Seryjna wysyłka dokumentów z personalizacją
indywidualne pisma w PDF
Seryjna wysyłka dokumentów PDF
Seryjna wysyłka dokumentów dostępna w AnoMail Premium umożliwia automatyczne przygotowanie i przesłanie spersonalizowanego pisma do każdego odbiorcy z listy wysyłkowej. Mechanizm działa na podobnej zasadzie jak korespondencja seryjna w programie Microsoft Word, jednak został rozszerzony o funkcje związane z wysyłką wiadomości e-mail, generowaniem plików PDF oraz ochroną poufnych informacji.
Rozwiązanie sprawdza się wszędzie tam, gdzie firma musi wysłać ten sam rodzaj dokumentu do wielu osób, ale treść każdego pisma powinna zawierać indywidualne informacje dotyczące konkretnego odbiorcy.
W razie potrzeby wysyłany dokument PDF może być dodatkowo zabezpieczony indywidualnymi hasłami oraz chroniony przed zmianami, wydrukiem itd. Plik może składać się z dowolnej ilości stron więc ten mechanizm sprawdzi się w przypadku wysyłania indywidualnych umów, ofert, tajnych sprawozdań itp.
Zobacz: Jak przygotować bazę w programie Microsoft Excel 365?
Masowa wysyłka spersonalizowanych dokumentów jako załączniki w PDF
Jak działa seryjne generowanie pism w AnoMail?
Pierwszym krokiem jest przygotowanie dokumentu wzorcowego w formacie DOCX, na przykład w programie Microsoft Word 365 lub LibreOffice. Może to być wezwanie do zapłaty, informacja o rozliczeniu, zaświadczenie, decyzja, zawiadomienie, potwierdzenie, indywidualna oferta lub dowolne inne pismo firmowe.
W odpowiednich miejscach dokumentu umieszcza się znaczniki personalizacji, takie jak:
- #IME# – imię odbiorcy np. Jan.
- #NZW# – nazwisko np. Kowalski.
- #FMA# – nazwa firmy.
- #NIP# – numer NIP.
- #ETK# – etykieta czyli łączona nazwa np. Imię i nazwisko,
- #INF# – informacja o wykonanej usłudze.
- #PP1# – np. indywidualna kwota.
- #PP2# – termin płatności lub realizacji.
Zakres wykorzystywanych pól korespondencji seryjnej może zostać dopasowany do rodzaju przygotowywanego dokumentu. W sumie można użyć do 35 znaczników personalizacji, które uzupełniane są indywidualnymi danymi zależnymi od adresata listu.
Następnie do AnoMail wczytywana jest baza odbiorców, na przykład z arkusza Microsoft Excel. Poszczególne kolumny bazy zawierają dane odpowiadające znacznikom umieszczonym w dokumencie wzorcowym: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres, numer dokumentu, kwotę, termin lub inne informacje.
Program łączy wzór pisma z danymi konkretnego odbiorcy, tworzy indywidualny dokument PDF, a następnie wysyła osobną wiadomość e-mail z właściwym załącznikiem. Każdy adresat otrzymuje dokument przygotowany wyłącznie na podstawie przypisanych do niego danych.
Co więcej można personalizować nazwy załączników więc plik PDF może mieć numer faktury lub dowolną nazwę związaną z odbiorcą.
Pokrewny temat: Jak personalizować dyplomy i certyfikaty?
Baza danych z polami personalizacji
Ochrona poufnych dokumentów
Wygenerowane załączniki PDF mogą być zabezpieczane indywidualnymi hasłami. Oznacza to, że każdy odbiorca może otrzymać dokument chroniony innym hasłem, zapisanym w bazie kontaktów. Wcześniej oczywiście trzeba utworzyć w Excelu kolumnę „Hasło” (pole #RBT#) i przypisać indywidualne hasła do poszczególnych odbiorców.
Zobacz: Generator unikalnych haseł do szyfrowania załączników
Funkcja zabezpieczenia pliku PDF jest przydatna podczas przekazywania dokumentów zawierających dane osobowe, informacje finansowe, rozliczenia, wynagrodzenia, numery klienta lub inne poufne informacje.
Nawet w przypadku omyłkowego przekazania pliku osobie nieuprawnionej jego zawartość pozostaje zabezpieczona przed odczytaniem. AnoMail szyfruje dokument więc jeżeli hasło będzie odpowiednio długie min. 8 znaków (zalecane 16 znaków) to jego złamanie nie będzie możliwe.
Zobacz także: Jak zabezpieczyć dyplomy z danymi osobowymi?
Ochrona poufnych danych w dokumencie PDF
Zalety seryjnej wysyłki pism i dokumentów
Seryjna wysyłka dokumentów pozwala ograniczyć czas potrzebny na ręczne przygotowywanie pism, zapisywanie ich jako pliki PDF, nadawanie nazw oraz dołączanie do kolejnych wiadomości.
Automatyzacja zmniejsza również ryzyko pomyłek, takich jak wysłanie dokumentu niewłaściwej osobie, pozostawienie danych poprzedniego odbiorcy w treści pisma albo dołączenie nieodpowiedniego załącznika.
Dodatkową zaletą jest możliwość zachowania jednolitego wyglądu wszystkich dokumentów. Wzór DOCX może zawierać firmowe logo, nagłówki, stopki, tabele, elementy graficzne oraz ustalony układ treści.
Pokrewny temat: Jak wysyłać spersonalizowane faktury lub proformy?
Dla kogo przeznaczona jest seryjna wysyłka dokumentów?
Generator seryjnych pism na podstawie szablonów w Microsoft Word może być wykorzystywany między innymi przez:
- biura rachunkowe i działy księgowości,
- spółdzielnie oraz wspólnoty mieszkaniowe,
- działy kadr i administracji,
- kancelarie i firmy windykacyjne,
- szkoły, fundacje i stowarzyszenia,
- firmy ubezpieczeniowe i finansowe,
- przedsiębiorstwa obsługujące dużą liczbę klientów lub kontrahentów.
AnoMail łączy przygotowanie dokumentów w środowisku Microsoft Word z automatyczną personalizacją, konwersją do formatu PDF, ochroną hasłem oraz indywidualną wysyłką wiadomości e-mail.
Jest to rozwiązanie dla firm i instytucji, które chcą bezpiecznie wysyłać spersonalizowane dokumenty, bez konieczności ręcznego tworzenia setek osobnych plików i wiadomości.
Podpis cyfrowy wiadomości e-mail (S/MIME)
W AnoMail każda wysyłana wiadomość e-mail może zostać podpisana cyfrowo przy użyciu standardu S/MIME. Podpis obejmuje zarówno treść wiadomości, jak i dołączone do niej pliki, w tym wygenerowany dokument PDF. Dzięki temu odbiorca może zweryfikować, że wiadomość została wysłana przez zaufanego nadawcę, a jej zawartość nie została zmieniona po wysłaniu.
Program pocztowy odbiorcy może wyświetlić informację o poprawnym podpisie, dane właściciela certyfikatu oraz urząd certyfikacji, który go wystawił. Podpis S/MIME zwiększa wiarygodność korespondencji firmowej, szczególnie podczas wysyłania faktur, wezwań do zapłaty, rozliczeń, zaświadczeń, umów oraz innych ważnych dokumentów.
Należy przy tym pamiętać, że podpis cyfrowy potwierdza autentyczność nadawcy i integralność wiadomości, natomiast nie szyfruje jej treści. Poufność korespondencji może zostać dodatkowo zwiększona przez szyfrowanie S/MIME lub zabezpieczenie załącznika PDF indywidualnym hasłem.
Personalizacja zwiększa dostarczalność poczty
Personalizacja sprawia, że każda wysyłana wiadomość różni się od pozostałych i lepiej odpowiada sytuacji konkretnego odbiorcy. Warto wykorzystywać znaczniki personalizacji nie tylko w treści e-maila, lecz także w temacie wiadomości oraz w danych odbiorcy, na przykład imię, nazwę firmy, numer klienta, nazwę usługi, termin lub inne informacje związane z daną sprawą.
Dzięki temu wiadomość wygląda jak indywidualna korespondencja, a nie identyczny mailing wysłany jednocześnie do dużej grupy osób. Może to zwiększać liczbę otwarć, odpowiedzi i innych pozytywnych reakcji odbiorców, co pośrednio wspiera reputację nadawcy oraz dostarczalność kolejnych wiadomości.
Spersonalizowana treść powinna brzmieć naturalnie. Nadużywanie imienia, przypadkowe wstawianie danych lub sztuczne zdania mogą wywołać efekt odwrotny. Najlepszy rezultat daje wiadomość napisana w taki sposób, aby odbiorca miał wrażenie, że została przygotowana specjalnie dla niego.
Jak dodać tagi personalizacji do treści e-maila?
Inne tematy dot. wysyłania pism i newsletterów
Import adresów e-mail z plików MSG programu Outlook
Funkcja importu adresów z listu programów Microsoft Outlook (MSG) wymaga użycia konwertera, który zamieni listy z formatu MSG (Outlook) do formatu EML (Live Mail). Konwerter listów z formatu MSG do EML znajduje się w module wysyłkowym AnoMail pod przyciskiem Importuj.
Odmiana imion przez przypadki i korzystanie ze zwrotów zależnych od płci
AnoMail pozwala wysyłać w pełni spersonalizowane e-mailingi w tym zwracać się do odbiorcy po imieniu a nawet odmieniać jego imię przez przypadki. Aby tego dokonać należy kliknąć Nowy list a następnie wybrać funkcję Personalizacja, potem wybrać Wstaw imię odbiorcy (np. Grzegorz) lub Wstaw imię w wołaczu (np. Grzegorzu).
Jak zgodnie z prawem prosić klientów o zgodę na newsletter?
Z artykułu dowiesz się jak można legalnie pozyskiwać zgody na wysyłanie newslettera do stałych klientów, których masz w swojej bazie ale wcześniej nie prosiłeś ich o zgodny na otrzymywanie newslettera lub informacji handlowych
