Klasyfikator adresów email RODO
w programie e-mailingowym
Klasyfikator adresów email RODO
Funkcja Klasyfikator adresów email pod kątem RODO to kolejna unikalna funkcja, z której słynie AnoMail, a której nie mają żadne inne popularne systemy e-mailingowe. Funkcja klasyfikatora adresów e-mail (RODO) używana jest do podzielenia Państwa baz adresowych na ogólne skrzynki firm (biuro@, kontakt@, info@ itd.), imienne skrzynki pracowników (jan.kowalski@firma.pl, krzysztof@firmaxyz.pl) oraz adresy stricte stanowiące dane osobowe (jan@kowalski.com).
RODO a imienne skrzynki pracowników firm
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz późniejszym rozporządzeniem RODO zanim wyślecie Państwo wiadomość na adres e-mail mający znamiona danych osobowych powinni Państwo dopełnić obowiązku informacyjnego. W tym przypadku należy wysłać na taki adres informację, że przetwarzacie dane osobowe odbiorcy.
Funkcja Klasyfikator adresów e-mail RODO pozwala oddzielić ogólne adresy od adresów imiennych i wysłać różne treści wiadomości. W razie konieczności cały proces dopełnienia obowiązku informacyjnego można zautomatyzować.
Funkcję klasyfikatora można wykorzystać na potrzeby cold mailingu. W tym przypadku na liście wysyłkowej zostawia się tylko adresy imienne pracowników a usuwa adresy zbiorcze. Na podstawie adresów e-mail pracowników, program AnoMail może rozpoznać ich imiona oraz płeć. Dzięki temu możecie Państwo przygotować mocno spersonalizowane treści, które wygenerują konwersję.
Zalecany korzystać z Edytora kontaktów, w którym można tworzyć bazę z imionami, nazwiskami oraz nazwami firm odbiorców. Użycie tych danych zmniejsza ryzyko oznaczenia listu jako spam oraz sprawia wrażenie, że list został wysłany do jednej osoby.
Uporządkuj bazę adresów
AnoMail i klasyfikacja adresów E-MAIL
Po dopełnieniu obowiązku informacyjnego tzn. w drugiej kolejności można wysłać zapytanie o możliwość przesłania oferty zgodnie z wymogami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy o prawie telekomunikacyjnym. W praktyce na adresy ogólne od razu wysyła się zapytanie o możliwość przesłania oferty a na adresy o charakterze danych osobowych wysyła się „klauzule RODO”.
Dostęp do Klasyfikatora adresów RODO możliwy jest po kliknięciu przycisku Brak zgód na mailing, który znajduje się w głównym oknie moduły wysyłkowego programu AnoMail.
Podział adresów na ogólne oraz imienne skrzynki pracowników
Korzystając z klasyfikatora adresów RODO szybko podzielicie Państwo swoją bazę adresową na adresy ogólne i adresy imienne. Po podziale zalecamy do każdej z grup wysłać inną treść wiadomości. Dzięki temu unikniecie błędów jakie popełniają firmy, które nie mają takich narzędzi jak AnoMail i proszą odbiorcę z adresu biuro@firma.pl o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych mimo iż skrzynka biuro@… nie stanowi danych osobowych.
Polecany temat: Klauzula informacyjna RODO w stopce wiadomości e-mail
Funkcja aktualizowana w okresie aktywnego wsparcia technicznego
Funkcja klasyfikatora adresów e-mail działa tylko w okresie aktywnego wsparcia technicznego i jest przez nas aktualizowana automatycznie w momencie, gdy AnoMail podłączony jest do Internetu.
Klauzula informacyjna - Klauzula RODO
Obowiązek informacyjny (RODO) dotyczy wszystkich firm, które w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe w tym adresy e-mail. Zwracamy uwagę, że adres imienny pracownika np. jan.nowak@example.com stanowi dane osobowe gdyż w pierwszej kolejności kryje się za nim osoba fizyczna a dopiero później funkcja jaką pełni w organizacji np. dyrektor firmy czy też prezes.
Dopełnij obowiązku informacyjnego
W związku z tym najpierw należy poinformować właściciela adresu ze przetwarzacie Państwo jego dane osobowe, w jakim zakresie oraz celu a dopiero potem można pytać o zgodę na wykorzystanie jego danych w celach marketingowych. Biorąc to pod uwagę zalecamy lekturę artykuły pt. Legalizacja baz adresowych oraz higiena bazy adresów e-mail.
Artykuły warte przeczytania:
Razor oraz SpamAssassin – zaawansowane mechanizmy antyspamowe
Historia mailingu czyli ochrona przed zdublowaniem wysyłki
Tworzenie szablonu wiadomości e-mail (Stripo)
