Dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Jak wysyłać mailingi aby ominąć folder spam
Co sprawia, że list ląduje w spamie?
Zastanawiając się dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu trzeba brać pod uwagę kilka aspektów. Przyczyn oznaczenia wiadomości u odbiorcy jako spam może być wiele. Główne przyczyny sprawiające, że wiadomość u odbiorców traktowana jest jako spam przedstawiono poniżej. Każdą z przyczyn możecie Państwo zdiagnozować samodzielnie.
1. Obecność serwera wysyłkowego na listach spamerskich
W pierwszej kolejności należy sprawdzić czy Państwa serwer wysyłkowy nie znajduje się na popularnych listach spamerskich (ang. RBL lub DNSBL). W tym celu w programie AnoMail należy kliknąć menu Raporty i wybrać Antyspamowy Anti-Abuse. Program sprawdzi popularne listy antyspamowe i pokaże na której ewentualnie znajduje się Państwa serwer. W dalszej kolejności będzie trzeba wykonać tzw. delistowanie czyli usunąć swój adres z listy RBL. Następny powód dlaczego Państwa wiadomości e-mail trafiają do spamu to obecność adresu IP Państwa dostawcy internetu (komputera) na listach spamerskich co często zdarza się w przypadku korzystania z dostępu do internetu ze zmiennym adresem IP.
Zobacz: Usuwanie adresu IP z list spamerskich
2. Źle uwierzytelniony serwer lub domena wysyłkowa
Druga możliwość odpowiedzialna za to, że Państwa wiadomości e-mail trafiają do spamu to źle skonfigurowany serwer lub domena wysyłkowa. Trzeba sprawdzić czy mechanizmy antyspamowe na serwerach odbiorców mogą sprawdzić czy Państwa wiadomość została wysłana przez Państwa a nie kogoś kto się pod Was podszywa. W związku z tym należy skontaktować się ze swoim dostawcą poczty i zapytać czy skonfigurowano na Państwa serwerze/domenie wysyłkowej mechanizmy antyspamowe SPF, DKIM, DMARC, BIMI oraz revDNS. Brak któregoś z zabezpieczeń lub błędna konfiguracja najczęściej odpowiedzialna jest za trafianie listu do spamu niezależnie od tego co Państwo będziecie wysyłać.
Patrz: Ustawienia uwierzytelnienia serwera wysyłkowego
3. Źle przygotowana treść wiadomości e-mail
Ostatnim czynnikiem, który decyduje o tym, że Państwa wiadomości będą uznawane przez filtr antyspamowy jako wiadomości śmieci jest źle przygotowana treść listu tzn. wstawiono zbyt duże obrazki, list zawiera słowa lub frazy uznawane powszechnie jako spamerskie lub zawiera linki do domen, które zgłoszone są na listach spamerskich. W oknie edycji listu AnoMail można nacisnąć przycisk Sprawdź a następnie sprawdzić czy analizatory antyspamowe wbudowane w AnoMail nie pokażą Państwu błędów, które należy poprawić np. zbyt szerokie obrazki, błędne linki itp. I od tego trzeba zacząć.
Pokrewny temat: Źle przygotowanie grafiki do mailingu
Oceń wiadomość pod kątem antyspamowym
Gdy już przygotujecie wiadomość to możecie ją ocenić pod względem antyspamowym czyli sprawdzić jaką otrzyma punktację u odbiorców. Im wyższa punktacja tym większe ryzyko trafienia do spamu lub folderu „oferty”. Zakładamy, że punktacja poniżej 2 punktów jest dobra w przypadku mailingów „zapytaniowych” lub „biznesowych”.
Niektórzy odbiorcy ustawiają na swoich kontach wysoką czułość filtra antyspamowego, która wszystkie maile z punktacją powyżej dwóch punktów uznaje za spam. Z kolei przy standardowych ustawieniach filtra antyspamowego, wiadomości które otrzymają 5 punktów lub więcej uznawane są za typowy spam.
Pamiętajcie, że ocenę wiadomości wykonujemy dopiero gdy list jest całkowicie gotowy. Dane nadawcy, temat wiadomości oraz treść nie może być testowa tylko taka jaką rzeczywiście chcecie wysłać do odbiorców. Nasz tester przepuści Waszą wiadomość przez mechanizm antyspamowy SpamAssassin i pokaże wynik wraz z zaleceniami do poprawy. Każdy znaleziony błąd lub podobieństwo do spamu jest punktowane.
Reputacja i historia wysyłki z Państwa domeny
Nowoczesne filtry antyspamowe biorą pod uwagę reputację Państwa serwera lub domeny wysyłkowej czyli analizują co oraz w jakiej ilości wcześniej Państwo wysyłaliście, ile było zgłoszeń antyspamowych itd. Dla przykładu filtr antyspamowy Google (GMail oraz Google Workspace) bierze pod uwagę tzw. współczynnik zaangażowania odbiorców czyli sprawdza czy adresaci Państwa wiadomości od razu kasowali list czy może byli nim zainteresowani.
Jeżeli list był od razu kasowany przez odbiorców to następnym razem jak wyślecie podobny mailing do serwerów Google/GMail to filtr antyspamowy „wie”, że to co wysyłacie nie interesuje odbiorców i umieści Państwa wiadomość w folderze Wiadomości śmieci.
Dowiedź się także: Jak działa filtr antyspamowy i jak go unikać?
Wygrzewanie infrastruktury przed finałową wysyłką
W przypadku zakupu nowego serwera VPS z prywatnym adresem IP (zalecane) przez pierwsze dwa tygodnie należy rozgrzać adres IP czyli przyzwyczaić serwery pocztowe odbiorców do Państwa wysyłek. Rozgrzewanie adresu IP polega na stopniowym wysyłaniu wiadomości do różnych dostawców poczty (Google, Microsoft, Onet, Interia, WP itd).
Dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Gdy już przetestujecie treść wiadomości analizatorami antyspamowymi wbudowanymi w AnoMail oraz sprawdzicie czy Wasz serwer nie znajduje się na listach spamerskich to można wykonać test antyspamowy w jednym z popularnych testerów np. MailChecker.net (zalecany) oraz Mail-Tester.com (mniej dokładny).
Oba testery korzystają z popularnego filtra antyspamowego SpamAssassin, który przeanalizuje treść wiadomości e-mail oraz sprawdzi poprawność konfiguracji Państwa serwera i domeny wysyłkowej. Następnie wyniki zostaną przedstawione np. w procentach tak jak na poniższym obrazku.
Serwis Mail-Tester (mniej dokładny) wyświetli Państwu ilość zdobytych punktów. Punktacja poniżej 10/10 najczęściej oznacza problemy z dostarczalnością poczty. Dążymy do uzyskania wyniku 10/10. Test należy wykonywać z prawdziwą wiadomością czyli taką, którą wysyłacie Państwo z programu AnoMail do swoich odbiorców. Temat wiadomości, treść, dane nadawcy itp. mają znaczenie.
Drugi tester MailChecker jest bardziej dokładny i pokazuje wynik w procentach. Dlatego wszelkie testy i oceny wiadomości należy w nim wykonywać. Po zmianach polityk antyspamowych Google i Yahoo, które weszły w życie 1 lutego 2024 r. za dobry wynik uznaje się 95%. Niższy wynik oznacza mniejsze lub większe problemy z dostarczalnością poczty zwłaszcza do serwerów Google oraz Yahoo.
Zobacz: Gwarancja najwyższej oceny w testerach antyspamowych
Wyrównanie domeny (ang. Domain Alignment)
Jednym z elementów na który zwracają uwagę filtry antyspamowa zanim przeanalizują treść wiadomości jest tzw. ocena zgodności domen zwana także wyrównaniem domen. Wyrównanie domeny wysyłkowej odnosi się do zgodności domeny w nagłówkach autoryzacyjnych e-maila, takich jak SPF, DKIM, z domeną w polu „From” w wiadomości e-mail.
W skrócie chodzi o to aby domeny z nagłówków wiadomości były takie same jak w poniższym przykładzie. Zamiast „example.com” w nagłówkach maila powinna pojawić się Państwa domena.
Envelope From (Return Path): biuro@example.com – deklaracja adresu do obsługi odbić.
Adres From: biuro@example.com – adres e-mail nadawcy do przyjmowania odpowiedzi.
Nagłówek DKIM: d=example.com – podpis wiadomości złożony przez serwer wysyłkowy obsługujący domenę nadawcy.
Wyrównanie domeny jest obecnie jednym z najważniejszych elementów w ocenie, czy wiadomość jest autentyczna i czy pochodzi od deklarowanego nadawcy. Zgodność domen jest ważna, ponieważ pomaga w wykrywaniu i zapobieganiu sytuacji w której spamerzy podszywają się pod Państwa domenę, wysyłają pocztę z przejętych serwerów ale fałszując pole From tak aby list wyglądał tak jakby był wysłany przez Was.
Pokrewny temat: Jak wykonać ocenę swojej wiadomości e-mail?
Co zrobić aby nie trafiać do spamu?
Poniżej zamieszczono listę zaleceń, których wdrożenie pomoże Państwu uniknąć umieszczania Waszych newsletterów w folderze spam. Oto kilka wskazówek, które zmniejszą prawdopodobieństwo kwalifikacji Waszych listów jako spam:
- Użyj wiarygodnego adresu e-mail – korzystaj z komercyjnej skrzynki e-mail powiązanej z Twoją domeną firmową.
- Upewni się czy na serwerze oraz domenie ustawiono podstawowe zabezpieczenia antyspamowe takie jak SPF, DKIM, DMARC, rDNS oraz BIMI. Brak któregokolwiek z nich znacznie obniża dostarczalność poczty.
- Unikaj używania zbyt wielu linków – unikaj dodawania zbyt wielu odnośników w swoich wiadomościach, zwłaszcza tych, które prowadzą do nieznanych stron internetowych. Najlepiej wstawiaj odnośniki tylko ze swojej domeny.
- Unikaj stosowania zbyt dużo grafiki – unikaj wysyłania zbyt dużych zdjęć oraz załączników, ponieważ mogą one wywołać alarmy w systemach antyspamowych. Duże obrazki podziel na mniejsze części.
- Personalizuj swoje wiadomości – personalizacja wiadomości e-mail, takich jak dodanie imienia odbiorcy, może pomóc w uniknięciu ich umieszczenia w folderze spam.
- Wysyłaj tylko oczekiwane wiadomości – upewnij się, że odbiorcy oczekują na Twoje wiadomości, a Ty nie wysyłasz spamu lub niezamówionych informacji handlowych.
- Dodaj adres e-mail do białej listy nadawców – poproś swoich odbiorców, aby dodali Twój adres e-mail do swojej białej listy, co pomoże uniknąć umieszczania Twoich wiadomości w folderze spam.
- Sprawdź, czy Twój adres IP nie jest umieszczony na czarnej liście – wiele systemów antyspamowych korzysta z czarnych list (RBL), aby zablokować nadawców, którzy są uważani za notorycznych spamerów. Sprawdź, czy Twój adres IP nie jest umieszczony na takiej liście. Jeśli będzie to wykonaj tzw. delisting czyli usuń adres IP serwera z listy spamerów.
- Unikaj stosowania spamerskich słów – unikaj stosowania słów, które są uważane często występujące w spamie np. „Szanowni Państwo„, „darmowy„, „promocja” itd.
- Rozgrzej adres IP serwera wysyłkowego – przyzwyczaj systemy antyspamowe do Twojego serwera i domeny z której wysyłasz pocztę. adresu. Nie wysyłaj mailingu z domeny, która została kupiona w ciągu ostatnich 21 dni. Wysyłaj powoli przez pierwsze dwa tygodnie.
- Podpisz cyfrowo każdą wiadomość e-mail – włącz w ustawieniach AnoMail podpis cyfrowy S/MIME dzięki temu adresat będzie wiedział, że list pochodzi z Twojej firmy a filtr antyspamowy obniży punktację i zwiększy się szansa na trafienie do skrzynki odbiorczej.
Hybrydowy tester antyspamowy spamassassin
AnoMail 2025 został wyposażony w hybrydowy mechanizm oceny listu oparty na SpamAssassin. Ocena listu polega na tym, że wiadomość najpierw wysyłana jest na serwer, gdzie przechodzi przez filtr antyspamowy SpamAssassin v3 z domyślnymi regułami dla języka angielskiego.
Po wstępnej ocenie, wiadomość jest pobierana do komputera z AnoMail i analizowana ponownie przy użyciu lokalnej wersji SpamAssassin v4, która posiada reguły eksperckie dostosowane do języka polskiego i najnowszych wytycznych dla masowych nadawców poczty.
Nasze rozwiązanie zapewnia najdokładniejszą i najbardziej adekwatną ocenę listu przed wysyłką, minimalizując ryzyko „optymistycznej oceny” (patrz lewa część poniższego rysunku) gdy w rzeczywistości u dużej grupy osób list trafia do spamu lub generuje odbicia antyspamowe.
Zobacz: Czym są odbicia antyspamowe z niedostarczonej poczty?
bazując na hybrydowym filtrze SpamAssassin
Film: Jak sprawdzić czy wiadomość nie jest spamem?
Polecana lektura dot. wysyłki mailingu:
Formularze online do zapisu lub rezygnacji
W programie AnoMail można wykorzystać obsługę formularzy online (np. z WordPress) na potrzeby zapisu do newslettera lub do obsługi rezygnacji. Lokalny moduł subskrypcji AnoMail będzie pobierał dane przekazywane ze strony internetowej na której umieszczony zostanie formularz subskrypcji.
Instalacja AnoMail na kilku komputerach PC
Program AnoMail można zainstalować w firmie na kilku stanowiskach i pracować na wspólnych danych np. tych samych bazach adresowych, listach zastrzeżonych lub szablonach wiadomości e-mail. Domyślnie program zainstalowany w komputerze użytkownika pracuje na swoich bazach adresowych, lokalnej liście zastrzeżonej oraz własnym archiwum.
Tryby wysyłania wiadomości e-mail
AnoMail oferuje kilka trybów wysyłania wiadomości e-mail. Podstawowym i rekomendowanym trybem jest tryb pojedynczy czyli jeden do jeden. W tym trybie można personalizować wysyłkę gdyż każda wiadomość e-mail generowana jest oddzielnie. Ten tryb jest zalecany w przypadku wysyłek zapytań lub wysyłek do niezweryfikowanych baz adresowych.
