Import i eksport bazy adresów

Kontakty CSV w Microsoft Excel

Import i eksport bazy adresów E-mail

W programie AnoMail można używać spersonalizowanych baz kontaktów do newslettera pobieranych bezpośrednio z pliku CSV przygotowanego w programie Microsoft Excel. Import i eksport bazy adresów do Excel CSV dostępny jest w oknie Edytora kontaktu po naciśnięciu menu Plik.

Aby AnoMail mógł rozpoznać pola personalizacji muszą być umieszczone w odpowiednich kolumnach tabeli. Wszystkie pola personalizacji omówiono w artykule: Format bazy adresowej w programie AnoMail. W razie konieczności bazą adresową można zarządzać w zewnętrznym programie np. Microsoft Excel.

Import i eksport bazy adresów​
Import i eksport bazy adresów​ e-mail CSV

Eksport bazy adresów e-mail​ do CSV

Analogicznie bazę kontaktów z programu AnoMail można przekazać do Microsoft Excel naciskając w Edytorze kontaktów menu Plik a następnie wybierając funkcję Eksportuj do pliku CSV. Aby nie było problemów z kodowaniem polskich znaków to wybieramy UTF-8.

Jeżeli używacie Państwo w mailingach tylko kilku pól personalizacji to pozostałe można ukryć przechodząc do menu Widok w edytorze kontaktów i wybierając funkcję Dostosuj kolumny. W dalszej kolejności należy odznaczyć pola personalizacji, z których nie chcecie Państwo korzystać. Podczas importu kontaktów, AnoMail ukrywa te kolumny, które nie zawierają żadnych danych.

Pokrewny temat: Jak importować do AnoMail adresy e-mail z plików?

Zarządzaj bazą w programie Microsoft Excel

Niektórzy użytkownicy wolą całą bazą adresową zarządzać poza programem AnoMail. Można do tego wykorzystać dowolne oprogramowanie, które pozwala grupować dane w postaci tabelarycznej np. Microsoft Excel lub nawet Microsoft Word. Każda kolumna to oddzielne pole personalizacji np. kolumna „E-mail” zawiera w poszczególnych wierszach adresy e-mail odbiorców. Kolumna „Nazwisko” zawiera nazwiska odbiorców itd.

Rozpoznawanie imion i nazwisk z adresów e-mail

Poszczególne pola personalizacji wraz z ich oznaczeniem omówiono w artykule: Pola personalizacji w programie AnoMail. Ponadto w Edytorze kontaktów znajduje się funkcja o nazwie Uzupełnij brakujące wpisy…, która z adresów e-mail potrafi rozpoznać imiona, nazwiska oraz płeć odbiorcy. Przed wysyłką warto uzupełnić te dane aby mailing sprawiał wrażenie, że został wysłany tylko do jednego odbiorcy.

Personalizuj mailingi aby nie trafiały do spamu

Korzystanie z baz danych w Excelu do personalizowanych wysyłek to skuteczna strategia, która przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim, personalizacja znacząco zwiększa zaangażowanie odbiorców. Gdy otrzymują oni wiadomość, która zaczyna się od ich imienia i nazwiska lub zawiera nazwę ich firmy, czują się bardziej zauważeni i docenieni. Dzięki temu są bardziej skłonni do podjęcia interakcji, co może przełożyć się na zwiększenie sprzedaży lub umocnienie relacji biznesowych.

Personalizacja pokazuje, że jako nadawca dbasz o potrzeby i indywidualne oczekiwania swoich klientów. W dzisiejszych czasach, gdzie użytkownik jest bombardowany masową komunikacją, wyróżnienie się poprzez spersonalizowane podejście jest kluczem do sukcesu. 

Ponadto, różnicując treść wiadomości, zmniejszasz ryzyko, że Twoje maile zostaną oznaczone jako spam. Algorytmy filtrujące pocztę wychwytują podobieństwa w masowych wysyłkach, a różnorodność poszczególnych wiadomości powoduje, że zostają one częściej dostarczone prosto do skrzynki odbiorczej.

Excel to doskonałe narzędzie do zarządzania bazami danych, które łatwo integruje się z AnoMail. Daje możliwość segregowania, filtrowania oraz aktualizowania danych, co ułatwia tworzenie precyzyjnych i efektywnych kampanii komunikacyjnych. Skorzystaj z możliwości, jakie daje Excel w połączeniu z AnoMail i zobacz, jak personalizowane komunikacji e-mail może podnieść skuteczność Twoich wysyłek.

Mapowanie danych z Excela

Program mailingowy AnoMail umożliwia mapowanie danych z pliku CSV utworzonego w Excelu lub firmowym systemie CRM. Mapowanie danych to proces przypisywania odpowiednich pól z pliku CSV do konkretnych pól personalizacji w AnoMail. Pozwala to na spersonalizowanie treści wiadomości dla każdego odbiorcy na podstawie informacji zawartych w pliku CSV.

Na przykład, jeśli w pliku CSV mamy kolumny z imionami, nazwami firm oraz adresami e-mail, to poprzez mapowanie danych możemy określić, do jakich pól personalizacji mają być wczytane. Potem te pola wstawiane są do treści wiadomości i przez to każda wiadomość różni się nieco od innej, a odbiorca ma wrażenie, że list został wysłany tylko do niego.

Dzięki mapowaniu danych możemy osiągnąć wysoką personalizację kampanii mailingowej, co zwiększa skuteczność i poziom zaangażowania odbiorców. Funkcja mapowania danych (patrz poniższy rysunek) dostępna jest w Edytorze kontaktów.

Mapowanie danych w Edytorze kontaktów
Przypisywanie własnych danych z Excela lub CRM

Szybki import kontaktów z Excela

AnoMail pozwala także pobierać pobierać dane z Excela metodą kopiuj wklej. W tym przypadku trzeba zaznaczyć dwie kolumny (bez wiersza nagłówkowego zawierającego nazwy pól). Następnie nacisnąć prawy klawisz myszki i wybrać funkcję Kopiuj. Później przejść do modułu wysyłkowego AnoMail i nacisnąć Importuj 👉 Z szybkiej listy kontaktów.

AnoMail pobierze dane i umieści w Edytorze kontaktów. Zwracamy uwagę, że tej metodzie kopiowania w pierwszej kolumnie muszą znajdować się same adresy e-mail. W drugiej kolumnie muszą być umieszczone nazwy firmy lub inne dane nadawcy. Obie kolumny muszą być obok siebie.

W ostateczności proste bazy zawierające imię i nazwisko odbiorcy oraz adres e-mail można przygotować w Notatniku Windows. W tym przypadku rekordy (dane odbiorców) muszą być umieszczone jeden pod drugim i składać się z nazwy odbiorcy oraz adresu e-mail w nawiasach np. Jan Kowalski <kowalski@wp.pl> (patrz poniższy rysunek).

W ten sposób w szybki sposób można do programu wczytać adresy skopiowane z Excela lub innego programu np. Outlook. W programie pocztowym Outlook ustawiasz się na nadawcy maila, naciskasz prawy klawisz myszki i wybierasz funkcję Kopiuj. Potem wystarczy wkleić skopiowane dane do Notatnika, w takiej formie jak pokazano na poniższym rysunku.

Szybki import kontaktów z Notatnika
Szybki import kontaktów z Notatnika Windows

Zarządzanie kontaktami w darmowym CRM

Osoby, które potrzebują pełnej wiedzy o swoich klientach lub kontrahentach mogą skorzystać z bezpłatnego systemu SuiteCRM, który w połączeniu z AnoMail otwiera nowe możliwości w masowych wysyłkach e-mail. SuiteCRM to zaawansowany system zarządzania relacjami z klientami (CRM), który oferuje szeroką gamę funkcji do śledzenia i zarządzania kontaktami, w tym automatyzację procesów biznesowych oraz analitykę. 

Integracja SuiteCRM z AnoMail, daje użytkownikom skuteczniejsze zarządzanie listami kontaktów oraz realizację złożonych kampanii marketingowych. Dzięki tej kombinacji użytkownicy mogą łatwo targetować swoje wysyłki, monitorować interakcje z klientami oraz personalizować komunikację, co przyczynia się do bardziej efektywnego zarządzania relacjami i zwiększa skuteczności działań marketingowych.

Zobacz: Jak wyświetlić okno klienta Webmail?

SuiteCRM - Darmowy system do zarządzania kontaktami
Baza kontaktów w systemie SuiteCRM dostępna w oknie AnoMail

polecane artykuły związane z mailingiem:

Dodawanie nowego konta pocztowego

Dodawanie nowego konta pocztowego do wysyłki smtp

Dodawanie nowego konta pocztowego do wysyłki w programie AnoMail dostępne jest po naciśnięciu przycisku Dodaj konto lub Kreator. Przed wysłaniem poczty należy skonfigurować program do wysyłania poczty. Obecnie większość serwerów SMTP (poczty wychodzącej) stosuje autoryzację w celu zabezpieczenia się przed bezprawnym wysyłaniem wiadomości (zazwyczaj SPAMu) za ich pośrednictwem.

Czytaj więcej »