Cold mailing spersonalizowana wysyłka
do pozyskiwania nowych kontaktów
Cold mail czyli zimny mail zamiast zapytań
Cold mailing czyli zimny e-mail to spersonalizowany mail wysyłany do dużej grupy odbiorców, który ma sprawiać wrażenie, że nadawca zna odbiorcę i pisze tylko do niego. Cold mail wysyłany jest zazwyczaj do odbiorcy bez uprzedniego kontaktu. Najczęściej cold mailing wykorzystywany jest do pozyskiwania nowych klientów i zastępuje zwykłe zapytanie o możliwość przesłania oferty.
Celem cold mailingu jest uzyskanie zgody na dalszy kontakt. Najlepsze efekty pozwala uzyskać w przypadku, gdy oprócz samych adresów e-mail macie dodatkowe informacje o odbiorcy np. jego imię, nazwę jego firmy, branżę w której działa itp. Te informacje należy wykorzystać w treści listu aby zainteresować odbiorcę i przekonać go, że list jest skierowany właśnie do niego. Jeżeli dobrze przygotujecie wiadomość to odbiorcy nie będą mieli wrażenia, że wiadomość wysyłana na masową skalę.
Zobacz: Zasady pisania skutecznych zimnych maili
Masowy mail udający pojedynczą wiadomość do jednego adresata
W związku z powyższym idealnym narzędziem do realizacji tego typu wysyłek jest oprogramowanie AnoMail, w którym można personalizować nie tylko treść wiadomości, tematy ale także załączniki. Personalizacja załączników przyda się później gdy odbiorca wyrazi chęć otrzymania indywidualnej oferty. Wcześniej oczywiście należy przygotować w programie AnoMail lub Microsoft Excel bazę zawierającą pola personalizacji (kilka kolumn np. email, imię, nazwa firmy, płeć), które będzie można wykorzystać w treści maila, temacie lub w danych odbiorcy.
Zobacz także: Jaka powinna być optymalna długość zimnego maila?
Rozpoznawanie imion, nazwisk oraz płci z adresów e-mail
W razie konieczności program AnoMail na podstawie samego adresu e-mail jest w stanie rozpoznać imię, nazwisko odbiorcy lub płeć albo nawet nazwę firmy. Funkcje do rozpoznawania płci, imion oraz nazwisk z adresów e-mail dostępne są w Edytorze kontaktów. Warto z nich skorzystać aby móc wykorzystać dane o odbiorcy pisząc list bezpośrednio do niego.
Pokrewny temat: Jak personalizować wiadomości e-mail?
Wykorzystaj cold mailingi
Aby uniknąć oskarżeń o rozsyłanie spamu podczas korzystania z cold maili, należy przede wszystkim dostosować treść do potrzeb i zainteresowań odbiorcy. Trzeba wstawić imię i nazwisko odbiorcy lub nazwę jego firmy w treści wiadomości. Unikaj masowego wysyłania jednej treści do wszystkich. Używaj synonimów i różnicuj tematy wiadomości. Dzięki temu unikniesz oznaczania Twoich wiadomości jako spam.
Zobacz koniecznie: Dlaczego nie można wysyłać takich samych treści do wszystkich?
Zanim zaczniesz wysyłkę zimnych maili sprawdź czy jesteś gotowy?
Pamiętaj o uwierzytelnieniu nadawcy tzn. sprawdź na serwerze wysyłkowym konfigurację SPF, DKIM oraz DMARC, aby odbiorcy mogli zweryfikować Twoją tożsamość i uniknąć automatycznego oznaczania wiadomości jako spam. Pamiętaj także aby nie wysyłać zimnego maila na wszystkie adresy w domenie firmy a tym bardziej, nie wysyłać wielokrotnie tej samej wiadomości do tego samego odbiorcy (włącz: Historię mailingu)
Pod przyciskiem Porządkuj umieszczona jest funkcja do usuwania adresów z tej samej domeny. W razie potrzeby użyj sztucznej inteligencji GPT do napisania treści maila. W tym celu w oknie edycji listu, naciśnij przycisk Generator AI.
Czym różni się cold mail od zwykłego zapytania?
Z racji tego, że w cold mailingu chodzi o otwarcie drogi do dalszych kontaktów i przekonanie odbiorcy, że list jest wysyłany tylko do niego, tak jakby wysłali Państwo pojedynczą wiadomość z programu Outlook, nie używamy zwrotów Szanowni Państwo, zwracam się do Państwa itd. Chodzi o to aby adresat poczuł, że list jest skierowany do niego a nie do setek odbiorców, o których nadawca nic nie wie.
W związku z tym wysyłaj tego typu mailing na imienne adresy pracowników a nie zbiorcze skrzynki np. biuro@, kontakt@ itd. W AnoMail jest funkcja Klasyfikator adresów e-mail, który pozwoli wydzielić z bazy imienne skrzynki lub usunąć ogólne adresy.
Polecany temat: Podstawowe błędy podczas wysyłki cold mailngu
Cold mailing do pozyskiwania zgód marketingowych
Odbiorca czytając „zimnego maila” ma być przekonany, że to jest pojedynczy mail i ma czuć się zobowiązany do wykonania tego co Państwo oczekujecie np. prosicie o odpowiedź. W tym celu oprócz pól personalizacji można wykorzystać losowe bloki tekstu dla wstępu, rozwinięcia oraz zakończenia. Bloki te zmieniają tzw. sygnaturę antyspamową listu i zwiększają dostarczalność poczty.
W zwykłych zapytaniach o możliwość przesłania oferty prosi się odbiorcę o wyrażenie zgody na przesłanie informacji marketingowych i takich wiadomość praktycznie nikt nie lubi. Natomiast w zimnych mailach „wciągamy” odbiorcę w indywidualny dialog starając się nawiązać bardziej personalną relację, co może być skuteczną strategią pozyskiwania klientów.
Twój mail nie może być informacją handlową
Poświęć trochę czasu na przygotowanie maila, który nie będzie wyglądał jak typowe zapytanie o możliwość przesłania oferty. Na poniższym rysunku pokazano typowe zapytanie, które de facto samo w sobie jest niezamówioną informacją handlową oraz cold mail, który nie ma cech spamu bo wygląda jak typowa wiadomość wysyłana do jednej, konkretnej osoby.
Różnica między masowym wysyłaniem zapytań a wysyłaniem zimnych maili do małej, ściśle określonej grupy odbiorców opiera się głównie na strategii i personalizacji. Wysyłanie zwykłych zapytań do dużej grupy odbiorców często oznacza tworzenie ogólnego, standardowego komunikatu, który jest rozsyłany masowo. Taka strategia kładzie nacisk na ilość, a nie jakość kontaktów. W efekcie może prowadzić do niskiego zaangażowania odbiorców, a często również do traktowania jako spam, gdyż treść nie jest dostosowana do indywidualnych potrzeb ani specyfiki odbiorców.
Z kolei wysyłanie zimnych maili do małej, starannie wyselekcjonowanej grupy polega na precyzyjnym dopasowaniu treści do specyfiki adresatów. Taka strategia wymaga dokładnego researchu i zrozumienia potrzeb odbiorców, co pozwala na stworzenie bardziej spersonalizowanego i wartościowego komunikatu.
Przygotowanie cold mail jest czasochłonne ale efektywność przekazu jest zwykle wyższa. Odbiorcy są bardziej skłonni do interakcji, ponieważ otrzymują treści, które bezpośrednio odnoszą się do ich sytuacji i problemów. Personalizacja sprzyja budowaniu relacji i zaufania, co może prowadzić do większych szans na odpowiedzi oraz mniejszego prawdopodobieństwa, że list zostanie oznaczony jako spam.
Zmniejsz ryzyko trafienia do spamu używając losowych bloków
W związku z powyższym personalizuj zimne maile oraz używaj zmiennych bloków tekstu. Na poniższym obrazku pokazano przykładowe bloki, które mogą być użyte w zakończeniu maila. Program metodą losową wybiera jeden z bloków. Do jednego odbiorcy wyśle tekst np. Czekam na ewentualne pytania. Do drugiego Dziękuje i mam nadzieję, że otrzymam odpowiedź...
Dzięki temu zmienia się sygnatura antyspamowa listu przez co zwiększa się skuteczność Państwa wysyłek i obniża ryzyko trafienia do spamu. Wysyłka listów o identycznej treści czyli bez personalizacji w łatwy sposób jest wykrywana przez filtry antyspamowe i obniża reputację nadawcy zwłaszcza gdy odbiorcy od razu kasują takie listy lub oznaczają je jako spam.
Cold mailing spersonalizowana wysyłka
Wiadomość zaliczana do cold mailingu ma przekazywać komunikat w relacji jeden do jeden i być pisana tak jakby była utworzona w Microsoft Outlook lub Thunderbird. Dlatego nie zaleca się stosowania obrazków, linków śledzących itp. Pamiętajmy list ma wyglądać jak wiadomość wysłana ze zwykłego programu pocztowego więc „kolorowa” może być ewentualnie stopka listu.
Wprowadzenie – Wiemy kim jesteś
We wstępnie możemy napisać tekst w stylu obserwuję rozwój Państwa firmy #FMA# (pole personalizacji z nazwą firmy) i pozwoliłem sobie do Państwa napisać gdyż z pewnością zainteresuje Was moja propozycja współpracy z firmą z regionu #WOJ# (pole personalizacji do wstawienia województwa).
Rozwinięcie – mamy ofertę dla Ciebie. która Ci pomoże
Następnie piszemy np. Mam nadzieję, że uda mi się zainteresować Państwa usługą którą oferuje moja firma. Dzięki usłudze XYZ będziecie Państwo mogli pozyskać nowych klientów bez konieczności inwestycji w drogą reklamę… Tu też warto wykorzystać pola personalizacji związane z odbiorcą do którego wysyłany jest list.
Zakończenie – wzywamy Cię do działania (ang. CTA)
Na koniec piszemy np. Proszę o odpowiedź oraz informację kiedy mogę do Państwa zadzwonić.
Personalizuj swoje zimne mailingi
Personalizacja cold maili pozwala nawiązać bardziej autentyczne i skuteczne relacje z odbiorcami. Indywidualne podejście przyciąga uwagę odbiorcy więc nie bój się używać pól personalizacji. Dopasowanie treści do konkretnych potrzeb oraz sytuacji potencjalnego klienta zwiększa szansę na zainteresowanie i angażowanie go w dialog.
Personalizacja jest konieczna gdyż pozwala uniknąć wrażenia, że mail jest masowym zapytaniem wysyłanym do dużej grupy odbiorców o których nic nie wiemy. Wstawienia nazwy firmy lub imienia odbiorcy zwiększa prawdopodobieństwo pozytywnej odpowiedzi. W rezultacie dbałością o personalizację stanowi kluczowy element budowania skutecznych kampanii marketingowych.
Nie dubluj wysyłki w cold mailingu
W przypadku cold mailingu ważne jest aby nie wysłać wiadomość na kilka adresów e-mail w tej samej domenie. Chodzi o to aby wiadomość e-mail na została wysłana na kilka adresów w tej samej firmie np. biuro@firma.pl, sprzedaz@firma.pl, kowalski@firma.pl. Nic bardziej denerwującego niż ta sama treść skierowana na wiele adresów firmy. W takiej sytuacji cały misterny plan przekonania odbiorcy, że wysłaliśmy maila tylko do niego spali na panewce.
Aby uniknąć kłopotliwej odpowiedzi na pytanie „Dlaczego spamujecie na wszystkie adresy firmy?” w głównym oknie programu AnoMail należy nacisnąć przycisk Porządkuj a następnie wybrać funkcję Usuń/Sortuj adresy na podstawie domen. Program podświetli na czerwono „zdublowane” adresy wg domeny i Państwo decydujecie, które adresy usunąć a które zostawić.
Wysyłka na adresy imienne pracowników
Pod przyciskiem Porządkuj znajduje się funkcja Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami. Ta funkcja pozwoli usunąć z listy wysyłkowej adresy ogólne np. info@, kontakt@, biuro@ itd. Dzięki temu będziecie Państwo mogli wysłać cold mailing tylko na adresy imienne pracowników.
Aby przyciągnąć uwagę odbiorców warto wykorzystać także funkcję do rozpoznawania imion i nazwisk z adresów e-mail, która dostępna jest w edytorze kontaktów. Program rozpoznaje także płeć więc do każdego można przygotować mocno spersonalizowany przekaz.
Personalizuj tematy aby przyciągnąć uwagę odbiorcy. Oto przykłady:
- Propozycja współpracy dla #FMA# – użycie pola personalizacji #FMA# spowoduje dodanie nazwy firmy w temacie listu.
- Wiadomość dla #ETK# dot. współpracy – pole #ETK# zastanie zastąpione etykietą odbiorcy, którą ustawia się w Edytorze kontaktów.
- Produkt XYZ dla #WIM# – w temacie pojawi się imię odbiorcy odmienione w wołaczu czyli np. produkt XYZ dla Grzegorza.
- Witaj [Imię], jakie wyzwania w [nazwa branży] Ciebie obecnie dotyczą? – użyj #WIM# (imię w wołaczu) oraz #BZA# (branża).
- Jak radzisz sobie z rosnącymi kosztami transportu, [Imię]? – użyj #IME# aby wstawić imię odbiorcy lub #WIM# – imię w wołaczu.
- Sprawdź 💡 jak możemy pomóc firmie #FMA# – nazwa firmy odbiorcy i emotikon w temacie z pewnością przykują uwagę odbiorcy.
Pozyskiwanie kontaktów z internetu
AnoMail wyposażono w moduł do pozyskiwania kontaktów z internetu. Program oprócz samego adresu e-mail zapisuje tytuł stron, z której adres został pozyskany. Można szukać adresów firm używając słów kluczowych opisujących Państwa grupę docelową np. Apteka Warszawa kontakt mail lub baza placówek szkolnych.
Moduł „Patrz i pobierz” umożliwia świadome zbieranie adresów z Internetu. Budując bazy adresowe przy jego pomocy macie Państwo pewność, że adresy pochodzą z tych stron które odwiedzacie. To oznacza, że wysyłając cold maila do takiej grupy nie znajdzie się w niej odbiorca, którego adres trafił tam przypadkowo.
Inny przykład treści do cold mailingu
Jednym z typów cold mailingu jest tzw. BAB z ang. Before-After-Bridge. W związku z tym list powinien zawierać przynajmniej trzy bloki tematyczne:
- Before – We wstępie opisz problem, który dotyczy odbiorcy. Daj mu do zrozumienia, że wiesz kim jest, czym się zajmuje oraz z czym się boryka w odniesieniu do prowadzonej przez niego działalności. Koniecznie użyj w tym miejscu pól personalizacji.
- After – W tym bloku opisz sytuację idealną, w której problem nie istnieje…
- Bridge – Na koniec zaprezentuj swój produkt lub usługę. Zaproponuj swoje rozwiązane opisując je przez pryzmat korzyści dla klienta i poproś o odpowiedź lub zaproponuj dalszy kontakt
Spersonalizowana wysyłka e-mail dla firm
Pisząc treść do mailingu warto korzystać z pół personalizacji, które poprawią dostarczalność poczty gdyż zmienią sygnaturę antyspamową Państwa wiadomości. Jest to przydatne zwłaszcza w sytuacji, gdy wysyłacie pocztę do odbiorców korzystających z darmowych konta GMail, Onet, Interia itp.
Używając w treści listu lub w temacie pół personalizacji filtr antyspamowy na serwerze odbiorców widzi zupełnie inne wiadomości a nie tą samą wiadomość z tą samą treścią i tym samym tematem.
Oto lista wybranych pól personalizacji, które można wykorzystać tworząc treść do cold mailingu:
- #EMAIL# – czyli e-mail odbiorcy wiadomości.
- #ETK# – tzw. Etykieta czyli pseudonim lub dowolna nazwa np. Drogi Klient lub Jan Kowalski
- #NZW# – czyli Nazwisko odbiorcy listu np. Kowalski
- #IME#– czyli Imię odbiorcy wiadomości np. Jan
- #WIM# – czyli Imię w wołaczu np. Janie
- #STN# – Stanowisko w organizacji np. Dyrektor
- #FMA# – Nazwa firmy lub organizacji
- #LKN# – czyli Unikalny link tj. spersonalizowany odnośnik np. do strony internetowej z rabatem lub dokumentem do pobrania dla konkretnego odbiorcy.
Wykorzystaj Prosty szablon do cold mailingu
W przypadku wysyłek zimnych maili, grafikę należy ograniczyć do minimum. W odniesieniu do komunikacji B2B (firma-firma) lepsze efekty uzyskacie Państwo stosując proste szablony z ewentualną stopką graficzną. Nadmiar grafiki sprawia, że list wygląda jak newsletter więc odbiorca biznesowy odbierze go jako typowy spam.
W każdej wersji AnoMail dostępnych jest kilkaset różnych szablonów wiadomości e-mail, które możecie Państwo modyfikować a tym samym dopasować do swoich wysyłek.
Zwykła wiadomość wyglądająca jak z programu pocztowego
W komunikacji e-mail B2B, wiadomości stylizowane na standardowe maile wyglądające jakby były wysłane z Outlook czy Thunderbird mają większą skuteczność z kilku powodów.
Po pierwsze, sprawiają wrażenie spersonalizowanych i skierowanych bezpośrednio do jednego odbiorcy, co zwiększa szansę na wzbudzenie jego uwagi oraz zainteresowania. Po drugie, odbiorcy są zazwyczaj bardziej skłonni otwierać e-maile wyglądające na osobiste, ponieważ wydają się mniej nachalne niż zwykłe newslettery kierowane do masowego odbiorcy.
Dodatkowo, spersonalizowane wiadomości e-mail pisane tak jakby były skierowane tylko do jednej osoby często omijają filtry SPAM, co zapewnia lepszy wskaźnik dostarczania i widoczność treści dla ich adresatów. Dostęp do szablonów na wiadomości macie Państwo dostęp w oknie edytora wiadomości po naciśnięciu przycisku Szablony.
Pobieranie danych o firmach z internetu
W przypadku chęci wykorzystania techniki cold mailingu ważne jest aby posiadać dodatkowe informacje o odbiorcy np. nazwę firmy a nie tylko jego adres e-mail. Jeżeli nie macie Państwo tych danych to AnoMail pomoże Wam je zebrać.
Program AnoMail pozwala uzupełnić brakujące dane. Nasze oprogramowanie na podstawie adresu e-mail jest w stanie ustalić nazwę firmy oraz profil jej działalności. Potem te informacje warto wykorzystać w treści listu bo to zwiększa tzw. zaangażowanie odbiorców a przynajmniej zwraca uwagę.
Personalizacja załączników w cold mailingu
W wybranych opcjach licencji programu AnoMail możecie Państwo iść krok dalej i używać spersonalizowanych załączników a to oznacza, że każdy odbiorca listu może otrzymać inny załącznik np. z ofertą, fakturą itd. Oczywiście oprócz spersonalizowanych (unikalnych) załączników może być wstawiona dowolna ilość wspólnych załączników.
Klikając na danych odbiorcy można wstawić załącznik przechodząc do pola personalizacji o nazwie Plik załącznika. Jednakże przy wielotysięcznych bazach wstawianie załączników ręcznie może stanowić problem dlatego można skorzystać z funkcji do hurtowego wstawiania załączników.
W tym celu na dysku swojego komputera należy utworzyć folder i w nim umieścić wszystkie pliki (zalecamy format PDF), które będą dodawane do wiadomości wysyłanej do konkretnej osoby.
Pola personalizacji do automatycznego przypisywania załączników do odbiorców
Każdy z odbiorców ma otrzymać swój załącznik. W związku z tym aby program mógł przyporządkować automatycznie załącznik do odbiorcy nazwa załącznika musi być umieszczona w polu personalizacji #EMAIL# , #KNT# , #NIP# , #NPZ# , #ETK# czyli adresem email odbiorcy, numerem klienta, numerem NIP, nazwą załącznika lub etykietom odbiorcy.
Potem klikając przycisk Rekordy i wybierając funkcję Uzupełnij brakujące wpisy należy wybrać funkcję Wskaż folder z plikami załączników. Program sam pobierze załącznik i przypisze go do odbiorcy.
Ciepły mail (ang. warm mail) w drugim kroku
W razie potrzeby AnoMail może być także wykorzystywany do wysyłki „ciepłych maili” ang. warm mail. Ciepły e-mail dotyczy korespondencji z osobami, które wykazały zainteresowanie Państwa produktem lub usługą np. odpowiadając na poprzedniego maila lub zostawiając adres e-mail na Państwa stronie internetowej itd.
W takich przypadkach w treści maila należy powołać się na wcześniejszy kontakt wstawiając odpowiednie pola personalizacji, w których zostanie umieszczone źródło kontaktu np. telefon itp.
Patrz także: Follow up czyli ponowienie wysyłki z programu AnoMail
Zalety i wady cold mailingu
Skuteczność spersonalizowanej wysyłki
10Omijanie filtrów antyspamowych
9Łatwość przygotowania baz i treści
7Zalety
- Większa skuteczność mailingu
- Większa dostarczalność wiadomości
- Mniej zgłoszeń antyspamowych
Wady
- Bardziej czasochłonny niż zwykła wysyłka newslettera z taką samą treścią dla wszystkich
- Konieczność posiadania baz danych zawierających więcej danych niż sam adres e-mail
- Wymagane oprogramowanie mailingowe z funkcją pełnej personalizacji treści, tematów, załączników
Inne tematy związane ze spersonalizowanym mailingiem:
Skuteczność mailingu w dużej mierze zależy od doboru odbiorców i jakości bazy adresowej
Filtrowanie rekordów oraz pokazywanie wybranych pól personalizacji
Program AnoMail posiada edytor kontaktów, w którym można budować bazy adresowe zawierające różne pola personalizacji, które wykorzystuje się w tzw. Cold mailingach czyli masowych mailingach „udających” wiadomości wysyłane do pojedynczych odbiorców.
Delistowanie adresu IP z list spamerskich RBL
Delistowanie adresu IP serwera wysyłkowego z list spamerskich zwane także delistingiem polega na usunięciu adresu IP serwera wysyłkowego z określonej listy spamerskiej (ang. RBL). W programie AnoMail przechodząc do Menu Raporty i wybierając Anti-Abuse można sprawdzić czy Państwa serwer nie znajduje się na listach spamerskich.
Co tracisz po zakończeniu opieki serwisowej do AnoMail?
Koniec opieki serwisowej dla AnoMail oznacza, że użytkownicy nie będą mieli dostępu do aktualizacji, pomocy technicznej oraz niektórych funkcji, które wymagają dodatkowych nakładów pracy z naszej strony. Pomimo tego, nadal będzie można wysyłać wiadomości e-mail za pomocą programu i korzystać z niego bez dodatkowych opłat
