Czyszczenie baz adresowych
standaryzacja adresów e-mail
Czyszczenie baz adresowych w AnoMail
W programie AnoMail można uporządkować wszystkie adresy e-mail przechowywane w firmie w różnych formatach lub miejscach np. skrzynki pocztowe w Outlook, Thunderbird lub Windows Mail. AnoMail wyposażono w szereg funkcji umożliwiających czyszczenie i standaryzację baz adresowych.
Czyszczenie baz adresowych polega najczęściej na usunięciu zdublowanych adresów znajdujących się w różnych bazach a następnie sprawdzeniu ich poprawności. Dzięki temu nie dublujemy wysyłki i nie wysyłany mailingu do nieaktualnej bazy.
Import i standaryzacja adresów e-mail
Czyszczenie baz adresowych może być przeprowadzone na kilku etapach np. zebranie wszystkich adresów do jednej bazy i usuniecie powtarzających się pozycji. W trakcie importu AnoMail automatycznie usuwa duplikaty oraz normalizuje adresy czyli usuwa zbędne znaki i zmienia wielkość liter w adresach e-mail.
Podział adresów na grupy z uwzględnieniem różnych kryteriów
Przeprowadzając czyszczenie baz mailingowych ważny jest podział adresów e-mail na grupy odbiorców posiadających zgody. Do osobnej grupy wydziela się także odbiorców bez zgód na wysyłanie informacji handlowych.
W naszym oprogramowaniu mailingowym bardzo łatwo można z głównej bazy usuwać adresy zastrzeżone, darmowe skrzynki e-mail. Można też dzielić duże bazy na mniejsze części. Można również szybko usuwać adresy wg słów kluczowych lub zostawiać na liście tylko adresy ze wskazanych domen lub serwisów.
Czyszczenie baz adresowych to kluczowa kwestia skutecznego mailingu. Usuwanie nieaktualnych i ryzykownych adresów zapewnia wysoką jakość komunikacji. Dodatkowo, personalizacja treści pozwala utożsamiać się odbiorcom i zwiększa skuteczność działań marketingowych.
Czyste bazy i spersonalizowany mailing – recepta na sukces! Biorąc to pod uwagę nie wysyłaj zwykłych zapytań o możliwość przesłania oferty tylko wykorzystaj zimne maile czyli cold mailing.
Oczyszczanie baz adresowych
Usuwanie ryzykownych adresów z bazy wysyłkowej
System e-mailingowy AnoMail ma obecnie najbardziej rozbudowany mechanizm do usuwania ryzykownych adresów e-mail czyli takich przez które Państwa serwer mailingowy może trafić na listy spamerów. Wraz z naszymi partnerami biznesowymi prowadzimy bazy osób, instytucji oraz firm do których nie powinno się wysyłać żadnych zapytań ani ofert. Funkcja „Brak zgód na mailing” dostępna jest w głównym oknie programu.
Nie wszyscy chcą otrzymywać Twoje zapytania i oferty
Czyszcząc bazy adresowe zwłaszcza gdy adresy e-mail pochodzą z zakupionej bazy lub gdy zostały zebrane ze stron internetowych, trzeba pamiętać że nie wszyscy życzą sobie aby do nich cokolwiek wysyłać. To, że kogoś adres znajduje się na jego oficjalnej stronie internetowej nie oznacza, że można do niego wysyłać zapytania lub oferty.
Oczyszczenie baz przed wysyłką zapytań o możliwość przesłania oferty
Czyszczenie baz adresowych na potrzeby wysyłania zapytań jest niezbędną czynnością, którą powinni Państwo wykonać zanim wyślecie jakiekolwiek zapytania o możliwość przesłania oferty. Jeżeli kupiliście bazę adresów firm to pamiętajcie, że jest wielce prawdopodobne że do tej bazy inni też realizują swoje masowe wysyłki.
Dlatego nie ma co się dziwić, że jeżeli kogoś adres znalazł się w tej bazie firm to nie jest zadowolony, że otrzymuje 20 zapytań dziennie o wyrażenie zgody na przesłanie informacji handlowej. Aby ograniczyć zgłoszenia antyspamowe trzeba skorzystać z funkcji „Brak zgód na mailing„.
Zmniejsz ryzyko trafienia na listy spamerów
Niektórzy adresaci zwłaszcza Ci z wiedzą informatyczną, zgłaszają wszelkie zapytania lub oferty wysyłane do nich jako spam. W konsekwencji Państwa serwer wysyłkowy lub domena trafia na listę spamerów i poczta nie dociera do odbiorców.
W związku z tym jeżeli nie macie Państwo zgód odbiorców na wysyłanie do nich informacji handlowych warto skorzystać z funkcji Brak zgód na mailing. Komputer pokaże Państwu do kogo nie wysyłać poczty bo nie życzy sobie takowej otrzymywać.
Patrz także: Usuwanie powtarzających się adresów z tej samej domeny
Procedura czyszczenia adresów e-mail
Wykonaj poniższe kroki:
Usuń domeny i Adresy zastrzeżone
W tym celu kliknij przycisk Porządkuj i wybierz funkcję Usuń adresy zastrzeżone
Usuń adresy z niedostarczonej korespondencji
Naciśnij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych
Usuń odbiorców którzy nie chcą zapytań oraz ofert
Naciśnij przycisk Brak zgód i wybierz funkcję Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam
Usuń nieprawidłowe i nieaktualne adresy oraz domeny
Kliknij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie międzynarodowej bazy nieprawidłowych adresów
Usuń ryzykowne adresy z globalnymi zabezpieczeniami antyspamowymi
Użyj Brak zgód i wybierz funkcję Sprawdź listę pod kątem ryzykownych adresów e-mail
Usuń nieaktualne adresy do których poczta nie dotrze
Na koniec naciśnij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie walidatora MX
Usuń osierocone adresy e-mail firm
Kliknij Sprawdź listę i wybierz funkcję Na witryny internetowej firmy. Program usunie adresy firm, które nie mają stron internetowych
Sprawdź nazwy firm i profile Twoich odbiorców
Zalecamy także kliknąć Brak zgód i wybrać funkcję Sprawdź nazwę firmy i profil działalności. Program pokaże jaka firma kryje się pod danym adresem. Dzięki temu będzie można usunąć adresatów nie pasujących do Państwa grupy docelowej
RODO i kwestie danych osobowych w adresach e-mail
Używając funkcji Sprawdź listę pod kątem danych osobowych można wydzielić z Państwa bazy adresowej adresy e-mail o charakterze danych osobowych, które podlegają szczególnej ochronie. W przypadku adresów imiennych np. jan.kowalski@anomail.pl musicie Państwo dopełnić obowiązku informacyjnego wynikającego z ustawy o ochronie danych osobowych.
W pierwszej kolejności należy poinformować odbiorcę, że przetwarzacie jego dane osobowe. Pomaga w tym nasz Klasyfikator adresów e-mail który pozwala przeczyścić bazę adresową z adresów e-mail o charakterze danych osobowych lub wydzielić je do osobnego pliku.
Dzięki tej funkcji czyszcząc bazę adresową tworzy się np. dwie grupy wysyłkowe np. ogólne adresy firm oraz dane osobowe. Do pierwszej grupy wysyła się zapytanie o możliwość przesłania oferty. W przypadku drugiej grupy dopełnia się obowiązku informacyjnego lub stosuje tzw. cold mailing sprawiający wrażenie, że znamy adresata.
Czyszczenie baz adresowych i weryfikacja adresów
Gdy bazy zostaną oczyszczone i podzielone na odpowiednie grupy np. ogólne skrzynki, dane osobowe, odbiorcy ze zgodami marketingowymi, odbiorcy bez zgód itd. warto sprawdzić czy posiadane adresy e-mail są aktualne. Pod przyciskiem Sprawdź listę znajduje się kilka funkcji które pozwolą Państwu sprawdzić poprawność adresów przed wysyłką (patrz: Walidator adresów).
Niektóre serwisy „widząc”, że wysyłacie Państwo pocztę na nieistniejące konta pocztowe może uznać Państwa ze spamerów bo korzystacie ze starych baz. Dlatego po każdej wysyłce należy usuwać adresy e-mail z tzw. zwrotów własnych (patrz: Obsługa zwrotów) co jest elementem higieny baz adresowych.
Nie wysyłaj mailingu na nieistniejące adresy e-mail
Przed samą wysyłką do niezweryfikowanej bazy warto użyć funkcji Międzynarodowa baza zwrotów która dostępna jest w opcji licencji premium. Funkcja ta pozwoli usunąć nieaktualne adresy e-mail zanim cokolwiek do nich wyślecie. Dzięki temu znacznie zmniejsza się ryzyko blokady Państwa serwera wysyłkowego tylko dlatego, że kierujecie mailing do odbiorców, których adresy nie istnieją lub są zablokowane administracyjnie.
Czyszczenie baz adresowych w Microsoft Excel
W razie konieczności spersonalizowane bazy adresów e-mail można tworzyć bezpośrednio w programie Microsoft Excel, Microsoft Access lub Państwa systemie CRM (zarządzanie relacjami z klientami) a następnie zapisać je w pliku tekstowym CSV (wartości rozdzielone przecinkami).
Bazy adresowe zawierające spersonalizowane dane wczytuje się do programu AnoMail poprzez Edytor kontaktów. Następnie w Edytorze kontaktów należy kliknąć Kontakty i wybrać Importuj listę kontaktów z pliku CSV.
Czyszczenie baz adresowych to nie wszystko:
Import adresów e-mail z listów EML
Follow up czyli ponowienie wysyłki do wybranych odbiorców
