Masowa wysyłka faktur w załączniku e-mail

Wysyłanie faktur drogą e-mail

Masowa wysyłka faktur w załączniku e-mail

Jednym ze sposobów obniżenia kosztów działalności firmy jest wysyłanie do klientów faktur w wersji elektronicznej. W programie AnoMail każdy odbiorca może otrzymać inną fakturę VAT. Masowa wysyłka faktur w załączniku do wiadomości e-mail to jedna z podstawowych funkcji programu AnoMail, która dostępna jest w opcji licencji Premium.

Dzięki niej można ograniczyć koszty wysyłania faktur do Państwa klientów oraz mieć potwierdzenie dot. dostarczenia faktury do odbiorcy. Służą do tego raporty DSN (ang. Delivery Status Notification), które można włączyć w AnoMail. Jest też możliwość wysyłania spersonalizowanych zaproszeń na wydarzenia, kuponów rabatowych lub certyfikatów potwierdzających zakup produktu lub usługi.

Każdy z odbiorców masowej korespondencji e-mail otrzymuje inny załącznik

Każdy z odbiorców otrzymuje inną fakturę, którą wcześniej należy przygotować w swoim systemie do fakturowania i zapisać pod unikalną nazwą na dysku np. numer klienta lub adres e-mail czyli np. „FV-12345.PDF” lub „kowalski@onet.pl.PDF”.

Dzięki temu łatwo można powiązać odbiorcę z unikalnym załącznikiem. Funkcja przypisania dostępna jest po naciśnięciu przycisku Rekordy, który znajduje się w Edytorze kontaktów.

Wysyłka indywidualnych zaproszeń na wydarzenia lub konferencje

W razie potrzeby razem z unikalną fakturą VAT można wysyłać dodatkowo masowe zaproszenia na wydarzenia przy użyciu spersonalizowanych dokumentów PDF dodawanych do załącznika listu. W takim przypadku odbiorca otrzyma dwa załączniki, jeden z fakturą a drugi z zaproszeniem na które można nanieść dane odbiorcy np. imię i nazwisko, kupon rabatowy i inne.

Przechodząc do Edytora kontaktów i naciskając przycisk Rekordy będziecie Państwo mogli w szybki sposób powiązać odbiorcę z odpowiednim załącznikiem. Na poniższym rysunku pokazano w jaki sposób przyporządkowuje się załącznik do adresata listu.

Skąd program będzie wiedział jaką fakturę dodać do załącznika listu?

Z naszego systemu emailingowego można przesłać wiele setek lub tysięcy faktur z różnymi danymi przy czym każdy z odbiorców otrzyma tylko i wyłącznie swoją fakturę VAT zawierającą treść dla niego przeznaczoną.

Wcześniej w Państwa systemie do fakturowania należy wygenerować osobne faktury np. w formacie PDF i zapisać je pod taką nazwą aby można ją było automatycznie przypisać do danego odbiorcy.

Baza adresów do masowej wysyłki w Microsoft Excel

W razie konieczności można także skorzystać z pliku Excela i w jednej z kolumn umieścić nazwy plików które będą dołączone do załącznika wysyłanego do konkretnego odbiorcy. W tej kwestii nie ma żadnych ograniczeń.

Ponadto można stworzyć efektowny szablon wiadomości, który będzie nawiązywał do wizualnej identyfikacji Państwa firmy. To z kolei sprawi, że Wasze faktury będą wyglądały zupełnie inaczej niż faktury wysyłane przez konkurencję.

Adresy klientów można importować także bezpośrednio ze „Skrzynki odbiorczej” programu Mozilla Thunderbird lub Microsoft Outlook. Ewentualnie posłużyć się Archiwum korespondencji aby ponownie nie wysłać faktury do kogoś kto już ją otrzymał.

Jak personalizować załączniki?

Wysyłanie indywidualnych faktur poprzez e-mail
SAMOUCZEK

Masowa wysyłka faktur drogą elektroniczną

Dodatkowo list może zawierać ogólny załącznik czyli o takiej samej treści dla wszystkich (np. regulamin usługi) oraz jeden spersonalizowany załącznik zawierający fakturę VAT. Oczywiście każdy z indywidualnych załączników może mieć unikalną nazwę i może być ręcznie lub automatycznie powiązany z określonym odbiorcą.

Funkcja przypisania załącznika do odbiorcy znajduje się w Edytorze kontaktów po naciśnięciu przycisku Rekordy, który został przedstawiony na poniższym rysunku. Wysyłanie indywidualnych faktur dostępne jest w opcji licencji premium.

Podpisz cyfrowo fakturę wysyłaną w załączniku email

W przypadku masowego wysyłania faktur w załączniku zalecamy aby włączyli Państwo w Ustawieniach programu podpis cyfrowy. AnoMail podpisze elektronicznie każdą wiadomość e-mail dzięki czemu odbiorca listu będzie widział, że wiadomość pochodzi od Państwa i nie będzie obawiał się otworzyć załącznik lub kliknąć w link zamieszczony w treści listu.

Podpis elektroniczny pozwala odbiorcy zweryfikować nadawcę listu a tym samym zwiększacie Państwo wiarygodność swojej firmy w internecie. AnoMail pozwala wysyłać podpisaną cyfrowo masową korespondencję e-mail co pomoże Państwu wyróżnić się na tle innych firm i uniemożliwi wysyłanie w Waszym imieniu np. fałszywych faktur.

Adresat wie, że wiadomość jest zaufana i pochodzi od Was

Odbiorca listu widzi przy Państwa wiadomości znak podpisu cyfrowego i jest pewny, że załącznik, który znajduje się w liście pochodzi od Państwa i można go bezpiecznie otworzyć. Dzięki podpisowi cyfrowemu zwiększa się ilość odczytań wiadomości oraz zmniejsza ryzyko trafienia do spamu a tym samym skuteczność wysyłek wzrasta.

Zobacz: Szkolenie z e-mail marketingu z wykorzystaniem AnoMail

Masowe wysyłanie faktur to nie wszystko co umie AnoMail: