Pozyskiwanie zgód na kontakt
poprzez kody QR i SMS
Pozyskiwanie zgód na kontakt telefoniczny
Zgodnie z aktualnymi przepisami, przedsiębiorcy muszą uzyskać zgodę na kontakt w celach marketingowych przed pierwszym telefonem do potencjalnego klienta, a to można zrobić przy pomocy oprogramowania AnoMail. Przepisy RODO i Prawo Komunikacji Elektronicznej wprowadzono, po to aby ograniczyć praktyki dzwonienia na numery telefonów bez wcześniejszej zgody właściciela numeru.
Według prawa, używanie zautomatyzowanych systemów do celów marketingowych wymaga wcześniejszej zgody abonenta lub użytkownika. Osobno wyraża się zgody na kontakt telefoniczny oraz mailowy. Zdaniem UOKiK pierwszy kontakt telefoniczny w którym pytamy czy ktoś wyraża zgodę na przedstawienie oferty przez telefon jest niedopuszczalny więc korzystając z AnoMail możecie ten problem rozwiązać pozyskując zgody z wykorzystaniem dwóch kanałów komunikacji tzn. e-mail oraz SMS.
Dwuetapowy kontakt w celu pozyskania zgody na rozmowę telefoniczną
W przypadku programu AnoMail pozyskiwanie zgody na kontakt marketingowy przez telefon będzie realizowane dwuetapowo, z wykorzystaniem wiadomości e-mail (inicjowanie kontaktu) oraz wiadomości SMS (kanał zwrotny), w której zainteresowany klient poda numer telefonu na który możecie zadzwonić lub wysłać SMS z ofertą.
W kroku pierwszym wyślemy do odbiorcy e-maila, w którym wstawimy kod QR i poprosimy osoby, które są zainteresowane ofertą o zeskanowanie fotokodu i automatyczne odesłanie zaprogramowanie wiadomości SMS z informacją, że właściciel numeru wyraża zgodę na kontakt telefoniczny w celach marketingowych.
Jak utworzyć kod QR do pozyskania zgody na kontakt telefoniczny?
W oknie edycji wiadomości e-mail należy nacisnąć przycisk Wypis/Zapis (patrz poniższy rysunek) a następnie wybrać Poprzez SMS z kodu QR. Zostanie wyświetlone okno w którym podajecie Państwo swój numer telefonu oraz treść zgody jaką chcecie otrzymać. Po naciśnięciu przycisku Zatwierdź, do treści wiadomości e-mail zostanie wstawiony kod QR.
Zobacz także: Generator kodów QR do tworzenia fotokodów
Wstawianie fotokodu do uzyskania zgody na kontakt telefoniczny w celach marketingowych
Fotokody QR mogą być dostosowane kolorystycznie do szaty graficznej Państwa listu a także podlinkowane do strony internetowej, tak aby użytkownicy, którzy nie chcą lub nie mogą zeskanować kodu QR, będą mogli w niego kliknąć i przejdą na Państwa stronę internetową np. z formularzem kontaktowym.
Używając tej metody na pozyskanie zgody warto w mailu wyjaśnić kto i w jakim celu będzie przetwarzał numer telefonu klienta. Dodatkowo te osoby, które w przyszłości wycofają zgodę na kontakt telefoniczny, ich numery mogą zostać dodane na czarną listę numerów GSM dostępną w AnoMail.
Pozyskiwanie zgód w świetle przepisów prawa
Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), które weszło w życie w listopadzie 2024 r., zastąpiło wcześniejsze prawo telekomunikacyjne. Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim ochronę konsumentów korzystających z usług telekomunikacyjnych. Ustawa wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące zgód marketingowych, regulując wysyłanie informacji handlowych nie tylko w relacjach B2C, ale też B2B.
PKE ustanawia jednolite zasady uzyskiwania zgody na przesyłanie informacji handlowych. Używanie systemów automatycznych do przesyłania informacji handlowych bez wcześniejszej zgody jest zabronione. Naruszenie tych zapisów może prowadzić do konsekwencji prawnych. Marketing bezpośredni, mimo iż może być uznawany za przetwarzanie danych w uzasadnionym interesie administratora, wymaga uprzedniej zgody odbiorcy więc należy ją pozyskać np. korzystając z metody opisanej poniżej.
Polecany temat: Jak pozyskiwać zgody na przesłanie oferty mailem?
Jak wygląda pozyskanie zgody na kontakt?
Pozyskiwanie zgód na kontakt telefoniczny za pośrednictwem programu AnoMail i wiadomości e-mail odbywa się w dwóch etapach. Pierwszym krokiem jest wysłanie wiadomości e-mail do potencjalnych odbiorców, w której umieszczany jest kod QR. Wiadomość powinna zawierać jasne instrukcje dotyczące dalszych kroków, a także informację o celu zbierania zgód. Kod QR pełni kluczową rolę, kierując zainteresowanego odbiorcę do kolejnego etapu procesu, w którym udziela zgody.
W drugim etapie odbiorca skanuje kod QR używając swojego smartfona. Po zeskanowaniu kodu w jego telefonie pojawia się uprzednio przygotowana wiadomości SMS, którą odsyła w celu potwierdzenia zgody na kontakt marketingowy. Przykładowo, treść SMS-a może brzmieć: „Wyrażam zgodę na kontakt marketingowy”.
Zobacz także: Jak realizować masowe wysyłki SMS?
Pytanie poprzez e-mail a udzielenie zgody poprzez SMS
Dwustopniowy proces zapewnia, że zgoda jest wyrażona w sposób świadomy i dobrowolny, a dodatkowo utrwala zgodę w formie elektronicznej, co może być istotne ze względów prawnych. Zgoda zapisywana jest w Państwa smartfonie (wiadomość SMS) a nie w AnoMail. W razie potrzeby można utworzyć w telefonie tzw. wizytówkę vCard do użycia w programie Outlook lub innym.
Dzięki pozyskiwaniu zgody z wykorzystaniem metody hybrydowej, w której zapytanie wysyłane jest e-mailem, a odpowiedź udzielana SMS-em, wszystko jest w zgodzie z obowiązującym prawem gdyż do pozyskania zgody na kontakt marketingowy wykorzystywane są dwa kanały komunikacji.
Nie zmienia to faktu, że jeżeli adres e-mail pracownika udostępniany jest na stronie internetowej jego firmy to nie oznacza, że chce otrzymywać masowe zapytania o możliwość przesłania oferty. Aby zredukować zgłoszenia antyspamowe powinni Państwo dobrze dobrać grupę docelową oraz przygotować zimnego maila a nie klasyczne zapytanie kierowane do nieokreślonej grupy odbiorców.
Polecany temat: Najczęstsze błędy podczas pisania zimnych maili
Odpowiadanie na maile z okna webmaila w AnoMail
Program AnoMail (w licencji Standard lub Premium) oferuje użytkownikom także możliwość odbierania i odpowiadania na maile przy użyciu zintegrowanego programu pocztowego Roundcube webmail. Webmail to aplikacja dostępna przez przeglądarkę internetową, która pozwala na zarządzanie wiadomościami e-mail bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerze.
Połączenie AnoMail z Roundcube jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą lub nie mogą korzystać z tradycyjnych klientów pocztowych, takich jak Outlook czy Thunderbird. Roundcube webmail zapewnia intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs, który umożliwia wygodne zarządzanie korespondencją prosto z okna programu AnoMail (patrz poniższy rysunek).
Jest to wygodne rozwiązanie dla użytkowników ceniących prostotę i mobilność, zapewniając jednocześnie wszystkie niezbędne funkcje potrzebne do skutecznej komunikacji e-mailowej. Dzięki integracji użytkownicy mogą korzystać z pełnej funkcjonalności bez konieczności przerywania swojej pracy z AnoMail.
Darmowy system SuiteCRM do zarządzania kontaktami
Bardziej wymagający użytkownicy mogą zintegrować naszą aplikację z darmowym systemem SuiteCRM do zbierania zgód i zarządzania relacjami z klientami. SuiteCRM to bezpłatny system CRM (Customer Relationship Management), który umożliwia zarządzanie relacjami z klientami w sposób kompleksowy.
SuiteCRM to oprogramowanie, dzięki któremu użytkownicy mają pełną kontrolę nad swoimi danymi, bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów licencyjnych. Integracja programu AnoMail z SuiteCRM polega na tym, że użytkownicy mogą korzystać z funkcji CRM bezpośrednio w oknie programu AnoMail.
Połączenie AnoMail z SuiteCRM daje możliwość śledzenia historii korespondencji, zarządzania zadaniami, a nawet analizowania zaawansowanych raportów o klientach. To idealne rozwiązanie dla firm pragnących usprawnić swoje procesy sprzedażowe i marketingowe, jednocześnie zachowując łatwość i intuicyjność użytkowania.
Jak dodać system SuiteCRM do aplikacji AnoMail?
Aby dodać SuiteCRM do AnoMail należy kliknąć przycisk Podgląd i wybrać funkcję Roundcube Webmail. Zamiast korzystać z programu pocztowego, w oknie trzeba przejść do Menu Plik i wybrać opcję Konfiguracja. Następnie w polu z adresem URL podać link do panelu logowania do systemu SuiteCRM.
Inne tematy związane z wysyłkami e-mail
Platforma Emaillabs dostarczająca serwery chmurowe wraz z pełną statystyką wysyłek
AnoMail może wysyłać pocztę przez platformę Emaillabs oferującą serwery chmurowe smtp do masowych wysyłek e-mail z pełnymi statystykami kliknięć (CTR), otwarć (OR), odbić itp.
Masowa wysyłka faktur w załączniku e-mail
Masowa wysyłka faktur w załączniku do wiadomości e-mail to jedna z podstawowych funkcji programu AnoMail. Dzięki niej możliwe jest hurtowe wysyłanie różnych plików załączników np. faktur VAT. Każdy z odbiorców otrzymuje inną fakturę, którą wcześniej należy przygotować w swoim systemie do fakturowania
Próbka baz danych do weryfikacji w programie AnoMail Premium
Zanim zakupicie bazę adresów e-mail to w AnoMail możecie sprawdzić bezpłatną próbkę bazy danych, aby przekonać się czy oferowane kontakty są aktualne oraz czy pasują do Państwa grupy docelowej.
