Czyszczenie baz adresowych

standaryzacja adresów e-mail

Czyszczenie baz adresowych w AnoMail

W programie AnoMail można uporządkować wszystkie adresy e-mail przechowywane w firmie w różnych formatach lub miejscach np. skrzynki pocztowe w Outlook, Thunderbird lub Windows Mail. AnoMail wyposażono w szereg funkcji umożliwiających czyszczenie i standaryzację baz adresowych.

Czyszczenie baz adresowych polega najczęściej na usunięciu zdublowanych adresów znajdujących się w różnych bazach a następnie sprawdzeniu ich poprawności. Dzięki temu nie dublujemy wysyłki i nie wysyłany mailingu do nieaktualnej bazy.

Import i standaryzacja adresów e-mail

Czyszczenie baz adresowych może być przeprowadzone na kilku etapach np. zebranie wszystkich adresów do jednej bazy i usuniecie powtarzających się pozycji. W trakcie importu AnoMail automatycznie usuwa duplikaty oraz normalizuje adresy czyli usuwa zbędne znaki i zmienia wielkość liter w adresach e-mail.

Podział adresów na grupy z uwzględnieniem różnych kryteriów

Przeprowadzając czyszczenie baz mailingowych ważny jest podział adresów e-mail na grupy odbiorców posiadających zgody. Do osobnej grupy wydziela się także odbiorców bez zgód na wysyłanie informacji handlowych.

W naszym oprogramowaniu mailingowym bardzo łatwo można z głównej bazy usuwać adresy zastrzeżone, darmowe skrzynki e-mail. Można też dzielić duże bazy na mniejsze części. Można również szybko usuwać adresy wg słów kluczowych lub zostawiać na liście tylko adresy ze wskazanych domen lub serwisów.

Usuwanie ryzykownych adresów z bazy wysyłkowej

System e-mailingowy AnoMail ma obecnie najbardziej rozbudowany mechanizm do usuwania ryzykownych adresów e-mail czyli takich przez które Państwa serwer mailingowy może trafić na listy spamerów. Wraz z naszymi partnerami biznesowymi prowadzimy bazy osób, instytucji oraz firm do których nie powinno się wysyłać żadnych zapytań ani ofert. Funkcja „Brak zgód na mailing” dostępna jest w głównym oknie programu.

Nie wszyscy chcą otrzymywać Twoje zapytania i oferty

Czyszcząc bazy adresowe zwłaszcza gdy adresy e-mail pochodzą z zakupionej bazy lub gdy zostały zebrane ze stron internetowych, trzeba pamiętać że nie wszyscy życzą sobie aby do nich cokolwiek wysyłać. To, że kogoś adres znajduje się na jego oficjalnej stronie internetowej nie oznacza, że można do niego wysyłać zapytania lub oferty.

Oczyszczenie baz przed wysyłką zapytań o możliwość przesłania oferty

Czyszczenie baz adresowych na potrzeby wysyłania zapytań jest niezbędną czynnością, którą powinni Państwo wykonać zanim wyślecie jakiekolwiek zapytania o możliwość przesłania oferty. Jeżeli kupiliście bazę adresów firm to pamiętajcie, że jest wielce prawdopodobne że do tej bazy inni też realizują swoje masowe wysyłki.

Dlatego nie ma co się dziwić, że jeżeli kogoś adres znalazł się w tej bazie firm to nie jest zadowolony, że otrzymuje 20 zapytań dziennie o wyrażenie zgody na przesłanie informacji handlowej. Aby ograniczyć zgłoszenia antyspamowe trzeba skorzystać z funkcji „Brak zgód na mailing„.

Zmniejsz ryzyko trafienia na listy spamerów

Niektórzy adresaci zwłaszcza Ci z wiedzą informatyczną, zgłaszają wszelkie zapytania lub oferty wysyłane do nich jako spam. W konsekwencji Państwa serwer wysyłkowy lub domena trafia na listę spamerów i poczta nie dociera do odbiorców.

W związku z tym jeżeli nie macie Państwo zgód odbiorców na wysyłanie do nich informacji handlowych warto skorzystać z funkcji Brak zgód na mailing. Komputer pokaże Państwu do kogo nie wysyłać poczty bo nie życzy sobie takowej otrzymywać.

kroki po zakupie nowej bazy adresowej

Usuń domeny i Adresy zastrzeżone

W tym celu kliknij przycisk Porządkuj i wybierz funkcję Usuń adresy zastrzeżone

Usuń adresy z niedostarczonej korespondencji

Naciśnij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych

Usuń nieprawidłowe i nieaktualne adresy oraz domeny

Kliknij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie międzynarodowej bazy nieprawidłowych adresów

Usuń odbiorców którzy nie chcą zapytań oraz ofert

Naciśnij przycisk Brak zgód i wybierz funkcję Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam

Usuń ryzykowne adresy z globalnymi zabezpieczeniami antyspamowymi

Użyj Brak zgód i wybierz funkcję Sprawdź listę pod kątem ryzykownych adresów e-mail

Usuń nieaktualne adresy do których poczta nie dotrze

Na koniec naciśnij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie walidatora MX

RODO i kwestie danych osobowych w adresach e-mail

Używając funkcji Sprawdź listę pod kątem danych osobowych można wydzielić z Państwa bazy adresowej adresy e-mail o charakterze danych osobowych, które podlegają szczególnej ochronie. W przypadku adresów imiennych np. jan.kowalski@anomail.pl musicie Państwo dopełnić obowiązku informacyjnego wynikającego z ustawy o ochronie danych osobowych.

W pierwszej kolejności należy poinformować odbiorcę, że przetwarzacie jego dane osobowe. Pomaga w tym nasz Klasyfikator adresów e-mail który pozwala przeczyścić bazę adresową z adresów e-mail o charakterze danych osobowych lub wydzielić je do osobnego pliku.

Dzięki tej funkcji czyszcząc bazę adresową tworzy się np. dwie grupy wysyłkowe np. ogólne adresy firm oraz dane osobowe. Do pierwszej grupy wysyła się zapytanie o możliwość przesłania oferty. W przypadku drugiej grupy dopełnia się obowiązku informacyjnego lub stosuje tzw. cold mailing sprawiający wrażenie, że znamy adresata.

Czyszczenie baz adresowych i weryfikacja adresów

Gdy bazy zostaną oczyszczone i podzielone na odpowiednie grupy np. ogólne skrzynki, dane osobowe, odbiorcy ze zgodami marketingowymi, odbiorcy bez zgód itd. warto sprawdzić czy posiadane adresy e-mail są aktualne. Pod przyciskiem Sprawdź listę znajduje się kilka funkcji które pozwolą Państwu sprawdzić poprawność adresów przed wysyłką (patrz: Walidator adresów).

Niektóre serwisy „widząc”, że wysyłacie Państwo pocztę na nieistniejące konta pocztowe może uznać Państwa ze spamerów bo korzystacie ze starych baz. Dlatego po każdej wysyłce należy usuwać adresy e-mail z tzw. zwrotów własnych (patrz: Obsługa zwrotów) co jest elementem higieny baz adresowych.

Nie wysyłaj mailingu na nieistniejące adresy e-mail

Przed samą wysyłką do niezweryfikowanej bazy warto użyć funkcji Międzynarodowa baza zwrotów która dostępna jest w opcji licencji premium. Funkcja ta pozwoli usunąć nieaktualne adresy e-mail zanim cokolwiek do nich wyślecie. Dzięki temu znacznie zmniejsza się ryzyko blokady Państwa serwera wysyłkowego tylko dlatego, że kierujecie mailing do odbiorców, których adresy nie istnieją lub są zablokowane administracyjnie.

Czyszczenie baz adresowych w Microsoft Excel

W razie konieczności spersonalizowane bazy adresów e-mail można tworzyć bezpośrednio w programie Microsoft Excel, Microsoft Access lub Państwa systemie CRM (zarządzanie relacjami z klientami) a następnie zapisać je w pliku tekstowym CSV (wartości rozdzielone przecinkami).

Bazy adresowe zawierające spersonalizowane dane wczytuje się do programu AnoMail poprzez Edytor kontaktów. Następnie w Edytorze kontaktów należy kliknąć Kontakty i wybrać Importuj listę kontaktów z pliku CSV.

Czyszczenie baz adresowych to nie wszystko: