Masowa wysyłka faktur w załączniku e-mail

Wysyłanie faktur drogą e-mail

Masowa wysyłka faktur w załączniku e-mail

Jednym ze sposobów obniżenia kosztów działalności firmy jest wysyłanie do klientów faktur w wersji elektronicznej. W programie AnoMail każdy odbiorca może otrzymać inną fakturę VAT. Masowa wysyłka faktur w załączniku do wiadomości e-mail to jedna z podstawowych funkcji programu AnoMail, która dostępna jest w opcji licencji Premium. Dzięki niej można ograniczyć koszty wysyłania faktur do Państwa klientów oraz mieć potwierdzenie dot. dostarczenia faktury do odbiorcy. Służą do tego raporty DSN (ang. Delivery Status Notification), które można włączyć w AnoMail.

Każdy z odbiorców masowej korespondencji e-mail otrzymuje inny załącznik

Każdy z odbiorców otrzymuje inną fakturę, którą wcześniej należy przygotować w swoim systemie do fakturowania i zapisać pod unikalną nazwą na dysku np. numer klienta lub adres e-mail czyli np. „FV-12345.PDF” lub „kowalski@onet.pl.PDF”. Dzięki temu łatwo można powiązać odbiorcę z unikalnym załącznikiem. Funkcja przypisania dostępna jest po naciśnięciu przycisku Rekordy, który znajduje się w Edytorze kontaktów.

Skąd program będzie wiedział jaką fakturę dodać do załącznika listu?

Z naszego systemu można przesłać wiele setek lub tysięcy faktur z różnymi danymi przy czym każdy z odbiorców otrzyma tylko i wyłącznie swoją fakturę VAT zawierającą treść dla niego przeznaczoną. Wcześniej w Państwa systemie do fakturowania należy wygenerować osobne faktury np. w formacie PDF i zapisać je pod taką nazwą aby można ją było automatycznie przypisać do danego odbiorcy. W razie konieczności można także skorzystać z pliku Excela i w jednej z kolumn umieścić nazwy plików które będą dołączone do załącznika wysyłanego do konkretnego odbiorcy. W tej kwestii nie ma żadnych ograniczeń.

Masowa wysyłka faktur w załączniku poczty e-mail

Dodatkowo list może zawierać ogólny załącznik czyli o takiej samej treści dla wszystkich (np. regulamin usługi) oraz jeden spersonalizowany załącznik zawierający fakturę VAT. Oczywiście każdy z indywidualnych załączników może mieć unikalną nazwę i może być ręcznie lub automatycznie powiązany z określonym odbiorcą. Funkcja przypisania załącznika do odbiorcy znajduje się w Edytorze kontaktów po naciśnięciu przycisku Rekordy, który został przedstawiony na poniższym rysunku.

Podpisz cyfrowo fakturę wysyłaną w załączniku email

W przypadku wysyłania faktur w załączniku emaila zalecamy aby włączyli Państwo w Ustawieniach programu podpis cyfrowy. AnoMail podpisze elektronicznie każdą wiadomość dzięki czemu odbiorca listu będzie widział, że wiadomość pochodzi od Państwa i nie będzie obawiał się otworzyć załącznik lub kliknąć w link zamieszczony w treści listu.

Podpis elektroniczny pozwala odbiorcy zweryfikować nadawcę listu a tym samym zwiększacie Państwo wiarygodność swojej firmy w internecie. AnoMail pozwala wysyłać podpisaną cyfrowo masową korespondencję e-mail co pomoże Państwu wyróżnić się na tle innych firm i uniemożliwi wysyłanie w Waszym imieniu np. fałszywych faktur.

Adresat wie, że wiadomość jest zaufana i pochodzi od Was

Odbiorca listu widzi przy Państwa wiadomości znak podpisu cyfrowego i jest pewny, że załącznik, który znajduje się w liście pochodzi od Państwa i można go bezpiecznie otworzyć. Dzięki podpisowi cyfrowemu zwiększa się ilość odczytań wiadomości oraz zmniejsza ryzyko trafienia do spamu a tym samym skuteczność wysyłek wzrasta.

Wybrane tematy które mogą Cię zainteresować: