Zmniejszenie zgłoszeń antyspamowych
przy wysyłaniu zapytań ofertowych
Jak zmniejszyć zgłoszenia antyspamowe?
Wysyłanie zapytań o możliwość przesłania oferty może pomóc w pozyskiwaniu nowych klientów, ale wymaga starannego wyboru odbiorców i jest obarczone ryzykiem skarg antyspamowych od niezadowolonych odbiorców. Dlatego bardzo ważne jest podjęcie działań mających na celu ograniczenie do minimum ilości zgłoszeń antyspamowych tzw. spam complaint.
Przypadkowa baza, nieaktualne skrzynki oraz kontakt z firmami, które nie chcą otrzymywać wiadomości akwizycyjnych, zwiększają ryzyko oznaczenia korespondencji jako spam. Dlatego zmniejszenie zgłoszeń antyspamowych należy rozpocząć jeszcze przed wysłaniem pierwszego e-maila.
Program AnoMail jest kompleksowym narzędziem do pozyskiwania nowych klientów poprzez e-mail. Program umożliwia samodzielne budowanie bazy, jej wielopoziomową weryfikację, sprawdzenie profilu odbiorców oraz wykluczenie adresów, do których nie należy kierować zapytań.
Buduj własną, precyzyjnie dobraną bazę
Zamiast korzystać z przypadkowych zestawień, w AnoMail można samodzielnie zbierać adresy e-mail ze stron internetowych firm. Dostępne moduły pozwalają pobierać kontakty podczas świadomego przeglądania stron, ze wskazanej witryny albo z podstron wybranej domeny.
Dzięki wyszukiwaniu firm według branży, lokalizacji i słów kluczowych łatwiej utworzyć bazę odpowiadającą rzeczywistej grupie docelowej. Najważniejsza nie jest liczba adresów, lecz ich trafność.
Wiadomość skierowana do firmy, której działalność rzeczywiście pasuje do proponowanej usługi, ma mniejsze ryzyko negatywnego odbioru niż masowa wysyłka „do wszystkich”.
Weryfikuj adresy na kilku poziomach
Przed kampanią baza powinna zostać oczyszczona. Walidator adresów AnoMail może kontrolować składnię adresów, domeny i rekordy MX, sprawdzać dostępność serwera pocztowego, wykrywać firmy bez aktywnych stron oraz analizować zwroty z wcześniejszych wysyłek. AnoMail Premium oferuje również dodatkową ocenę adresów za pomocą platformy Emailable.
Takie działania ograniczają wysyłkę na skrzynki nieistniejące, porzucone, przepełnione lub problematyczne. Mniejsza liczba odbić pomaga chronić reputację domeny i serwera wysyłkowego.
Usuń ryzykowne adresy i odbiorców bez zgody
Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie bazy pod kątem ryzykownych adresów e-mail. AnoMail może wskazać kontakty powiązane z globalnymi zabezpieczeniami antyspamowymi, przy których zgłoszenie wiadomości może wpłynąć na dostarczalność kolejnych kampanii.
Funkcja „Ryzykowne adresy” analizuje bazę odbiorców jeszcze przed rozpoczęciem wysyłki i z dużym prawdopodobieństwem wskazuje adresy korzystające z globalnych systemów antyspamowych, takich jak zabezpieczenia Microsoft, Google, Symantec czy Barracuda. Mechanizm korzysta z automatycznie aktualizowanej bazy zidentyfikowanych odbiorców, dlatego program może oznaczyć kontakty, których reakcje na wiadomości mogą wpłynąć na reputację serwera lub domeny nadawcy.
Globalne zabezpieczenia antyspamowe wymieniają informacje o zgłoszeniach użytkowników. Gdy kilku odbiorców korzystających z danego systemu oznaczy wiadomość jako spam, kolejne e-maile od tego samego nadawcy mogą być automatycznie odrzucane lub kierowane do folderu spam także u innych użytkowników tego zabezpieczenia.
AnoMail wyświetla wykryte adresy przed wysyłką i pozwala usunąć je z listy albo przenieść do oddzielnej grupy. Użytkownik może dzięki temu zrezygnować z kontaktu z najbardziej ryzykownymi odbiorcami lub przygotować dla nich lepiej dopasowaną, spersonalizowaną wiadomość, ograniczając ryzyko zgłoszeń antyspamowych, blokady serwera oraz pogorszenia dostarczalności poczty.
Pokrewny temat: Co to są pułapki na spam i jak ich unikać?
Nie wysyłaj do odbiorców, którzy nie chcą żadnych zapytań marketingowych
Kolejna funkcja to „Brak zgód na wysyłanie zapytań” sprawdza listę wysyłkową pod kątem adresów e-mail i domen należących do osób, firm oraz organizacji, które nie życzą sobie otrzymywania zapytań ani ofert. Działa podobnie do listy Robinsona: porównuje kontakty z bazy użytkownika z wewnętrzną, regularnie aktualizowaną listą chronionych odbiorców AnoMail.
Dane adresatów znajdują się w bazie AnoMail w postaci zahaszowanej, a samo porównanie jest wykonywane lokalnie na komputerze użytkownika. Po wykryciu kontaktu program oznacza go jako przeznaczony do usunięcia, dzięki czemu odbiorca może zostać wykluczony jeszcze przed rozpoczęciem wysyłki zapytań ofertowych lub cold mailingu. Baza jest automatycznie aktualizowana kilka razy w tygodniu.
Mechanizm pomaga ograniczyć kontakt z odbiorcami, którzy mogą każdą niezamówioną wiadomość zgłaszać jako spam, a także wykrywać niektóre pułapki antyspamowe znajdujące się w bazach niskiej jakości. Zmniejsza to ryzyko skarg, pogorszenia reputacji domeny i serwera wysyłkowego oraz wpisania ich na czarne listy.
Pamiętaj, że aby wysłać ofertę należy wcześniej uzyskać zgodę odbiorcy na przesyłanie informacji handlowych. Natomiast niektórzy adresaci niekoniecznie chcą otrzymywać takie zapytania i dlatego warto używać naszej listy wykluczeń przede wszystkim przy bazach pozyskanych ze stron internetowych lub od zewnętrznych dostawców.
Sprawdź profil odbiorcy i personalizuj kontakt
AnoMail może także pobrać informacje o firmie i sprawdzić profil odbiorcy. Nazwa firmy, opis działalności, branża czy adres strony pomagają ocenić, czy kontakt rzeczywiście pasuje do oferty. Dane te można wykorzystać do personalizacji tematu i treści wiadomości oraz wyjaśnienia, dlaczego nadawca zwraca się właśnie do tej firmy.
Zmniejszenie zgłoszeń antyspamowych nie polega na jednym ustawieniu. To proces obejmujący trafne pozyskanie adresów, ich weryfikację, usunięcie odbiorców ryzykownych i niechętnych kontaktowi oraz przygotowanie krótkiej, rzeczowej i spersonalizowanej wiadomości.
AnoMail łączy wszystkie te etapy w jednym środowisku, pomagając prowadzić skuteczniejsze działania akwizycyjne i lepiej chronić reputację nadawcy. Narzędzia techniczne nie zastępują jednak obowiązku działania zgodnie z przepisami prawa oraz poszanowania decyzji odbiorcy o braku kontaktu w celach marketingowych.
Zobacz: Jak usunąć adresy z niedostarczonej poczty (ang. Bounces)?
Funkcja dostępna w AnoMail Premium
Personalizacja wiadomości ogranicza ryzyko zgłoszeń antyspamowych
Spersonalizowana wiadomość e-mail jest odbierana jako korespondencja przygotowana dla konkretnej osoby, a nie jako anonimowy mailing wysłany masowo. Zastosowanie imienia i nazwiska odbiorcy, nazwy firmy, numeru klienta, danych dotyczących zamówienia, płatności lub innej indywidualnej informacji zwiększa wiarygodność wiadomości i ułatwia rozpoznanie jej celu.
Odbiorca, który widzi, że treść dotyczy bezpośrednio jego sprawy, jest mniej skłonny oznaczyć wiadomość jako spam. W przypadku pytań, niejasności lub braku zainteresowania częściej odpowiada nadawcy, prosi o wyjaśnienie albo korzysta z możliwości rezygnacji z dalszej korespondencji.
Personalizacja pomaga więc ograniczyć liczbę skarg antyspamowych, poprawia jakość komunikacji oraz wspiera reputację nadawcy. Nie zastępuje jednak zgody odbiorcy ani prawidłowej podstawy do wysyłki tzn. wiadomości powinny być kierowane wyłącznie do osób, z którymi nadawca ma uzasadniony kontakt, i zawsze zawierać jasną informację, kto je wysłał oraz w jaki sposób można zrezygnować z kolejnych wiadomości.
Zobacz: Jak historia wysyłki chroni przed ponownym wysłaniem zapytania na ten sam adres?
Jak wstawić znacznik personalizacji do treści listu?
Diagnozujemy problemy z dostarczalnością
Nawet dobrze przygotowana baza i prawidłowo napisana wiadomość nie gwarantują, że e-mail trafi do skrzynki odbiorczej. Na dostarczalność wpływają również reputacja nadawcy, konfiguracja domeny i serwera, SPF, DKIM, DMARC, nagłówki wiadomości, sposób prowadzenia wysyłki oraz wcześniejsze reakcje odbiorców.
Dlatego użytkownikom AnoMail oferujemy indywidualny audyt dostarczalności wiadomości e-mail, prowadzony przez dr. Przemysława Rusieckiego założyciela firmy AnoMail Software oraz eksperta w zakresie e-mail marketingu.
Podczas audytu analizujemy Twój konkretny przypadek: wysyłane wiadomości, domenę, serwer oraz sposób prowadzenia kampanii. Sprawdzamy, dlaczego wiadomości trafiają do spamu, są odrzucane lub dlaczego reputacja nadawcy może się pogarszać.
Nie otrzymujesz wyłącznie automatycznego raportu. W ramach konsultacji ekspert omawia wykryte problemy, wskazuje ich możliwe przyczyny i przedstawia konkretne zalecenia oraz kierunki zmian, które warto wdrożyć.
Jeżeli mimo stosowania dobrych praktyk nadal obserwujesz problemy z dostarczalnością lub zgłoszeniami antyspamowymi, nie szukaj przyczyny metodą prób i błędów. Zamów indywidualny audyt i sprawdźmy, co rzeczywiście wymaga poprawy.
Poczytaj jak ograniczyć skargi na Twoje wysyłki:
Podgląd kreacji wiadomości email czyli testy ekranowe przed wysyłką
Podgląd umożliwia sprawdzenie wyglądu listu w trybie mieszanym (dualnym) czyli równoczesny podgląd treści w formacie tekstowym oraz w formacie graficznym (HTML). Ma to duże znaczenie jeśli chodzi o skuteczność mailingu bo można sprawdzić czy list wygląda prawidłowo niezależnie od tego czy wyświetli się część graficzna lub tekstowa.
Wstawianie grafiki do mailingu z opcją dopasowania
Korzystając z programu AnoMail można do listu dodawać grafię w różnych formatach. Zalecamy korzystać z plików JPG, GIF lub PNG. Szerokość grafiki nie powinna przekraczać 599 pikseli.
Tajemnica korespondencji e-mail czyli jak chronić poufne informacje?
Jak chronić tajemnicę korespondencji e-mail i poufne dane przesyłane w załącznikach? AnoMail automatycznie generuje spersonalizowane dokumenty PDF na podstawie szablonu Word, dopasowuje indywidualne pliki do właściwych odbiorców oraz zabezpiecza je hasłem. Dla bardziej wymagających użytkowników dostępne są również podpisy cyfrowe i szyfrowanie całych wiadomości w technologii S/MIME.
