Obsługa dowolnej ilości załączników
w mailingu z programu AnoMail
Dodawanie załączników do maila
Obsługa dowolnej ilości załączników jest dostępna w każdej wersji programu AnoMail. Nasze oprogramowanie pozwala dodawać do newslettera dowolną ilość załączników w dowolnym formacie. Można wstawić do listu pliki w formacie PDF, XLS, DOC lub dowolne inne, które w danym momencie chcecie wysłać do masowego odbiorcy..
Należy jednak pamiętać, że dodane załącznika lub załączników zwiększa wagę wiadomości e-mail. Im cięższa wiadomość tym gorzej ze względu na filtry antyspamowe zwłaszcza w takich serwisach jak GMail. Ponadto niektórzy odbiorcy newslettera mogą się bać otwierać załączniki zwłaszcza jeżeli wcześniej nie mieli z Państwem kontaktu.
Dlatego gdy zdecydujecie się na wysyłkę mailingu z załącznikami to zalecamy włączyć podpis cyfrowy wiadomości e-mail aby uwiarygodnić Państwa wysyłkę. Podpis cyfrowy ma także pozytywny wpływ na filtry antyspamowe.
W którym miejscu wstawia się załączniki do mailingu?
Do wstawiania załączników służy funkcja o nazwie Załączniki dostępna w głównym oknie programu AnoMail. Dzięki niej możecie Państwo wstawić do listu kilka załączników czyli takie same do wszystkich odbiorców. Załączniku mogą być automatycznie skompresowane do archiwum ZIP aby zmniejszyć ich wagę.
Dodatkowo w razie konieczności można także dodać spersonalizowane załączniki czyli każdy z odbiorców otrzyma inny załącznik. Dla przykładu firmy ubezpieczeniowe dodają do listu 3 załączniki – 2 o stałej treści np. ogólne warunki ubezpieczenia, zakres ubezpieczenia i konkretna polisa dla danego klienta.
Nie wysyłaj ciężkich załączników bez zgody odbiorcy
W prawym górnym rogu okna do wstawiania załączników można ustawić „Ochronę przed dodaniem za dużych plików”. Dla przykładu ustawiając 1 MB, program nie pozwoli dodać do wiadomości pliku większego niż 1 MB.
Maksymalna wielkość załączników do wiadomości e-mail może różnić się w zależności od konkretnych ustawień i limitów narzuconych przez dostawców usług pocztowych oraz administratorów systemów pocztowych. Jednakże, standardowe limity załączników zazwyczaj wynoszą od 10 do 25 MB.
Uważaj na limity wagi wiadomości u popularnych dostawców poczty
Jeżeli wstawicie Państwo do AnoMail trzy załączniki po 10 MB każdy, to odbiorca poczty może ich nie odebrać bo waga wiadomości przekroczy dozwolony limit u dostawcy poczty. Dla przykładu Interia przyjmuje wiadomości do 10 MB. GMail odrzuci wiadomości cięższe niż 25 MB. Z kolei Onet przyjmie listy o wielkości do 50 MB. Serwery Microsoft w domyślnej konfiguracji nie przyjmą wiadomości cięższych niż 10 MB.
Mailing - Personalizacja załączników
Obsługa dowolnej ilości załączników w mailingu to funkcjonalność wykorzystywana także do wysyłania spersonalizowanych umów, faktur lub innych dokumentów, które powinny mieć treść zależną od odbiorcy. Funkcja spersonalizowanych załączników dostępna jest w Edytorze kontaktów pod przyciskiem Rekordy.
Każdy otrzymuje inny załącznik np. faktura VAT
Spersonalizowane załączniki do mailingu mogą być dodawane ręcznie poprzez funkcję Wskaż załącznik do danego odbiorcy lub mogą być dodawane hurtowo poprzez wskazanie folderu z załącznikami np. w formacie PDF. Służy do tego funkcja Wskaż folder z plikami załączników dostępna pod przyciskiem Rekordy w bazie kontaktów programu AnoMail.
Oczywiście wcześniej należy z Państwa systemu do fakturowania wygenerować np. faktury w pdf i zapisać każdą z faktur w innym pliku. W wolnej chwili proszę zapoznać się z tematyką cold mailingu oraz personalizacją kuponów rabatowych i zaproszeń na wydarzenia.
Patrz także: Automatyczne przypisywanie załączników do odbiorców
Spersonalizowany załącznik jak to działa?
Program AnoMail na podstawie nazwy pliku (adres e-mail, nip firmy itp.) jest w stanie samodzielnie przypisać fakturę do konkretnego odbiorcy wiadomości e-mail. Dzięki temu bez problemu można wysłać np. 10 tys. oddzielnych wiadomości e-mail zawierającą inną fakturę w załączniku. Jest też możliwość nadania wspólnej nazwy dla załączników.
Program do każdego listu wstawi załącznik z dysku (przypisanego do danego odbiorcy) i zmieni jego nazwę na taką jaką Państwo podacie np. faktura_wrzesien.pdf. W razie potrzeby załącznik dodany do listu może mieć inną nazwę niż plik załącznika, który wskazaliście Państwo do wysyłki.
Szyfrowanie załączników zawierających poufne dane
Gdyby w przesyłanych plikach znajdowały się poufne dane np. dane medyczne to można szyfrować załączniki indywidualnymi hasłami przypisanymi do odbiorcy listu. Hasłem może być numer PESEL odbiorcy lub dowolne inne dane jakie Państwo ustalicie. Możecie Państwo skorzystać także z Generatora losowych haseł wbudowanych w AnoMail.
Chcę wysłać kilka załączników o takiej samej treści
Nie ma problemu aby wiadomości zawierały stałe załączniki czyli takie same dla wszystkich (np. ogólne warunki świadczonych usług) oraz jeden spersonalizowany (formularz płatności). Zalecany format załączników to PDF. Odbiorcy widząc załączniki w innym formacie z obawy przed wirusem boją się je otwierać.
Podpis elektroniczny wiadomości e-mail
Wysyłając załączniki zalecamy aby włączyli Państwo funkcję do cyfrowego podpisywania wiadomości, dzięki której odbiorca będzie miał pewność, że list pochodzi od Was i nie będzie bał się otworzyć załącznik dołączony do listu.
Zalecany format załączników to pdf aczkolwiek w programie możecie wstawiać dowolne załączniki. Gdy list będzie podpisany elektronicznie to odbiorca ma pewność, że to Państwo jesteście nadawcą listu a nie ktoś kto się pod Was podszywa.
Patrz także: Szyfrowanie wiadomości e-mail S/MIME
Podpisywanie elektroniczne załączników PDF
W najnowszej wersji AnoMail Premium użytkownicy mogą także podpisywać elektronicznie załączniki w formacie PDF. Funkcja działa automatycznie czyli po dodaniu pliku do wiadomości program wykorzystuje ten sam certyfikat S/MIME, który służy do podpisywania e-maila.
Dzięki temu zarówno wiadomość, jak i jej załączniki są zabezpieczone jednym, spójnym certyfikatem, co zwiększa wiarygodność korespondencji oraz chroni dokumenty przed nieautoryzowanymi modyfikacjami.
Podpisywanie cyfrowe załącznika w PDF
AnoMail Premium obsługuje różne certyfikaty S/MIME, jednak zalecamy korzystanie z podpisów od Actalis, które są jednymi z najtańszych i jednocześnie gwarantują wysoką jakość oraz pełną kompatybilność z programem. Takie rozwiązanie pozwala znacząco obniżyć koszty wdrożenia podpisu cyfrowego, zachowując przy tym profesjonalny standard zabezpieczania korespondencji i dokumentów PDF.
- Dodawanie załączników
- Wstawianie załącznika
- Wysyłanie załącznika
Inne tematy dot. obsługi załączników i nie tylko:
Eksport szablonu utworzonego w edytorze Stripo
AnoMail jest zintegrowany z edytorem Stripo do wizualnego projektowania szablonów wiadomości. W tym materiale omówiono import/export szablonów czyli jak odczytywać i zapisywać szablony
Kampania e-mailingowa czyli masowa wysyłka do wybranych odbiorców z konkretnym przekazem
Kampania e-mailingowa to zorganizowany sposób docierania do odbiorców za pomocą wiadomości elektronicznych, zwykle w celach marketingowych, informacyjnych lub sprzedażowych. Każda wysyłka za AnoMail jest zapisywana w archiwum korespondencji e-mail wraz z informacją co, do kogo oraz kiedy zostało wysłane. Kampania to znacznie więcej niż samo wysłanie masowego maila. Dobrze przygotowana kampania opiera się na odpowiednio dobranej bazie kontaktów, atrakcyjnej treści oraz analizie wyników
Problem ze wstawianiem grafiki do treści wiadomości e-mail
Zapoznaj się z tym artykułem aby dowiedzieć się jak rozwiązać problem ze wstawianiem grafiki do akapitu, który ma ustawiony określoną wysokość linii. W efekcie obrazek wyświetla się tylko w małej części.
