Personalizacja dokumentów PDF
w trakcie wysyłki e-mailingu
Personalizacja dokumentów PDF
Oprogramowanie AnoMail pozwala wysyłać spersonalizowane pisma, które dołączane są do załącznika wiadomości. Indywidualne dokumenty PDF tworzone są w trakcie wysyłki. Program na obrazek stanowiący tło nakłada wybrane przez Państwa pola korespondencji seryjnej. W oparciu o ten mechanizm możliwa jest personalizacja dokumentów PDF.
Spersonalizowana nie tylko treść ale także nazwa pisma PDF
Dodatkowo każdy załącznik może mieć inną czyli spersonalizowaną nazwę. To oznacza, że odbiorca listu może zobaczyć np. swoje nazwisko lub numer certyfikatu w nazwie dokumentu PDF. Użycie spersonalizowanych nazw załączników zwiększa skuteczność wysyłki gdyż potęguję ciekawość odbiorcy i zachęca go do otwarcia załącznika.
Zobacz także: Wysyłanie spersonalizowanych dyplomów i certyfikatów w PDF
Ochrona danych osobowych w dokumencie PDF
Każdy dokument PDF utworzony w generatorze pism z AnoMail, może być dodatkowo chroniony indywidualnym hasłem. Dzięki temu inspektor ochrony danych osobowych w Państwa firmie będzie spokojny. Indywidualne hasło zostanie przypisane do adresata listu i będzie niezbędne do tego aby mógł otworzyć przesłany do niego dokument PDF.
Dostęp do parametrów personalizacji dokumentów PDF możliwy jest po kliknięciu przycisku Ustawienia i wybraniu funkcji Kupony i dokumenty PDF. Oczywiście aby móc personalizować pliki PDF, wcześniej należy wczytać do programu bazę adresową zawierającą kolumny z adresem e-mail odbiorcy, jego imieniem lub nazwą oraz dodatkowymi danymi, które mają znaleźć się na kuponie np. indywidualny numer.
Generator do personalizacji dokumentów PDF
AnoMail 2026 Premium
Chroń poufne informacje w pliku PDF
W niektórych przypadkach dokumenty zawierające dane osobowe należy zabezpieczyć przed otwarciem indywidualnymi hasłami. Funkcja ta dostępna jest po przejściu do modułu generatora Kuponów i dokumentów PDF widocznego na powyższym rysunku. Wcześniej należy wczytać do Edytora kontaktów bazę zawierającą adresy oraz indywidualne hasła odbiorców.
Wygeneruj bezpieczne hasła lub poproś o utworzenie hasła do ochrony PDF
Odbiorca listu otrzyma indywidualny załącznik w postaci dokumentu PDF z taką nazwą jaką sobie ustawicie np. Certyfikat dla Adam Nowak.pdf. Gdy adresat pisma będzie chciał go otworzyć to poproszony zostanie o podanie indywidualnego hasła, które powinien wcześniej otrzymać od Państwa np. poprzez SMS. Ewentualnie na etapie zbierania danych osobowych można poprosić adresata aby sam podał jakiego hasła chce używać do odbierania od Państwa poufnej korespondencji.
Podgląd wysłanych dokumentów w programie pocztowym
Czasami, gdy wysyłane są spersonalizowane dokumenty to, warto mieć możliwość podglądu wysłanych wiadomości bezpośrednio w programie pocztowym używanym na co dzień w firmie. Choć masowe wysyłki odbywają się za pomocą AnoMail, to w folderze „Elementy wysłane” programu pocztowego mogą pojawić się wszystkie wysłane wiadomości, tak jakby były wysłane przez pracownika z jego programu pocztowego a nie AnoMail.
Aby to osiągnąć należy kliknąć przycisk „Ustawienia” i wybrać opcję „Zapisywanie kopii wiadomości„. Od tej pory każda wysłana wiadomość e-mail, razem z wszystkimi załącznikami, będzie zapisywana na dysku Państwa komputera. Po zakończeniu kampanii mailingowej można wgrać (upload) wszystkie wiadomości do folderu „Wysłane” na Państwa koncie pocztowym.
Dzięki temu każdy pracownik w Waszej firmie, który skonfiguruje swój program pocztowy do odbierania poczty z konta na które wgrano listy, zobaczy wiadomości e-mail, jakby były wysłane bezpośrednio z jego własnego komputera.
Przechodząc do folderu „Wysłane„, w dowolnym momencie można odnaleźć daną wiadomość i ponownie ją wysłać bezpośrednio ze swojego programu pocztowego, klikając przycisk „Prześlij dalej„.
Zabezpiecz spersonalizowany dokument PDF
Niektórzy użytkownicy AnoMail chcą dodatkowo chronić spersonalizowane dokumenty PDF i zablokować w nich np. możliwość wydruku lub wprowadzania zmian. Aby włączyć funkcję ochrony dokumentów trzeba przejść do ustawień programu AnoMail a następnie wybrać funkcję do generowania kuponów i dokumentów PDF.
W dalszej kolejności włączyć funkcję Zaszyfruj dokument PDF i ograniczyć możliwość wydruku lub wprowadzania zmian w dokumencie. Aby dokument był chroniony hasłem zaznaczamy funkcję: Wymagaj indywidualnego hasła do otwarcia…
Podpisuj cyfrowo dokumenty PDF
Ostatnia wersja AnoMail wprowadza możliwość cyfrowego podpisywania dołączanych do listu dokumentów PDF, co gwarantuje klientom autentyczność i oryginalność plików. Aby aktywować tę funkcję, należy w oknie tworzenia dokumentu, skorzystać z opcji dodania cyfrowego podpisu.
Podpisanie dokumentu PDF jest oparte na certyfikacie S/MIME, używanym również do podpisywania wiadomości e-mail. Dodatkowo, opcjonalnie można wybrać, by AnoMail wizualnie oznaczył dokument informacją o cyfrowym podpisie.
Programy do przeglądania dokumentów PDF, takie jak Foxit PDF Reader czy Adobe Reader, potrafią zweryfikować podpis cyfrowy w momencie otwierania pliku PDF, prezentując odpowiednie komunikaty.
Wsparcie weryfikacji długoterminowej (LTV)
AnoMail wspiera weryfikację długoterminową (LTV, Long Term Validation) podpisu cyfrowego. Gdy podpisujecie dokumenty w AnoMail, dodawane są wszystkie istotne informacje o statusie certyfikatu S/MIME. Dzięki temu możecie zachować ważność podpisu cyfrowego nawet po upływie terminu ważności certyfikatu S/MIME, którym został podpisany dokument.
W związku z tym, dokumenty PDF podpisane w AnoMail pozostają ważne przez długi okres, co otwiera możliwość korzystania z darmowych certyfikatów z okresem ważności rok np. od firmy Actalis.
Generator dokumentów PDF
Dostęp do generatora dokumentów PDF możliwy jest także po naciśnięciu przycisku Załączniki (patrz punkt 1). Z rozwiniętego menu wybieramy Generator dokumentów PDF (punkt 2) i zaznaczamy Dodaj indywidualny plik PDF do załącznika każdej wiadomości (punkt 3).
Z racji tego, że na tło obrazka nakładane są dowolne dane, możecie przygotowywać w ten sposób nie tylko kupony rabatowe, certyfikaty lub zaproszenie. Można użyć tej funkcjonalności do tworzenia dowolnych dokumentów PDF na których mają pojawić się dane odbiorcy listu.
Wykonywanie kopii wysłanych dokumentów PDF
W razie potrzeby można włączyć wykonywanie kopii zapasowych (patrz pkt. 10 na powyższym rysunku) wysyłanych dokumentów. W tym przypadku w trakcie wysyłki kopia dokumentu PDF zapisywana jest we wskazanym przez Państwa folderze.
Plik PDF zapisywany jest z taką samą nazwą jak adres e-mail odbiorcy np. kowlski@gmail.com.pl.pdf. Zwracamy uwagę, że system Windows ma ograniczenie dot. ilości plików przechowywanych w danej lokalizacji wiec ilość plików lub subfolderów nie może przekroczyć 32 tys. pozycji.
Pokrewny temat: Przypisywanie różnych załączników do adresatów
Dlatego AnoMail profilaktycznie tworzy dodatkowe podfoldery z datą i godziną wysyłki. W związku z powyższym wysyłając dwa mailingi z różnymi pismami do tego samego odbiorcy nie trzeba martwić się, że poprzedni dokument PDF zostanie nadpisany przez nowy. Po każdej wysyłce tworzone są osobne foldery z datą a w nich zostają umieszczone pliki PDF.
Wykonaj podgląd dokumentu przed wysyłką
W ustawieniach generatora spersonalizowanych dokumentów PDF, naciskając przycisk Podgląd można sprawdzić jak dokument będzie wyglądał u odbiorcy oraz jaka będzie waga dokumentu.
Przypominamy także że niektóre filtry antyspamowe np. Google/Gmail potrafią „zajrzeć” do załącznika więc jeżeli chcecie uniemożliwić analizę tego, co jest w załączniku można włączyć funkcję ochrony załącznika przy pomocy hasła. W takim przypadku filtr antyspamowy nie będzie miał możliwości sprawdzenia zawartości pliku pdf.
Używając suwaka do określania jakości dokumentu PDF można ograniczyć jego wagę zmniejszając jakość dokumentu. Tu należy samodzielnie sprawdzić jakie ustawienia będą optymalne w stosunku do Państwa dokumentu. Zasada jest taka, że im wyższa jakość dokumentu tym większa waga załącznika.
Personalizacja dokumentów PDF to nie wszystko:
Automatyczne przypisywanie indywidualnych załączników do odbiorców
Osoby, którym zależy na wysyłce indywidualnych załączników będą zainteresowane automatycznym przypisaniem plików do odbiorców wiadomości e-mail. Dzięki temu każdy odbiorca listu może otrzymać inny załącznik np. fakturę VAT, PIT lub indywidualną umowę.
Reputacja domeny wysyłkowej a dostarczalność poczty e-mail
Reputacja domeny wysyłkowej odnosi się do oceny wiarygodności i jakości domeny nadawcy przez serwery odbiorcze oraz filtry antyspamowe. Jest ona kształtowana na podstawie historii wysyłania wiadomości, takich jak wskaźnik otwarć, kliknięć oraz skarg na spam.
Wysyłanie poczty przez darmowe skrzynki GMail, Onet, WP, Interia, o2, Outlook
AnoMail pozwala na wysyłanie poczty przez darmowe skrzynki e-mail takie jak GMail, Onet, WP, Interia, o2, Outlook.com itp. AnoMail współpracuje z dowolnym dostawcą kont pocztowych pop3/smtp. Jednakże dostawcy darmowych kont pocztowych nie zezwalają na wykorzystywanie ich serwerów do realizacji masowych wysyłek i mogą zablokować Państwa konto przy próbie wysyłania kilkudziesięciu wiadomości.
