Legalizacja baz adresowych zebranych z internetu

automatyczne pozyskiwanie zgód

zdobywanie zgód czyli legalizacja baz adresowych

Legalizacja adresów e-mail z kupionej bazy lub pobranych z internetu polega na pozyskaniu zgód marketingowych od odbiorców znajdujących się w Państwa bazie. Zgodnie z obowiązującym prawem należy pozyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgodę na wykorzystanie systemów do marketingu bezpośredniego oraz zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Legalizacja baz adresowych polega na pozyskaniu zgód marketingowych na wysłanie ofert od odbiorców, których adresy zakupili Państwo lub zebrali ze stron internetowych firm.

Zgoda na wysłanie oferty potrzebna od samego początku

Zgodnie z nowelizacją ustawy o prawie telekomunikacyjnym (zmiany z 25 grudnia 2014 r.) nie można wysyłać ofert (informacji handlowych) na ogólne adresy firm, imienne adresy pracowników oraz adresy osób fizycznych bez ich zgody. To samo dotyczy rozporządzenia RODO, które reguluje kwestie przetwarzania danych osobowych (w tym adresów e-mail). Legalizacja baz adresowych dotyczy wszystkich adresów e-mail. W obecnym stanie prawnym trzeba mieć zgodę odbiorcy niezależnie od tego czy posiadamy adresy imienne jan.kowalski@ czy też ogólne np. biuro@

Najpierw zgoda na mailing a dopiero potem informacja handlowa

Innymi słowy zanim wyślemy ofertę musimy pozyskać co najmniej trzy zgody tj. zgodę na wykorzystanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego (zgodnie z art. 172 Prawa telekomunikacyjnego) oraz zgodę na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zgodnie z art. 10 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) a także zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych). Zgody takie można pozyskać umieszczając np. na Państwa stronie internetowej, formularz zapisu do newslettera, który będzie zawierał odpowiednie klauzule.

Wstawianie linku "zgody" czyli automatycznego zapisu do danej grupy

RODO oraz obowiązek informacyjny czyli klauzula informacyjna

Przypominamy także, że z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie RODO (GDPR) tzn. nowe rozporządzenie unijne dotyczące ochrony danych osobowych. RODO obejmuje wszystkie firmy, które gromadzą i wykorzystują dane osób fizycznych. W związku z tym dzięki Internetowemu modułowi subskrypcji do AnoMail będziecie Państwo mogli pozyskać stosowane zgody na np. przetwarzanie danych osobowych, wykorzystanie danych w celach marketingowych, profilowanie ofert itd. Sami ustawiacie jakie zgody chcecie pozyskać, które ze zgód mają być opcjonalne a które obligatoryjne.

Imienny adres pracownika może stanowić dane osobowe

Ponadto w przypadku każdego z adresów e-mail o charakterze danych osobowych należy spełnić obowiązek informacyjny i przesłać klauzulę informacyjną. Klauzula informacyjna dotyczy przetwarzania danych osobowych osoby fizycznej, od której uzyskano dane osobowe np. imienny adres e-mail. Klauzula informacyjna to tekst zawierający podstawowe informacje na temat tego kto, w jakim celu i jak długo będzie przetwarzał dane osobowe np. imienny adres e-mail pracownika.

W założeniu chodzi o to aby poinformować osobę fizyczną o tym, że przetwarzacie jej dane osobowe, jakie w związku z tym przysługują jej prawa, w jakim celu przetwarzane są jej dane itd. Klauzula informacyjna ma formę tekstową i wynika z obowiązku informacyjnego administratora danych osobowych zgodnie z postanowieniem art. 24 lub art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych.

Automatyczne pozyskiwanie zgód marketingowyh

W związku z powyższym oferujemy Państwu oprogramowanie, które pozwala zautomatyzować proces pozyskiwania zgód marketingowych na przesyłanie informacji handlowych zgodnie z wymogami RODO. Program umożliwia zbieranie adresów e-mail ze stron internetowych, ich weryfikację pod względem poprawności i aktualności. Jest to prawdopodobnie pierwsze tego typu rozwiązanie w Polsce, które pozwala również na tzw. legalizację baz danych czyli uzyskanie zgód marketingowych od osób, których adresy pobrali Państwo z internetu lub zakupili od firm sprzedających bazy adresów e-mail.

Legalizując bazy adresowe nie zapomnij o linku wypisania

W przypadku wysyłek np. do USA zalecamy zapoznać się z „US CAN-SPAM Act” czyli do każdej wiadomości handlowej wysłanej do odbiorcy z obszaru Stanów Zjednoczonych i nie tylko wystarczy wstawić link rezygnacji (ang. opt-out). Natomiast jeżeli chodzi o pozyskiwanie zgód na wysyłanie ofert na terenie Unii Europejskiej bazy należy budować poprzez formularz na stronie z weryfikacją adresu e-mail (ang. double opt-in) oraz klauzulami zawierającymi poniższe zgody marketingowe.

Odbiorca sam zaznacza zgody marketingowe

Internetowy moduł subskrypcji online AnoMail umożliwia automatyczną obsługę zapisów, zgód, rezygnacji, przepisywania z grup oraz zastrzegania adresów w przypadku wysyłki zapytań. Nie wymusza konieczności potwierdzania adresu e-mail od Państwa klientów. Ponadto obsługuje klauzule marketingowe, które mogą być wymaganie podczas zapisu do newslettera na stronie. W związku z tym legalizacja baz adresowych powinna przebiec szybko i zgodnie z wymogami prawa.

Przykładowe klauzule, które klient musi zaakceptować:

  • Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych.
  • Zgoda na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną.
  • Zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego.
Legalizacja baz - Klauzule marketingowe
Państwo decydujecie, które klauzule mają się wyświetlać, które mają być wymagane itd.

Jak wygląda pozyskiwanie zgód na mailing?

Załóżmy, że zakupili Państwo bazę adresów e-mail firm i zgodnie z nowelizacją ustawy o prawie telekomunikacyjnym oraz RODO chcecie uzyskać zgodę właściciela adresu e-mail na przesłanie informacji handlowej ale jak to zrobić przy jak najmniejszych nakładach pracy i minimalnych kosztach?

Wysyła się wiadomość w której umieszcza się link do modułu subskrypcji online umieszczonego na Państwa stronie. Po kliknięciu odbiorcy wyświetla się prośba o wyrażenie zgody na kontakt w celach marketingowych. Gdy odbiorca zaznaczy zgody jego adres e-mail jest potwierdzany i trafia do bazy na Państwa serwerze. Gdy zadzwoni do Was za rok z pytaniem kiedy i jakie zgody wyraził to wszystko będzie zapisane w programie AnoMail.

Dodatkowo na etapie wyrażania zgody na zapis do grupy klienci sami mogą się segmentować czyli określać jaka tematyka (oferta) ich interesuje. Oczywiście w razie konieczności może być włączony zapis tylko do jednej grupy lub kilku równocześnie.

Automatyzacja zapytań ofertowych
Odbiorca może wybrać, do której grupy chce się zapisać

Legalizacja baz adresowych pobranych z Internetu

Jak wspomniano wcześniej legalizacja baz adresowych zebranych z internetu polega na uzyskaniu wcześniejszej zgody adresata na przesłanie informacji handlowej. Informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy, marki, witryny internetowej itp. W związku z tym chcąc przesłać ofertę do osób z zakupionej bazy adresowej najpierw należałoby wysłać zapytanie o możliwość przesłania oferty lub przygotować wiadomość tak aby nie przypominała informacji handlowej.

Informacją handlową nie jest informacja umożliwiająca porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacja o towarach lub usługach niesłużąca osiągnięciu efektu handlowego. Korzystając z funkcji pełnej personalizacji w AnoMail można przygotować wiadomość e-mail w takiej formie aby odbiorca listu odniósł wrażenie, że wiadomość została wysłana tylko do niego.

AnoMail i personalizacja na potrzeby cold mailingu

Zapytanie o możliwość przesłania oferty w programie AnoMail można tak napisać aby przypominało zwykłą korespondencję czyt. cold mailing. Cold e-mail (zimny mail) to jeden z popularnych modeli pozyskiwania wartościowych klientów. AnoMail jest doskonałym narzędziem, które pozwala prowadzić skuteczne wysyłki cold mailingu. Przy czym do cold mailingu potrzebne są bazy zawierające dodatkowe informacje o odbiorcy, które można wykorzystać pisząc zapytanie.

Jak pozyskać zgody marketingowe?

na przesyłanie informacji handlowych

Przygotuj treść listu

Do treści listu wstaw link po kliknięciu ktoś od razu zostanie dopisany do bazy "zgód" lub będzie musiał potwierdzić klauzule marketingowe

Wyślij zapytanie

Wysyłasz mailing do całej bazy i program czeka aż odbiorca kliknie w link zgody lub rezygnacji

Odbiorca klika zgodę

Wyświetla się Twoja strona i następuje potwierdzenie zapisana lub pojawiają się klauzule marketingowe, które odbiorca musi zaznaczyć

Zapisujemy zgodę

Odbiorca zostaje zapisany do bazy na Państwa serwerze i jego adres e-mail pojawia się w bazie jako potwierdzony

Bazy adresowe zebrane z internetu

W programie AnoMail wczytuje się bazę adresów e-mail z plików tekstowych, skoroszytów Excela itp. Następnie tworzy się treść zapytania, w którym wstawia się linki z zapytaniem czy klienta interesuje np. oferta X czy oferta Y itd. Można wstawić jeden link lub kilka linków tematycznych. Najczęściej w wiadomości umieszcza się kilka linków do różnych grup tematycznych np. Ubezpieczenia mieszkania, Ubezpieczenia na życie itp. Dodatkowo w stopce listu wstawia się link Zastrzeżenia/rezygnacji po kliknięciu którego odbiorca zastrzega swój adres aby nie otrzymywać w przyszłości kolejnych zapytań.

Wyślij mailing z linkiem do zapisania oraz wypisania

Następnie wysyła się mailing do wybranych odbiorców (czyt. segmentacja klientów). W momencie gdy odbiorca kliknie w określony link zostaje zapisany do wybranej grupy tematycznej a nasz system zapisuje wszystkie informacje niezbędne później do weryfikacji zgody tj. kiedy klient wyraził zgodę, jaką grupę wybrał oraz z jakiego adresu IP nastąpiło kliknięcie itd. W każdej chwili odbiorca może zrezygnować z otrzymywania kolejnych zapytań w przyszłości lub zastrzec swój adres e-mail.

Przykład zapytania o możliwość przesłania oferty

Mail akwizycyjny w celu pozyskania zgody na mailing

Program AnoMail można skonfigurować tak aby pozwalał zapisać osobę do danej grupy tematycznej tylko wtedy gdy zaznaczy określone zgody np. zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych itd.

Zgody mogą być obligatoryjne lub opcjonalne. Treść, ilość zgód itd. ustawiacie Państwo samodzielnie bezpośrednio w programie AnoMail. Po zatwierdzeniu zgody pojawiają się na Państwa stronie internetowej.

Dodatkowo na stronie internetowej Państwa firmy można umieścić formularz zapisu do newslettera z obsługą klauzul marketingowych i wyborem grup tematycznych. Na poziomie zapisu do newslettera Państwa klient sam może wybrać co go interesuje np. Wyprzedaże lub Nowości. Dzięki temu zwiększa się skuteczność późniejszych wysyłek z kilku, nawet do kilkunastu procent gdyż wysyłamy do odbiorcy to co go interesuje.

Jeżeli dodatkowo zastosujemy dynamiczne targetowanie czyli wyślemy kolejne oferty tylko do tych osób, które poprzednio odczytały naszą wiadomość to zwiększamy skuteczność o kolejne kilka procent a to już przekłada się na wymierne korzyści dla Państwa firmy.

Wszystkie zgody można łatwo zweryfikować

Podczas zapisu na stronie klient zaznacza klauzule marketingowe np. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych… oraz wyrażam zgodę na przetwarzanie adresu e-mail w celach marketingowych. W każdej chwili taką zgodę będzie można zweryfikować co jest zgodne z zapisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Treść klauzul czyli tekstów sami Państwo ustawiacie z poziomu programu AnoMail w Państwa komputerze.

Legalizacja baz adresowych zebranych z internetu​
Odbiorca potwierdza zapis do wybranej grupy i zaznacza klauzule marketingowe

Segmentacja klientów na etapie zbierania zgód

Internetowy moduł subskrypcji do AnoMail umożliwia obsługę wielu grup tematycznych do których odbiorca może zapisać się poprzez stronę internetową lub bezpośrednio z linka przesłanego w wiadomości e-mail. Na głównej stronie umieszcza się formularz subskrypcji z prośbą o podanie adresu e-mail. Po jego wpisaniu klient zostanie poproszony o wybór grup tematycznych oraz będzie musiał zaznaczyć klauzule marketingowe, które ustawiacie Państwo w programie AnoMail.

Moduł umożliwia „połączenie” Państwa strony internetowej z programem AnoMail. Oznacza to, że adresy e-mail osób zapisujących się lub wypisujących z biuletynu zostaną automatycznie dodane lub usunięte z grup wysyłkowych w programie AnoMail. Ponadto moduł pozwala na pozyskiwanie zgód marketingowych w przypadku wysyłania zapytań o możliwość przesłania informacji handlowych (oferty).

Moduł subskrypcji online przydaje się przede wszystkim w sytuacji, w której na Państwa stronie internetowej potencjalni klienci mogą zapisywać się do wielu grup tematycznych np. newsletter promocje, wyprzedaże, nowości itp. oraz wtedy, gdy wysyłacie mailing z zapytaniami i dajecie odbiorcy od razu wybór grupy do której ma się zapisać np. Ubezpieczenia na życie, ubezpieczenia zdrowotne itd. Klient klika w link i od razu zapisany jest do danej grupy tematycznej, która dostępna jest z poziomu programu AnoMail.

Automatyczna obsługa rezygnacji

Internetowy moduł subskrypcji można wykorzystać do wstawienia linku wypisania tj. rezygnacji. Moduł oferuje kilka poziomów rezygnacji z mailingów tj. odbiorca może wypisać się poprzez link wstawiony do treści listu z danej grupy, wszystkich grup lub zastrzec swój adres e-mail aby nigdy nie otrzymywać od Państwa żadnej korespondencji. Moduł newslettera działa bezobsługowo 24h na dobę na Państwa serwerze.

Producent AnoMail nie ma dostępu do Państwa adresów zarówno tych, które znajdują się w Państwa komputerze jak i tych, które znajdują się na Państwa serwerze. W związku z tym nie ma konieczności podpisywania z firmą AnoMail Software umowy na przetwarzanie danych osobowych.

Inne ciekawe artykuły: