E-maile nie docierają do odbiorców
ustaw SPF, DKIM, DMARC, revDNS
Wiadomości nie docierają do adresatów
Dostarczalność poczty stanowi podstawowy element od którego zależy skuteczność wysyłek. Każdy chciałby aby poczta wysyłania z jego komputera docierała do adresata. Posiadając AnoMail w łatwy sposób można zagwarantować dużą dostarczalność. Jednakże zwłaszcza na samym początku gdy ktoś zaczyna dopiero przygodę z e-mailingiem może spotkać się z problemem polegającym na tym, że e-maile nie docierają do odbiorców. W przypadku komercyjnych kont pocztowych problemem może być dostawca hostingu a ściślej mówiąc źle skonfigurowana Państwa domena wysyłkowa.
Zanim zaczniecie Państwo wykonywać testy wysyłki należy odczekać kilka minut bo Państwa serwer może być przeciążony i poczta może dotrzeć do odbiorcy po kilku minutach. Tak się zdarza często w przypadku serwerów współdzielonych w okresie świąt i innych dni kiedy wszyscy wysyłają swoje promocyjne newslettery.
Minęło 60 minut a e-maile nie docierają do adresatów i co teraz?
Gdy Państwa serwer wysyłkowy lub domena nie będą prawidłowo skonfigurowane to AnoMail pokaże, że poczta została prawidłowo wysłana ale wiadomość e-mail nie dociera do adresata. W efekcie Państwa maile nie dochodzą nawet do tych odbiorców, którzy czekają na Wasze wysyłki. Na szczęście w łatwy sposób można zdiagnozować a następnie rozwiązać problem z tym, że wiadomości nie docierają do adresatów.
Zadbaj o tożsamość nadawcy czyli adresaci muszą móc Cię zweryfikować
Jeżeli po wysłaniu wiadomość e-mail nie dociera do odbiorcy i nie ma żadnego e-maila zwrotnego (tzw. obicia czyli ang. Bounce) to powinno być dla Państwa sygnałem, że albo Wasz serwer jest źle uwierzytelniony (nie można potwierdzić tożsamość nadawcy) albo trafiliście na czarne listy spamerów (ang. RBL). Zapytaj także swojego dostawcę poczty czy jego serwery ponawiają wysyłkę w przypadku tzw. Greylistingu.
Maile nie docierają i nie ma żadnej informacji zwrotnej
To, że wiadomość e-mail nie dochodzi do odbiorcy i nie ma żadnej informacji zwrotnej o błędzie może wiązać się z kilkoma czynnikami m.in. filtry antyspamowe u odbiorców poczty nie mogą potwierdzić, że poczta została wysyłana z Waszego serwera (wielce prawdopodobne) i kasują ją automatycznie lub reputacja Państwa domeny lub adresu IP serwera jest na niskim poziomie (średnio prawdopodobne).
Maile nie docierają do obiorców?
Jak przebiega proces wysyłania wiadomości?
List tworzony jest w Państwa komputerze. Następnie AnoMail ma za zadanie przekazać wiadomość e-mail z Państwa komputera do Waszego serwera poczty (analogia do urzędu pocztowego). Serwer pocztowy (smtp) przyjmuje Waszą wysyłkę od AnoMail i nasz program potwierdza, że „urząd pocztowy” przyjął pocztę i na tym etapie AnoMail nie wie co się z nią dzieje dalej.
W dalszej kolejności Państwa serwer pocztowy łączy się z serwerem poczty odbiorcy i stara się przekazać przesyłkę e-mail. Serwer odbiorcy może przyjąć przesyłkę, skasować ją automatycznie lub odrzucić. W przypadku przyjęcia przesyłki lub jej automatycznego skasowania nie ma żadnej informacji zwrotnej. Chyba, że włączyli Państwo w AnoMail funkcję raportów DSN.
W przypadku odrzucenia poczty powinna przyjść informacja zwrotna (tzw. odbicie, ang. bounce), że nie można było dostarczyć poczty ze względu na spam lub inny powód np. konto pocztowe odbiorcy nie istnieje. AnoMail rozpoznaje statusy wiadomości miękki zwrot (Softbounce), twardy zwrot (Hardbounce), zwrot antyspamowy (Spambounce), autorespondery itp. więc po każdej wysyłce można przejrzeć wiadomości ze zwrotów.
Przekierowanie odpowiedzi na inny adres e-mail
Nasze oprogramowanie pozwala wysyłać pocztę z jednego adresu e-mail i ustawić odpowiedzi klientów tak aby przychodziły na inny adres. Dla przykładu wysyłamy z adresu adam@wymyslonyadres.pl i chcemy aby odpowiedzi odbiorców przychodziły na adres zamowienia@wymyslonyadres.pl. W tym celu w polu „Zwrot” (Odpowiedz do) umieszcza się adres e-mail na który przyjdą odpowiedzi na Państwa list.
Ze względów antyspamowych ważne jest aby adres e-mail z pola „Zwrot” był w tej samej domenie co adres nadawcy. Jeżeli użyjecie Państwo adresu e-mail z innej domeny to list może być automatycznie skasowany u odbiorcy lub oznaczony jako „wyłudzenie” (ang. phishing). W efekcie wysyłacie wiadomość e-mail a ona nie dociera do odbiorców.
Ustaw przekierowanie na koncie pocztowym a nie w AnoMail
Jeżeli rzeczywiście odpowiedzi mają być przesyłane do innej domeny niż ta z której realizowana jest wysyłka to należy zalogować się poprzez stronę internetową na konto pocztowe np. adam@wymyslonyadres.pl czyli ten adres z którego będzie realizowana wysyłka i tam ustawić przekierowanie całej korespondencji na adres w innej domenie.
Dlaczego E-maile nie docierają do odbiorców?
Poniżej poniżej omówione zostały najczęstsze przyczyny tego dlaczego poczta nie dociera do adresatów. Po pierwsze Państwa serwer do mailingu jest źle uwierzytelniony i to najczęściej stanowi problem zaraz po zakupie serwera pocztowego lub nowej domeny. W konfiguracji domeny należy uzupełnić rekordy SPF, DKIM oraz DMARC. Dodatkowo włączyć na serwerze podpis DKIM oraz poprosić dostawcę serwera o ustawienie revDNS.
Po drugie serwer wysyłkowy może znajdować się na liście spamerskiej (RBL) ale w takim przypadku powinna przyjść zwrotka od tzw. “Mailer Deamon”, że nie można było dostarczyć poczty ze względu na obecność na liście spamerskiej RBL. W takim przypadku trzeba ustalić o jaką listę spamerską chodzi i wykonać procedurę delistowania czyli usunięcia adresu IP serwera z tej listy.
Po trzecie Państwa serwer wysyłkowy lub domena z której wysyłacie pocztę ma niską reputację czyli nic nie wysyłali Państwo z niego przez ostatnie trzy miesiące lub wysyłki były oznaczane przez odbiorców jako spam ale w takim przypadku też powinna przyjść wiadomość zwrotna potwierdzająca przyczynę odrzucenia poczty.
Po czwarte sama wiadomość e-mail ma znamiona spamu. Przy czym tu też przychodzi wiadomość zwrotna z informacji, że list nie został przyjęty ze względu na znamiona spamu. Bardzo łatwo można rozwiązać ten problem stosując analizatory antyspamowe, które pokażą co poprawić w liście aby ten automatycznie nie był traktowany jako spam.
E-maile nie docierają do odbiorców i co teraz?
Dobra wiadomość jest taka, że samodzielnie możecie Państwo zdiagnozować podstawowe problemy z dostarczalnością. W tym celu musicie sprawdzić czy Państwa dostawca poczty lub lokalny informatyk poprawnie ustawił zabezpieczenia antyspamowe SPF, DKIM, DMARC oraz rDNS na Państwa serwerze oraz domenie wysyłkowej.
Można tego dokonać używając poniższych testerów antyspamowych online, które pokażą wszelkie błędy przez które wiadomości mogą nie docierać do odbiorców. Zwracamy uwagę, na minimalną ilość punktów, która zapewnia dostarczalność poczty na wysokim poziomie. W pierwszym testerze wynik nie powinien być mniejszy niż 9,5 punktu. Niższy wynik oznacza problemy z dostarczalnością. Analogicznie w przypadku drugiego testera wynik powinien być powyżej 90%.
Jak to działa w praktyce? Po przejściu pod jeden z podanych adresów otworzy się „Mail-Tester” lub „MailChecker” i zostanie wygenerowany dla Państwa specjalny adres e-mail na który należy wysłać wiadomość z programu AnoMail lub dowolnego innego. Treść wiadomości, dane nadawcy, dane odbiorcy oraz temat muszą być dokładnie takie same jak te, z którymi był problem. Tester pokaże Państwu punktacje oraz dodatkowe informacje na temat tego co należy poprawić.
Pamiętaj, że poprawne skonfigurowanie tożsamości nadawcy jest niezbędne aby można było mówić o wysokiej dostarczalności poczty. Spamerzy nie dbają o tożsamość nadawcy więc jeżeli na podstawie danych z wiadomości e-mail nie będzie można potwierdzić tożsamości nadawcy to list od Was u większości odbiorców trafi do spamu lub będzie skasowany.
Co zrobić gdy wiadomości nie docierają do adresatów?
Gdyby problem z dostarczalnością wiadomości e-mail nadal występował to należy przejść do Ustawień programu AnoMail i wybrać funkcję Masowej korespondencji. Następnie w zakładce Ochrona upewnić się czy macie Państwo ustawiony „Długi czas oczekiwania na serwer”.
W dalszej kolejności trzeba wysłać pocztę z AnoMail przynajmniej na jeden adres e-mail ale w innej domenie niż domena nadawcy. Następnie gdy AnoMail potwierdzi, że wiadomość została poprawnie wysłana, kliknąć przycisk Ustawienia i wybrać funkcję Pokaż dziennik wysyłki.
Dlaczego wysłane wiadomości nie dochodzą do adresata?
Dziennik wysyłki zawiera informacje na temat nadawcy, odbiorcy oraz godziny wysyłki wiadomości z AnoMail. To wszystko co zostanie wyświetlone należy przesłać do nas lub do swojego dostawcy poczty aby sprawdził w dziennikach serwera co stało się z wysłaną wiadomością. Dostawca Państwa serwera poczty (smtp) na podstawie dzienników wysyłki z AnoMail będzie mógł sprawdzić co dokładnie stało się z Państwa wiadomością np. trafiła do kolejki i czeka na dostarczenie w późniejszym terminie.
E-maile nadal nie docierają do odbiorców?
Zapoznaj się z artykułami na temat e-mailingów, które mogą Ci pomóc
Instalacja AnoMail na kilku komputerach PC
Weryfikacja adresów e-mail na podstawie witryn internetowych firm
