Pola personalizacji w AnoMail

dynamiczne znaczniki (TAGI)

Wykaz pól personalizacji w AnoMail

Personalizacja wiadomości to klucz do skutecznego e-mail marketingu oraz cold mailingu. Dzięki wstawieniu do treści listu znaczników dynamicznych (tzw. tagów personalizacji), każda wiadomość wysyłana z programu AnoMail wygląda tak, jakby została napisana indywidualnie do konkretnego odbiorcy.

Ręczne wpisywanie danych odbiorców mija się z celem bo AnoMail automatycznie pobiera te informacje z Twojej bazy (np. z pliku Excel/CSV) i podmienia tagi na rzeczywiste dane tuż przed wysyłką. W razie potrzeby oprócz danych odbiorcy można personalizować także dane nadawcy.

Pokrewny temat: Jak korzystać z tzw. pseudopersonalizacji?

👤 1. Podstawowe dane osobowe

  • #EMAIL# – Adres e-mail, podstawowe pole zawierające adres e-mail odbiorcy np. biuro@firma.pl. Możesz go użyć również w treści listu, aby potwierdzić dane kontaktowe odbiorcy lub poinformować go na jaki adres e-mail wysłano wiadomość.
  • #IME# – Imię odbiorcy w mianowniku np. Jan, Agnieszka.
  • #NZW# – Nazwisko odbiorcy np. Kowalski, Nowak.
  • #WIM# – Imię w wołaczu (Prawdziwy hit cold mailingu)  tzn. automatyczna odmiana imienia w formie wołacza np. Janie, Agnieszko, Piotrze. Pozwala tworzyć naturalnie brzmiące zwroty powitalne, np. „Cześć Janie,” zamiast sztucznego „Cześć Jan”.
  • #ETK# – Nazwa wyświetlana – Pole używane w nagłówkach wiadomości lub w polu Do: (np. Pan Janek, Jan Kowalski).
  • #GEN# – Płeć – Pozwala określić płeć odbiorcy (1 – Mężczyzna, 0 – Kobieta). Ułatwia dynamiczne dopasowanie treści wiadomości (np. „Szanowny Panie” / „Szanowna Pani”).
  • {ODBIORCA#OSOBA} – pobiera z adresu e-mail „dane osoby”. Z adresu np. jan-kowalski22@example.com wstawi do maila „Jan Kowalski 22”.
  • {ODBIORCA#OSFIX} – analogicznie do powyższego pomija cyfry więc wstawi do treści listu „Jan Kowalski”.

Pokrewny temat: Użycie zwrotów warunkowych zależnych od płci odbiorcy

🏢 2. Dane firmowe i B2B (Cold Mailing)

  • #FMA# – Nazwa firmy, pełna lub skrócona nazwa firmy odbiorcy np. Acme Sp. z o.o. Nieocenione w komunikacji B2B.
  • #STN# – Stanowisko służbowe odbiorcy np. Dyrektor marketingu, Kierownik Działu Zakupów. Zwiększa skuteczność listów, pokazując, że trafiasz do właściwej osoby.
  • #TYT# – Tytuł / Stopień naukowy lub zawodowy np. profesor, dr hab. inż.. Idealne do oficjalnej korespondencji.
  • #BZA# – Branża, w której działa odbiorca np. budowlana, IT, automotive. Pozwala nawiązać do specyfiki działalności odbiorcy.
  • #NIP# – Numer NIP, Numer Identyfikacji Podatkowej firmy odbiorcy np. 6792541876.
  • #RGN# – REGON podmiotu gospodarczego np. 358827542.
  • #URL# – Witryna internetowa czyli adres strony WWW odbiorcy. Możesz powołać się na stronę klienta w treści wiadomości.
  • #ZDL# – Źródło kontaktu informacja o tym, skąd posiadasz kontakt np. spotkanie na targach, formularz www. Buduje wiarygodność wiadomości.
  • {ODBIORCA#DOMENA} – wstawia do treści listu domenę z adresu e-mail odbiorcy.

Zalecany temat: Jak uzupełnić dane firmy mając same adresy e-mail?

📍 3. Adres i Lokalizacja

  • #ADR# – Adres / Ulica i numer budynku odbiorcy lub siedziby firmy np. ul. Główna 15/2.
  • #KOD# – Kod pocztowy odbiorcy np. 00-999.
  • #MTO# – Miasto lub miejscowość np. Warszawa, Kraków. Umożliwia lokalną personalizację oferty lub filtrowanie odbiorców.
  • #WOJ# – Województwo np. mazowieckie, śląskie.
  • #KRJ# – Kraj lub państwo zamieszkania lub siedziby np. Polska, Niemcy.

🛒 4. E-commerce, CRM i Dedykowana Oferta

  • #KNT# – Identyfikator Klienta (KlientID). Unikalny numer klienta z Twojego systemu CRM lub sklepu np. ID-89211.
  • #GPA# – Grupa / Kategoria. Oznaczenie grupy odbiorców np. Klient VIP, Uczestnik szkolenia XYZ.
  • #RBT# – Rabat / Kod rabatowy. Dedykowany kod rabatowy lub wysokość zniżki przydzielona do danej osoby np. 15%, SUMMER-2026.
  • #OFR# – Treść oferty. Spersonalizowany skrót lub opis oferty dopasowany do konkretnego klienta np. Projekt strony www dla branży medycznej.
  • #INF# – Informacja dodatkowa. Dowolne uwagi lub kontekst dotyczący odbiorcy np. Ostatni zakup w styczniu.
  • #TXT# – Dedykowany tekst Indywidualny fragment zdania lub opisu przeznaczony tylko dla danej osoby.

Polecany temat: Jak generować dynamiczne kody QR?

Pola personalizacji w AnoMail
Pobierz przykładową bazę Excel z polami personalizacji

🔗 5. Linki, Telefon i Śledzenie

  • #TEL# – Numer telefonu do odbiorcy (np. +48 500 600 700). Można wysłać SMS z informacją aby sprawdził ważnego maila.
  • #LKN# – Dedykowany Link czyli indywidualny adres URL skierowany do danego odbiorcy (np. https://example.com/oferta?id=89211).
  • #KSK# – Kod śledzący (Śledzik) unikalny identyfikator trackingu kliknięć lub otwarć do wykorzystania we własnych systemach analitycznych.
  • #KAM# – Nazwa kampanii tzn. identyfikator kampanii mailingowej (np. newsletter_Sierpien_2026).

📎 6. Spersonalizowane Załączniki (PDF, Faktury)

AnoMail umożliwia wysyłanie indywidualnych załączników do każdego z odbiorców.

  • #LPZ# – Lokalizacja pliku załącznika czyli ścieżka do pliku na Twoim dysku (np. C:\Faktury\2026\FV_102.pdf).
  • #NPZ# – Nazwa załącznika tzn. docelowa nazwa pliku, którą zobaczy odbiorca w swojej skrzynce e-mail (np. Faktura-FV-102.pdf).

Temat warty uwagi: Jak personalizować pisma i dokumenty?

⚙️ 7. Pola Niestandardowe

Potrzebujesz przekazać nietypowe dane? AnoMail oddaje do Twojej dyspozycji 5 uniwersalnych pól personalizacji:

  • #PP1#, #PP2#, #PP3#, #PP4#, #PP5# mogą zawierać dowolne dane z Twojej bazy, np. datę płatności faktury, kwotę zaległości, nazwę zakupionego produktu czy wygenerowany automatycznie zwrot grzecznościowy.
  • #SLOWNIE# – kwota słownie przy generowaniu faktur lub płatności online. Pobiera liczbę z pola #OFR# i zapisuje ją słownie. Funkcja rozpoznaje PLN, EUR oraz USD. W polu #OFR# umieść kwotę np. 140,00 PLN lub 140 USD. Program pobierze wartość liczbową i zamieni ją na pisownie np. sto czterdzieści PLN zero gr.

Znaczniki do Kodowania adresów e-mail:

  • {ODBIORCA#ADRES} – wyświetla adres e-mail osoby do której wysłano list np. jan.kowalski@example.com
  • {ODBIORCA#B64} – koduje adres e-mail odbiorcy w base64. Przydane przy śledzeniu kliknięć lub podczas przekazywania parametrów do zewnętrznych systemów np. CRM lub e-commerce.
  • {ODBIORCA#B32} – tak jak wyżej ale zamienia adres na ciąg znaków składający się wyłącznie z liter a–z i cyfr 2–7.
  • {ODBIORCA#ZB3} – koduje adres ale używa znaków z uproszczonego, bardziej „ludzkiego” alfabetu Base32.
  • {ODBIORCA#B36} – kolejna odmiana kodowania „base” wykorzystująca tylko małe litery.
  • {ODBIORCA#HEX} –  zamienia znaki z adresu e-mail na ich bezpieczne odpowiedniki zapisane w systemie szesnastkowym.
  • {ODBIORCA#MD5} – funkcja skrótu, która przekształca adres e‑mail w 32‑znakowy ciąg znaków (tzw. hash), będący unikalnym „odciskiem palca” odbiorcy listu np. 8986d026dc57a54c079d96d2029360fa. AnoMail stosuje małe litery i cyfry.
  • {ODBIORCA#SH1} – funkcja skrótu (SHA-1), która przekształca adres e-mail w 40‑znakowy hash składający się z małych liter i cyfr.
  • {ODBIORCA#SH2} – jak wyżej ale (SHA-256) przekształca adres e-mail w 64‑znakowy hash (małe litery i cyfry) zapisany w formacie szesnastkowym
Infografika: Dowiedz się jak działa znacznik #SLOWNIE# w AnoMail?

⚙️ 8. Pola dotyczące dat i terminów

  • #DDT# – dni do terminu – zwraca ile zostało dni do daty podanej w polu personalizacji #PP1#. Datę do pola personalizacji należy wstawić w formacie YYYY-MM-DD np. 2025-12-25. Dzięki temu można napisać ile dni zostało np. do końca abonamentu.
  • #DPT# – dni po terminie – analogicznie do powyższego zwraca ilość dni po terminie podanym w polu personalizacji #PP2#. Date do pola personalizacji należy wstawić w formacie YYYY-MM-DD np. 2026-01-16
  • {DATA#KROTKA} – data krótka np. 2026-11-15. Wstawia do treści listu datę w formacie: RRRR-MM-DD.
  • {DATA#DLUGA} – data długa. Wstawia do treści datę np. 4 sierpnia 2026.
  • {DATA#ROK} – aktualny rok. Wstawia do treści rok np. 2026.
  • {DATA#MIESIAC} – aktualny miesiąc. Wstawia do treści miesiąc np. sierpień.
  • {DATA#GODZINA} – aktualna godzina. Wstawia do maila godzinę wysyłki np. 13:25.
Tagi czyli znaczniki personalizacji w programie AnoMail

💡 przykład zastosowania personalizacji

Szablon wiadomości e-mail wygląda tak:

				
					Dzień dobry #WIM#,

Czy w firmie #FMA# planują Państwo nowe wdrożenia w branży #BZA#?
Przygotowaliśmy dedykowany rabat #RBT# na nasze usługi.

Pozdrawiam,
Jan Kowalski

Wiadomość po wysłaniu u odbiorcy będzie wyglądała tak:

				
					Dzień dobry Januszu,

Czy w firmie TransLog planują Państwo nowe wdrożenia w branży transportowej?
Przygotowaliśmy dedykowany rabat 15% na nasze usługi.

Pozdrawiam,
Jan Kowalski

🚀 Jak używać pól personalizacji w AnoMail?

Wystarczy, że wczytasz swój plik z bazą danych np. Excel .xlsx lub .csv, a wbudowany w AnoMail moduł mapowania automatycznie przypisze nagłówki z Twojego pliku do odpowiednich pól personalizacji. AnoMail odczytuje bazy w formacie TXT, CSV, XLSX, ZIP oraz AMB.

Gdy już mamy wczytaną do programu bazę z polami do personalizacji to potem w oknie edycji wiadomości naciskamy przycisk Personalizacja i wstawiamy znacznik personalizacji, który podczas wysyłki zostanie zastąpiony danymi przypisanymi do odbiorcy listu.

Zalecamy personalizować dane odbiorcy, temat oraz treść wiadomości aby odbiorca czuł, że wysyłasz do niego maila. Ma to szczególne znaczenie przy wysyłce zapytań o możliwość przesłania oferty lub w cold mailingu.

Zobacz: Jak napisać dobrego cold maila?

Znaczniki personalizacji w e-mailingu

Jak wstawić pole personalizacji do treści listu

Dlaczego warto używać tagów personalizacji?

  • Wrażenie indywidualnej wiadomości czyli odbiorca ma poczucie, że list został napisany bezpośrednio do niego, a nie masowo.
  • Wyższa skuteczność przy wysyłce cold email bo personalizowane treści znacznie zwiększają wskaźnik otwarć (Open Rate) oraz liczbę odpowiedzi na e-maile.
  • Ochrona przed folderem SPAM bo dzięki dynamicznej zmianie słów w treści, każdy wysłany e-mail jest unikalny dla filtrów antyspamowych u dostawców poczty.
  • Mniejsza ilość zgłoszeń antyspamowych bo odbiorcy są przekonani że piszesz tylko do nich zwykłą wiadomość z klasycznego programu np. Outlook lub Thunderbird.

Jak przygotować bazę do personalizacji?

Starannie przygotowana baza kontaktów w Excelu to klucz do sprawnej i bezbłędnej kampanii e-mailingowej. Podstawą każdego arkusza jest czytelny pierwszy wiersz, w którym powinny znaleźć się nagłówki jasno opisujące zawartość poszczególnych kolumn, takie jak E-mail, Imię, Nazwisko czy Firma. Dzięki temu AnoMail, bez trudu rozpozna strukturę danych i automatycznie przypiszą ją do odpowiednich pól personalizacji.

Przed importem warto przejrzeć arkusz i usunąć wszystkie zbędne informacje. Kolumny zawierające wewnętrzne notatki handlowców, daty utworzenia konta czy archiwalne statusy tylko zaciemniają obraz i niepotrzebnie powiększają bazę mailingową. Warto pozostawić wyłącznie te dane, które rzeczywiście zostaną wykorzystane w treści wiadomości, a najważniejsze z nich na czele z adresem e-mail, imieniem i nazwą firmy przesunąć do pierwszych dziesięciu kolumn arkusza.

Na koniec należy upewnić się, że w każdej komórce znajduje się tylko jeden poprawny adres e-mail, bez spacji czy dodatkowych dopisków. Tak uporządkowaną bazę wystarczy zapisać w formacie Excela (.xlsx) lub jako plik CSV. Czysty i zwarty arkusz to gwarancja, że proces przypisywania pól przebiegnie błyskawicznie, a wiadomość trafi do odbiorcy w idealnie spersonalizowanej formie.

Baza z danymi do personalizacji PDF

Baza do mailingu w programie Microsoft Excel

Rozpoznawanie imion, nazwisk oraz płci odbiorcy

Edytor kontaktów wbudowany w AnoMail ma funkcję automatycznego rozpoznawania imion, nazwisk oraz płci odbiorcy. Program analizuje dane zapisane w bazie adresowej i pomaga przygotować bardziej naturalną, poprawną językowo korespondencję.

Rozpoznane imiona mogą być odmieniane w wołaczu, dzięki czemu wiadomość może rozpoczynać się zwrotem „Pani Anno”, „Panie Marku” lub „Droga Katarzyno”, zamiast mniej naturalnego użycia formy podstawowej. Na podstawie określonej płci odbiorcy można również stosować różne warianty zdań, na przykład „otrzymała Pani” albo „otrzymał Pan”, „została Pani zaproszona” lub „został Pan zaproszony”.

Zobacz: Jak stosować zwroty zależne od płci odbiorcy?

Funkcja przydaje się przy seryjnej wysyłce wiadomości, ponieważ pozwala zachować indywidualny i profesjonalny charakter komunikacji bez ręcznego poprawiania każdego kontaktu. Prawidłowe zwroty zwiększają wiarygodność nadawcy, poprawiają odbiór wiadomości i sprawiają, że e-mail nie brzmi jak szablonowy mailing kierowany do przypadkowej grupy osób.

Rozpoznawanie płci odbiorcy z imienia
Rozpoznawanie imion, nazwisk oraz płci z adresu e-mail

Jak personalizować dokumenty seryjne?

Generując indywidualne dokumenty takie jak np. paski ZUS RMUA za pomocą programu AnoMail, do pełnej automatyzacji (czyli seryjnego tworzenia i wysyłania spersonalizowanych załączników PDF) musisz wykorzystać dokładnie 10 pól w bazie danych.

W związku z tym przygotuj bazę w swoim systemie kadrowym i zapisz ją do pliku CSV. Jeżeli będzie Ci łatwiej to utwórz bazę w skoroszycie Excel 365 i w każdej z kolumn umieść stosowne dane np. pierwsza kolumna to e-mail pracownika, druga to imię, trzecia nazwisko itd.

W systemie AnoMail podstawowe pola personalizacji mają z góry przypisane sztywne znaczniki (tzw. tagi), a dane finansowo-kadrowe przypisujesz do pól niestandardowych od #PP1# do #PP5#.

Gotowa mapa pól personalizacji wykorzystana w AnoMail premium

  • #IME# lub #NZW# – Imię i Nazwisko pracownika. Możesz użyć #ETK# (etykieta) gdy imiona i nazwiskach przechowujesz w jednej kolumnie.
  • #PP1# – PESEL pracownika (jako pole niestandardowe).
  • #PP2# – Kod tytułu ubezpieczenia (np. 011000).
  • #PP3# – Okres rozliczeniowy (np. 08/2026).
  • #PP4# – Podstawa wymiaru składek.
  • #PP5# – Składki społeczne razem.
  • #INF# – Składka zdrowotna (wykorzystujesz wbudowane uniwersalne pole informacyjne).
  • #RBT# – specjalne pole (kod rabatowy) przeznaczone do przechowania haseł zabezpieczających pliki i załączniki. 
Personalizacja dokumentu PDF chronionego hasłem
Przygotowanie dokumentu finansowego do personalizacji

Jak działa personalizacja dokumentów w programie AnoMail?

  • Szablon Word: Tworzysz wzór paska w programie Microsoft Word 365, wpisując w odpowiednie miejsca powyższe znaczniki (np. Podstawa: #PP4# zł).
  • Baza w Excelu: Bazę z kolumnami personalizacji przygotowujesz w Excelu lub firmowym systemie kadrowym.
  • Generator PDF: Wbudowany w AnoMail Premium generator dokumentów PDF automatycznie pobiera wiersze z Twojego Excela, podmienia znaczniki na prawdziwe kwoty, tworzy osobne pliki PDF i podpina je jako indywidualne załączniki do maila dla każdego pracownika.
  • Bezpieczeństwo: Ze względu na RODO i dane wrażliwe, AnoMail pozwala automatycznie zaszyfrować każdy pasek RMUA indywidualnym hasłem (np. wygenerowanym z PESEL-u), aby nikt niepowołany nie otworzył pliku.
  • Personalizacja nazwy załącznika: każdy odbiorca może otrzymać załącznik z nazwą przypisaną dla niego np. RMUA-Kowalski-0826.pdf.

Inne zagadnienia dotyczące wysyłek e-mail

Integracja AnoMail z CRM

Integracja AnoMail z CRM na potrzeby masowych wysyłek

AnoMail można zintegrować z systemem CRM poprzez dodanie specjalnych nagłówków (Headers) do wysyłanych wiadomości e-mail. Nagłówki zawierają kluczowe informacje, takie jak numer klienta czy nazwa kampanii, co umożliwia systemowi CRM automatyczne rozpoznanie odpowiedzi klienta na konkretną wiadomość i powiązanie jej z odpowiednią sprawą.

Czytaj więcej »
  • Personalizacja
  • Tagi
  • Znaczniki
  • Pole personalizacji
Tagi: