Klauzula RODO
do stopki maila
Klauzula informacyjna (RODO)
W AnoMail przy pomocy sztucznej inteligencji (AI) można generować przykładowe teksty w tym klauzulę informacyjną. Klauzula RODO to krótkie oświadczenie informujące o przetwarzaniu danych osobowych, które powinno być umieszczone w stopce wiadomości e-mail.
Zgodnie z przepisami RODO, administrator danych osobowych ma obowiązek poinformować osoby, których dane dotyczą, o celu i sposobie ich przetwarzania. Obowiązek ten wynika z art. 13 i 14 RODO. Zgodnie z tymi przepisami, administrator powinien udzielić informacji w sposób przejrzysty i zrozumiały. Dlatego taką klauzulę można zawrzeć w stopce wiadomości e-mail.
Co kryje się pod akronimem RODO lub GDPR?
GDPR to skrót od General Data Protection Regulation, czyli Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jest to unijne rozporządzenie, które ma na celu ochronę danych osobowych obywateli Unii Europejskiej. RODO wprowadza jednolite i surowe przepisy dotyczące przetwarzania, przechowywania i ochrony danych osobowych, oraz określa prawa osób fizycznych w zakresie kontroli i ochrony ich danych.
Najnowszą wersję AnoMail wyposażono w mechanizm sztucznej inteligencji, który pozwala generować teksty do wiadomości e-mail. Dzięki temu naciskając przycisk Generator AI, widoczny na poniższym rysunku, możecie Państwo utworzyć tekst do stopki maila, która będzie zawierała klauzulę RODO.
Patrz także: Klasyfikator adresów RODO pod kątem danych osobowych
Klauzula informacyjna do stopki maila
Stopka wiadomości e-mail to krótki zestaw informacji umieszczanych na końcu wiadomości e-mail pod podpisem nadawcy. Ma na celu dostarczenie odbiorcy dodatkowych informacji kontaktowych lub innych istotnych szczegółów dotyczących nadawcy. Stopkę (ang. Footer) można wykorzystać do przekazania odbiorcy tzw. klauzuli RODO.
Ważne aby stopka e-mail była zwięzła i zawierała tylko istotne informacje. Nie powinna być nadmiernie skomplikowana. Przy projektowaniu stopki e-mail warto również wziąć pod uwagę zasady formatowania, takie jak używanie czcionki czy kolorów zgodnych z identyfikacją wizualną firmy, aby była spójna z resztą Państwa korespondencji firmowej.
Pod podpisem nadawcy w stopce wiadomości, można wkleić własny tekst klauzuli informacyjnej lub nacisnąć w AnoMail przycisk Generator AI, i poprosić sztuczną inteligencję aby sama wygenerowała przykładową treść, która posłuży jako klauzula RODO.
Zobacz również: Moduł do pozyskiwania zgód marketingowych
Klauzula RODO w stopce maila
Zalecamy korzystać ze sztucznej inteligencji do tworzenia tego typu treści bo każde naciśnięcie przycisku Generator AI tworzy nieco inny tekst. Dzięki temu Państwa wiadomość może zawierać unikalne teksty, w tym klauzulę informacyjną RODO. Natomiast ze względów antyspamowych, nie zalecamy kopiować gotowych klauzul RODO z wiadomości e-mail które przychodzą do Państwa.
Filtry antyspamowe nie lubią identycznych treści wysyłanych do wielu tysięcy odbiorców. Dlatego warto poświęcić trochę czasu i napisać własny tekst RODO, wspomagając się sztuczną inteligencją, która dostępna jest w programie AnoMail w opcji licencji Standard lub Premium.
Zobacz: Zimne maile wspomagane przez sztuczną inteligencję GPT
Wzór klauzuli RODO
Przykładowe wzory wygenerowane przez sztuczną inteligencję
"Niniejsza wiadomość e-mail zawiera Państwa dane osobowe, które są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Administratorem danych jest [Twoje imię lub nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Dane osobowe są przetwarzane w celu [określ cel przetwarzania, na przykład: odpowiedzi na zapytania, realizacji umowy]. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć w naszej Polityce Prywatności [link do Polityki Prywatności]. Jeśli nie jesteś zamierzonym odbiorcą tej wiadomości, prosimy o niezwłoczne jej usunięcie. Dziękujemy."
"Zgodnie z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), pragniemy poinformować, że: Administratorem Państwa danych osobowych jest [Wpisz nazwę] z siedzibą w Testowie, ul. Testowa 2, 00-123 Testowo. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu ofertowania, zawarcia lub wykonywania umowy oraz w prawnie uzasadnionym interesie administratora, w celu utrzymania kontaktów biznesowych. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji, a następnie w celach archiwizacyjnych, jednak nie dłużej niż rok. Przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody, a podanie danych jest dobrowolne."
"Informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe zawarte w tej wiadomości e-mail w celu odpowiedzi na Państwa zapytanie lub prowadzenia dalszej korespondencji. Administratorem danych jest [Twoje imię lub nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Podane dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, do którego zostały zebrane. Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w naszej Polityce Prywatności [link]."
"Zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO), informujemy, że przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu przedstawienia Ci oferty naszych usług. Administratorem danych jest [Twoje imię lub nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Podane dane będą przetwarzane wyłącznie w ramach naszej współpracy handlowej. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych możesz znaleźć w naszej Polityce Prywatności [link]."
"Niniejsza wiadomość e-mail zawiera informacje poufne i/lub dane osobowe. Przetwarzanie tych danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Administratorem danych osobowych jest [Twoja nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Podane dane będą przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i realizacji związanych z nią działań. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć w naszej Polityce Prywatności [link]."
Wybierz szablon na potrzeby klauzuli informacyjnej
W oknie edytora wiadomości kliknij przycisk Szablony i wybierz szablon, który będzie pasował do Twojej klauzuli informacyjnej. Najczęściej klauzula informacyjna umieszczana jest na końcu listu w formie stopki lub dodajemy ją poprzez wstawienie linku do strony internetowej firmy.
Z racji tego, że duża część nadawców wkleja pełne klauzule w stopce maila to filtry antyspamowe mogą takie maile oznaczać jako spam. W związku z tym sam oceń jaką formę wybrać: czy link do polityki prywatności na stronie firmy czy może umieszczenie pełnej stopki RODO.
Zaprojektuj własną stopkę z klauzulą RODO
Program AnoMail jest zintegrowany z platformą Stripo, dzięki czemu użytkownicy mogą w prosty sposób projektować własne, profesjonalne stopki graficzne. Stripo udostępnia edytor, który pozwala tworzyć estetyczne układy, dodawać logotypy, ikony mediów społecznościowych oraz dowolne elementy wizualne.
Aby przygotować szablon ze stopką przechodzimy do edytora Stripo (patrz poniższy rysunek) i tworzymy nowy szablon. Następnie klikamy ikonę Moduły (punkt 1) i wpisujemy „signature” (punkt 2) czyli „podpis” aby odnaleźć gotowe wzory podpisów. W kroku następnym (punkt 3) wybieramy odpowiedni wzór i przeciągamy go (punkt 4) do naszego szablonu. Potem zmieniamy (punkt 5) teksty i wstawiamy swoje zdjęcie. Na koniec eksportujemy szablon z platformy Stripo na dysk Waszego komputera.
Integracja AnoMail ze Stripo umożliwia wygodne umieszczanie w stopkach wymaganych klauzul informacyjnych, takich jak klauzule RODO, zastrzeżenia prawne czy informacje poufne. Gotowy projekt można jednym kliknięciem zaimportować do AnoMail, co znacząco usprawnia przygotowanie spójnych i zgodnych z przepisami kampanii mailingowych. Dzięki temu stopki pozostają funkcjonalne, czytelne i profesjonalne.
Sztuczna inteligencja utworzy szablon ze stopką
Sztuczna inteligencja w AnoMail Premium ułatwia proces projektowania profesjonalnych szablonów wiadomości e-mail. Asystent AI umożliwia automatyczne generowanie kompletnych szablonów, obejmujących zarówno układ graficzny, jak i w pełni przygotowaną stopkę zgodną z dobrymi praktykami komunikacji biznesowej. Wygenerowana stopka może zawierać dane identyfikacyjne nadawcy, elementy formalne oraz sekcję informacyjną wymaganą w korespondencji handlowej, co znacząco redukuje nakład pracy użytkownika.
Zastosowane modele językowe (GPT) analizują kontekst i przeznaczenie wiadomości, a następnie tworzą spójną, semantycznie poprawną strukturę HTML, zoptymalizowaną pod kątem kompatybilności z klientami poczty elektronicznej. Dzięki temu użytkownik otrzymuje szablon graficzny, który jest jednocześnie estetyczny, technicznie poprawny i gotowy do natychmiastowego użycia w kampaniach mailingowych.
Aby skorzystać z generatora do tworzenia szablonów klikamy przycisk Nowy list (patrz punkt 1) i wybieramy funkcję Nowy szablon wg opisu (punkt 2). Potem uzupełniamy instrukcję (punkt 3) dotyczącą tego co ma znaleźć się w szablonie. Ewentualnie dołączamy obrazek z logiem firmy lub ze zdjęciem nadawcy i naciskamy przycisk Generuj (patrz punkt 4). Można także od razu podać link do strony, z której program sam pobierze dane niezbędne do przygotowania unikalnego szablonu.
Sztuczna inteligencja (AI) przygotuje szablon wiadomości z indywidualną klauzulą RODO w stopce
Funkcja dostępna w AnoMail Premium
Jak podzielić adresy z bazy danych?
Dzięki programowi AnoMail i funkcji Klasyfikator adresów RODO możesz automatycznie podzielić swoją bazę e-mailową na dwie grupy: adresy ogólne (np. kontakt@, biuro@, info@) oraz adresy o charakterze danych osobowych, czyli imienne skrzynki zawierające imię lub nazwisko.
Dlaczego ten podział ma sens? Adresy ogólne nie identyfikują konkretnej osoby, więc można je traktować inaczej – np. wysłać ogólne zapytanie ofertowe. Z kolei adresy imienne są uznawane za dane osobowe na mocy RODO – wymagają dopełnienia obowiązku informacyjnego wobec odbiorcy zanim przekażesz mu ofertę.
Segmentując bazę możesz dopasować treść e-maila do charakteru odbiorcy. Na adresy ogólne wysyłasz komunikaty ogólne, natomiast na imienne skrzynki wysyłane są spersonalizowane wiadomości zawierające imię (patrz Jak rozpoznać imię z adresu?), odniesienie do branży, stanowiska itp. Taka personalizacja zwiększa zaangażowanie, buduje relację i zwykle prowadzi do lepszej konwersji bo odbiorca woli gdy wiadomość jest skierowana do niego i odpowiada jego potrzebom.
Polecany temat: Jak personalizować wiadomości e-mail?
RODO a śledzenie kliknięć oraz wyświetleń
Śledzenie otwarć (ang. Open Rate) w cold mailingu zwykle realizuje się poprzez piksele śledzące lub specjalne linki rejestrujące kliknięcia (ang. Click Rate). Choć pozwala to analizować skuteczność kampanii, takie działania mogą być uznane za przetwarzanie danych osobowych bez zgody odbiorcy, co rodzi ryzyko naruszenia przepisów RODO. W kontaktach na zimno czyli gdy odbiorca nie wyraził wcześniejszej zgody marketingowej na przetwarzanie jego danych, stosowanie mechanizmów śledzących bywa uznawane za niedopuszczalne.
Warto podkreślić, że program AnoMail domyślnie nie dodaje żadnych linków ani pikseli śledzących, dzięki czemu nadawca nie musi obawiać się zarzutów o monitorowanie zachowań odbiorcy bez jego wiedzy. AnoMail analizuje efektywność wysyłki wyłącznie na podstawie dostarczalności wiadomości oraz informacji o odbiciach z niedostarczonej poczty.
W przypadku zastosowania personalizacji i wysyłki na imienne konta odbiorców, adresat listu nie jest w stanie rozpoznać, że wiadomość została wysłana z programu do masowej wysyłki, co zapewnia pełną dyskrecję i zgodność z zasadami ochrony danych.
Przejrzyj inne tematy związane z e-mailingiem:
Wstawianie hiperłącza do treści lub grafiki w mailu
Wstawianie hiperłączy do tekstu lub obrazków w e-mailu znacząco zwiększa jego funkcjonalność, umożliwiając odbiorcom łatwy dostęp do dodatkowych zasobów i informacji. Ponadto, używanie odnośników poprawia estetykę wiadomości i pomaga utrzymać jej przejrzystość, eliminując konieczność wklejania długich adresów URL. Używanie hiperłączy zwiększa zaangażowanie odbiorców, prowadząc do wyższej klikalności i skuteczniejszej komunikacji.
Program do zbierania maili firmowych
Oprogramowanie AnoMail to program do zbierania maili z Internetu oraz wysyłania zapytań o możliwość przesłania zapytań Ma wbudowane 3 moduły służące do zbierania adresów e-mail bezpośrednio ze stron internetowych. Moduły te dostępne są w głównym oknie programu pod przyciskiem Importuj.
Komenda EHLO zwiększa dostarczalność poczty (tzw. Greeting)
Komenda EHLO używana jest podczas rozpoczęcia komunikacji między AnoMail i serwerem wysyłkowym. W AnoMail można ustawić zawartość komendy EHLO dzięki czemu zwiększa się szansa uniknięcia trafienia do spamu
