Od czego zacząć masowe wysyłki?

oprogramowanie e-mailingowe

Od czego zacząć masowe wysyłki z AnoMail?

Często kontaktują się z nami nowi użytkownicy i pytają od czego zacząć masowe wysyłki? Aby odpowiedzieć na to pytanie trzeba zwrócić uwagę na trzy aspekty tzn. komputer z którego będzie realizowana wysyłka, szybkość wychodzącego łącza internetowego oraz serwer poczty do wysyłek.

W pierwszej kolejności należy zainstalować oprogramowanie AnoMail w komputerze każdej osoby, która ma realizować mailing w Państwa firmie. Do obsługi AnoMail wystarczy zwykły komputer np. z Windows oraz minimum 4 GB RAM.

AnoMail nie obciąża zbytnio komputera więc nie trzeba posiadać najnowszego sprzętu. Nawet komputer poleasingowy sprzed 8 lat w zupełności wystarczy. Więcej na ten temat omówiono w artykule pt.: Wymagania techniczne.

Ważne łącze wychodzące tzw. upload najlepiej stałe

W przypadku wysyłki mailingu z komputera ważne jest stabilne i szybkie łącze wychodzące tzw. upload. Zalecamy korzystać z łącza internetowego o szybkości min. 1 Mbps. Przy takiej szybkości łącza wychodzącego będzie można wysłać jedną wiadomość e-mail o wadze 100 KB w ciągu sekundy. Jeżeli wiadomość będzie miała wagę 200 KB to jej wysyłka zajmie 2 sekundy itd.

Pokrewny temat: Co zrobić gdy mój adres IP jest na liście spamerskiej?

Utwórz folder na dysku sieciowym na bazy adresowe

W dalszej kolejności na dysku sieciowym lub chmurowym utworzyć folder, w którym będą przechowywane bazy adresów e-mail, wzory wiadomości itp. Potem trzeba kliknąć przycisk Akcja i wskazać programowi AnoMail gdzie na dysku będą przechowywane listy adresów e-mail. Program AnoMail domyślnie będzie zapisywał i odczytywał adresy e-mail ze wskazanej lokalizacji.

Patrz: Poleasingowy komputer na potrzeby AnoMail

Kontakt z dostawcą poczty przed rozpoczęciem wysyłki

Następnie należy skontaktować się ze swoim dostawcą poczty i zapytać ile wiadomości w ciągu minuty, godziny lub doby możecie Państwo wysyłać. Niektórzy dostawcy poczty nakładają limity na ilość wysyłanej poczty np. 100 wiadomości na 5 minut. W związku z tym w Ustawieniach AnoMail należy spowolnić wysyłkę tak, aby program nie przekroczył tego limitu.

Rozgrzewanie IP serwera wysyłkowego czyli wolna wysyłka

Ze względu na filtry antyspamowe lepiej wysyłać wolniej i robić kilkusekundowe przerwy po każdym wysłanym maili niż wysłać kilka tysięcy listów w krótkim czasie. Ewentualnie można wykupić osobny serwer do mailingu. Może to być serwer chmurowy lub serwer VPS z osobnym adresem IP.

Czasami potrzebne będzie „wygrzanie” nowego adresu IP (serwer pocztowy) nawet kilka tygodni przed finałowymi wysyłkami gdyż filtry antyspamowe widząc pocztę z nowego adresu IP serwera, który nie ma jeszcze pozytywnej historii wysyłek mogą profilaktycznie umieścić list w spamie.

Sam Rozgrzej IP serwera lub skorzystać z dostępnych narzędzi

Na rynku jest wiele narządzi do rozgrzewania serwera poczty (np. Warmup Inbox), których używa się w celu poprawy reputacji domeny i wskaźników dostarczalności wiadomości e-mail. Narzędzia rozgrzewające zmniejsza prawdopodobieństwo, że Państwa serwer oraz domena zostaną dodane do czarnych list z powodu podejrzenia o spam. 

Tego typu narzędzie działają tak, że wysyłają do różnych serwisów (GMail, Outlook.com, Hotmail) pocztę aby filtry antyspamowe „poznały” Państwa domenę oraz przyzwyczaiły się do adresu IP Państwa serwera. Samemu też można to zrobić, na początku wysyłając pocztę małymi porcjami do GMail, Interia, Onet itd.

Rozgrzewanie serwera i domeny wysyłkowej

AnoMail współpracuje z dowolnym serwerem POP3/SMTP oraz pozwala wysyłać pocztę także z darmowych kont pocztowych np. GMail itp. aczkolwiek nie zalecamy tego robić ze względów wizerunkowych oraz w związku z limitami, które np. w przypadku GMail wynoszą do 150 wiadomości e-mail na dobę. Lepiej wysyłać z własnej domeny i własnego serwera poczty z indywidualnym adresem IP.

Polecany artykuł: Jak wysyłać mailing aby nie trafić do spamu?

Model wysyłania wiadomości poprzez serwer dostawcy poczty

W programie AnoMail należy najpierw skonfigurować ustawienia serwera pocztowego SMTP u dostawcy poczty w firmie hostingowej (ESP), podając adres serwera smtp, port (najczęściej 465 lub 587), oraz dane uwierzytelniające (login i hasło, oAUTH). W tym celu nacisnąć w głównym oknie programu przycisk Kreator.

Następnie, tworzymy wiadomość e-mail w AnoMail, wybieramy grupę odbiorców, temat i treść. Gdy klikniemy przycisk „Wyślij„, AnoMail nawiąże połączenie z serwerem poczty wychodzącej (SMTP), następnie przekaże mu wiadomości. Listy trafiają do kolejki na serwerze w Państwa firmie hostingowej (ESP, Email Service Provider) i dopiero potem są wysyłane w świat.

Schemat wysyłania poczty przez serwer dostawcy poczty

Możliwość wysyłki z pominięciem limitów na Państwa serwerze

Jeżeli Państwa dostawca poczty nakłada na Was limity na ilość wysyłanej korespondencji np. 500 wiadomości e-mail na dobę i nie chcecie zmieniać dostawcy poczty to jest możliwość wykupienia serwera wysyłkowego u naszego partnera.

W takim przypadku jest możliwość wysyłki przez nasze serwery do mailingu ale z Państwa adresów e-mail. Dzięki temu z punktu widzenia odbiorców Państwa wiadomości nic się nie zmienia. W danych nadawcy widnieje Państwa adres e-mail i odbiorcy odpowiadają na Państwa obecne konta pocztowe, w Waszej firmie hostingowej.

Aby móc skorzystać z takiej wysyłki wystarczy dodać do SPF (ang. Sender Policy Framework) w Państwa domenie wysyłkowej, adres IP naszego serwera. SPF to rekord tekstowy umieszczony w strefie DNS Państwa domeny, który zawiera informacje o adresach IP serwerów uprawnionych do wysyłania poczty w Państwa imieniu.

Każdy z użytkowników AnoMail otrzymuje zniżkę na zakup serwera od naszego partnera czyli Niebieski.net. Po zakupie serwera wysyłkowego otrzymujecie Państwo adres IP, który dopisujecie w strefie DNS Państwa domeny wysyłkowej.

Zobacz: Serwery do mailingu bez limitów godzinowych

Spowolnienie wysyłki aby rozgrzać nową domenę

Na początek polecamy nieco spowolnić wysyłkę, aby przyzwyczaić serwery odbiorców do Państwa serwera wysyłkowego. W tym celu należy przejść do Ustawień programu i ustawić aby program robił przerwy po każdym wysłanym mailu lub tak jak na poniższym rysunku. AnoMail wysyła 5 wiadomości, potem czeka 10 sekund i wysyła kolejne 5.

Bardzo ważne jest także aby włączyć tryb wysyłki jeden do jeden czyli ostatni suwak ustawiamy na 1. W tym przypadku AnoMail tworzy tyle oddzielnych wiadomości e-mail ilu odbiorców będzie na liście wysyłkowej, i przekazuje do serwera po kolei wszystkie wiadomości. Ze względów antyspamowych nie zalecamy wysyłania poczty w tzw. paczkach czyli jeden list adresowany do wielu odbiorców.

Spowolnienie wysyłki e-mailingu​ z AnoMail
Naciśnij przycisk Ustawienia i wybierz opcję Masowej korespondencji

Oddziel wysyłki zapytań od mailingu do klientów

W przypadku realizacji mailingów do niezweryfikowanych baz adresowych zaleca się wykupienie oddzielnego serwera poczty i „podpięcie” go pod nową domenę wysyłkową. Dzięki temu oddzielicie Państwo wysyłki do stałych klientów od wysyłek do niezweryfikowanych odbiorców.

Gdyby okazało się, że po wysłaniu zapytań Państwa serwer wysyłkowy trafi na listy spamerskie to nie wpłynie to na wysyłki bieżącej korespondencji do stałych klientów. W przypadku wysyłki zapytań o możliwość przesłania oferty zalecamy stosować personalizację lub poczytać o tzw. cold mailingu.

Pokrewny temat: Serwery do mailingu zoptymalizowane pod AnoMail

Projektuj szablony e-mail w sposób wizualny

W głównym oknie programu AnoMail naciśnij przycisk Nowy list. Wyświetli się okno Edytora wiadomości email, w którym pod przyciskiem Nowy znajdują się funkcje przedstawione poniżej. 

Wiadomości można tworzyć na podstawie gotowych szablonów (patrz Z szablonu użytkownika) lub projektować od podstaw w wizualnym edytorze Stripo. Program AnoMail umożliwia także korzystanie z zewnętrznych szablonów w formacie HTML, EML oraz MSG.

Projektowanie szablonów w Stripo
Edytor do wizualnego projektowania responsywnych szablonów newsletterów

Przygotuj unikalny szablon wiadomości e-mail

W przypadku wysyłki mailingu do stałych klientów zalecamy przygotować efektowny szablon zawierający logo, zdjęcia produktów oraz przyciski akcji CTA (Wezwanie do działania). Szablon można zaprojektować samemu korzystając z wizualnego edytora Stripo, który wbudowany jest w AnoMail. Ładny szablon sprawdzi się przy wysyłce newslettera.

Natomiast stosując tzw. cold mailing czyli wysyłkę do odbiorców, którzy Państwa nie znają i nie czekają na Wasze wiadomości, zalecamy upodobnić Waszą wiadomość e-mail do zwykłej wiadomości wysyłanej z takich programów jak Microsoft Outlook lub Mozilla Thunderbird. Chodzi o to aby list sprawiał wrażenie komunikacji jeden do jeden.

Tworzenie szablonu wiadomości​ email
Budowanie wiadomości w sposób wizualny z wykorzystaniem edytora Stripo

Zadbaj o uwierzytelnienie swoich wysyłek

Dodatkowo trzeba zadbać aby wysyłki z Państwa serwerów były odpowiednio uwierzytelnione czyli żeby serwery pocztowe odbiorców „wiedziały”, że wysyłka rzeczywiście pochodzi od Państwa.

W tym celu należy skontaktować się ze swoim dostawcą poczty (swoją firmą hostingową) i poprosić aby sprawdzili czy ustawiono na Państwa serwerze/domenie następujące mechanizmy antyspamowe SPF, DMARC, BIMI, DKIM oraz revDNS.

Brak któregoś z wymieniowych mechanizmów uwierzytelniających powoduje, że już na samym początku nie zależnie od tego co będziecie Państwo wysyłać z AnoMail otrzymacie punkty antyspamowe za brak wspomnianych zabezpieczeń. Zapamiętaj, że treść list analizowana jest przez filtr antyspamowy dopiero w drugiej kolejności czyli po sprawdzeniu tożsamości nadawcy.

Przygotuj treść listu bez znamion spamu

Gdy serwer wysyłkowy zostanie odpowiednio uwierzytelniony to należy w AnoMail przygotować treść listu, która nie będzie miała znamion spamu. W pierwszej kolejności w oknie edycji listu w programie AnoMail należy nacisnąć przycisk Sprawdź i zapoznać się z zaleceniami wyświetlonymi przez analizatory antyspamowe wbudowane w AnoMail.

Analizatory antyspamowe wyświetlą porady dotyczące poprawy treści listu itp. AnoMail ma wbudowane mechanizmy antyspamowe podobne do tych, które działają na serwerach pocztowych odbiorców więc pokażą Państwu co poprawić w liście aby list nie trafił do spamu.

Zalecany temat: Poznaj funkcje programu mailingowego AnoMail

Kontrola antyspamowa treści
Przed wysyłką oceń swoją wiadomość pod względem antyspamowym

Jeden duży obrazek w treści listu to duży błąd

Podstawowymi błędami, z którymi borykają się początkujący użytkownicy jest np. przygotowanie treści wiadomości e-mail składającej się z jednego dużego obrazka. Zbyt szerokie obrazki lub zajmujące całą powierzchnię listu najczęściej odpowiedzialne są za to, że list nie pojawi się w skrzynce odbiorczej adresata.

Duże obrazki należy pociąć na małe fragmenty. Grafika podzielona na małe części jest lepiej traktowana przez filtry antyspamowe niż jeden duży obrazek. W AnoMail jest dostępnych szereg funkcji do wstawiania grafiki do wiadomości e-mail w ten sposób aby ta nie miała znamion spamu.

Uważaj na spamerskie słowa i zwroty w mailingu

Kolejny błąd to treść listu zawierająca słowa, na które reagują filtry antyspamowe np. Szanowni Państwo, tylko teraz, oferta kredytu itp. AnoMail potrafi zdiagnozować te wszystkie błędy a tym samym pomoże Państwu uniknąć sytuacji, w której wysyłacie mailing trafiający do spamu tylko dlatego, że został źle przygotowany.

W naszym programie dostępne są analizatory antyspamowe, które pokażą co poprawić w wiadomości. Więcej informacji na ich temat znajdziecie Państwo w dokumentacji dołączonej do programu.

Uporządkuj bazę adresów e-mail

Program AnoMail zawiera funkcje pozwalające przeprowadzić tzw. higienę bazy adresowej. Higiena bazy adresowej polega na usunięciu z bazy nieprawidłowych lub nieaktualnych adresów e-mail.

W głównym oknie modułu wysyłkowego AnoMail należy nacisnąć przycisk Sprawdź listę i wybrać funkcję Na podstawie Walidatora MX przed wysyłką. Program pokaże Państwu, które z adresów e-mail w zakupionej bazie są nieaktualnie i nie ma sensu nic do nich wysyłać.

Nie wysyłaj na nieaktualne adresy e-mail bo trafisz do spamu

Ponadto warto użyć drugiej funkcji o nazwie Na podstawie zwrotów własnych. Ta funkcja usunie z listy wysyłkowej adresy e-mail, do których już próbowali Państwo coś wysłać ale nie udało się dostarczyć poczty np. ze względu na zapchaną skrzynkę itd.

Nigdy nie należy wysyłać ponownie poczty do odbiorców do których nie udało się wcześniej dostarczyć poczty na nieistniejące konto pocztowe. Filtry antyspamowe analizują liczbę odbić z niedostarczonej poczty. Dlatego koniecznie należy sprawdzić poprawność adresów przed wysyłką.

Brak zgód na wysyłanie zapytań i ofert

Przed samą wysyłką do niezweryfikowanej lub zakupionej bazy adresowej należy nacisnąć przycisk Brak zgód na mailing i wybrać funkcję Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam. Program AnoMail pokaże czy na Państwa liście wysyłkowej nie ma adresów osób fizycznych, firm lub organizacji, które nie życzą sobie otrzymywania żadnych zapytań oraz ofert.

Użycie tej funkcji diametralnie zmniejsza ryzyko trafienia serwera na listy spamerów bo nie będziecie wysyłać poczty do odbiorców o których wiemy, że wszystko co otrzymują zgłaszają jako spam. Oczywiście tej funkcji nie używa się w przypadku wysyłki do swoich stałych klientów.

Warto także skorzystać z funkcji „Sprawdź nazwę firmy oraz profil działalności”, która połączy się ze stroną internetową właściciela adresu e-mail i pobierze podstawowe informacje o nim. Dzięki temu będzie widać czy wszystkie kontakty z listy wysyłkowej pasują do Państwa grupy docelowej. To jest szczególnie istotne w przypadku wysyłki zapytań o możliwość przesłania oferty.

Brak zgód na mailing w AnoMail
Ogranicza ryzyko trafienia serwera wysyłkowego na listę spamerów

RODO - Obowiązek informacyjny

Dodatkowo pod przyciskiem Brak zgód dostępny jest Klasyfikator adresów e-mail (RODO), który jest w stanie z Państwa bazy wydzielić adresy o charakterze danych osobowych np. jan.kowalski@niespamuj.pl i umieścić je w osobnej liście adresowej.

Do bazy adresów e-mail o charakterze danych osobowych należy dopełnić tzw. obowiązek informacyjny (klauzula informacyjna) wynikający z ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO. Innymi słowy trzeba poinformować odbiorcę kto przetwarza jego dane, w jakim zakresie, w jakim celu itd.

Zminimalizuj ryzyko blokady serwera mailingowego

Warto skorzystać z funkcji Sprawdź listę pod kątem zgłaszających spam oraz Klasyfikator adresów e-mail aby nie narażać się na konsekwencje prawne podczas realizacji wysyłek zapytań oraz ofert zwłaszcza jeżeli legalizujecie Państwo bazę adresów e-mail zebranych ze stron internetowych firm.

Podpisz cyfrowo (S/MIME) swoje wiadomości

W przypadku chęci wysyłania zapytań lub ofert z załącznikami i odnośnikami zamieszczonymi w treści wiadomości zalecamy włączyć podpis elektroniczny. Ta funkcjonalność pozwoli Waszej firmie wyróżnić się już na samym etapie dostarczenia wiadomości do skrzynki potencjalnego klienta.

Podpis cyfrowy S/MIME pozwala odbiorcy zweryfikować nadawcę listu a tym samym zwiększacie Państwo wiarygodność komunikacji e-mail marketingowej. Ponadto podpisana cyfrowo wiadomość otrzymuje mniej punktów antyspamowych i jest bardziej „przyjazna” dla filtrów antyspamowych.

Utwórz landing page w domenie wysyłkowej

Wysyłając pocztę nie należy zapominać o tym, że nowoczesne filtry antyspamowe np. Google lub Microsoft sprawdzają także czy w domenie, z której wysyłana jest poczta, znajduje się strona internetowa. Dzieje się tak dlatego, że firmy rozsyłające spam, kupują wiele domen i wysyłają z nich niezamówioną informację handlową.

Nadawcy spamu zazwyczaj nie tworzą żadnych stron w domenach wysyłkowych, bo nie ma na to czasu lub mają za dużo domen aby do każdej z nich tworzyć witrynę. Dlatego mechanizm antyspamowy zakłada, że jeżeli w domenie nie ma uruchomionej witryny internetowej, to zapewne wiadomość będzie spamem. Rzadko zdarza się aby firma wysyłająca zwykłą korespondencje e-mail nie posiadała swojej strony internetowej, w domenie wysyłkowej.

Statyczna strona z przekierowaniem do właściwej domeny

Aby uniknąć automatycznego oznaczenia listu jako spam, należy utworzyć w domenie wysyłkowej, prostą stronę internetową np. landing page i umieścić na niej podstawowe informacje o firmie lub ofercie.

Landing page to strona docelowa, do której kieruje się odbiorcę oglądającego reklamę zamieszczoną w wiadomości e-mail. Na stronie można dodać przycisk akcji (ang. CTA czyli Call To Action) wzywający do działania np. Sprawdź ofertę, po kliknięciu którego nastąpi przekierowanie do głównej strony firmy.