Program do wysyłania ofert

drogą elektroniczną e-mail

Program do wysyłania ofert

Zapewne posiadacie Państwo grupę stałych klientów, których chcielibyście informować na bieżąco o nowych produktach lub usługach. W związku z tym przyda Wam się program do wysyłania ofert drogą elektroniczną. Nasze oprogramowanie e-mailingowe AnoMail każdego klienta traktuje indywidualnie.

Dla programu AnoMail nie ma znaczenia ile osób posiadacie w swojej bazie adresowej gdyż każda wiadomość e-mail jest generowana oddzielnie. To tak jakbyście do każdej osoby z Waszej książki kontaktowej w swoim programie pocztowym np. Microsoft Outlook wysłali osobną wiadomość e-mail.

Odbiorca nie widzi, że oferta została wysłana do innych

W przypadku programu do mailingu AnoMail żaden z odbiorców nie zobaczy, że list został wysłany do innych osób. Jeżeli dobrze przygotujecie treść wiadomości to odbiorca odniesie wrażenie że oferta handlowa została wysłana tylko i wyłącznie do niego. Co więcej, każdy z odbiorców może otrzymać indywidualną ofertę tzn. Kowalski zobaczy inną treść niż Nowak.

Personalizuj teksty ofertowe, obrazki lub nawet załączniki

Można iść krok dalej i oprócz dynamicznej treści zależnej od odbiorcy, wysyłać zróżnicowane załączniki zawierające indywidualne cenniki lub nawet personalizowane obrazki, które pojawiać się będą w treści wiadomości. Wszystko zależy od Państwa potrzeb i kreatywności. My dostarczamy program do wysyłania ofert jako narzędzie, które może zautomatyzować proces wysłania cenników, kuponów, e-voucherów itp. a Państwo decydujecie w jakim stopniu je wykorzystać.

Patrz także: Autoresponder do automatycznego wysyłania ofert

Wysyłka ofert handlowych z AnoMail

Osoby, które są przyzwyczajone do tworzenia wiadomości bezpośrednio w swoim ulubionym programie np. Mozilla Thunderbird lub Microsoft Outlook, mogą nadal to robić. Wiadomość email z programu Thunderbird lub Outlook może być odczytana w programie AnoMail a następnie rozesłana masowo do wielu tysięcy odbiorców. Przy czym każdy odbiorca otrzymuje jedną wiadomość zaadresowaną tylko do niego.

Patrz: Indywidualne konsultacje i szkolenia z mailingów

Aby wysłać ofertę handlową należy kliknąć w głównym oknie programu AnoMail przycisk Nowy list a następnie odczytać swój szablon graficzny (plik HTML, EML lub MSG) do którego będą wstawione pola personalizacji. Dane z pól personalizacji zostaną uzupełnione przez AnoMail danymi z Państwa bazy adresowej. Dla przykładu pole #FMA# zostanie zastąpione nazwą firmy do której wysyłana jest oferta.

Baza adresowa w Microsoft Excel lub Edytorze kontaktów z AnoMail

Wcześniej oczywiście należy wczytać do programu AnoMail, bazę kontaktów zawierającą dane, które mają być użyte do wysyłania oferty. W tym celu w głównym oknie AnoMail należy nacisnąć przycisk Kontakty (Odbiorcy) i wybrać funkcję Edycja bazy adresowej w Edytorze kontaktów. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule pt.: „Format bazy adresowej do spersonalizowanej wysyłki„.

Bazę kontaktów na potrzeby mailingu ofertowego można tworzyć bezpośrednio w AnoMail lub skorzystać z programu Microsoft Excel. W takim przypadku używa się tabeli, która składa się z kolumn i wierszy. Każda kolumna to inne pole z danymi odbiorcy. Na przykład kolumna #EMAIL# zawiera adresy e-mail odbiorców. Kolumna #FMA# przechowuje nazwy firm do których będzie wysyłana oferta handlowa itd. Z kolei w wierszach będą znajdowały się rekordy czyli poszczególni odbiorcy.

Segmentacja odbiorców i dopasowanie oferty do ich upodobań

Pojedyncza grupa odbiorców może mieć do 100 tys. rekordów. Natomiast ilość grup jest ograniczona ilością wolnego miejsca na Państwa dysku. Grupy odbiorców można segmentować czyli dzielić ich na podstawie charakterystycznych cech, preferencji lub zachowań. Segmentacja klientów pozwala ukierunkować działania marketingowe na różne grupy np. wysyłamy pocztę tylko do firm ze śląska. Takie działania pozwalają tworzyć personalizowane oferty i przez to zwiększyć zyski przedsiębiorstwa.

Personalizuj oferty aby zwiększyć angażowanie klientów

Będąc w oknie edycji wiadomości e-mail można odczytać szablon graficzny. Potem trzeba umieścić w nim pola personalizacji. W tym celu ustawia się kursor w miejscu do którego zostanie wstawione pole np. #WIM# (imię odbiorcy w wołaczu np. Grzegorzu).

Następnie kliknąć ikonę Personalizacja i wybrać opcję Wstaw imię w wołaczu. AnoMail wstawi do listu pole #WIM#, które w trakcie wysyłki zostanie uzupełnione właściwymi danymi. Dostęp do popularnych zmiennych można uzyskać wybierając funkcję Więcej pól personalizacji (patrz rys. poniżej). Odbiorca widząc informacje (temacie lub treści) z którymi się identyfikuje np. nazwę jego firmy, z pewnością od razu nie skasuje Państwa listu tylko przeczyta jego treść.

Nie masz w bazie imion, nazwisk oraz nazw firm?

Program potrafi na podstawie adresu e-mail odbiorcy rozpoznać polskie imiona i nazwiska oraz płeć odbiorcy. Może też uzupełnić dane firmy (nazwa i profil działalności) pobierając je bezpośrednio z oficjalnej witryny przedsiębiorstwa. To z pewnością pomoże Państwu w uatrakcyjnieniu ofert handlowych wysyłanych za pośrednictwem poczty e-mail.

Pola personalizacji przydatne przy wysyłaniu ofert

W programie AnoMail do personalizacji ofert handlowych można używać wielu pól personalizacji, które pozwolą wstawić np. indywidualne teksty ofertowe, unikalne odnośniki, kody śledzące lub kody rabatowe.

W ten sposób Państwa mailing ofertowy może wyróżnić się na tle innych wiadomości trafiających do skrzynek odbiorców. Można także generować imienne kupony zniżkowe, które AnoMail spersonalizuje i doda do załącznika listu.

Oto wybrane pola personalizacji do użycia w mailingu ofertowym:

  • #EMAIL# – czyli e-mail odbiorcy wiadomości.
  • #ETK# – tzw. Etykieta czyli pseudonim lub dowolna nazwa odbiorcy
  • #NZW# – czyli Nazwisko odbiorcy listu np. Kowalski
  • #IME#– czyli Imię odbiorcy wiadomości np. Jan
  • #WIM# – Imię w wołaczu np. Janie. Można to wykorzystać w pisaniu treści w stylu „Janie sprawdź nasz cennik…”
  • #STN# – Stanowisko w organizacji np. Dyrektor
  • #FMA# – Nazwa firmy lub organizacji
  • #KNT# – czyli Numer klienta lub identyfikator abonenta w Państwa systemie CRM
  • #RBT# – Pole do umieszczenia np. kwoty zniżki lub unikalnego kodu rabatowego zależnego od odbiorcy
  • #OFR# – czyli Tekst ofertowy dopasowany do określonego odbiorcy np. w zeszłym miesiącu kupiłeś telewizor więc teraz proponujemy Ci zestaw kina domowego. Taki tekst powinien wygenerować Państwu Wasz marketingowiec z systemu CRM lub e-commerce i zapisać w skoroszycie Microsoft Excel.
  • #PP1# – Dodatkowe pole personalizacji nr 1 zawierające np. indywidualną cenę dla klienta itp.
  • #PP1# – Kolejne pole personalizacji nr 2 zawierające np. indywidualny numer oferty.
  • #LPZ# – Lokalizacja załącznika zależnego od odbiorcy np.: D:\Cenniki\Cennik12345.pdf.
  • #NPZ# – Własna nazwa dla pliku załącznika, widoczna w mailu np. cennik-wrzesien2021.pdf. Dzięki temu polu domyślna nazwa pliku na dysku nie musi być taka sama jak nazwa załącznika dołączonego do wiadomości e-mail
  • #GEN# – Określenie płci odbiorcy. Wpisz cyfrę: „1” aby program wiedział, że odbiorcą listu jest Pan lub cyfrę „0” aby program wiedział, że odbiorcą jest Pani. Pozostaw pole puste gdy piszesz na ogólny adres firmy i wtedy program użyje odpowiednich zwrotów np. Państwo

Kwestie prawne dot. wysyłania ofert handlowych

Wielu naszych użytkowników zastanawia się czy w obecnej sytuacji prawnej można wysyłać informacje handlowe drogą elektroniczną? Odpowiedź brzmi „tak” ale pod pewnymi warunkami.

W skrócie można odpowiedzieć, że aby móc wysłać przez program taki jak AnoMail ofertę czyli informację handlową trzeba od potencjalnego klienta uzyskać zgodę na kontakt w sprawach marketingowych. Najlepiej aby na stronie internetowej Państwa firmy znalazła się formularz zapisu do newslettera.

Akty prawne, z którymi powinni się Państwo zapoznać przed wysyłką ofert to:

  • ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo Telekomunikacyjne z późn. zm.;
  • ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną z późn. zm.
  • rozporządzenie unijne dot. przetwarzania danych osobowych (RODO).

Najpierw zgoda a potem informacja handlowa

W świetle powyższych przepisów powinno się pozyskać przynajmniej dwie niezależne od siebie zgody (oświadczenia woli). Pierwsza zgoda dotyczy wykorzystania adresu e-mail w celach marketingowych. Druga odnosi się do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu i zakresie.

Zbieraj zgody na wysyłanie ofert na etapie zapisu do newslettera

W praktyce przed wysłaniem informacji handlowych tzn. np. przy zapisie do newslettera prosi się odbiorcę o wyrażenie zgody na kontakt marketingowy poprzez określony kanał komunikacyjny np. e-mail. Ponadto informuje odbiorcę kto przetwarza jego dane osobowe, jakie przysługują mu prawa oraz kto jest administratorem jego danych osobowych.

Podsumowując. Zanim ktoś zapisze się do newslettera powinien zaznaczyć zgodę taką jak ta którą zamieszczono poniżej. Zgoda powinna zawierać informację na temat tego na co zgadza się odbiorca oraz kto przetwarza jego dane. Domyślnie zgoda nie powinna być zaznaczona oraz zaleca się aby adres e-mail odbiorcy został zweryfikowany metodą double Opt-in.

PRZYKŁAD ZGODY NA WYSYŁANIE NEWSLETTERA

Chcę otrzymywać newsletter zawierający informacje handlowe, na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu wysyłki newslettera jest firma XYZ sp. z o.o. (ul. Testowa 21, 00-000 Testowe, NIP: 6441112233). [tu można dodać także link do polityki prywatności firmy]. Przysługuje Państwu prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do przeniesienia danych. Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych. [Tu można podać jak można skontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych w Państwa firmie].

Personalizacja załączników w programie do wysyłki ofert

Osoby, które szukają programu do wysyłania ofert z możliwością dodawania indywidualnych załączników otrzymują taką funkcjonalność w AnoMail Premium. Nasze oprogramowanie pozwala wysłać do każdego odbiorcy inny załącznik. Dzięki personalizacji załączników każdy adresat listu może otrzymać np. indywidualny cennik.

Personalizacja załączników z ofertami działa tak, że tworzycie Państwo w jednym folderze tyle plików np. w formacie PDF ilu będzie odbiorców. Nazwa pliku powinna być numerem klienta, adresem e-mail lub np. numerem NIP odbiorcy. Dzięki temu programu AnoMail w sposób automatyczny połączy plik załącznika z odbiorcą listu.

Dane do mailingu ofertowego pobieranie z Microsoft Excel

Jest także możliwość przygotowania tabeli w programie Microsoft Excel, która będzie zawierała wszystkie dane niezbędne do wysyłki spersonalizowanych ofert. Gotową bazę w formacie pliku CSV wczytuje się do AnoMail w oknie edytora kontaktów lub metodą kopiuj-wklej, kopiuje się do AnoMail kolumny z danymi pobranymi Excela.

Nagłówki do śledzenia wysyłki ofert handlowych

Użytkownicy korzystający do obsługi klientów z systemów CRM mogą do nagłówków wiadomości e-mail  (ang. Headers) wysyłanych z AnoMail wstawić własne nagłówki np. kody śledzące kampanie marketingowe. Funkcja dostępna jest w głównym oknie programu pod przyciskiem Nagłówki.

Państwa system CRM generuje kod śledzący, który wprowadzacie Państwo bezpośrednio do poniższego okna. W pierwszej kolumnie wprowadza się nazwę zmiennej, którą ma rozpoznać Wasz system CRM np. KampaniaID. W drugiej kolumnie wprowadzamy wartość np. 12345. W ten sposób CRM powiąże wiadomość klienta z konkretnym nadawcą lub kampanią.

Reguły wiadomości i zarządzania odpowiedziami klientów

Gdy przyjdzie odpowiedź klienta to Wasz system CRM lub nawet program Microsoft Outlook (patrz reguły wiadomości e-mail) „widząc” w nagłówkach listu „KampaniaID: 12345″ będzie mógł wykonać odpowiednie działanie np. przenieść wiadomość do folderu lub zaplanować rozmowę z klientem.

Tematy związane z oprogramowaniem do wysyłki ofert: