Dlaczego e-mail trafia do folderu Oferty?
co zrobić aby tego uniknąć?
Dlaczego wiadomość trafia do zakładki Oferty?
Jeśli Twoja wiadomość nie wpada do spamu tylko umieszczana jest w zakładce „Oferty” to wbrew pozorom dobra wiadomość, bo nie została automatycznie uznana za spam. Folder „Oferty” to osobna kategoria przeznaczona między innymi dla promocji, ofert handlowych i innych wiadomości o charakterze marketingowym.
Duzi dostawcy poczty w tym Gmail automatycznie porządkują korespondencję, aby oddzielić wiadomości osobiste od treści promocyjnych, powiadomień i komunikatów wysyłanych przez systemy. Jeżeli wysyłasz newslettery promocyjne ze swojego sklepu internetowego to będzie trzeba poprosić odbiorców aby przenieśli Twoją wiadomość do głównej skrzynki (ang. Inbox).
Problem pojawia się wtedy gdy wysyłasz cold maila lub zapytanie o możliwość przesłania informacji handlowych a Twój mail trafia do „Oferty”. Taki e-mail jest prawidłowo dostarczony, ale pojawia się poza główną skrzynką odbiorczą bo zawiera elementy, które sprawiły że wygląda jak oferta.
Dla nadawcy oznacza to zwykle mniejszą widoczność wiadomości, ponieważ część użytkowników rzadziej zagląda do zakładki Oferty. Ale nie martw się bo zazwyczaj używając AnoMail i poprawiając treść listu w łatwy sposób można temu zaradzić.
Pokrewny temat: Jak działa filtr antyspamowy GMail?
Co sprawia, że wiadomość wygląda jak oferta?
Systemy pocztowe analizują wiele cech wiadomości. Znaczenie może mieć jej temat, użyte słownictwo, liczba odsyłaczy, stosunek tekstu do obrazów, budowa kodu HTML, sposób przedstawienia nadawcy, powtarzalność wysyłanych treści oraz charakter zastosowanych zwrotów.
Ponadto nowoczesne systemy antyspamowe analizują nagłówki maila i szukają w nich charakterystycznych elementów (sygnatur systemów newsletterowych) które mogą sprawić, że list automatycznie pojawi się w zakładce „Newslettery” lub „Oferty” tylko dlatego, że został wysłany z platformy SaaS.
Wiadomości zawierające dużą liczbę haseł sprzedażowych, rabatów, informacji o promocjach, przycisków zachęcających do zakupu i odsyłaczy do stron ofertowych mogą zostać zaklasyfikowane jako korespondencja promocyjna. Nie oznacza to jednak, że jedno konkretne słowo automatycznie przenosi e-mail do zakładki Oferty. Filtry analizują całokształt wiadomości oraz zachowanie nadawcy.
Jak filtr antyspamowy analizuje treść maila?
Klasyczne filtry antyspamowe, takie jak SpamAssassin, wykonują wiele niezależnych testów dotyczących treści i nagłówków wiadomości. Poszczególne reguły mogą przyznawać punkty dodatnie albo ujemne. Im wyższy wynik, tym większe prawdopodobieństwo zakwalifikowania wiadomości jako spam. Domyślny próg SpamAssassin często wynosi 5 punktów, ale administrator serwera może ustawić inną wartość.
Filtr może zwrócić uwagę między innymi na podejrzane zwroty, nietypowe formatowanie, brak odpowiedniej ilości tekstu, jeden duży obraz zastępujący treść, konstrukcję odsyłaczy lub błędy techniczne wiadomości. Sama poprawa tekstu nie wystarczy jednak, jeżeli problemem jest zła reputacja domeny, nieprawidłowa konfiguracja poczty, niska jakość bazy albo duża liczba zgłoszeń od odbiorców.
Pokrewny temat: Jak działa tester antyspamowy SpamAssassin?
Asystenci poprawiający treść maila
Pierwszym krokiem diagnostycznym jest sprawdzenie czy wiadomość nie ma słów, które wyzwalają filtr antyspamowy. Program AnoMail został wyposażony w szereg mechanizmów do oceny listu oraz sztuczną inteligencję do poprawy wiadomości.
Klikając w głównym oknie programu przycisk Antyspam (patrz punkt 1) mamy do dyspozycji następujące funkcje:
- Sprawdź treść wiadomości – szuka w treści listu słów na które reagują filtry antyspamowe.
- Oceń wiadomość i pokaż zalecenia – wykonuje rzeczywisty test antyspamowy w SpamAssassin i pokazuje ocenę w punktach.
- Merytoryczna analiza cold maila – sztuczna inteligencja ocenia czy zimny mail jest dobrze przygotowany.
- Redaktor (AI) do korekty newslettera – sztuczna inteligencja stara się poprawić maila aby nie miał znamion spamu.
- Optymalizacja lub zmiana listu – sztuczna inteligencja poprawia kod (HTML) listu lub zmienia strukturę zgodnie z poleceniem.
- Test antyspamowy Google – sprawdza jak filtr antyspamowy GMail ocenia Twoją wiadomość.
- Test antyspamowy Microsoft – sprawdza jak filtr antyspamowy Microsoft ocenia Twoją wiadomość.
- Test antyspamowy online – wykonuje test antyspamowy w MailChecker.net
Analizatory treści w AnoMail
Już na etapie tworzenia treści trzeba ograniczyć listę ryzykownych słów czyli tzw. wyzwalaczy. AnoMail zawiera analizatory treści (patrz punkt 1), które przed wysyłką sprawdzają przygotowaną wiadomość i wskazują elementy mogące mieć znamiona spamu.
Program podpowiada, jakich słów i konstrukcji lepiej unikać oraz które fragmenty warto przeredagować. Analiza może obejmować wiadomości przygotowane zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Sprawdzenie w trybie offline odbywa się po naciśnięciu przycisku Sprawdź i wybraniu funkcji Analizator treści (PL-EN).
Dzięki tej funkcji użytkownik może poprawić słowa, ograniczyć nadmiar sformułowań reklamowych, uzupełnić brakujący tekst albo zmienić układ wiadomości jeszcze przed rozpoczęciem kampanii. Analizator sprawdza list lokalnie. Nie wysyła go na serwery więc ten tester sprawdza tylko treść listu pomijając inne elementy jak np. konfiguracja domeny wysyłkowej.
Tester SpamAssassin przed wysyłką
W dalszym kroku wykonamy test antyspamowy, który bada nie tylko treść listu ale dodatkowe elementy takie jak reputacja nadawcy, konfiguracja domeny wysyłkowej, obecność na czarnych listach itd.
AnoMail oferuje testery antyspamowe, które pozwalają sprawdzić wiadomość za pomocą mechanizmu SpamAssassin. Użytkownik otrzymuje przewidywaną punktację oraz listę reguł, które wpłynęły na wynik testu. Dzięki temu wiadomo, co należy poprawić, zanim e-mail zostanie wysłany do całej bazy odbiorców.
Za dobry wynik w SpamAssassin uznajemy taki poniżej 2 punktów. Jeżeli tester pokazuje „Wysokie ryzyko spamu” czyli wiadomość zdobyła więcej niż 5 punktów to koniecznie należy ją poprawić aby uniknąć automatycznego trafienia u odbiorcy do spamu. Zwracamy jednak uwagę, że Państwa list może otrzymać niską punktację np. 0.9 pkt czyli „Brak znamion spamu” ale to nie oznacza, że list na 100% nie trafi do folderu „Oferty”.
Ocena antyspamowa wiadomości przed wysyłką
Test nie gwarantuje umieszczenia wiadomości w głównej skrzynce, ponieważ każdy dostawca poczty korzysta z własnych algorytmów. Jednak pozwala wykryć typowe błędy w treści i budowie listu, które mogą obniżać jego dostarczalność lub zwiększać ryzyko zakwalifikowania jako spam lub oferta.
Dlatego dążymy do tego aby uzyskać punktację poniżej 2 punktów, zwracając uwagę na to aby list nie zawierał słów i zwrotów występujących w typowo marketingowych wiadomościach.
Najlepsze rezultaty daje połączenie analizy treści z personalizacją, dobrą reputacją nadawcy, właściwą konfiguracją SPF, DKIM i DMARC oraz wysyłką do odbiorców, którzy rzeczywiście oczekują danej korespondencji.
Główne przyczyny trafiania do „Ofert”
- Język sprzedażowy: Używanie słów kluczowych takich jak „promocja”, „rabat”, „kup teraz”, „wyprzedaż”, „cena” lub symboli walut.
- Struktura wiadomości: duża liczba grafik, banerów reklamowych, przycisków CTA (wezwań do działania) oraz linków zewnętrznych przy minimalnej ilości czystego tekstu.
- Wysyłka z platform SaaS: systemy do e-mail marketingu doklejają do nagłówków maila charakterystyczne elementy przez które list może automatycznie być oznaczany jako „reklama” lub „newsletter”.
- Obowiązkowe linki: obecność stopki z linkiem do rezygnacji z subskrypcji (wypisz się), co jest typowe dla newsletterów.
- Brak interakcji: Filtry widzą, że odbiorcy rzadko odpowiadają na te wiadomości i traktują je jako komunikację jednostronną.
Pokrewny temat: Jak poprawić dostarczalność do GMail?
Co zrobić aby nie trafiać do folderu "Oferty"
Zamiast wysyłać wiadomości z ogólnych adresów typu oferty@firma.pl, newsletter@ czy marketing@, zmień je w ustawieniach AnoMail na adresy osobiste np. adam.nowak@firma.pl.
AnoMail posiada dedykowane funkcje do sprawdzania, jak filtry ocenią Twój list przed jego wysłaniem.
- Tester Gmail: W menu programu kliknij Antyspam -> Tester GMail. Narzędzie to zweryfikuje, czy spełniasz aktualne wytyczne Google dotyczące masowej dostarczalności.
- Analiza treści: Wybierz Antyspam -> Sprawdź treść wiadomości. Program wykryje i podświetli słowa kluczowe (np. agresywne zwroty sprzedażowe, nadmiar wykrzykników), które automatycznie spychają maila do zakładki „Oferty” lub „Spam”. Wyeliminuj je lub zastąp neutralnymi synonimami.
Google rygorystycznie podchodzi do bezpieczeństwa wiadomości masowych. Brak poprawnych wpisów w konfiguracji Twojej domeny skutkuje natychmiastowym przeniesieniem maila do Ofert lub Spamu.
Zgodnie z oficjalnymi wytycznymi Google, serwery Gmaila oczekują od wiadomości masowych obecności nagłówka rezygnacji List-Unsubscribe oraz oznaczenia typu Precedence: Bulk.
Jeśli każdy odbiorca dostaje identyczną wiadomość, algorytm łatwo wykrywa schemat. Wykorzystaj funkcję Personalizacji oraz Losowych bloków tekstowych w edytorze AnoMail. Spraw, aby każda wiadomość zawierała unikalny zwrot do adresata (np. nazwa firmy, imię) oraz drobne zmiany w strukturze zdań.
Dostarczalność do zakładki „Główne” zależy od zaangażowania odbiorców. Jeśli wysyłasz pierwsze zapytanie lub newsletter, dopisz na końcu prośbę: „Jeśli chcesz upewnić się, że otrzymasz moją odpowiedź, odpisz krótko na tego maila lub dodaj mój adres do swoich zaufanych kontaktów”. Każda odpowiedź zwrotna od klienta natychmiast uczy filtr Gmaila, że jesteś dla niego ważnym nadawcą.
AnoMail nie pozostawia charakterystycznych śladów systemu newsletterowego
Wiele platform do masowej wysyłki wiadomości dodaje do e-maili charakterystyczne elementy techniczne, nagłówki lub wzorce, po których filtry pocztowe mogą rozpoznać, że wiadomość została wysłana z konkretnego systemu newsletterowego. AnoMail działa inaczej.
AnoMail stosuje mechanizmy cyfrowego kamuflażu i nie dokleja charakterystycznych oznaczeń wskazujących jednoznacznie na użycie AnoMail. Dzięki temu filtr antyspamowy nie może automatycznie przenieść wiadomości do folderu „Oferty” lub „Spam” wyłącznie dlatego, że została wysłana z naszego oprogramowania.
Dla serwera odbiorcy wiadomość z AnoMail wygląda jak standardowa korespondencja e-mail wysłana przez skonfigurowane konto pocztowe. O jej ostatecznej klasyfikacji decydują przede wszystkim rzeczywiste parametry wysyłki, takie jak reputacja domeny i serwera SMTP, poprawność SPF, DKIM i DMARC, treść wiadomości, częstotliwość wysyłki czy reakcje odbiorców.
Sam fakt wykorzystania AnoMail do masowej wysyłki nie stanowi charakterystycznego sygnału, na podstawie którego filtr antyspamowy mógłby automatycznie rozpoznać wiadomość jako mailing reklamowy.
Inne artykuły dot. wysyłek wiadomości e-mail
Odmiana imion przez przypadki i korzystanie ze zwrotów zależnych od płci
AnoMail pozwala wysyłać w pełni spersonalizowane e-mailingi w tym zwracać się do odbiorcy po imieniu a nawet odmieniać jego imię przez przypadki. Aby tego dokonać należy kliknąć Nowy list a następnie wybrać funkcję Personalizacja, potem wybrać Wstaw imię odbiorcy (np. Grzegorz) lub Wstaw imię w wołaczu (np. Grzegorzu).
Follow up czyli ponowienie wysyłki do wybranych odbiorców
Follow-up to element automatyzacji e-mail marketingu, który pozwala zaplanować kilka wysyłek do odbiorców. Najczęściej taką funkcjonalność można spotkać w abonamentowych systemach online, które działają 24 godziny na dobę na serwerze dostawcy systemu mailingowego.
Personalizacja dokumentów PDF w trakcie masowej wysyłki e-mail
Oprogramowanie AnoMail oferuje personalizację dokumentów PDF. W trakcie wysyłki na wzorcowy obrazek nakładane są dane adresata np. Imię i nazwisko, nazwa firmy, numer dokumentu itd.
