Cold mailing spersonalizowana wysyłka

do pozyskiwania nowych kontaktów

Cold mail czyli zimny mail

Cold mailing czyli zimny e-mail to spersonalizowany mail wysyłany do dużej grupy odbiorców, który ma sprawiać wrażenie, że nadawca zna odbiorcę. Cold mail wysyłany jest zazwyczaj do odbiorcy bez uprzedniego kontaktu. Najczęściej cold mailing wykorzystywany jest do pozyskiwania nowych klientów.

Najlepsze efekty pozwala uzyskać w przypadku, gdy oprócz samych adresów e-mail macie Państwo dodatkowe informacje o odbiorcy np. nazwę firmy, branżę w której działa. Te informacje należy wykorzystać w treści listu aby zainteresować odbiorcę i przekonać go, że list jest skierowany właśnie do niego.

W związku z tym idealnym narzędziem do realizacji tego typu wysyłek jest oprogramowanie AnoMail, w którym można personalizować nie tylko treść wiadomości ale także załączniki. Wcześniej oczywiście należy przygotować w programie AnoMail lub Microsoft Excel bazę zawierającą pola personalizacji, które będzie można wykorzystać w treści maila, temacie lub w danych odbiorcy. W razie konieczności program na podstawie samego adresu e-mail jest w stanie rozpoznać imię, nazwisko odbiorcy lub nawet płeć.

Cold mailing spersonalizowana wysyłka
Dane do personalizacji treści listu na potrzeby cold mailingu

Czy różni się cold mail od zwykłego zapytania?

Z racji tego, że w cold mailingu chodzi o przekonanie odbiorcy, że list jest wysyłany tylko do niego tak jakby wysłali Państwo pojedynczą wiadomość z programu Outlook nie używamy zwrotów Szanowni Państwo, zwracam się do Państwa itd. Chodzi o to aby odbiorca był przekonany, że list jest skierowany do niego a nie do setek odbiorców o których nadawca nic nie wie.

Cold mailing do pozyskiwania zgód marketingowych

Odbiorca czytając naszego „zimnego maila” ma być przekonany, że to jest pojedynczy mail i ma czuć się zobowiązany do wykonania tego co Państwo oczekujecie np. prosicie o odpowiedź. W tym celu oprócz pól personalizacji można wykorzystać losowe bloki dla wstępu, rozwinięcia oraz zakończenia.

Na poniższym obrazku pokazano przykładowe bloki, które mogą być użyte w zakończeniu maila. Program metodą losową wybiera jeden z bloków. Do jednego odbiorcy wyśle tekst np. Czekam na ewentualne pytania. Do drugiego Dziękuje i mam nadzieję, że otrzymam odpowiedź... Dzięki temu zmienia się sygnatura antyspamowa listu przez co zwiększa się skuteczność Państwa wysyłek.

 

Cold mailing spersonalizowana wysyłka

Wiadomość do cold mailingu ma sprawiać wrażenie pojedynczej wiadomości wysłanej z Microsoft Outlook lub Thunderbird wiec nie zaleca się stosowania obrazków itp. Pamiętajmy list ma wyglądać jak wiadomość wysłana ze zwykłego programu pocztowego więc kolorowa może być ewentualnie stopka listu.

Wprowadzenie – Wiemy kim jesteś

We wstępnie możemy napisać tekst w stylu obserwuję rozwój Państwa firmy #FMA# (pole personalizacji z nazwą firmy) i pozwoliłem sobie do Państwa napisać gdyż z pewnością zainteresuje Was moja propozycja współpracy z firma ze #WOJ# (pole personalizacji do wstawienia województwa).

Rozwinięcie – mamy ofertę dla Ciebie. która Ci pomoże

Następnie piszemy np. Mam nadzieję, że uda mi się zainteresować Państwa usługą którą oferuje moja firma. Dzięki usłudze XYZ będziecie Państwo mogli pozyskać nowych klientów bez konieczności inwestycji w drogą reklamę… Tu też warto wykorzystać pola personalizacji związane z odbiorcą do którego wysyłany jest list.

Zakończenie – wzywamy Cię do działania (ang. CTA)

Na koniec piszemy np. Proszę o odpowiedź oraz informację kiedy mogę do Państwa zadzwonić.

 

Inny przykład treści do cold mailingu

Jednym z typów cold mailingu jest tzw. BAB z ang. Before-After-Bridge. W związku z tym list powinien zawierać przynajmniej trzy bloki tematyczne:

  • Before – We wstępie opisz problem, który dotyczy odbiorcy. Daj mu do zrozumienia, że wiesz kim jest, czym się zajmuje oraz z czym się boryka w odniesieniu do prowadzonej przez niego działalności. Koniecznie użyj w tym miejscu pól personalizacji.
  • After – W tym bloku opisz sytuację idealną, w której problem nie istnieje…
  • Bridge – Na koniec zaprezentuj swój produkt lub usługę. Zaproponuj swoje rozwiązane opisując je przez pryzmat korzyści dla klienta i poproś o odpowiedź lub zaproponuj dalszy kontakt

Spersonalizowana wysyłka e-mail dla firm

Pisząc treść do mailingu warto korzystać z pół personalizacji, które poprawią dostarczalność poczty gdyż zmienią sygnaturę antyspamową Państwa wiadomości. Jest to przydatne zwłaszcza w sytuacji, gdy wysyłacie pocztę do odbiorców korzystających z darmowych konta GMail, Onet, Interia itp. Używając w treści listu lub w temacie pół personalizacji filtr antyspamowy na serwerze odbiorców widzi zupełnie inne wiadomości a nie tą samą wiadomość z tą samą treścią i tym samym tematem.

Oto lista wybranych pól personalizacji, które można wykorzystać tworząc treść do cold mailingu:

    • #EMAIL# – czyli e-mail odbiorcy wiadomości.
    • #ETK# – tzw. Etykieta czyli pseudonim lub dowolna nazwa np. Drogi Klient lub Jan Kowalski
    • #NZW# – czyli Nazwisko odbiorcy listu np. Kowalski
    • #IME#– czyli Imię odbiorcy wiadomości np. Jan
    • #WIM# – czyli Imię w wołaczu np. Janie
    • #STN# – Stanowisko w organizacji np. Dyrektor
    • #FMA# – Nazwa firmy lub organizacji
    • #LKN# – czyli Unikalny link tj. spersonalizowany odnośnik np. do strony internetowej z rabatem lub dokumentem do pobrania dla konkretnego odbiorcy.

Personalizacja załączników w cold mailingu

W wybranych opcjach licencji programu AnoMail możecie Państwo iść krok dalej i używać spersonalizowanych załączników a to oznacza, że każdy odbiorca listu może otrzymać inny załącznik np. z ofertą, fakturą itd. Oczywiście oprócz spersonalizowanych (unikalnych) załączników może być wstawiona dowolna ilość wspólnych załączników. Klikając na danych odbiorcy można wstawić załącznik przechodząc do pola personalizacji o nazwie Plik załącznika. Jednakże przy wielotysięcznych bazach wstawianie załączników ręcznie może stanowić problem dlatego można skorzystać z funkcji do hurtowego wstawiania załączników. W tym celu na dysku swojego komputera należy utworzyć folder i w nim umieścić wszystkie pliki (zalecamy format PDF), które będą dodawane do wiadomości wysyłanej do konkretnej osoby.

Pola personalizacji do automatycznego przypisywania załączników do odbiorców

Każdy z odbiorców ma otrzymać swój załącznik. W związku z tym aby program mógł przyporządkować automatycznie załącznik do odbiorcy nazwa załącznika musi być umieszczona w polu personalizacji #EMAIL# , #KNT# , #NIP# , #NPZ# , #ETK# czyli adresem email odbiorcy, numerem klienta, numerem NIP, nazwą załącznika lub etykietom odbiorcy. Potem klikając przycisk Rekordy i wybierając funkcję Uzupełnij brakujące wpisy należy wybrać funkcję Wskaż folder z plikami załączników. Program sam pobierze załącznik i przypisze go do odbiorcy.

Ciepły mail (ang. warm mail) w drugim kroku

W razie potrzeby AnoMail może być także wykorzystywany do wysyłki „ciepłych maili” ang. warm mail. Ciepły e-mail dotyczy korespondencji z osobami, które wykazały zainteresowanie Państwa produktem lub usługą np. odpowiadając na poprzedniego maila lub zostawiając adres e-mail na Państwa stronie internetowej itd. W takich przypadkach w treści maila należy powołać się na wcześniejszy kontakt wstawiając odpowiednie pola personalizacji, w których zostanie umieszczone źródło kontaktu np. telefon itp. Patrz także: Follow up czyli ponowienie wysyłki z programu AnoMail

Zalety i wady cold mailingu

Śledzenie skuteczności mailingu w AnoMail
8.7

Skuteczność spersonalizowanej wysyłki

10

Omijanie filtrów antyspamowych

9

Łatwość przygotowania baz i treści

7

Zalety

  • Większa skuteczność mailingu
  • Większa dostarczalność wiadomości
  • Mniej zgłoszeń antyspamowych

Wady

  • Bardziej czasochłonny niż zwykła wysyłka newslettera z taką samą treścią dla wszystkich
  • Konieczność posiadania baz danych zawierających więcej danych niż sam adres e-mail
  • Wymagane oprogramowanie mailingowe z funkcją pełnej personalizacji treści, tematów, załączników

Inne tematy związane ze spersonalizowanym mailingiem:

Skuteczność mailingu w dużej mierze zależy od doboru odbiorców i jakości bazy adresowej