Follow-Up czyli ponowienie wysyłki
do wybranych odbiorców w AnoMail
Automatyzacja w e-mail marketingu
Follow-up to element automatyzacji e-mail marketingu, który pozwala zaplanować kilka wysyłek do odbiorców. Follow-up to nic innego jak ponowienie wysyłki do wybranych osób, które np. nie zareagowały lub zareagowały na poprzednią wiadomość. Najczęściej taką funkcjonalność można spotkać w abonamentowych systemach online (tzw. wielokrotnych autoresponderach), które działają 24 godziny na dobę na serwerze dostawcy systemu mailingowego.
Ręczny follow-up w programie AnoMail
Program AnoMail jest programem typu desktop czyli instalowanym w Państwa komputerze tym samym nie działa 24h/dobę i dlatego można zaplanować proste follow-upy ale trzeba to zrobić ręcznie. Każda wysłana wiadomość e-mail z AnoMail zapisywana jest w Archiwum korespondencji i w każdej chwili można zobaczyć co i do kogo zostało wysłane.
Następnie można przywrócić list z archiwum lub pobrać adresy osób, które otrzymały pierwszy list i wysłać do nich drugi z zaplanowanej serii. W Archiwum zapisane są wszystkie wiadomości wraz z adresami e-mail odbiorców.
Można także kliknąć w głównym oknie programu przycisk Sprawdź maile i wybrać Pokaż kto nie odpowiedział na Twój poprzedni mailing. W tym przypadku program usunie z listy wysyłkowej odbiorców, którzy odpowiedzieli na poprzednią wiadomość lub ich adresy były nieprawidłowe. Innymi słowy na liście zostaną tylko ci adresaci, którzy otrzymali list ale nie udzielili na niego odpowiedzi.
Nie zalecamy wysyłania do nich tej samej wiadomości. Lepiej przygotować nieco inną treść lub powołać się na poprzedniego maila. W razie potrzeby można wcześniej przygotować serię wiadomości i od razu na etapie tworzenia kampanii mailingowej stworzyć kilka wiadomości, które będziecie wysyłać do potencjalnych klientów.
Pokrewny temat: Zbieranie adresów e-mail z odpowiedzi na mailing
Zaplanuj serię wiadomości
Personalizuj wiadomości typu follow-up
Celem follow-upu jest przypomnienie odbiorcy o naszej ofercie, przekazanie mu dodatkowych informacji, zachęcenie do zakupu lub zwiększenie zaangażowania klienta w inny sposób. Ważne jest, aby follow-up był dostosowany do adresata i jego potrzeb. Dzięki temu nie będzie uznany przez niego za spam. Nie należy stosować w takich mailach zbyt dużo grafiki aby adresat nie odebrał tego jako masowy mailing.
Początek tego typu wiadomości powinien być uprzejmy i zawierać informację, która przypomni odbiorcy, że wcześniej już otrzymał od nas wiadomość. Bardzo dobrze gdy wykorzystacie Państwo pola personalizacji. Przykładowy początek maila może brzmieć: „Szanowna Pani Joanno” lub Szanowny Panie Tomaszu. W tym celu należy wykorzystać pola personalizacji (imię w wołaczu #WIM# i zaimki #PPW#) oraz zwroty zależne od płci (Szanowna/Szanowny).
Ważne jest, aby utrzymać spójność z poprzednią korespondencją i zastosować indywidualne podejście do odbiorcy oraz dostosować treść listu do jego potrzeb i zainteresowań. Końcowe zdanie w wiadomości follow-up powinno zawierać wyraźne wezwanie do działania i być skoncentrowane na celu, jaki chcemy osiągnąć poprzez wysłanie tej wiadomości.
Oto kilka przykładów jak zakończyć list typu follow-up:
Proszę #PPB# (oznacza zwrot Pana/Panią) o odpowiedź na tę wiadomość, abyśmy mogli omówić szczegóły naszej oferty.
Zapraszam do odwiedzenia naszej strony internetowej, gdzie znajdzie #PPM# (oznacza Pan/Pani) więcej informacji na temat naszych produktów/usług.
Zachęcam #PPB# do skorzystania z naszej aktualnej promocji, która kończy się za kilka dni ⏰
Bardzo dziękuję za poświęcony czas i pozdrawiam serdecznie. Jeśli pojawią się jakieś pytania lub wątpliwości, proszę o kontakt.
Zbieraj adresy osób, które odpisały
W ustawieniach modułu subskrypcji można włączyć funkcję zbierania adresów z odpowiedzi. Program każdą wiadomość, która przyjdzie na Państwa konto podda analizie i zapisze adres e-mail osoby, która do Was napisała. Następnie klikając przycisk Odbicia i odpowiedzi można zobaczyć adresy z potwierdzeniem odczytania/dostarczenia/odpowiedzi.
W zależności od potrzeby takie osoby można przekazać handlowcom lub usunąć z listy wysyłkowej przed ponowieniem mailingu do osób, które nie zareagowały na wcześniejszą wiadomość. Oczywiście nie trzeba ręcznie usuwać tych osób, adres po adresie. Można nacisnąć przycisk Sprawdź maile i zostawić na liście wysyłkowej tylko tych adresatów od których nie mamy informacji zwrotnej.
Program nie zwraca uwagi jaki typ odpowiedzi otrzymał (zgoda, rezygnacja, zapytanie itd.). Zbiera tylko informację, że odbiorca zareagował. Mając listę osób, które odpowiedziały można ją usunąć z listy wysyłkowej przez ponowieniem wysyłki do osób „bez odpowiedzi”.
Po każdej akcji mailingowej można usuwać adresy z odpowiedzi lub zbierać je aż do zakończenia całej kampanii mailingowej. Wszystko zależy od Państwa potrzeb i sposobów realizacji wysyłek.
Dodatkowo w zakładce Potwierdzenia przeczytania będą znajdowały się adresy e-mail osób, które ręcznie potwierdziły otrzymanie wiadomości. Z kolei w zakładce Potwierdzenia dostarczenia będą znajdowały się adresy osób, których serwer potwierdził otrzymanie poczty na podstawie tzw. raportu DSN.
Jak powołać się na wcześniejszy e-mail?
Czasami istnieje konieczność ponownej wysyłki listu do odbiorców, którzy nie odpowiedzieli na poprzedni mail. W takim przypadku można przejść do archiwum wiadomości e-mail i nacisnąć przycisk Dodatkowe akcje (patrz poniższy rys.) Tam znajduje się funkcja „Przygotuj odpowiedź na wysłany list„. W górnej części wiadomości wpisujecie tekst np. „W nawiązaniu do poniższego maila… chciałem się przypomnieć… bo nie uzyskałem odpowiedzi…”.
Dzięki tej funkcji odbiorca będzie miał wrażenie, że przeszliście w swoim programie pocztowym do Elementy wysłane i wybrali „Prześlij dalej (ang. Forward)” aby raz jeszcze wysłać ten sam list do danego adresata. Gdy już list będzie gotowy to naciskamy przycisk Gotowy i wracamy do głównego okna programu, w którym możemy podjąć decyzję do kogo chcemy wysłać wiadomości.
Zobacz: Jak zablokować wysyłkę do osób, które otrzymały daną wiadomość?
Film: Jak ponowić wysyłkę do wybranych osób?
Przypominanie się odbiorcom z danej kampanii e-mail
W AnoMail dostępny jest podgląd kampanii e-mail do szybkiego wznawiania wysyłek. W związku z tym aby wznowić wysyłkę do osób, które już otrzymały daną wiadomość Pokaż kampanie e-mail (punkt 1), ustawiamy się na danej kampanii (punkt 2) i naciskamy prawy klawisz myszki lub przycisk Więcej akcji. Wyświetli się podręczne menu z którego wybieramy Przypomnij się odbiorcom (punkt 3).
Program wczyta na listę wysyłkową wszystkich odbiorców, którzy otrzymali wybraną wiadomość i wyświetli okno z możliwością zmiany treści listu. Przy czym w dolnej części listu będzie widać wiadomość, która została wysłana do danej osoby. Dzięki temu sprawiamy wrażenie że wysyłamy maila tylko do jednej osoby i piszemy np. „W nawiązaniu do poprzedniej wiadomości… nie otrzymałem odpowiedzi…”.
Korzystając z funkcji oznaczonych na poniższym rysunku na żółto można usuwać z listy wysyłkowej tych odbiorców, którzy otrzymali daną wiadomość, zapisywać ich adresy do pliku lub wczytać na listę wysyłkową aby wysłać do nich inny list. W tym przypadku możecie zaplanować serię maili i wysyłać co tydzień.
Zaplanuj serię wysyłek odłożonych w czasie
W programie AnoMail można zaplanować serię wysyłek rozłożonych w czasie. Najczęściej planuje się wysłanie dwóch wiadomości e-mail w przeciągu kilku dni. Odstęp pomiędzy pierwszą i drugą wysyłką nie powinien być dłuższy niż kilka dni.
W pierwszym mailu warto wykorzystać możliwości personalizacji i przygotować „zimnego maila” (ang. Cold Mail). Treść listu może zostać zapisana jako szablon korespondencji pod nazwą np. Zapytanie 1. Od razu tworzymy drugą wiadomość, która ma nawiązywać do pierwszej np. Dzień dobry, Piszę ponownie do Państwa ponieważ nie otrzymałem odpowiedzi na wiadomość, którą wysłałem w zeszłym tygodniu…”. Szablon drugiej wiadomości zapisuje się pod nazwą Zapytanie 2.
Następnie klikając Nowy list i wybierając funkcję z Szablonu użytkownika wyświetli się okno z Państwa szablonami listów, z których należy zaznaczyć np. Zapytanie 1. W dalszej kolejności wczytać do programu listę adresową i wysłać mailing.
Później trzeba odczekać do trzech dni i wysłać drugiego maila (szablon Zapytanie 2) do tej samej bazy ale pomijając te osoby, które odpowiedziały na pierwszą wiadomość. Aby zablokować wysyłkę do osób, które zareagowały na pierwszego maila można kliknąć przycisk Historia i wybrać funkcję Tymczasowa blokada wysyłki.
Na listę tymczasowych blokad należy wpisać lub wkleić adresy e-mail odbiorców, którzy odpowiedzieli na wcześniejszą. Po każdej wysyłce zalecamy przeprowadzać higienę baz adresowych aby usunąć z nich nieaktualnych odbiorców.
Planowanie serii wysyłek e-mail tzw. Follow-Up
Dla osób, które chcą z mailingu „wycisnąć” jak najwięcej można śledzić skuteczność mailingu i wykorzystać dodatkowo follow-up czyli ponowienie wysyłki tylko do określonych odbiorców. Dla przykładu wysyłacie Państwo mailing i włączacie w AnoMail śledzenie kliknięć w odnośniki umieszczone w liście. W tym celu w oknie edycji listu należy kliknąć przycisk Statystyki i wstawić link śledzący kliknięcia.
Następnie bezpośrednio w Google Analytics sprawdzacie kto kliknął w link i usuwacie te osoby z listy mailingowej. Na koniec ponawiacie mailing tylko do tych osób, które nie zareagowały na wcześniejszą wiadomość czyli przypominacie się raz jeszcze tym odbiorcom, którzy nie kliknęli w linki.
Pokrewny temat: Użycie śledzika do śledzenia kliknięć w odnośniki
Ewentualnie można zrobić odwrotnie czyli wysłać drugi mailing tylko do tych osób, które kliknęły w odnośniki zamieszczone w pierwszym liście. W tym celu należy przejść do okna edycji wiadomości nacisnąć przycisk Statystyki i wstawić kod śledzący kliknięcia. 48 godzin po zakończeniu wysyłki należy przejść do statystyk Google Analytics i zobaczyć, które osoby (adresy e-mail) kliknęły w Państwa odnośnik zamieszczony w liście.
Polecany temat: Jak wykluczyć z wysyłki określonych odbiorców?
Jak usunąć z listy wysyłkowej określonych odbiorców?
Kopiując listę osób, które kliknęły w link można je później dodać na listę wysyłkową lub usunąć z listy wysyłkowej. Dla przykładu aby usunąć osoby, które zareagowały z listy wysyłkowej po skopiowaniu adresów z systemu Google Analytics należy przejść do AnoMail i wybrać funkcję Porządkuj i wybrać funkcję Usuń adresy z zawartości schowka. Program pozostawi na liście wysyłkowej tych odbiorców, którzy jeszcze nie kliknęli w link w poprzedniej wiadomości.
Jak sprawdzić do kogo poczta dotarła?
Najlepiej minimum 24h po zakończonej wysyłce przejść do Archiwum wysyłek i będzie można ocenić skuteczność kampanii. Dostęp do raportów z wysyłki jest także w głównym oknie programu pod przyciskiem Sprawdź maile. Przed wysyłką mailingu do tej samej grupy zalecamy usunąć wszystkie błędne adresy i nie ponawiać na nie wysyłki.
AnoMail na podstawie analizy odbić z niedostarczonej poczty, pokaże Państwu do kogo poczta dotarła, kto miał zapchaną skrzynkę, czyj adres był nieaktualny lub kto blokuje przyjęcie Waszej poczty ze względów antyspamowych.
Pokrewny temat: Jak ocenić skuteczność swojej wysyłki?
Google Analytics pokaże kto był zainteresowany ofertą
Można iść krok dalej i z systemu Google Analytics wybrać tylko tych odbiorców, którzy spędzili na Państwa stronie np. 2 minuty lub odwiedzili kilka podstron czyli potencjalnie byli zainteresowani tym co wysłaliście i potem tylko do nich wysłać kolejnego maila (tzw. follow upa).
Jeśli będziecie Państwo ponawiać mailingi (Follow-up) do tych osób, które nie zareagowały na Państwa wysyłkę to pamiętajcie, że polskie i europejskie prawo zabrania wysyłania ofert (niezamówionych informacji handlowych) do odbiorców, którzy nie wyrazili na to zgody.
Cold mailing i follow-up czyli ponowienie wysyłki
Aby zwiększyć skuteczność wysyłek zalecamy poczytać o zimnych mailach czyli tzw. Cold mailingu tzn. masowej wiadomości e-mail skierowanej do konkretnego odbiorcy z którym wcześniej nie mieli Państwo kontaktu. W cold mailingu z AnoMail warto wykorzystać pola personalizacji, które sprawią, że odbiorca pomyśli, że wiadomość została skierowana tylko do niego tak, jakbyśmy wysłali jedną wiadomość z programu Microsoft Outlook.
Personalizacja zwiększa ilość odpowiedzi
Jeśli dobrze spersonalizują Państwo treść wiadomości e-mail to odbiorca z pewnością to zauważy i będzie bardziej skłonny odpowiedzieć na Państwa wiadomość. W takich mailach zwraca się po imieniu (zmienna #IME#) do odbiorcy, przywołuje nazwę jego firmy (zmienna #FMA#) i wykorzystuje inne dane, które o nim Państwo posiadacie. To wszystko wprowadza się do AnoMail w oknie Edytora kontaktów a potem w wiadomości wykorzystuje przycisk Personalizacja.
Warto poczytać także o tych zagadnieniach:
Raport wysyłki czyli analiza dostarczalności poczty e-mail
Po zakończonej wysyłce mailingu można zobaczyć raport wysyłki z podziałem na dostarczone maile, twarde i miękkie zwroty oraz blokady antyspamowe. W związku z tym przed kolejną wysyłką należy uporządkować bazę aby nie wysyłać poczty na nieistniejące adresy, które generują odbicia
Próbka baz danych do weryfikacji w programie AnoMail Premium
Zanim zakupicie bazę adresów e-mail to w AnoMail możecie sprawdzić bezpłatną próbkę bazy danych, aby przekonać się czy oferowane kontakty są aktualne oraz czy pasują do Państwa grupy docelowej.
Odmiana imion przez przypadki i korzystanie ze zwrotów zależnych od płci
AnoMail pozwala wysyłać w pełni spersonalizowane e-mailingi w tym zwracać się do odbiorcy po imieniu a nawet odmieniać jego imię przez przypadki. Aby tego dokonać należy kliknąć Nowy list a następnie wybrać funkcję Personalizacja, potem wybrać Wstaw imię odbiorcy (np. Grzegorz) lub Wstaw imię w wołaczu (np. Grzegorzu).
