowymi – szczególnie gdy regularnie wymieniane są umowy, dane finansowe, dokumentacja techniczna, informacje handlowe lub inne poufne materiały.
S/MIME jest szczególnie wygodne w zamkniętym gronie znanych odbiorców, z którymi wcześniej można wymienić certyfikaty. Przy masowej korespondencji do przypadkowych klientów jest mniej praktyczne, ponieważ każdy adresat musiałby posiadać własny certyfikat S/MIME.
Dlatego przy seryjnej wysyłce dokumentów do dużej liczby klientów prostszą alternatywą może być PDF zabezpieczony indywidualnym hasłem. Natomiast przy komunikacji wewnętrznej oraz stałej wymianie poufnych informacji z kontrahentami pełne szyfrowanie E2EE chroni cały e-mail, a nie tylko jego załącznik.
Darmowy generator certyfikatów S/MIME
Standard S/MIME wykorzystuje pary kluczy kryptograficznych czyli publiczny do szyfrowania i prywatny do odszyfrowania wiadomości. Dzięki temu tylko właściwy odbiorca może odczytać treść maila. W programie AnoMail Premium można wygenerować darmowe certyfikaty S/MIME dla wszystkich pracowników i wysyłać do nich zaszyfrowane wiadomości bez konieczności podawania haseł.
Pracownicy odbierają zaszyfrowaną pocztę w programie Outlook lub Thunderbird, a odszyfrowanie odbywa się automatycznie, co umożliwia bezpieczne przekazywanie poufnych informacji. Dostęp do generatora możliwy jest po naciśnięciu przycisku Ustawienia -> Podpisywanie cyfrowe wiadomości -> Generator certyfikatów S/MIME.
Darmowy generator certyfikatów S/MIME na potrzeby wewnętrznych wysyłek w firmie
Jakie dane znajdą się na certyfikacie poczty?
Program AnoMail generuje imienne certyfikaty S/MIME na których znajduje się imię i nazwisko użytkownika oraz nazwa firmy. W związku z tym można je traktować jako darmowe odpowiedniki certyfikatów np. Certum S/MIME Individual, Certum S/MIME Sponsor lub Certum S/MIME Organization.
Na etapie generowania certyfikatu S/MIME podajemy dane dla podmiotu (ang. Subject) dla którego wydawany jest certyfikat:
- E (Email) – adres e-mail, do którego przypisany jest certyfikat i który służy do podpisywania oraz szyfrowania wiadomości.
- CN (Common Name) – pełna nazwa użytkownika, często zawierająca imię i nazwisko.
- OU (Organizational Unit) – jednostka organizacyjna, np. nazwa firmy lub dział, w którym pracuje właściciel certyfikatu.
- C (Country) – kod kraju w formacie dwuliterowym (np. PL dla Polski), wskazujący lokalizację organizacji lub użytkownika.
Film: Jak szyfrować firmową pocztę e-mail?
Nauczymy Cię szyfrować poufną pocztę w Twojej firmie
Chcesz bezpiecznie przesyłać umowy, dane finansowe, dokumentację kadrową, informacje handlowe lub inne poufne wiadomości? Skorzystaj z indywidualnej konsultacji z ekspertem AnoMail i naucz się praktycznie korzystać z szyfrowania E2EE w standardzie S/MIME.
Podczas spotkania pokażemy, jak wygenerować lub zainstalować certyfikaty S/MIME, wymieniać klucze publiczne, skonfigurować AnoMail oraz wysyłać zaszyfrowane wiadomości do pracowników i kontrahentów.
Konkretny efekt konsultacji: przygotujesz działające środowisko do szyfrowanej korespondencji i będziesz wiedzieć, jak samodzielnie zabezpieczać poufne e-maile w swojej firmie.
Nie ograniczaj się do samego posiadania funkcji szyfrowania – naucz się ją prawidłowo wykorzystywać w codziennej pracy z AnoMail.
Inne zagadnienia dotyczące wysyłek e-mail
Samouczący się filtr Bayesa służy identyfikacji niechcianych wiadomości
Filtr Bayes to mechanizm antyspamowy, który uczy się rozpoznawać niechciane wiadomości na podstawie analizy treści i reakcji odbiorców wiadomości. Precyzyjnie odróżnia spam od prawidłowej korespondencji. Dzięki testerowi antyspamowemu wbudowanemu w AnoMail możecie ocenić swoją wiadomość przed wysyłką
Zapis do newslettera na witrynie internetowej
Zapis do newslettera na witrynie internetowej dostępny jest w programie AnoMail i pozwala na zapisywania osób przez stronę internetową firmy. Moduł zapisu do newslettera weryfikuje adres e-mail odbiorcy przed umieszczeniem na liście subskrybentów.
Zdalna pomoc i szkolenia z AnoMail
W razie problemów z działaniem programu, Zespół AnoMail oferuje zdalną pomoc oraz konsultacje poprzez program Zdalna Pomoc (ang. TeamViewer QuickSupport). Jednakże w pierwszej kolejności należy zgłosić problem do pomocy technicznej poprzez e-mail aby nasi konsultanci wiedzieli jakiego tematu ma dotyczyć pomoc.
