Szyfrowanie załączników email
ochrona poczty elektronicznej
Szyfrowanie załączników do mailingu
Ochrona poczty elektronicznej i szyfrowanie załączników w przypadku korespondencji seryjnej zazwyczaj stanowi problem, który rozwiązuje nasze oprogramowanie. Wielokrotnie zdarza się, że trzeba wysłać dane osobowe lub poufne informacje poprzez pocztę e-mail. Nie można tego zrobić w postaci otwartego tekstu więc trzeba np. zaszyfrować załącznik, w którym znajdą się dane osobowe lub poufne dokumenty.
W niektórych przypadkach szyfrowanie danych przekazywanych poprzez pocztę e-mail jest po prostu konieczne gdyż wymaga tego prawo (patrz: RODO). W związku z tym nie można przesłać np. poufnej umowy w postaci zwykłego załącznika dołączonego do poczty elektronicznej.
Łatwa i szybka ochrona załącznika do poczty elektronicznej
Program AnoMail umożliwia personalizację załączników oraz posiada funkcję do zabezpieczenia załączników w formacie ZIP lub PDF, którą można znaleźć pod pod przyciskiem Wstaw lub Ustawienia. Dzięki niej każdy z odbiorców Państwa mailingu otrzyma indywidualny załącznik zabezpieczony hasłem znanym tylko jemu.
Szyfrowanie załączników wysyłanych poprzez pocztę e-mail jest ważne, ponieważ zapewnia ochronę danych osobowych lub poufnych informacji przed nieuprawnionym dostępem. Bez szyfrowania, w przypadku przechwycenia e-maila przez osobę trzecią, pliki mogą zostać otwarte i skopiowane lub wykorzystane w sposób niepożądany.
Szyfrowanie załączników przy użyciu indywidualnego hasła, które powinno być przekazywane odbiorcy poza kanałami e-mail, dodatkowo zwiększa poziom bezpieczeństwa, ponieważ tylko osoby posiadające to hasło będą w stanie otworzyć załącznik.
Szyfrowanie załączników e-mail
Przypisz indywidualne hasło do otwarcia załącznika
Zanim uruchomi się szyfrowanie załączników, w pierwszej kolejności należy do każdego odbiorcy wiadomości email przypisać indywidualne hasło. Można to zrobić w zewnętrznym programie np. Microsoft Excel lub skorzystać z bezpiecznego generatora haseł wbudowanego w program AnoMail. Następnie do każdego odbiorcy przypisać załączniki albo ręcznie wskazując jakie pliki wysłać do danego odbiorcy lub użyć funkcji automatycznego przypisywania załączników.
Funkcja umożliwiająca automatyczne przypisywanie załączników dostępna jest w oknie Edytora kontaktów pod przyciskiem Uzupełnienia. Program może przypisać załączniki umieszczone np. w indywidualnych folderach itd. W dalszej kolejności w głównym oknie programu należy nacisnąć przycisk Ustawienia i wybrać funkcję do ochrony spersonalizowanych załączników, którą przedstawiono na poniższym rysunku.
Przygotuj bazę w Excelu lub systemie CRM
Bazę na potrzeby szyfrowania załączników można przygotować w Microsoft Excel lub firmowym systemie CRM. W kolumnach umieszczamy dane takie jak adres e-mail odbiorcy, jego imię i nazwisko oraz hasło. Hasło może być wygenerowane w programie AnoMail i dostarczone do odbiorcy innym kanałem np. poprzez wysyłkę SMS.
W jednej z kolumn można wskazać od razu dokumenty, które mają być umieszczone w załączniku lub przypisać załączniki z dysku na podstawie adresu e-mail odbiorcy, numeru klienta itd. Wszystko zależy jak Państwu będzie wygodnie. Poniżej pokazano dysk na którym umieszczono foldery o nazwach takich jak adresy e-mail odbiorców. Oczywiście można wykorzystać numer klienta, numer pesel lub dowolne inne dane.
W trakcie wysyłki program zagląda do danego folderu, kompresuje pliki i zapisuje jako archiwum ZIP a następnie dodaje do listu. Każdy odbiorca otrzymuje dokumenty w załączniku zabezpieczone indywidualnymi hasłami. Dodatkowo gdy włączycie Państwo podpis cyfrowy S/MIME to odbiorca ma pewność, że dokumenty są bezpieczne a list pochodzi od Was.
Personalizacja i szyfrowanie załączników e-mail
Załączniki szyfrowane są przez AnoMail algorytmem AES-256 co obecnie stanowi mocne zabezpieczenie i jest nie do złamania pod warunkiem, że ustawicie bezpieczne hasło. Za bezpieczne hasło uznaje się hasło składające się z dużych, małych liter oraz znaków specjalnych, którego długość nie jest krótsza niż 16 znaków.
Zmniejsz wagę wiadomości stosując kompresję
W oknie z opcjami szyfrowania i kompresji załączników ZIP (patrz poniższy rysunek) należy określić poziom kompresji (od 1 do 9) oraz podać nazwę załącznika. Oczywiście nazwa załącznika ZIP może być dodatkowo spersonalizowana czyli np. można użyć imienia odbiorcy (#IME#), nazwiska (#NZW#) lub nazwy firmy (#FMA#).
Szyfrowanie załączników to tylko początek. Dzięki personalizacji nazwy załącznika można wpisać tekst np. „Dokumenty dla #NZW#”. Po wysyłce komputer dołączy do listu zaszyfrowany załącznik ZIP o nazwie Dokumenty dla Kowalski. To z kolei pozwoli zwiększyć skuteczność wysyłki bo odbiorcy nie będą bali się się otwierać załącznika widząc znane sobie nazwy.
Patrz także: Podpisywanie cyfrowe wiadomości e-mail
Dopasuj poziom kompresji załączników do swoich potrzeb
Poziom kompresji 1 oznacza najsłabszą kompresję i przez to waga załącznika nie zmniejszy się znacząco. Poziom 9 oznacza, że użyty będzie najwyższy stopień kompresji i waga załącznika powinna się zmniejszyć znacząco w stosunku do oryginalnych plików. Przy czym niektóre pliki pakietu Office 201x np. DOCx, XLSx same w sobie już są skompresowane, więc mimo zastosowania kompresji na poziomie 9 ich oryginalna wielkość pozostanie na tym samym poziomie.
Na starszych komputerach wyposażonych mniej niż 4 rdzenie proces szyfrowania i kompresji może spowolnić wysyłkę gdyż będzie trzeba poświecić trochę czasu na przygotowanie bezpiecznego załącznika. Natomiast najnowsze wielordzeniowe procesory radzą sobie świetnie z szyfrowaniem i kompresją załączników w formacie ZIP więc w znikomym stopniu mogą wpływać na spowolnienie wysyłki.
Dostęp do listów w programie pocztowym
Czasami gdy wysyła się spersonalizowane załączniki lub indywidualne treści, to warto mieć do nich dostęp w zwykłym programie pocztowym. Chodzi o to, że masowa wysyłka jest realizowana z AnoMail, a w programie pocztowym webmail lub Outlook przechodząc do folderu Wysłane (ang. Sent) powinny pojawić się wszystkie wysłane listy.
Jest taka możliwość w AnoMail Premium. Należy nacisnąć przycisk Ustawienia i wybrać Zapisywanie kopii wiadomości. Każda wysłana wiadomość wraz ze wszystkimi załącznikami itd. zapisywana jest na dysku Państwa komputera. Po zakończonej kampanii mailingowej można przetransmitować wszystkie listy na konto pocztowe do katalogu np. Wysłane.
Dzięki temu każdy pracownik w Państwa firmie, który będzie miał skonfigurowany program pocztowy do odbierania poczty z konta (protokół IMAP) zobaczy wiadomości tak jakby były wysłane z jego komputera. W każdej chwili będzie można ponownie wysłać do odbiorcy list, w takiej formie w jakiej został do niego wysłany.
Generuj dokumenty PDF z indywidualnymi hasłami
Dodatkowo klikając przycisk Ustawienia można wybrać funkcję do Generowania spersonalizowanych dokumentów PDF. W tym przypadku program dołączy dokument PDF zawierający dane osobowe, który można zabezpieczyć indywidualnym hasłem.
Dzięki temu wysyłając mailem np. dyplom ukończenia szkolenia, który będzie zawierał dane osobowe nie trzeba się martwić o zabezpieczenie tych danych gdyż program AnoMail zrobi to za Państwa. Odbiorca listu chcąc otworzyć lub wydrukować dokument będzie musiał podać indywidualne hasło, które zostanie do niego przypisane.
Generator indywidualnych dokumentów PDF w trakcie wysyłki nakłada na wskazany przez Państwa obrazek pola personalizacji a to oznacza, że można go wykorzystać nie tylko do generowania certyfikatów, zaproszeń, dyplomów ale może być użyty do tworzenia wypełnionych pism np. polecenie przelewu bankowego.
W razie potrzeby osoby, które chciałyby korzystać z szyfrowania całych wiadomości email zgodnie ze standardem S/MIME mogą wykorzystać tę funkcjonalność korzystając z Anomail Premium.
Zobacz także: Ochrona dokumentów PDF
Film Szyfrowanie załączników poczty email
Szyfrowanie załączników to nie wszystko:
Dodawanie załącznika do seryjnej wysyłki e-mail
W programie AnoMail można korzystać z pełnej personalizacji treści wiadomości obejmującej również personalizację załączników. To oznacza, że w programie AnoMail do każdego odbiorcy listu możecie Państwo wysłać oddzielny załącznik np. fakturę, spersonalizowaną ofertę itp.
Serwery proxy do zmiany IP podczas zbierania adresów e-mail
AnoMail wykorzystuje serwery proxy do zbierania adresów e-mail, co pozwala na zmniejszenie ryzyka blokad lub ograniczeń w zbieraniu adresów z niektórych stron internetowych. Dzięki serwerom proxy można zmieniać adresy IP pod jakim strona internetowa widzi Państwa, a co za tym idzie można zmieniać geolokalizację.
Od czego zacząć masowe wysyłki tzn. komputer, serwer, uwierzytelnienie itd.
W pierwszej kolejności należy zainstalować oprogramowanie AnoMail na komputerze każdej osoby, która ma realizować mailing w Państwa firmie. W dalszej kolejności na dysku sieciowym lub chmurowym utworzyć folder, w którym będą przechowywane bazy danych, wzory wiadomości itp.
