Zasady pisania cold maili
jak napisać zimnego maila?
Zasady pisania cold maili do pozyskiwania klientów
Prowadzicie Państwo firmę i chcecie zdobyć nowych klientów z wykorzystaniem e-mail marketingu? Jeżeli tak to świetnie trafiliście bo nasze oprogramowanie przeznaczone jest właśnie do tego celu. Najlepsze efekty uzyskacie stosując cold mailing a nie tradycyjne zapytania o możliwość wysłania oferty. Poniżej zamieściliśmy najważniejsze wytyczne dotyczące pisania zimnych maili, które powinny wygenerować sprzedaż.
Cold mailing umożliwia pozyskiwanie nowych klientów, którzy wcześniej nie słyszeli o Państwa firmie lub nie mieli styczności z Waszymi usługami i/lub produktami. Zimny mail pozwala na zwiększenie zasięgu działań marketingowych i może prowadzić do zwiększenia sprzedaży ale nie od razu. Aby osiągnąć sukces należy poznać zasady pisania cold maili i stosować się do nich.
Celem cold maila jest nawiązanie kontaktu a nie sprzedaż bezpośrednia
Na wstępnie zwracamy uwagę, że celem cold maila jest nawiązanie kontaktu z potencjalnym klientem a nie przedstawienie mu oferty. Dlatego trzeba dobrze dobrać grupę odbiorców i przemyśleć powód kontaktu. Klient podświadomie chce być przekonany, że wiecie coś o nim więc musicie poświęcić trochę czasu na tzw. research i ustalić jak najwięcej informacji o adresacie. Nikt nie chce otrzymywać szablonowej korespondencji z informacjami, że jesteście z firmy XYZ i oferujecie usługę ABC.
Zamieść w wiadomości e-mail odpowiedzi na poniższe pytania
Każdy kto niespodziewanie otrzyma Waszego maila zada sobie pytania: Dlaczego ja, co mnie to obchodzi, co z tego będę miał oraz co dalej? Dlatego w Waszej pierwszej wiadomości muszą znaleźć się odpowiedzi na powyższe pytania.
Na początku trzeba wyjaśnić odbiorcy dlaczego zdecydowaliście się napisać do niego więc trzeba znaleźć tzw. punkt zaczepienia np. „trafiłem na Pana artykuł dot. XYZ i mnie zaciekawił” lub „Widzę, że od lat prowadzi Pani firmę z branży XYZ…”. Następnie powinniśmy dać odczuć odbiorcy, że znamy jego problemy i mamy rozwiązanie, które może mu konkretnie pomóc….
Jaka jest struktura zimnego maila?
Zimny mail musi być przede wszystkim krótki (do 150 wyrazów) i składać się z poniższych elementów. Cold maila rozpoczyna mocno spersonalizowane przywitanie np. „Dzień dobry Pani Agnieszko”. W AnoMail naciska się przycisk Personalizacja i wstawia do listu między innymi imię odbiorcy odmienione w wołaczu.
Personalizacja w przywitaniu jest o tyle ważna, że odbiorca widzi że piszecie do niego a nie do „Szanownych Państwa”. Listy zaczynające się od „Szanowni Państwo” lub „Szanowny Panie/Pani” najczęściej są od razu kasowane lub oznaczane jako spam.
Po dobrym przywitaniu trzeba wyjaśnić dlaczego piszecie do danej osoby np. „Widzę, że opublikowała Pani post w serwisie XYZ na temat ABC więc…”. Tu trzeba zastanowić się nad dobrym powodem kontaktu (tzw. punkt zaczepienia). Odbiorca czytając Wasze wyjaśnienie, na tym etapie nie powinien poczuć, że wysyłacie szablonową wiadomość. W związku z tym trzeba zrobić rekonesans (ang. Research) i sprawdzić dokładnie do kogo piszecie.
W razie potrzeby można przygotować w Excelu osobne „powody kontaktu” dla każdego z odbiorców i umieścić je w kolumnie #PP1# czyli pole personalizacji numer 1. Wstawiając do treści listu zmienną #PP1#, program zamieni ją na właściwy tekst przypisany do odbiorcy. Generatywna sztuczna inteligencja może przygotować wiele „wersji powodów”, które AnoMail przypisze do danego odbiorcy.
W dalszej kolejności trzeba wykazać się wiedzą, że wiemy z jakimi problemami boryka się firma adresata i zasygnalizować, że macie na to rozwiązanie. Jednak w zimnym mailu nie przedstawiamy całej oferty, nie dodajemy załącznika z cennikiem, nie zachwalamy naszej firmy, nie informujemy od ilu lat jesteśmy na rynku itd. To nastąpi nieco później czyli w drugim kroku gdy odbiorca wyrazi chęć na dalszy kontakt.
Na końcu cold maila pytamy czy ta tematyka interesuje odbiorcę oraz prosimy o odpowiedź na list. Nie wstawiamy linku do kalendarza z umówieniem terminu i nie podajemy, że prezentacja naszego produktu zajmie jedynie 30 minut. Odbiorca nie ma tyle czasu. Najpierw niech zgodzi się na dalszy kontakt a dopiero potem będziemy umawiać się na rozmowę lub spotkanie.
Przygotuj się do wysyłki zimnych maili i wykonaj research
Do wysyłki cold mailingu należy się dobrze przygotować i zebrać jak najwięcej informacji o swoim potencjalnym kliencie. Nie tylko adres e-mail odbiorcy ale jego imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, branżę a nawet płeć. Te dane wykorzystamy w treści zimnego maila aby nadać mu bardziej personalnego brzmienia i przekonać klienta, że piszecie specjalnie do niego i wiecie kim jest, czym się zajmuje, jakie ma problemy itd.
Tak wiemy, że to zajmuje czas ale daje także najlepsze efekty. Najgorsze co można zrobić to wysyłać szablonowe wiadomości na oślep czyli do wszystkich z bazy, nie uwzględniając segmentacji, licząc na efekt skali tzw. „spray and pray”. Dobrze przygotowany cold mail nie brzmi sztucznie i nie wygląda jak szablon wiadomości w którym zmienia się tylko nazwa firmy.
Patrz: Jak samodzielnie zbudować bazę adresów firm?
Dlatego w pierwszej kolejności chociażby w Excelu buduje się bazę kontaktową. W każdej z kolumn umieszcza się tzw. cechy klienta (email, nazwa firmy, imię), które zostaną wykorzystane przy personalizacji cold maila. Na poniższym rysunku pokazano przykładową bazę firm w której umieszczono kolumny z następującymi danymi Adres e-mail, Nazwa firmy, Osoba decyzyjna, Imię odbiorcy, adres strony, miasto itd.
AnoMail na podstawie imienia rozpozna płeć odbiorcy, a mając płeć można zwracać się do odbiorcy „Pan” lub „Pani” oraz korzystać ze zwrotów warunkowych zależnych od płci np. „Napisała Pani artykuł…”, „Napisał Pan artykuł…” co idealnie nadaje się do otwarcia cold maila zaczynając wiadomość w stylu „Widzę, że napisała Pani artykuł pt. [Tytuł] więc doskonale zdaje sobie Pani sprawę z…”
Zobacz: Jak przygotować zwroty zależne od płci adresata listu
Wykorzystaj pola personalizacji takie jak np. nazwa firmy odbiorcy
Bazę z programu Excel zapisuje się do pliku CSV. W tym celu w programie Excel trzeba nacisnąć przycisk Plik i zapisać arkusz jako plik typu CSV (kodowanie polskich znaków UTF-8). Potem w głównym oknie programu AnoMail naciskamy przycisk Otwórz i wskazujemy pliku CSV.
AnoMail zapyta do jakich pól personalizacji przypisać określoną kolumnę np. E-mail ma być przypisany do pola #EMAIL#. Nazwa firmy ma być przypisana do pola #FMA# itd. Dzięki temu umieszczając w treści listu zmienną #FMA# program wstawi w to miejsce nazwę firmy odbiorcy.
Dostęp do pól personalizacji uzyskujemy w oknie edycji wiadomości naciskając przycisk Personalizacja. Jeżeli w bazie macie Państwo imiona odbiorców to wstawiając do treści listu zmienną #WIM# (imię odmienione w wołaczu) można rozpocząć wiadomość powitania np. „Dzień dobry Panie Andrzeju”. Niektórym nie podoba się gdy rozpoczniemy od Witam Panie Andrzeju.
Osoby bardziej wymagające mogą z wykorzystaniem dynamicznych pół personalizacji rozpoczynać listy w stylu Szanowny Panie Andrzeju lub Szanowna Pani Dominiko. To wymaga użycia funkcji zwroty warunkowe zależne od płci odbiorcy.
Zasady pisania cold maili do jednej osoby
Tworzenie zimnych maili wymaga staranności i odpowiedniego podejścia. Zimne maile nie powinny być pisane w liczbie mnogiej. Piszemy treść tak jakby była skierowana tylko do jednej osoby. Dlatego należy upewnić się, że wiadomość kierowana jest na komercyjny, najlepiej imienny adres pracownika. AnoMail z adresu e-mail potrafi rozpoznać imiona i nazwiska więc warto je wykorzystać w treści maila bo to potęguje efekt zaciekawienia.
Treść musi zawierać odniesienia do konkretnego odbiorcy, jego firmy lub branży, aby pokazać, że wiemy do kogo piszemy wiadomość. Istotne jest stworzenie intrygującego wstępu i tematu wiadomości, który wzbudzi ciekawość lub odniesie się do konkretnego problemu odbiorcy np. „Masz problem z pozyskaniem nowych klientów?” lub „Nie mogłem znaleźć Twojej witryny w wynikach wyszukiwania”.
W treści maila należy jasno przedstawić wartość, jaką przekazuje się odbiorcy, używając konkretnych przykładów i unikając zbędnego żargonu. Na końcu wiadomości powinno znaleźć się wyraźne wezwanie do działania (CTA, Call To Action) oraz profesjonalne i przyjazne zakończenie.
Kontroluj długość maila aby odbiorca nie usunął go bez czytania
Odpowiednia długość i formatowanie zimnych maili przekładają się na wyższą konwersję. Prosta i bezpośrednia forma (bez grafiki) sprzyja szybszemu przyswajaniu informacji przez odbiorców. Wiadomości zbyt obszerne, są często pomijane lub ignorowane w natłoku codziennych komunikatów.
W celu kontroli długości listu, naciskamy przycisk Sprawdź i wybieramy Statystyki wyrazów. Program pokaże z ilu wyrazów oraz znaków składa się list. Optymalna długość zimnego maila to 75 do 125 wyrazów. Mając gotowy list można poprosić sztuczną inteligencję aby streściła go w 75 słowach. W tym celu trzeba użyć przycisku Generator AI, który dostępny jest w oknie edycji wiadomości.
Pokrewny temat: Sztuczna inteligencja do pisania krótkich wiadomości
Krótko, zwięźle i maksymalnie w 125 słowach
Dobry zimny mail nie może być długi bo nikt go nie przeczyta. Nie może też być krótszy niż 25 słów bo to też zniechęca odbiorców do odpowiedzi. Statystycznie rzecz ujmując najlepsza długość cold maila waha się od 50 do 125 słów. Dłuższe maile piszemy tylko do tych odbiorców, którzy czekają na nasze listy. Pierwszy list nie może zawierać ściany tekstu.
Najlepiej aby długość wiadomości nie przekraczała jednego lub maksymalnie 3 ekranów i musi być podzielona na akapity lub bloki tematyczne np. wiemy kim jesteś, wiemy jakie masz problemy, mamy na to rozwiązanie więc daj nam znać czy chciałbyś otrzymać więcej informacji.
Bez grafiki tak jak zwykły list z programu Outlook lub Thunderbird
W zimnych mailach nie powinno się używać grafiki, zwłaszcza w nagłówku maila bo niepotrzebnie zajmuje miejsce i sugeruje że wysyłacie newsletter lub niezamówioną ofertę, która może być potraktowana jako spam. Jeżeli chcecie używać grafiki to lepiej wstawić ją do stopki maila w formie logo firmy lub zdjęcia nadawcy.
Pamiętajcie cold mail ma wyglądać ja zwykły mail, pisany do jednej osoby o której coś wiemy. W związku z tym rezygnujemy ze zwrotów w stylu „Szanowni Państwo„, „Zwracamy się do Państwa” lub „Szanowny Panie/Pani„. Taki tekst od razu sugeruje odbiorcy, że nie wiecie do kogo piszecie.
Klikając przycisk Sprawdź i korzystając z funkcji Statystyka wyrazów można kontrolować długość maila. Nie jest łatwo napisać krótką treść aby przekazać to wszystko co macie Państwo do zaoferowania ale pamiętajcie przyjdzie na to czas. Celem zimnego maila jest nawiązanie kontaktu a nie sprzedaż lub prezentacja oferty.
Piramida pytań i odpowiedzi w cold mailingu?
Na poniższej grafice przedstawiono cztery najczęstsze pytania, które zadaje sobie każdy odbiorca, który otrzymał niezamówionego maila. W związku z tym już na samym początku należy pamiętać aby wyjaśnić odbiorcy dlaczego otrzymał wiadomości czyli mieć punkt zaczepienia.
Następnie wyjaśnić co chcecie zaoferować lub sprzedać odbiorcy ale to nie może być mail marketingowy z listą funkcji oferowanych przez Wasz produkt lub usługę. Zamiast pełnej funkcjonalności trzeba krótko przedstawić korzyści z Waszej usługi/produktu oraz zachęcić aby adresat odpowiedział na wiadomość.
Nie prosimy aby od razu zapisał się do kalendarza na spotkanie online. Na razie chcemy aby po prostu odpowiedział a dopiero potem będziecie przedstawiać ofertę i umawiać się na spotkania.
Raczej Miękkie wezwanie do działania zamiast twardego CTA
Na końcu listu musi pojawić się wezwanie do działa ale nie zalecamy stosować twardych wezwań (CTA, Call To Action) np. „Wypełnij formularz i ustal termin spotkania”. W kontaktach biznesowych twarde wezwania, które mają na celu umówienie spotkania, nie są już skuteczne.
Spójrz na to z perspektywy potencjalnego klienta. Jego skrzynka pocztowa jest wypełniona setkami e-maili z tym samym pytaniem np. kiedy jest dobry czas na 15-minutową rozmowę? Dlatego raczej stosujemy miękkie wezwanie np. „Czy chcesz dowiedzieć się więcej?” lub „Czy mogę przesłać więcej informacji na ten temat?”
Strategia zimnych maili
Strategia cold e-mailingu polega na systematycznym planowaniu i wdrażaniu działań mających na celu skuteczne pozyskanie uwagi i reakcji adresatów, którzy nie mieli wcześniej kontaktu z nadawcą. Kluczowe jest przygotowanie spersonalizowanego i wartościowego przekazu, który przyciągnie uwagę odbiorcy i zachęci go do reakcji. Efektywność tej strategii zależy od dokładnego zbadania rynku i odbiorców, a także precyzyjnego dostosowania treści do ich potrzeb i zainteresowań.
Dlatego zwracamy uwagę na pięć kroków, które powinni Państwo wziąć pod uwagę przygotowując kampanie cold mail:
- Krok 1: Dane nadawcy – tu wprowadzamy imię i nazwisko pracownika oraz wysyłamy pocztę z imiennej skrzynki w domenie firmowej.
- Krok 2: Temat listu – Tworzymy krótki temat, który wzbudza ciekawość i obiecuje pewne korzyści dla odbiorcy.
- Krok 3: Pierwszy akapit listu – Musi zaciekawić i sprawić wrażenie, że wysyłacie list do jednego, konkretnego odbiorcy.
- Krok 4: Dalsza część emaila – Kolejne akapity listu opisujące problem, z którym boryka się adresat wraz z możliwością rozwiązania problemu.
- Krok 5: Wezwanie do działania – List zamyka „delikatne” wezwanie do działania mające na celu uzyskanie odpowiedzi na list.
Dane nadawcy w zapytaniach i zimnych mailach
W cold mailingu istotne jest budowanie wiarygodności i zaufania od pierwszej chwili kontaktu. Dlatego zalecamy wysyłać zimne maile tylko z imiennych skrzynek np. Tomasz Kowalski <t.kowalski@example.com>. Nie zalecamy wysyłek z darmowych skrzynek oraz ogólnych (zbiorczych) adresów firm np. Marketing lub Szkolenia <szkolenia@example.com>.
W cold mailach nie sprawdzają się także same imiona w danych nadawcy np. Tomasz <t.kowalski@example.com> lub Tomek z XYZ <tomasz@example.com>. Dlatego zalecamy wysyłkę z imiennych kont pocztowych z pełnymi danymi osobowymi nadawcy tzn. Imię + Nazwisko. Gdy już odbiorca pozna Was i będzie czekał na Wasze maile to można użyć mniej formalnych danych nadawcy np. Tomek 👉 XYZ <tomek@example.com>.
Cold mail ma sprawiać wrażenia pojedynczej wiadomości wysłanej przez człowieka a nie automat do mass mailingu. Wysyłanie wiadomości z komercyjnych skrzynek e-mail oraz imiennych adresów e-mail sprawia, że korespondencja nabiera profesjonalnego charakteru.
Nie zapomnij o uruchomieniu strony w domenie wysyłkowej
Ponadto w domenie, z której wysyłana jest poczta musi być umieszczona strona internetowa firmy lub landing page z podstawowymi informacjami o nadawcy. Ze względów antyspamowych witryna musi być zabezpieczona certyfikatem SSL i nie może od razu przekierowywać do innej domeny.
Nie należy wysyłać cold mailingu z domeny bez strony internetowej, ponieważ jest to nieprofesjonalne i przypomina działania spamerów. Odbiorcy często sprawdzają stronę firmy, by zweryfikować jej wiarygodność. Brak strony w domenie wysyłkowej może sprawić, że potencjalni klienci zrezygnują z dalszej interakcji, uznając ofertę za niepoważną lub podejrzaną.
Wysyłka z imiennych skrzynek podpisanych przez konkretną osobę
Wiadomości wysyłane z imiennych skrzynek są zazwyczaj mniej narażone na oznaczanie jako spam oraz cechują się większym współczynnikiem otwarć bo odbiorca widząc w danych nadawcy „Tomasz Kowalski” nie wie czy czasem nie pisze do niego jakiś klient, więc jest skłonny otworzyć maila aby zapoznać się z treścią.
Imienny adres e-mail dodaje indywidualny charakter, a to może skłonić odbiorcę do bardziej pozytywnej reakcji i lepszego odbioru wiadomości. Nie zalecamy wysyłek typu cold mail z kont marketing@, szkolenia@, newsletter@ itp. Wysyłanie wiadomości z ogólnych skrzynek firmowych zwanych zbiorczymi najczęściej zwiastuje masową korespondencję postrzeganą przez odbiorców jako spam.
Dlatego jeżeli zależy Państwu na maksymalizacji efektów to zawsze należy wysyłać ze skrzynek osobistych (imiennych).
Włącz podpis cyfrowy S/MIME aby wyróżnić się na tle innych wiadomości
Dodatkowo zalecamy włączyć podpis cyfrowy wiadomości S/MIME, który przyciągnie uwagę odbiorcy. Podpis elektroniczny w wiadomości e-mail zwiększa zaufanie odbiorcy przez potwierdzenie tożsamości nadawcy oraz zapewnienie autentyczności wiadomości.
Dzięki temu minimalizowane są ryzyka ataków typu phishing oraz podejrzenie o spam, co może poprawić skuteczność komunikacji. Podpis elektroniczny włączymy klikając przycisk Ustawienia. Dla filtrów antyspamowych nie ma znaczenia czy używacie darmowego czy komercyjnego certyfikatu S/MIME.
Czytaj także: Darmowe i komercyjne certyfikaty S/MIME
Długość tematu w wiadomościach cold mail
Kolejnym elementem listu na który odbiorca zwraca uwagę jest temat listu. Długość tematu wiadomości e-mail jest istotnym czynnikiem wpływającym na skuteczność zimnych maili. Krótsze tematy sprawdzają się lepiej na urządzeniach mobilnych bo wyświetlają się w całości. Dlatego zalecamy aby długość tematu wynosiła od 30 do 50 znaków.
W przeliczeniu na słowa temat listu powinien mięć od 3 do 7 słów. Więcej niż 80 znaków lub 7 słów w temacie to już może być za dużo. W razie potrzeby temat można uzupełnić wstawiając tzw. preheader ale w przypadku zimnych maili nie zawsze jest to zalecane.
Nie personalizuj tematów o ile nie będą brzmieć naturalnie
Sama personalizacja jest potrzebna ale na siłę nie należy personalizować tematów wiadomości. Chodzi o to, aby cold mail brzmiał naturalnie a nie np. „Tomasz mam do Ciebie kontakt z Linkedin”. Tak nikt nie tytułuje swoich listów, zwłaszcza gdy pisze je sam i wysyła pojedynczo z programu Outlook lub Thunderbird. AnoMail symuluje wysyłkę pojedynczych wiadomości mimo iż wysyła do wielu odbiorców równocześnie, więc treść listu ma być napisana jakby była tworzona tylko dla jednego odbiorcy.
AnoMail pozwała odmieniać imiona, rozpoznaje płeć więc lepszym tematem byłby np. „Widziałem Pana profil z Linkedin” lub „Czy Pana profil w Linkedin jest aktualny?”, a dopiero w treści użyć imienia np. „Dzień dobry, Panie Tomaszu. Znalazłem kontakt do Pana przeglądając Linkedin”.
Temat może zadecydować czy klient otworzy maila czy od razu go skasuje lub co gorsze oznaczy jako spam, a to z kolei może powodować przyszłe problemy z dostarczalnością poczty.
Spójrz na temat z perspektywy odbiorcy a nie nadawcy
Pisząc temat zimnego maila, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim, ważne jest przyjęcie perspektywy odbiorcy – należy zastanowić się, jakie korzyści obiecuje temat wiadomości i w jaki sposób odpowiada na jego potrzeby lub wzbudza ciekawość odbiorcy. Temat powinien być spersonalizowany, co pozwala uniknąć wrażenia masowego mailingu i pokazuje, że kontakt został starannie zaplanowany.
Oto przykłady spersonalizowanego tematu: „Szybkie pytanie na temat [Aktualny trend/problem w branży odbiorcy]” lub „Pomysł na rozwiązanie [konkretnego problemu] dla [Firma odbiorcy]” lub „Czy w Twojej firmie sprawdza się [Usługa/Produkt]?”.
Ważne jest wzbudzenie zainteresowania, nie ujawniając od razu wszystkich informacji. Zaleca się zaangażowanie odbiorcy poprzez odniesienie do problemu, z którym może się borykać, lub zastosowanie subtelnej pochwały. Ważne jest, aby temat brzmiał naturalnie i przyjaźnie.
Trzeba unikać zbyt formalnego tonu oraz sztucznej personalizacji. Temat musi być spójny z treścią maila, aby uniknąć negatywnego odbioru wynikającego z zastosowania praktyk „clickbaitowych” czyli wprowadzających w błąd.
Pokrewny temat: Pola personalizacji do indywidualizacji e-mailingu
Zbyt krótki temat może sprawić, że list trafi do spamu
Zbyt krótkie tematy, poniżej 30 znaków, mogą nie przekazywać wystarczającej informacji, co może zniechęcić odbiorców do otwierania wiadomości. Niektóre filtry antyspamowe naliczają punkty antyspamowe gdy temat składa się z jednego wyrazu lub gdy jego długość jest poniżej 10 znaków.
Dlatego ważne jest aby testowali Państwo długość tematu w odniesieniu do specyfiki Waszej grupy odbiorców czyli trzeba wysyłać wiadomości z tematami o różniej długości i obserwować które dają lepsze efekty czyli generują konwersję.
Zimny mail na imienne adresy pracowników
Najlepsze efekty jeżeli chodzi o cold mailing uzyskuje się wysyłając pocztę na imienne skrzynki pracowników a nie zbiorcze konta np. biuro@, info@, kontakt@. Zalecamy usunąć z bazy ogólne adresy firm lub wydzielić je do osobnej bazy i wysłać zupełnie inną treść.
Aby usunąć adresy ogólne z listy wysyłkowej trzeba kliknąć przycisk Porządkuj i wybrać funkcję Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami. To jest najszybsza metoda na usunięcie adresów wg słów kluczowych np. biuro@, kontakt@, info@, marketing@, szkolenia@, księgowosc@.
W ten sposób możecie Państwo usunąć także adresy swojej konkurencji, aby nie wysyłać do nich propozycji nawiązania współpracy. Każde z „zastrzeżonych słów” należy oddzielić od siebie średnikiem. W razie potrzeby dłuższą listę przygotowuje się w Notatniku Windows i odczytuje używając funkcji Otwórz…
Klasyfikator RODO do segregacji adresów e-mail
Gdyby okazało się, że funkcja usuwania adresów wg słów kluczowych nie jest odpowiednia to możecie nacisnąć przycisk Brak zgód i skorzystać z innej funkcji o nazwie Sprawdź listę pod kątem danych osobowych. Uruchomi się klasyfikator adresów e-mail o charakterze danych osobowych, który pozwoli posegregować adresy tzn. skrzynki imienne wydzielić do osobnego pliku lub zostawić na liście wysyłkowej tylko adresy zbiorcze.
Ta funkcja przydaje się w sytuacji gdy zdecydujecie się na tzw. szeroki cold mail czyli wysyłany na zbiorcze (ogólne) adresy firm. W takim mailu znajduje się prośba o przekazanie Waszej wiadomości do osoby decyzyjnej. Zimne maile tego typu cechują się niższą skutecznością ale w niektórych przypadkach mogą sprawdzić się, zwłaszcza w przypadku dużych firm.
Nie spamuj wszystkich adresów w domenie firmy
Nawet jeżeli przygotujecie świetnej jakości zimnego maila ale wyślecie go na wiele adresów e-mail w domenie firmy to efekt będzie odwrotny od zakładanego. Dlatego przed wysyłką koniecznie należy nacisnąć przycisk Porządkuj i wybrać funkcję Usuń/Sortuj adresy na podstawie domen. Program w kolorze czerwonym pokaże powtarzające się adresy w ramach tej samej domeny.
Naciskając przycisk Del lub prawy klawisz myszki, możecie usunąć tych odbiorców do których program nie powinien wysłać zimnego maila. AnoMail może pomijać adresy w domenach takich jak GMail, WP, Onet itd. W tym celu należy zaznaczyć funkcję „Nie traktuj darmowych skrzynek jako adresy z jednej firmy”.
Wysyłka na oślep czyli "spray and pray"
Zwrot „spray and pray” odnosi się do metody masowego wysyłania wiadomości e-mail do dużej, często niezweryfikowanej grupy odbiorców z nadzieją na uzyskanie jakiejkolwiek odpowiedzi. Metoda ta zazwyczaj nie uwzględnia segmentacji rynku ani personalizacji komunikacji, co może prowadzić do niskiej skuteczności kampanii oraz dużej ilości zgłoszeń antyspamowych.
W praktyce, „spray and pray” polega na tworzeniu uniwersalnej treści wiadomości, która jest następnie wysyłana do jak największej liczby potencjalnych klientów. Celem jest dotarcie do szerokiego grona odbiorców, licząc, że choć część z nich zareaguje pozytywnie. Taka strategia może jednak zniechęcać odbiorców, prowadząc do wyższego wskaźnika spamu oraz niższej jakości interakcji.
Ważny temat: Dowiedź się jak Gmail ocenia Twoje e-mailingi
Nie licz na efekt skali i nie wysyłaj szablonowej treści
Skuteczność „wysyłki na oślep” jest zazwyczaj ograniczona przez brak dopasowania oferty do konkretnych potrzeb odbiorców. W efekcie wskaźniki otwarć, kliknięć i konwersji będą znacznie niższe w porównaniu do bardziej spersonalizowanych i ukierunkowanych kampanii. Dlatego nie zalecamy wysyłek na oślep szczególnie jeżeli chcecie wysłać typowe „zapytanie o możliwość przesłania oferty”. Takich zapytań nikt nie lubi i są one źródłem wielu zgłoszeń antyspamowych.
Lepszą alternatywą jest podejście oparte na dokładnym profilowaniu odbiorców i dostosowywaniu treści wiadomości do ich specyficznych potrzeb i zainteresowań. Zindywidualizowane kampanie zajmują więcej czasu ale charakteryzują się o wiele wyższą skutecznością i lepszymi wynikami.
Polecany temat: Personalizacja korespondencji e-mail
Zimny, ciepły mail a kwestie prawne
Zimny mail nie może mieć charakteru niezamówionej informacji handlowej. Przypominamy, że informacja handlowa to wszelkie komunikaty dotyczące prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, produktów lub usług, mające na celu zachęcenie do nabycia produktów lub skorzystania z Waszych usług. Dlatego cold mailing nie może zawierać oferty, załącznika z katalogiem produktów itp.
Zgodnie z obowiązującym prawem, aby przesłać informacje handlowe najpierw należy zdobyć zgodę odbiorcy (niezależnie od tego czy jest to osoba fizyczna czy prawna) na kontakt w celach marketingowych. Dlatego cold mail nie może mieć znamion informacji handlowej ani brzmieć jak typowo sprzedażowy mail.
Ofertę wyślemy dopiero w drugim kroku, tzn. gdy odbiorca wyrazi chęć na dalszą komunikację. Ciepły mail jest kolejnym etapem w procesie komunikacji e-mailowej, wysyłanym do odbiorców, którzy odpowiedzieli na wcześniejszy, zimny mail. Jego celem jest pogłębienie relacji i wzbudzenie większego zainteresowania ofertą lub tematem.
W treści ciepłego maila prezentowane są bardziej szczegółowe informacje, często dostosowane do potrzeb i oczekiwań odbiorcy. Skuteczne zastosowanie ciepłego maila może prowadzić do zwiększenia zaangażowania i wyższej konwersji w kontakcie biznesowym.
Zalecany temat: Automatyzacja wysyłania ofert z AnoMail
zimne maile i losowo zmieniany temat listu
W przypadku seryjnych wysyłek e-mail warto użyć funkcji do losowej zmiany tematów listów. Służy do tego mieszacz tematów zwany również synonimizerem tematów. Jest to funkcja umożliwiająca przygotowanie kilku wariantów tematów do jednej wiadomości e-mail.
Dzięki temu, podczas wysyłania masowej korespondencji, do każdego z odbiorców trafia wiadomość z innym tematem. Jest to istotne z punktu widzenia unikania filtrów antyspamowych, które mogą blokować wiadomości o identycznej treści, wysyłane do wielu adresatów jednocześnie.
AnoMail oferuje pełną personalizację tematów wiadomości, co dodatkowo wpływa na unikalność każdej wysyłki. W tematach można stosować pola personalizacji oraz emotikony, które nie tylko przyciągają uwagę odbiorcy, ale również utrudniają filtrom antyspamowym wykrycie masowej wysyłki. Program losuje przygotowane wcześniej tematy podczas wysyłania wiadomości, co zapewnia naturalne brzmienie tematów e-maili.
Pokrewny temat: Filtr antyspamowy Razor nie lubi takich samych treści
Dzięki mieszaczowi tematów zmienia się sygnatura antyspamowa każdej wiadomości. To jest szczególnie istotne w przypadku wysyłek do odbiorców korzystających z popularnych serwisów pocztowych, takich jak GMail, Interia, Onet czy WP. W efekcie, kampanie mailingowe przeprowadzane z użyciem AnoMail są postrzegane jako bardziej indywidualne i są mniej narażone na oznaczenie jako spam.
Użyj tabeli pozycjonującej w zimnym mailu
Obojętnie czy wysyłamy zimnego maila czy newsletter powinniśmy korzystać z tabeli pozycjonującej. Tabela pozycjonująca (ang. wrapper) to niewidoczna tabela używana do precyzyjnego układania elementów w treści wiadomości i zadbania o maksymalną szerokość maila. Stosowana jest w celu zapewnienia spójnego wyglądu wiadomości i zmniejszenia szansy na kwalifikację listu jako spam.
Wykorzystanie tabeli pozycjonującej pozwala na precyzyjne rozmieszczenie tekstu, obrazów i innych elementów, co poprawia estetykę i czytelność wiadomości. Zalecamy stosować tabelę pozycjonującą, aby zwiększyć nie tylko profesjonalizm i skuteczność komunikacji e-mailowej, ale przede wszystkim dlatego aby utrzymać stałą szerokość wiadomości np. 599 pikseli.
Jaka jest optymalna szerokość wiadomości e-mail?
Filtry antyspamowe zwracają uwagę na szerokość wiadomości. W związku z tym szerokość cold maila nie powinna przekraczać 600 pikseli gdyż szersze wiadomości mogą być automatycznie kwalifikowane jako spam. W AnoMail tabelę pozycjonującą wstawia się naciskając przycisk Nowy lub Tabele i kody. Poniżej pokazano jak wstawić tabelę pozycjonującą w Edytorze wiadomości.
Pokrewny temat: Jak wstawić tabelę pozycjonującą tzw. Wrapper
Cold mailing a stopka z danymi nadawcy
Podpis identyfikujący nadawcę zamyka zimnego maila. Naszym zdaniem dodawanie stopki z danymi kontaktowymi i nazwą firmy w cold mailingu stanowi ważny element budowania zaufania i wiarygodności. Stopka wiadomości umożliwia odbiorcy natychmiastowe zidentyfikowanie nadawcy oraz pozwala na szybkie sprawdzenie firmy w Internecie.
Transparentność w komunikacji zwiększa profesjonalizm wiadomości i może znacząco wpłynąć na decyzję odbiorcy o dalszym kontakcie lub skorzystaniu z oferty. Dodatkowo, zawarcie pełnych danych kontaktowych ułatwia odbiorcy szybkie i wygodne nawiązanie kontaktu zwrotnego, co jest istotnym elementem konwersji w sprzedaży.
Stopka może mieć formę tekstową czyli zwykły podpis z imieniem i nazwiskiem, telefonem oraz nazwą firmy i adresem. Można także tworzyć stopki graficzne używając edytora Stripo i wstawić logo firmy lub zdjęcie nadawcy chociaż my tego nie zalecamy robić w przypadku cold mailingu. Zwykła tekstowa stopka zazwyczaj wystarczy.
Zaprojektuj unikalną stopkę maila w wizualnym edytorze Stripo
Aby zaprojektować własną stopkę w formie graficznej, w module wysyłkowym klikamy przycisk Nowy i wybieramy Z wizualnego edytora Stripo. Edytor graficzny Stripo pozwala tworzyć unikalne szablony wiadomości w oparciu o gotowe wzory lub można samemu zaprojektować szablon od podstaw, który będzie idealnie dopasowany do Państwa specyfiki.
Wykup nową domenę i oddziel wysyłki
Do wysyłania zimnych maili utwórz oddzielną domenę wraz z landing page. Strona docelowa jest bardzo ważna i nie powinna automatycznie przekierowywać do innej domeny. Tak właśnie robią spamerzy więc nie rób tego co oni. Umieść na stronie docelowej podstawowe informacje o swojej firmie w tym dane kontaktowe bo niektórzy odbiorcy będą sprawdzać co znajduje się pod adresem Waszej domeny wysyłkowej.
W przypadku wysyłki zapytań lub zimnych maili trzeba oddzielić zwykłe wysyłki od wysyłek „zapytaniowych”. Potrzebna będzie nowa domena, z nazwą zbliżoną do Państwa głównej domeny. Dla przykładu jeżeli Twoja główna domena to firmaxyz.pl to możesz wysyłać zimne maile z domeny powiedzmy firmaxyz.eu. Ze względów antyspamowych nie kupujemy domen .COM, .INFO bo są to domeny globalne i cechują się niższą dostarczalnością jeżeli chodzi o wysyłki do polskich odbiorców.
W przypadku ewentualnych zgłoszeń antyspamowych Państwa główna domena nie będzie zagrożona. Jednak gdy dobrze dobierzecie grupę odbiorców i pod nią przygotujecie właściwą treść, to praktycznie w ogóle nie powinno być żadnych zgłoszeń antyspamowych bo odbiorcy będą przekonani że napisaliście do nich zwykłą wiadomość.
Nie wysyłaj od razu z nowej domeny bo trafisz do spamu
Domena wysyłkowa może być hostowana u Państwa obecnego dostawcy poczty ale powinna być „podpięta” pod inny adres IP serwera. Następnie w domenie wysyłkowej trzeba ustawić zabezpieczenia antyspamowe SPF, DKIM oraz DMARC. Ze względów antyspamowych będzie trzeba odczekać minimum 21 dni zanim zaczniecie cokolwiek wysyłać z nowej domeny. W przypadku serwerów z prywatnym adresem IP trzeba pomyśleć o rozgrzewaniu adresu IP czyli powolnym przyzwyczajaniu serwerów odbiorców do Państwa nowej domeny i nowego adresu IP.
Ważny temat: Rozgrzewanie adresu IP serwera i nowej domeny
Rozłóż mailing w czasie i zmieniaj treść listu
Wysyłki masowej korespondencji powinny być rozłożone w czasie i realizowane w godzinach pracy firm czyli najczęściej między godziną 10:00 i 15:00. Nie wysyłaj zimnych maili w nocy, no chyba, że Twoja grupa docelowa najczęściej odbiera wiadomości w godzinach wieczornych.
Na początku najlepiej wysłać do kilkudziesięciu zimnych maili na dobę. Niektóre źródła podają aby wysyłać mniej niż 50. Zwłaszcza w początkowym okresie należy wysyłać wolno np. wyślij maila i odczekaj 15 sekund, potem wyślij kolejnego i znowu czekaj 15 sekund.
W AnoMail można spowolnić wysyłkę aby dopasować ją do żądanego tempa. Zdajemy sobie sprawę, że każdy chce wysyłać dużo i szybko. Tak właśnie robią spamerzy i filtry antyspamowe są wyczulone na nadawców, którzy założyli nową domenę lub wykupili nowy adres IP serwera i od razu chcą wysyłać duże ilości korespondencji e-mail.
Zobacz koniecznie: Jak spowolnić wysyłkę z AnoMail?
Nie wysyłaj masowo identycznych treści bo wpadną do spamu
Zalecamy aby każdego dnia wysyłać po kilkadziesiąt cold maili a dopiero po miesiącu można zwiększać wolumen wysyłki. Bardzo ważne jest to aby nie wysyłać identycznej treści. Można wykorzystać sztuczną inteligencję dostępną pod przyciskiem Generator AI i zlecić przygotowanie kolejnego maila nieco różniącego się od poprzedniego.
Filtry antyspamowe takie jak Razor zapamiętują układ i treść maila. Dlatego istotna jest zmiana treści zimnych maili w celu uniknięcia automatycznego oznaczenia wiadomości jako spam. Wysyłanie identycznych listów zwiększa ryzyko trafienia do folderu spam, co obniża skuteczność kampanii cold mailowej. Po każdej wysłanej serii zmieniamy treść wiadomości wraz z tematami.
Natomiast dane nadawcy pozostają takie same. Idealnie byłoby gdyby odbiorcy dodali Wasz adres do swojej książki kontaktowej np. GMail lub Outlook.com. Dodanie adresu do książki kontaktowej to wyraźna informacja do filtra antyspamowego, że wiadomości od Was są ważne dla odbiorcy.
Nie śledź odbiorców i nie wysyłaj z systemów online
Na rynku jest wiele systemów do e-mail marketingu, które świetnie sprawdzają się przy wysyłce newsletterów ale zupełnie nie nadają się do wysyłki cold mailingu mimo iż tak często reklamują się. Gdy użyjesz jednego z popularnych systemów wysyłkowych online, to odbiorcy od razu zauważą, że wysyłasz masowo i śledzisz otwarcia maila lub kliknięcia w linki.
Nikt kto wysyła pojedyncze maile z Microsoft Outlook, nie wstawia linków śledzących więc także nie rób tego. Ponadto użycie obrazków śledzących otwarcia maila zwiększa punktację antyspamową więc zalecamy aby nie używać pikseli śledzących. Nowoczesne programy pocztowe takie jak Outlook i Thunderbird automatycznie blokują pobieranie obrazów lub w przypadku GMail i Apple Mail stosują specjalne techniki uniemożliwiające śledzenie otwarć.
Nikt nie wie, że używasz AnoMail i wysyłasz seryjny cold mailing
AnoMail jest niewidoczny dla filtrów antyspamowych gdyż nie dokleja automatycznie żadnych nagłówków lub kodów śledzących, które pozwalają odbiorcy odkryć, że używacie systemu do masowych wysyłek e-mail. Dlatego warto to wykorzystać i zyskać już na starcie.
W związku z tym jeżeli zastosujecie się do omówionych powyżej zasad pisania cold maili i wyślecie zimne maile z AnoMail, to efekt będzie niewspółmiernie większy niż w przypadku wysyłania tradycyjnych zapytań o możliwość przesłania oferty.
Zobacz również: Czyszczenie baz adresowych przed wysyłką zimnych maili
Sprawdź aktualność adresów e-mail w swojej bazie
Przed wysyłką cold mailingu kluczowe jest sprawdzenie aktualności adresów e-mail, aby uniknąć wysyłania wiadomości na nieaktualne lub toksyczne maile. Nieaktualne adresy e-mail mogą prowadzić do zwiększonej liczby odbić, co negatywnie wpływa na reputację nadawcy. Toksyczni odbiorcy to tacy, którzy mogą zgłaszać wszystkie wiadomości jako spam, co obniża efektywność całej kampanii marketingowej.
Program AnoMail Premium jest zintegrowany z amerykańską platformą Emailable, która specjalizuje się w weryfikacji adresów e-mail. Emailable umożliwia usunięcie błędnych adresów przed wysyłką, co znacząco podnosi jakość listy mailingowej. Każdy z adresów otrzymuje odpowiedni status np. Dobry adres (Dostarczalny), Zły adres (Niedostarczalny) lub Toksyczny. Ponadto odbiorcy otrzymują ocenę od 0 do 100 punktów.
Adresy poniżej 40 punktów uznawane są za adresy o słabej jakości lub toksyczne do których nie warto nic wysyłać bo będą zgłoszenia antyspamowe lub zwroty z niedostarczonej poczty np. skrzynka zapchana lub skrzynka zablokowana administracyjnie.
Platforma Emailable korzysta z mechanizmów, które z 99% prawdopodobieństwem są w stanie dobrze ocenić wskazany przez Państwa adres e-mail. Dzięki integracji AnoMail z Emailable można zminimalizować ryzyko związane z nieaktywnymi lub szkodliwymi adresami e-mail, co zwiększa skuteczność kampanii cold mailingowej.
Naciśnij przycisk Sprawdź maile i wybierz Zaawansowana weryfikacja adresów
zasady cold mailingu znasz więc zobacz poniższe tematy:
Czyszczenie baz adresowych na potrzeby wysyłania zapytań
Czyszczenie baz adresowych to jedna z funkcji programu AnoMail. Dzięki niej można usunąć zdublowane adresy, sprawdzić poprawność adresów e-mail oraz usunąć z bazy adresy znajdujące się w różnych plikach
Usuwanie powtarzających się adresów z tej samej domeny
W przypadku wysyłki cold mailingu ważne jest usuwanie powtarzających się adresów e-mail z tej samej domeny należącej do jednej firmy. Chodzi o to aby nie wysyłać do tej samej firmy wiadomości o takiej samej treści
Podgląd email w kliencie webmail GMail
Funkcja „podgląd w kliencie webmail” służy do wykonywania testów ekranowych wiadomości. Dzięki tej funkcji możecie Państwo zobaczyć jak Wasza wiadomość będzie wyglądała w programie Webmail czyli na koncie Gmail u osób, które będą odbierały pocztę przez przeglądarkę internetową.
