Klauzula RODO
do stopki maila
Klauzula informacyjna (RODO)
W AnoMail przy pomocy sztucznej inteligencji (AI) można generować przykładowe teksty w tym klauzulę informacyjną. Klauzula RODO to krótkie oświadczenie informujące o przetwarzaniu danych osobowych, które powinno być umieszczone w stopce wiadomości e-mail.
Zgodnie z przepisami RODO, administrator danych osobowych ma obowiązek poinformować osoby, których dane dotyczą, o celu i sposobie ich przetwarzania. Obowiązek ten wynika z art. 13 i 14 RODO. Zgodnie z tymi przepisami, administrator powinien udzielić informacji w sposób przejrzysty i zrozumiały. Dlatego taką klauzulę można zawrzeć w stopce wiadomości e-mail.
Co kryje się pod akronimem RODO lub GDPR?
GDPR to skrót od General Data Protection Regulation, czyli Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jest to unijne rozporządzenie, które ma na celu ochronę danych osobowych obywateli Unii Europejskiej. RODO wprowadza jednolite i surowe przepisy dotyczące przetwarzania, przechowywania i ochrony danych osobowych, oraz określa prawa osób fizycznych w zakresie kontroli i ochrony ich danych.
Najnowszą wersję AnoMail wyposażono w mechanizm sztucznej inteligencji, który pozwala generować teksty do wiadomości e-mail. Dzięki temu naciskając przycisk Generator AI, widoczny na poniższym rysunku, możecie Państwo utworzyć tekst do stopki maila, która będzie zawierała klauzulę RODO.
Patrz także: Klasyfikator adresów RODO pod kątem danych osobowych
Klauzula informacyjna do stopki maila
Stopka wiadomości e-mail to krótki zestaw informacji umieszczanych na końcu wiadomości e-mail pod podpisem nadawcy. Ma na celu dostarczenie odbiorcy dodatkowych informacji kontaktowych lub innych istotnych szczegółów dotyczących nadawcy. Stopkę (ang. Footer) można wykorzystać do przekazania odbiorcy tzw. klauzuli RODO.
Ważne aby stopka e-mail była zwięzła i zawierała tylko istotne informacje. Nie powinna być nadmiernie skomplikowana. Przy projektowaniu stopki e-mail warto również wziąć pod uwagę zasady formatowania, takie jak używanie czcionki czy kolorów zgodnych z identyfikacją wizualną firmy, aby była spójna z resztą Państwa korespondencji firmowej.
Pod podpisem nadawcy w stopce wiadomości, można wkleić własny tekst klauzuli informacyjnej lub nacisnąć w AnoMail przycisk Generator AI, i poprosić sztuczną inteligencję aby sama wygenerowała przykładową treść, która posłuży jako klauzula RODO.
Zobacz również: Moduł do pozyskiwania zgód marketingowych
Klauzula RODO w stopce maila
Zalecamy korzystać ze sztucznej inteligencji do tworzenia tego typu treści bo każde naciśnięcie przycisku Generator AI tworzy nieco inny tekst. Dzięki temu Państwa wiadomość może zawierać unikalne teksty, w tym klauzulę informacyjną RODO. Natomiast ze względów antyspamowych, nie zalecamy kopiować gotowych klauzul RODO z wiadomości e-mail które przychodzą do Państwa.
Filtry antyspamowe nie lubią identycznych treści wysyłanych do wielu tysięcy odbiorców. Dlatego warto poświęcić trochę czasu i napisać własny tekst RODO, wspomagając się sztuczną inteligencją, która dostępna jest w programie AnoMail w opcji licencji Standard lub Premium.
Zobacz: Zimne maile wspomagane przez sztuczną inteligencję GPT
Wzór klauzuli RODO
Przykładowe wzory wygenerowane przez sztuczną inteligencję
"Niniejsza wiadomość e-mail zawiera Państwa dane osobowe, które są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Administratorem danych jest [Twoje imię lub nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Dane osobowe są przetwarzane w celu [określ cel przetwarzania, na przykład: odpowiedzi na zapytania, realizacji umowy]. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć w naszej Polityce Prywatności [link do Polityki Prywatności]. Jeśli nie jesteś zamierzonym odbiorcą tej wiadomości, prosimy o niezwłoczne jej usunięcie. Dziękujemy."
"Zgodnie z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), pragniemy poinformować, że: Administratorem Państwa danych osobowych jest [Wpisz nazwę] z siedzibą w Testowie, ul. Testowa 2, 00-123 Testowo. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu ofertowania, zawarcia lub wykonywania umowy oraz w prawnie uzasadnionym interesie administratora, w celu utrzymania kontaktów biznesowych. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji, a następnie w celach archiwizacyjnych, jednak nie dłużej niż rok. Przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody, a podanie danych jest dobrowolne."
"Informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe zawarte w tej wiadomości e-mail w celu odpowiedzi na Państwa zapytanie lub prowadzenia dalszej korespondencji. Administratorem danych jest [Twoje imię lub nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Podane dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, do którego zostały zebrane. Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w naszej Polityce Prywatności [link]."
"Zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO), informujemy, że przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu przedstawienia Ci oferty naszych usług. Administratorem danych jest [Twoje imię lub nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Podane dane będą przetwarzane wyłącznie w ramach naszej współpracy handlowej. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych możesz znaleźć w naszej Polityce Prywatności [link]."
"Niniejsza wiadomość e-mail zawiera informacje poufne i/lub dane osobowe. Przetwarzanie tych danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Administratorem danych osobowych jest [Twoja nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [adres]. Podane dane będą przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i realizacji związanych z nią działań. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania ich usunięcia. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć w naszej Polityce Prywatności [link]."
