Dystrybucja dyplomów
personalizacja certyfikatów
Dystrybucja spersonalizowanych dyplomów
Dystrybucja dyplomów ukończenia kursów z wykorzystaniem poczty elektronicznej staje się coraz bardziej popularna dzięki swojej efektywności i wygodzie. Program AnoMail Premium oferuje funkcjonalność umożliwiającą personalizację dyplomów, co zapewnia, że każdy uczestnik otrzymuje indywidualnie dostosowany dokument. Spersonalizowane dyplomy są automatycznie wysyłane do adresatów w formie załączników PDF.
Seryjne wysyłanie dyplomów poprzez e-mail znacząco redukuje koszty związane z drukiem i przesyłką tradycyjnej poczty. Ponadto, proces ten jest bardzo szybki, umożliwiając natychmiastowe dostarczenie dyplomów zaraz po ukończeniu kursu.
Zastosowanie spersonalizowanych załączników w formacie PDF gwarantuje, że dokumenty zachowują swoją wysoką jakość graficzną oraz w razie potrzeby mogą zostać zabezpieczone unikalnym hasłem niezbędnym do ich otwarcia.
Automatyzacja wysyłki dyplomów i certyfikatów uczestnictwa w szkoleniach
Program AnoMail w opcji Premium nie tylko automatyzuje cały proces, ale również umożliwia masowe wysyłanie dyplomów, co jest szczególnie przydatne dla organizatorów dużych wydarzeń edukacyjnych. Gwarantowana jest personalizacja każdego dyplomu, co zwiększa jego wartość dla odbiorcy. W efekcie, dystrybucja dyplomów poprzez e-mail staje się rozwiązaniem bardziej efektywnym, ekonomicznym i przyjaznym dla użytkownika.
Aby skorzystać z generatora dyplomów i certyfikatów w programie AnoMail należy nacisnąć przycisk Ustawienia i wybrać funkcję Kupony i dokumenty PDF. Wcześniej trzeba przygotować wzór dyplomu w formacie PNG lub JPG oraz wczytać bazę uczestników szkolenia.
Polecany temat: Jak włączyć podpis elektroniczny dla wysyłanych dokumentów?
Dystrybucja spersonalizowanych certyfikatów
Możliwość masowej wysyłki e-mail, z jednoczesną personalizacją każdego certyfikatu uczestnictwa, stanowi istotne udogodnienie dla organizatorów dużych przedsięwzięć edukacyjnych. Program AnoMail Premium automatyzuje proces wysyłki certyfikatów, co zwiększa efektywność i oszczędza czas.
W oknie które przedstawiono na poniższym rysunku, na obraz utworzony w Canva lub VistaCreate nakłada się dane uczestnika szkolenia lub kursu. Najczęściej są to imię i nazwisko oraz numer certyfikatu. Dyplom może być dodatkowo zabezpieczony przed otwarciem lub wprowadzaniem do niego zmian.
Zobacz także: Jak włączyć podpis S/MIME wysyłanej wiadomości?
Pełna personalizacja certyfikatu wraz z indywidualną nazwą załącznika
W razie potrzeby nazwa pliku PDF także może być personalizowana. Dla przykładu wpisując w polu Nazwa pliku PDF: „Dyplom – #IME# #NZW#.pdf„, komputer wstawi do listu załącznik o nazwie takiej jak nazwisko odbiorcy np. „Dyplom – Jan Kowalski.pdf„.
Jeżeli po wysyłce certyfikatów planujecie przechowywać kopię zapasową certyfikatu uczestnictwa to przed wysyłką należy włączyć funkcję Zapisz kopię dokumentów w podanej lokalizacji. Zalecamy aby dla każdego kursu lub szkolenia tworzyć osobny folder na dysku lokalnym. Wskazanie dysku sieciowego lub chmurowego może spowolnić wysyłkę.
seryjne Wysyłanie certyfikatów i dyplomów
Dzięki elektronicznej dystrybucji dyplomów i certyfikatów z AnoMail obniżacie Państwo koszty oraz osiągacie większa zgodność z ekologicznymi praktykami, ograniczając zużycie papieru. Ponadto, proces ten jest bardziej przyjazny dla administracji, minimalizując ryzyko zgubienia dokumentów i ułatwiając zarządzanie oraz archiwizację certyfikatów ukazujących udział w kursach.
Wszystkie wysyłane certyfikaty lub dyplomy mogą być zapisane na dysku Państwa komputera i zabezpieczone indywidualnymi hasłami. Ta ostatnia funkcja przydaje się w sytuacji, w której dyplom zawiera dane osobowe. AnoMail w trakcie wysyłki szyfruje dokument PDF i ustawia indywidualne hasło znane odbiorcy.
Hasło można przekazać do uczestnika innym kanałem na przykład wykorzystując spersonalizowane wiadomości SMS.
Generowanie wielostronicowych dokumentów dla uczestników szkoleń
AnoMail Premium może generować nie tylko jednostronicowe dyplomy i certyfikaty, lecz także wielostronicowe dokumenty przygotowane na podstawie szablonu Microsoft Word. Funkcja przydaje się, gdy wraz z potwierdzeniem ukończenia kursu trzeba wysłać uczestnikowi umowę, fakturę za szkolenie, zaświadczenie, regulamin, indywidualne rozliczenie lub inne pismo.
Wystarczy przygotować jeden wzór dokumentu w formacie DOCx i umieścić w nim znaczniki personalizacji, takie jak imię i nazwisko uczestnika, nazwa firmy, numer szkolenia, termin, kwota, numer faktury lub dowolna indywidualna treść. Następnie do AnoMail wczytuje się bazę uczestników, na przykład z pliku Microsoft Excel.
Podczas wysyłki program automatycznie uzupełnia szablon danymi właściwej osoby, tworzy osobny dokument, zapisuje go jako PDF i dołącza do odpowiedniej wiadomości e-mail. Każdy uczestnik może więc otrzymać jednocześnie swój certyfikat oraz przygotowaną specjalnie dla niego fakturę, umowę albo inne wielostronicowe pismo.
Dokumenty mogą mieć spersonalizowane nazwy, na przykład Faktura_Anna_Kowalska.pdf, a w przypadku poufnych informacji również indywidualne hasło wymagane do ich otwarcia. Cały proces odbywa się automatycznie, bez ręcznego edytowania i przypisywania plików do kolejnych odbiorców.
Personalizacja umów, faktur i innych dokumentów dla uczestników szkoleń
Funkcja dostępna w AnoMail Premium
Jak wygląda proces wysyłki dokumentów w AnoMail?
- Szablon i dane: Przygotowujesz jeden wzór zaświadczenia lub dokumentu szkoleniowego w programie Microsoft Word oraz listę uczestników w Excelu lub pliku CSV.
- Generowanie: AnoMail w locie podmienia dane (imię, nazwisko, ocena, nazwa szkolenia), tworząc osobne, unikalne pliki PDF dla każdego adresata.
- Szyfrowanie i wysyłka: Narzędzie nakłada na pliki PDF unikalne hasła i wysyła je w kontrolowanym tempie z Twojej skrzynki pocztowej, dzięki czemu wiadomości docierają bezpośrednio do skrzynek odbiorców, omijając zakładki „Spam” czy „Oferty”.
Dlaczego AnoMail Premium to świetny wybór dla branży szkoleniowej?
- Automatyczne generowanie i szyfrowanie certyfikatów: Program potrafi pobrać dane uczestników (np. z Worda/Excela), automatycznie stworzyć imienne dyplomy lub zaświadczenia PDF i zabezpieczyć każdy plik osobnym hasłem odbiorcy przed wysyłką.
- Własna baza na Twoim dysku (Bezpieczeństwo RODO): W przeciwieństwie do programów chmurowych, AnoMail jest aplikacją typu desktop. Baza adresowa i dokumenty szkoleniowe nie trafiają na zewnętrzne serwery. Przetwarzasz dane lokalnie na swoim komputerze, co upraszcza kwestie prawne i zabezpiecza dane poufne.
- Brak abonamentu: Kupujesz licencję raz i wysyłasz dokumenty do dowolnej liczby kursantów bez dopłat za wielkość bazy czy liczbę załączników.
- Podpis cyfrowy (S/MIME): Każdy mail z załącznikiem możesz podpisać cyfrowo, co gwarantuje uczestnikom, że dokumenty rzeczywiście pochodzą od Ciebie i nie zostały zmodyfikowane, a filtry antyspamowe w firmach rzadziej blokują takie wiadomości.
Inne tematy związane z dystrybucją dokumentów PDF:
Podpis cyfrowy wiadomości e-mail (S/MIME) zwiększa wiarygodność nadawcy
Cyfrowy podpis (S/MIME w pliku .PFX lub .P12) to funkcjonalność, która pozwala potwierdzić autentyczność wysłanego e-maila z programu AnoMail. Wszystkie konta poczty wychodzącej dodane do AnoMail są kompatybilne z funkcjonalnością cyfrowego podpisu.
Internetowy moduł subskrypcji newslettera
Internetowy moduł subskrypcji online umożliwia „połączenie” Państwa strony internetowej z programem AnoMail zainstalowanym w Waszym komputerze oraz pozyskiwanie zgód marketingowych zgodnie z rozporządzeniem unijnym tzw. RODO. Oznacza to, że adresy e-mail osób zapisujących się lub wypisujących z newslettera zostaną automatycznie dodane lub usunięte z grup wysyłkowych w programie AnoMail.
Dodawanie nadawcy do białej listy (whitelist), aby uniknąć folderu SPAM
Filtry antyspamowe potrafią błędnie blokować lub oznaczać legalne wiadomości jako spam. Dowiedz się, jak dodanie nadawcy do białej listy (whitelist) pomaga w stabilnej i pewnej dostarczalności poczty do Twoich klientów
