Formatowanie wersji tekstowej

łamanie linii po 60-76 znakach

Mieszany czyli dualny format newslettera

W każdej prawidłowo przygotowanej wiadomości e‑mail, zwłaszcza newsletterze, znajdują się dwie wersje treści: część graficzna (HTML) oraz część alternatywna, czyli tekstowa (text/plain). Wersja HTML zawiera kolory, obrazy, przyciski i układ graficzny, dzięki czemu prezentuje się atrakcyjnie wizualnie. 

Jednak nie wszystkie programy pocztowe potrafią poprawnie wyświetlić część graficzną a niektórzy odbiorcy wiadomości mają zablokowany podgląd graficzny i u nich wyświetli się tylko cześć tekstowa listu. To program pocztowy odbiorcy decyduje którą część pokazać. Ponadto nowoczesne filtry antyspamowe analizują część tekstową wiadomości więc jej brak lub różnica w stosunku do części graficznej od razu podwyższa punktację antyspamową listu. 

Dlatego każda wiadomość e-mail powinna mieć przygotowaną wersję alternatywną, czyli prosty tekst pozbawiony formatowania. To właśnie ta część jest kluczowa dla czytelności w starszych klientach pocztowych, dla osób korzystających z czytników tekstowych oraz, co najważniejsze, dla oceny wiadomości przez filtry antyspamowe. 

Poprawnie przygotowana wersja tekstowa zwiększa wiarygodność newslettera i wpływa pozytywnie na jego dostarczalność. Program AnoMail umożliwia pełną ingerencję w część tekstową listu więc macie Państwo pełną kontrolę nad tym jak list będzie wyglądał u odbiorcy.

Zobacz: Co to jest format mieszany wiadomości e-mail?

Format mieszany newslettera wysyłanego z AnoMail

Dlaczego łamanie linii tekstu po 60-72 znakach jest ważne?

Prawidłowe łamanie linii tekstu w wiadomościach e-mail, szczególnie w części tekstowej (tzw. wersji tekstowej lub alternatywnej), jest jednym z tych elementów, które często są pomijane przez nadawców newsletterów i korespondencji biznesowej. 

Tymczasem zadbanie o odpowiednią długość linii tekstu ma istotne znaczenie zarówno dla czytelności, jak i dla dostarczalności wiadomości. Dobrze przygotowana część tekstowa może zdecydować czy list trafi do skrzynki odbiorczej, czy do folderu spam. 

Standardem przyjętym w branży jest łamanie linii po 60–78 znakach, co wynika z wieloletnich praktyk, specyfikacji technicznych oraz sposobu działania filtrów antyspamowych. AnoMail domyślnie przenosi tekst do nowej linii po 70 znakach co jest neutralne dla filtrów antyspamowych. 

Z punktu widzenia typografii, optymalna długość linii dla komfortowego czytania to od 45 do 80 znaków. Gdy linia jest zbyt długa, ludzkie oko gubi się przy przenoszeniu wzroku do kolejnego wiersza. Limit 70 znaków używany w AnoMail idealnie wpisuje się w zasady ergonomii.

Ponadto zalecamy aby część graficzną listu umieścić w głównej tabeli pozycjonującej o szerokości nie przekraczającej 600 pikseli. Dzięki temu list będzie w pełni zgodny ze wszystkimi standardami a tabela zadba o to aby tekst „nie rozjeżdżał” się na szerokich ekranach.

Pokrewny temat: Po co stosować tabelę pozycjonującą w newsletterach?

Newsletter w formacie mieszanym

Edytor wiadomości (WYSIWYG) w programie AnoMail
Zapewnia pełną kontrolę obu częsci listu

1. Standardy techniczne i kompatybilność

W początkach poczty elektronicznej wiele klientów e-mail oraz serwerów miało ograniczenia dotyczące długości pojedynczej linii tekstu. Choć współczesne programy radzą sobie z długimi liniami, to nadal istnieją systemy, które mogą mieć problem z poprawnym wyświetlaniem lub interpretacją bardzo długich ciągów znaków. 

Łamanie linii stosowane w AnoMail czyli po 70 znakach zapewnia maksymalną kompatybilność z różnymi klientami pocztowymi, w tym starszymi lub mniej popularnymi. Ponadto zgodnie z oficjalną specyfikacją struktury wiadomości e-mail (RFC 5322), każda linia tekstu powinna mieć maksymalnie do 78 znaków, aby tekst poprawnie wyświetlał się w każdym programie pocztowym.

Wrapper czyli tabela pozycjonująca
Tabela pozucjonująca tzw. Wrapper

2. Czytelność wiadomości

Wersja tekstowa e-maila jest często czytana przez osoby korzystające z czytników tekstowych, terminali, urządzeń mobilnych lub programów, które nie obsługują HTML. Długie, niełamane linie są trudne do czytania, wymagają przewijania w poziomie i mogą zniechęcać odbiorcę. 

Odpowiednie łamanie linii sprawia, że tekst jest przejrzysty, schludny i łatwy do przyswojenia. W niektórych przypadkach gdy list trafi do spamu to odbiorca zobaczy część alternatywną wiadomości więc dobrze byłoby aby była prawidłowo przygotowana. Domyślnie programy pocztowe takie jak Outlook pokazują tylko część graficzną listu, ukrywają część tekstową.

W AnoMail można zobaczyć jak wyglądają obie części wiadomości przed wysyłką. W tym celu naciskamy przycisk Podgląd listu i wybieramy funkcję W wewnętrznej przeglądarce. Program AnoMail wyświetli podgląd pokazując cześć alternatywną oraz graficzną.

Wiadomości e-mail w formacie mieszanym
Podgląd wiadomości w formacie mieszanym

3. Negatywny wpływ na filtry antyspamowe

Zapobieganie podwyższeniu punktacji antyspamowej to jeden z najważniejszych powodów, dla których warto stosować łamanie linii w części alternatywnej maila. Filtry antyspamowe analizują strukturę wiadomości, w tym także jej część tekstową. Gdy widzą że brakuje części alternatywnej lub gdy tekst alternatywny znacznie różni się od tekstu z części graficznej to list może być automatycznie zakwalifikowany jako spam.

Jeśli tekst w wersji alternatywnej składa się z bardzo długich linii, może to zostać uznane za:

  • brak zgodności ze standardami,
  • próbę ukrycia „spamerskiej” treści,
  • automatycznie generowaną wiadomość o niskiej jakości,
  • cechę charakterystyczną spamu lub phishingu.

W efekcie wiadomość może otrzymać dodatkowe punkty w systemach antyspamowych, co zwiększa ryzyko trafienia do folderu spam. Z kolei poprawnie sformatowana wersja tekstowa jest dla filtrów sygnałem, że nadawca dba o jakość i zgodność z normami, co zwiększa wiarygodność wiadomości i samego nadawcy.

Patrz: Jak działa filtr antyspamowy i jak go unikać?

4. Wymogi niektórych serwerów pocztowych

Niektóre programy pocztowe lub filtry na serwerach poczty, automatycznie dokonują łamania linii, czyli samodzielnego podziału tekstu. W związku z tym jeśli wiersze tekstu są zbyt długie to może to prowadzić do:

  • nieprzewidywalnego formatowania,
  • uszkodzenia struktury wiadomości,
  • błędów w wyświetlaniu,
  • a nawet problemów z podpisami DKIM (jeśli zmiana treści nastąpi po stronie serwera).

Dlatego lepiej samodzielnie zadbać o podział linii już na etapie tworzenia wiadomości w programie AnoMail. Biorąc to pod uwagę klikamy zakładkę Alternatywny tekst i upewniamy się czy część tekstowa ma odpowiednią formę tzn. zgodną z naszymi oczekiwaniami. W razie potrzeby naciskamy przycisk Utwórz alternatywny tekst z części graficznej listu (patrz poniższy rys.).

Łamanie tekstu w części alternatywnej newslettera

Tworzenie części tekstowej listu na podstawie części graficznej newslettera

W prawym górnym rogu na powyższym obrazku znajduje się przycisk Utwórz alternatywny tekst… który umożliwia automatyczne tworzenie treści tekstowej na podstawie teksu pobieranego z części graficznej. Tworząc część alternatywną nie mamy możliwości formatowania tekstu, wstawiania grafiki itd. Poprzez analogię część tekstową można traktować jak tekst zamieszczony w klasycznej wiadomości SMS.

Dodatkowo mamy możliwość skorzystania z trzech funkcji:

  • Zostaw linki w treści e-maila – linki z części graficznej zostaną umieszczone bezpośrednio w treści listu.
  • Przenieść linki do stopki – wszystkie odnośniki z części graficznej zostaną usunięte z treści i umieszczone w stopce w formie indeksu.
  • Usuń wszystkie odnośniki – usuwa wszystkie odnośniki i zostawia sam tekst. Potem ręcznie można wkleić określony link do części tekstowej.

Pamiętaj, że obie części zmieniasz niezależnie tzn. gdy zmienisz część graficzną to musisz także zmienić część alternatywną. Dlatego zalecamy zawsze zaczynać od przygotowania części graficznej a potem dopiero przechodzimy do części alternatywnej.

Mimo iż część alternatywna listu nie będzie widoczna u odbiorcy to filtr antyspamowy na serwerze lub w programie pocztowym odbiorcy analizuje obie części więc należy to mieć na uwadzę.

Niektóre systemy do wysyłki newsletterów generują wyłącznie część graficzną (HTML), a w części alternatywnej zamiast właściwego tekstu umieszczają jedynie techniczny komunikat „This is a multi-part message in MIME format.” co jest poważnym błędem bo obniża dostarczalność poczty.

Dlatego w AnoMail daliśmy możliwość samodzielnej kontroli części tekstowej. Gdy ktoś o niej jednak zapomni to AnoMail automatycznie samodzielnie tworzy pełną treść na podstawie części graficznej.

5. Długie linki w części tekstowej – nie należy ich dzielić

W części tekstowej wiadomości wszystkie odnośniki występują w postaci pełnych adresów URL, np. https://twojadomena.pl/oferta/…. Zdarza się więc, że pojedynczy link jest znacznie dłuższy niż zalecane 60–78 znaków w jednej linii.

Długiego adresu URL nie należy jednak ręcznie dzielić na kilka wierszy tylko po to, aby zachować zalecaną długość linii. Wstawienie zwykłego znaku końca linii wewnątrz adresu może spowodować, że program pocztowy rozpozna tylko jego fragment, a odbiorca nie będzie mógł poprawnie otworzyć strony.

Dlatego zasada łamania tekstu po około 70 znakach dotyczy przede wszystkim zwykłych zdań i akapitów. Pełny adres internetowy należy traktować jako jeden element i zachować go w całości.

Jeżeli w newsletterze występują bardzo długie adresy zawierające wiele parametrów, identyfikatory kampanii lub dane śledzące, warto ograniczyć ich liczbę w części tekstowej. W AnoMail można w takim przypadku:

  • pozostawić linki bezpośrednio przy odpowiednim tekście,
  • przenieść wszystkie odnośniki do stopki wiadomości,
  • usunąć zbędne odnośniki z części tekstowej i pozostawić tylko najważniejsze.

Najlepiej stosować krótkie, czytelne adresy prowadzące do własnej domeny, np. https://twojadomena.pl/oferta, zamiast wielowierszowych adresów zawierających dużą liczbę parametrów. Taki zapis wygląda bardziej profesjonalnie, jest łatwiejszy do zweryfikowania przez odbiorcę i poprawia czytelność wersji tekstowej wiadomości.

AnoMail automatycznie formatuje zwykły tekst, ale zachowuje integralność odnośników, dzięki czemu formatowanie części alternatywnej nie powinno odbywać się kosztem poprawnego działania linków.

Długie linki w części alternatywnej newslettera

Część alternatywna wiadomości oraz długie linki śledzące

Znaczenie wersji tekstowej w newsletterach i e-mailach biznesowych (B2B)

Wersja tekstowa (text/plain) jest obowiązkowym elementem profesjonalnych wiadomości e-mail, zwłaszcza newsletterów. Dlatego zawsze zaczynamy przygotowanie maila od części graficznej i gdy jest gotowa przechodzimy do części alternatywnej.

Brak lub nieprawidłowe przygotowanie części tekstowej listu może:

    • obniżyć dostarczalność,
    • zwiększyć ryzyko oznaczenia jako spam,
    • utrudnić odbiór wiadomości przez osoby korzystające z czytników tekstowych,
    • negatywnie wpłynąć na ocenę nadawcy przez filtry.

Dlatego tak ważne jest, aby wersja tekstowa była czytelna, schludna i zgodna ze standardami, w tym z zasadą łamania linii oraz była odpowiednikiem części graficznej czyli zawierała ten sam tekst. Obie części nie mogą różnić się od siebie bo list z automatu możne trafić do spamu.

Automatyczne łamanie linii w mailach

AnoMail a automatyczne łamanie linii

Warto podkreślić, że program AnoMail automatycznie łamie linie tekstu w części tekstowej (alternatywnej) wiadomości. Oznacza to, że użytkownik nie musi martwić się o ręczne formatowanie treści – program sam zadba o to, aby linie miały odpowiednią długość, zgodną z przyjętymi standardami.

Dzięki temu:

    • wiadomości są bardziej czytelne,
    • spełniają wymogi techniczne,
    • są lepiej oceniane przez filtry antyspamowe,
    • zwiększa się ich szansa na dotarcie do skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Automatyczne łamanie linii w AnoMailu to funkcja, która znacząco ułatwia przygotowywanie profesjonalnych newsletterów i korespondencji biznesowej, eliminując ryzyko błędów wynikających z nieprawidłowego formatowania.

Podsumowanie

Łamanie linii tekstu po 60–78 znakach w wiadomościach e-mail to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim zgodności ze standardami, czytelności oraz dostarczalności. Długie, niełamane linie mogą negatywnie wpływać na ocenę wiadomości przez filtry antyspamowe, co z kolei zwiększa ryzyko trafienia do folderu spam. 

Dlatego tak ważne jest, aby wersja tekstowa e-maila była odpowiednio przygotowana. Program AnoMail automatycznie dba o prawidłowe łamanie linii, co stanowi duże ułatwienie dla osób wysyłających newslettery i korespondencję biznesową.

Łamanie tekstu i inne tematy dot. mailingu:

  • Łamanie wierszy
  • Formatowanie wierszy
  • Łamanie linii
  • Długość linii tekstu
Tagi: