Od czego zacząć masowe wysyłki?

oprogramowanie e-mailingowe

Od czego zacząć masowe wysyłki z AnoMail?

Często kontaktują się z nami nowi użytkownicy i pytają od czego zacząć masowe wysyłki? Aby odpowiedzieć na to pytanie trzeba zwrócić uwagę na trzy aspekty tzn. komputer z którego będzie realizowana wysyłka, szybkość wychodzącego łącza internetowego oraz serwer poczty do wysyłek.

W pierwszej kolejności należy zainstalować oprogramowanie AnoMail w komputerze każdej osoby, która ma realizować mailing w Państwa firmie. Do obsługi AnoMail wystarczy zwykły komputer np. z Windows oraz minimum 4 GB RAM.

AnoMail nie obciąża zbytnio komputera więc nie trzeba posiadać najnowszego sprzętu. Nawet komputer poleasingowy sprzed 8 lat w zupełności wystarczy. Więcej na ten temat omówiono w artykule pt.: Wymagania techniczne.

Ważne łącze wychodzące tzw. upload najlepiej stałe

W przypadku wysyłki mailingu z komputera ważne jest stabilne i szybkie łącze wychodzące tzw. upload. Zalecamy korzystać z łącza internetowego o szybkości min. 1 Mbps. Przy takiej szybkości łącza wychodzącego będzie można wysłać jedną wiadomość e-mail o wadze 100 KB w ciągu sekundy. Jeżeli wiadomość będzie miała wagę 200 KB to jej wysyłka zajmie 2 sekundy itd.

Pokrewny temat: Co zrobić gdy mój adres IP jest na liście spamerskiej?

Utwórz folder na dysku sieciowym na bazy adresowe

W dalszej kolejności na dysku sieciowym lub chmurowym utworzyć folder, w którym będą przechowywane bazy adresów e-mail, wzory wiadomości itp. Potem trzeba kliknąć przycisk Akcja i wskazać programowi AnoMail gdzie na dysku będą przechowywane listy adresów e-mail. Program AnoMail domyślnie będzie zapisywał i odczytywał adresy e-mail ze wskazanej lokalizacji.

Kontakt z dostawcą poczty przed rozpoczęciem wysyłki

Następnie należy skontaktować się ze swoim dostawcą poczty i zapytać ile wiadomości w ciągu minuty, godziny lub doby możecie Państwo wysyłać. Niektórzy dostawcy poczty nakładają limity na ilość wysyłanej poczty np. 100 wiadomości na 5 minut. W związku z tym w Ustawieniach AnoMail należy spowolnić wysyłkę tak, aby program nie przekroczył tego limitu.

Rozgrzewaj IP serwera wysyłkowego czyli wysyłaj powoli

Ze względu na filtry antyspamowe lepiej wysyłać wolniej i robić kilkusekundowe przerwy po każdym wysłanym maili niż wysłać kilka tysięcy listów w krótkim czasie. Ewentualnie można wykupić osobny serwer do mailingu. Może to być serwer chmurowy lub serwer VPS z osobnym adresem IP.

AnoMail współpracuje z dowolnym serwerem POP3/SMTP oraz pozwala wysyłać pocztę także z darmowych kont pocztowych np. GMail itp. aczkolwiek nie zalecamy tego robić ze względów wizerunkowych oraz w związku z limitami, które np. w przypadku GMail wynoszą do 150 wiadomości e-mail na dobę.

Polecany artykuł: Jak wysyłać mailing aby nie trafić do spamu?

Oddziel wysyłki zapytań od mailingu do klientów

W przypadku realizacji mailingów do niezweryfikowanych baz adresowych zaleca się wykupienie oddzielnego serwera poczty i „podpięcie” go pod nową domenę wysyłkową. Dzięki temu oddzielicie Państwo wysyłki do stałych klientów od wysyłek do niezweryfikowanych odbiorców.

Gdyby okazało się, że po wysłaniu zapytań Państwa serwer wysyłkowy trafi na listy spamerskie to nie wpłynie to na wysyłki bieżącej korespondencji do stałych klientów. W przypadku wysyłki zapytań o możliwość przesłania oferty zalecamy stosować personalizację lub poczytać o tzw. cold mailingu.

Pokrewny temat: Serwery do mailingu zoptymalizowane pod AnoMail

Zadbaj o uwierzytelnienie swoich wysyłek

Dodatkowo trzeba zadbać aby wysyłki z Państwa serwerów były odpowiednio uwierzytelnione czyli żeby serwery pocztowe odbiorców „wiedziały”, że wysyłka rzeczywiście pochodzi od Państwa.

W tym celu należy skontaktować się ze swoim dostawcą poczty (swoją firmą hostingową) i poprosić aby sprawdzili czy ustawiono na Państwa serwerze/domenie następujące mechanizmy antyspamowe SPF, DMARC, DKIM oraz revDNS.

Brak któregoś z wymieniowych mechanizmów uwierzytelniających powoduje, że już na samym początku nie zależnie od tego co będziecie Państwo wysyłać z AnoMail otrzymacie punkty antyspamowe za brak wspomnianych zabezpieczeń. Zapamiętaj, że treść list analizowana jest przez filtr antyspamowy dopiero w drugiej kolejności czyli po sprawdzeniu tożsamości nadawcy.

Przygotuj treść listu bez znamion spamu

Gdy serwer wysyłkowy zostanie odpowiednio uwierzytelniony to należy w AnoMail przygotować treść listu, która nie będzie miała znamion spamu. W pierwszej kolejności w oknie edycji listu w programie AnoMail należy nacisnąć przycisk Sprawdź i zapoznać się z zaleceniami wyświetlonymi przez analizatory antyspamowe wbudowane w AnoMail.

Analizatory antyspamowe wyświetlą porady dotyczące poprawy treści listu itp. AnoMail ma wbudowane mechanizmy antyspamowe podobne do tych, które działają na serwerach pocztowych odbiorców więc pokażą Państwu co poprawić w liście aby list nie trafił do spamu.

Zalecany temat: Poznaj funkcje programu mailingowego AnoMail

Jeden duży obrazek w treści listu to duży błąd

Podstawowymi błędami, z którymi borykają się początkujący użytkownicy jest np. przygotowanie treści wiadomości e-mail składającej się z jednego dużego obrazka. Zbyt szerokie obrazki lub zajmujące całą powierzchnię listu najczęściej odpowiedzialne są za to, że list nie pojawi się w skrzynce odbiorczej adresata.

Duże obrazki należy pociąć na małe fragmenty. Grafika podzielona na małe części jest lepiej traktowana przez filtry antyspamowe niż jeden duży obrazek. W AnoMail jest dostępnych szereg funkcji do wstawiania grafiki do wiadomości e-mail w ten sposób aby ta nie miała znamion spamu.

Uważaj na spamerskie słowa i zwroty w mailingu

Kolejny błąd to treść listu zawierająca słowa, na które reagują filtry antyspamowe np. Szanowni Państwo, tylko teraz, oferta kredytu itp. AnoMail potrafi zdiagnozować te wszystkie błędy a tym samym pomoże Państwu uniknąć sytuacji, w której wysyłacie mailing trafiający do spamu tylko dlatego, że został źle przygotowany.

W naszym programie dostępne są analizatory antyspamowe, które pokażą co poprawić w wiadomości. Więcej informacji na ich temat znajdziecie Państwo w dokumentacji dołączonej do programu.

Uporządkuj bazę adresów e-mail

Program AnoMail zawiera funkcje pozwalające przeprowadzić tzw. higienę bazy adresowej. Higiena bazy adresowej polega na usunięciu z bazy nieprawidłowych lub nieaktualnych adresów e-mail.

W głównym oknie modułu wysyłkowego AnoMail należy nacisnąć przycisk Sprawdź listę i wybrać funkcję Na podstawie Walidatora MX przed wysyłką. Program pokaże Państwu, które z adresów e-mail w zakupionej bazie są nieaktualnie i nie ma sensu nic do nich wysyłać.

Nie wysyłaj na nieaktualne adresy e-mail bo trafisz do spamu

Ponadto warto użyć drugiej funkcji o nazwie Na podstawie zwrotów własnych. Ta funkcja usunie z listy wysyłkowej adresy e-mail, do których już próbowali Państwo coś wysłać ale nie udało się dostarczyć poczty np. ze względu na zapchaną skrzynkę itd.

Nigdy nie należy wysyłać ponownie poczty do odbiorców do których nie udało się wcześniej dostarczyć poczty na nieistniejące konto pocztowe. Filtry antyspamowe analizują liczbę odbić z niedostarczonej poczty. Dlatego koniecznie należy sprawdzić poprawność adresów przed wysyłką.

Brak zgód na wysyłanie zapytań i ofert

Przed samą wysyłką do niezweryfikowanej lub zakupionej bazy adresowej należy nacisnąć przycisk Brak zgód na mailing i wybrać funkcję Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam. Program AnoMail pokaże czy na Państwa liście wysyłkowej nie ma adresów osób fizycznych, firm lub organizacji, które nie życzą sobie otrzymywania żadnych zapytań oraz ofert.

Użycie tej funkcji diametralnie zmniejsza ryzyko trafienia serwera na listy spamerów bo nie będziecie wysyłać poczty do odbiorców o których wiemy, że wszystko co otrzymują zgłaszają jako spam. Oczywiście tej funkcji nie używa się w przypadku wysyłki do swoich stałych klientów.

RODO - Obowiązek informacyjny

Dodatkowo pod przyciskiem Brak zgód dostępny jest Klasyfikator adresów e-mail (RODO), który jest w stanie z Państwa bazy wydzielić adresy o charakterze danych osobowych np. jan.kowalski@niespamuj.pl i umieścić je w osobnej liście adresowej.

Do bazy adresów e-mail o charakterze danych osobowych należy dopełnić tzw. obowiązek informacyjny (klauzula informacyjna) wynikający z ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO. Innymi słowy trzeba poinformować odbiorcę kto przetwarza jego dane, w jakim zakresie, w jakim celu itd.

Zminimalizuj ryzyko blokady serwera mailingowego

Warto skorzystać z funkcji Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam oraz Klasyfikator adresów e-mail aby nie narażać się na konsekwencje prawne podczas realizacji wysyłek zapytań oraz ofert zwłaszcza jeżeli legalizujecie Państwo bazę adresów e-mail zebranych ze stron internetowych firm.

Podpisz cyfrowo (S/MIME) swoje wiadomości

W przypadku chęci wysyłania zapytań lub ofert z załącznikami i odnośnikami zamieszczonymi w treści wiadomości zalecamy włączyć podpis elektroniczny. Ta funkcjonalność pozwoli Waszej firmie wyróżnić się już na samym etapie dostarczenia wiadomości do skrzynki potencjalnego klienta.

Podpis cyfrowy S/MIME pozwala odbiorcy zweryfikować nadawcę listu a tym samym zwiększacie Państwo wiarygodność komunikacji e-mail marketingowej. Ponadto podpisana cyfrowo wiadomość otrzymuje mniej punktów antyspamowych i jest bardziej „przyjazna” dla filtrów antyspamowych.

Potrzebujesz indywidualnego wsparcia lub konsultacji?

Organizujemy konsultacje i szkolenia online

Tematyka konsultacji jest dopasowana do potrzeb zamawiającego

Nadal nie wiesz od czego zacząć masowe wysyłki?