Generator bezpiecznych haseł

do zabezpieczenia załączników

Generator bezpiecznych haseł

Niekiedy istnieje potrzeba przesłania poufnych informacji i należy je zabezpieczyć indywidualnymi hasłami lub używając do tego celu pełnego szyfrowania wiadomości zgodnie ze standardem S/MIME. Generator bezpiecznych haseł to funkcja programu AnoMail, dzięki której można utworzyć indywidualne hasła do zabezpieczenia załączników.

Dzięki tej funkcjonalności można wysyłać zaszyfrowane załączniki (PDF, DOC, XLS itd.) zawierające poufne informacje. Aby otworzyć załącznik odbiorca listu będzie musiał podać hasło lub kod PIN, który powinien być do niego dostarczony innym kanałem np. poprzez SMS lub w ostateczności oddzielną wiadomość e-mail.

Gdzie znajduje się generator losowych haseł?

Funkcja dostępna jest w oknie Edytora kontaktów. W celu skorzystania z generatora losowych haseł w głównym oknie modułu wysyłkowego należy nacisnąć przycisk Odbiorcy/Kontakty. Następnie kliknąć przycisk Rekordy i wybrać funkcję Generuj hasła do załączników PDF/ZIP.

Hasła zostaną dodane do kolumny przeznaczonej do przechowywania kodu rabatowego (#RBT#) lub hasła do dokumentów więc będzie je można potem wyeksportować do na przykład do Microsoft Excel itp.

Generator indywidualnych haseł

Aby hasło było bezpieczne jego długość nie powinna być krótsza niż 14 znaków. W przypadku użycia kodów PIN, nie powinno składać się z krótkich ciągów gdyż takie hasło można łatwo złamać. W związku z tym w oknie generatora haseł do załączników należy określić czy tworzymy hasło znakowe czy cyfrowe oraz z ilu znaków ma składać.

Zalecana długość dla bezpiecznych haseł to minimum 14 znaków. Po naciśnięciu przycisku Generuj hasła komputer utworzy dla każdej osoby na Państwa liście adresowej oddzielne hasła. Będą one widoczne w kolumnie Rabat/Hasła.

Gdyby trzeba było hasło przesłać w treści listu to do wiadomości należy wstawić pole personalizacji o nazwie #RBT#. W miejsce tego pola zostanie umieszczone hasło. Nie zalecamy jednak wysyłać hasła do otwarcia załącznika w tej samej wiadomości co zaszyfrowany przy jego pomocy załącznik.

W razie potrzeby listę adresową z przypisanymi hasłami można przekazać np. do programu Microsoft Excel naciskając w oknie Edytora kontaktów przycisk Kontakty i wybierając funkcję Eksportuj listę do CSV. Wygenerowane hasła lub kody Pin mogą być wykorzystane do szyfrowania załączników oraz do ochrony dokumentów PDF (certyfikat, dyplom, zaproszenie), które można utworzyć przy użyciu osobnego Generatora kuponów i dokumentów pdf, który dostępny jest w głównym oknie programu pod przyciskiem Ustawienia.

Szyfrowanie załączników indywidualnymi hasłami odbiorców

Mając utworzone hasła wystarczy do każdego odbiorcy przypisać jeden lub kilka załączników. Komputer załączniki przypisane do konkretnego odbiorcy skompresuje oraz zaszyfruje (algorytm AES-256) a następnie dołączy archiwum ZIP do wiadomości e-mail. Ewentualnie hasło zostanie użyte do zaszyfrowania i ochrony przed otwarciem załącznika PDF. To pozwoli wysyłać poufne informacje zgodnie z obowiązującym prawem.

Patrz także: Dynamiczne kody QR do wysyłania indywidualnych informacji

Przypominamy, że dane osobowe przekazywane drogą mailową muszą być zabezpieczone i między innymi do tego służy omawiana funkcjonalność. W razie potrzeby do kolumny Rabat/Hasło w oknie Edytora kontaktów można wprowadzić własne hasła wygenerowane w zewnętrznym programie np. Microsoft Excel lub umieścić hasła podane przez odbiorców na etapie zapisu do newslettera.