Tajemnica korespondencji e-mail

jak chronić poufne dokumenty?

Ochrona poufnych informacji w emailach

Poczta elektroniczna jest szybkim i wygodnym sposobem przekazywania faktur, rozliczeń, umów, dokumentów kadrowych, informacji o zadłużeniu oraz innych pism zawierających dane osobowe. Trzeba jednak pamiętać, że zwykły załącznik wysłany e-mailem może zostać otwarty przez każdą osobę, która uzyska dostęp do wiadomości.

Tajemnica komunikowania się jest chroniona przez art. 49 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej. Ochrona korespondencji oznacza w praktyce, że jej treść powinna pozostać dostępna wyłącznie dla nadawcy oraz właściwego odbiorcy. Nieuprawnione uzyskanie dostępu do informacji przeznaczonej dla innej osoby może również podlegać przepisom art. 267 Kodeksu karnego.

Firmy przesyłające poufne informacje powinny więc stosować rozwiązania ograniczające ryzyko odczytania dokumentu przez osoby nieuprawnione. RODO wymienia szyfrowanie jako jeden ze środków, które mogą służyć zapewnieniu bezpieczeństwa danych osobowych, przy czym poziom zabezpieczeń powinien być dostosowany do rodzaju informacji i związanego z nimi ryzyka.

Pokrewny temat: Jak chronić dane osobowe w masowym e-mailingu?

Sam adres e-mail odbiorcy nie zawsze wystarczy

Wysłanie dokumentu na właściwy adres nie gwarantuje jeszcze, że zapozna się z nim wyłącznie uprawniony odbiorca. Wiadomość może zostać omyłkowo przekazana dalej, skrzynka może być współdzielona przez kilku pracowników, a urządzenie odbiorcy może pozostawać dostępne dla innych osób.

Szczególnej ochrony wymagają dokumenty zawierające między innymi dane finansowe, wysokość wynagrodzenia, numer PESEL, informacje o zadłużeniu, adres zamieszkania, dane medyczne, warunki umowy lub szczegóły indywidualnego rozliczenia.

Jednym z najprostszych sposobów zwiększenia bezpieczeństwa jest przesłanie indywidualnego dokumentu PDF zabezpieczonego hasłem znanym wyłącznie odbiorcy. Mail może być dodatkowo spersonalizowany aby sprawiać wrażenie że został wysłany tylko do jednej osoby.

Pokrewny temat: Jak przechowywać adresy e-mail w bezpiecznym archiwum?

Jak chronić korespondencje e-mail?

Generator spersonalizowanych dokumentów PDF

AnoMail Premium pozwala przygotować jeden wzór pisma w programie Microsoft Word, a następnie automatycznie utworzyć na jego podstawie osobny dokument PDF dla każdego adresata. Dokument może być zaszyfrowany i chroniony indywidualnym hasłem.

W szablonie DOCX umieszcza się znaczniki personalizacji odpowiadające danym zapisanym w bazie odbiorców, na przykład:

  • imię i nazwisko,
  • nazwę firmy,
  • numer klienta lub lokalu,
  • kwotę należności,
  • okres rozliczeniowy,
  • termin płatności,
  • dowolną indywidualną treść.

Dzięki temu można tworzyć seryjne dokumenty zawierające poufne informacje, które będą dostępne tylko dla właściwego adresata. Dla programu nie ma znaczenia z ilu stron składa się dokument. Można użyć do 35 pól personalizacji, które w określone miejsce szablonu naniosą właściwe dane adresata pisma.

Zobacz: Personalizacja poufnych dokumentów zabezpieczonych hasłem

Generator chronionych dokumentów PDF

Generator pism, dokumentów, certyfikatów, dyplomów w PDF
Funkcjonalność oferowana w AnoMail Premium

Do AnoMail można wczytać bazę z programu Microsoft Excel (plik XLSx) lub CRM (plik CSV). Podczas wysyłki program pobiera dane konkretnego odbiorcy, wstawia je do właściwych miejsc w szablonie Word, generuje dokument PDF i dołącza go do odpowiedniej wiadomości e-mail. Funkcja działa podobnie do korespondencji seryjnej w Wordzie, ale została rozszerzona o automatyczne tworzenie i wysyłanie indywidualnych plików PDF.

W ten sposób można seryjnie przygotowywać faktury, wezwania do zapłaty, rozliczenia, umowy, pisma ze spółdzielni mieszkaniowej, dokumenty pracownicze, zaświadczenia, certyfikaty oraz inne wielostronicowe dokumenty.

Zobacz: Jak przygotować bazę w Excelu?

Indywidualne hasło przypisane do odbiorcy

Każdy wygenerowany dokument PDF może zostać zabezpieczony innym hasłem pobranym z rekordu danego odbiorcy. Bez podania właściwego kodu zawartość załącznika pozostaje niedostępna.

Hasło można ustalić z klientem podczas podpisywania umowy lub pierwszego kontaktu. Może ono zostać zapisane w bazie AnoMail i automatycznie wykorzystywane przy kolejnych wysyłkach. Program może także generować indywidualne hasła dla odbiorców.

Dla zwiększenia bezpieczeństwa kodu nie należy umieszczać w tej samej wiadomości co zabezpieczony dokument. Hasło można przekazać:

  • SMS-em,
  • telefonicznie,
  • podczas osobistego kontaktu,
  • w oddzielnej wiadomości,
  • za pośrednictwem innego uzgodnionego kanału.

Nawet jeżeli zabezpieczony załącznik zostanie omyłkowo przekazany innej osobie, bez znajomości hasła nie będzie można odczytać znajdujących się w nim poufnych informacji.

Generator losowych haseł w AnoMail

Generator indywidualnych haseł do szyfrowania dokumentów lub załączników
Funkcja dostępna w AnoMail Premium

Personalizacja istniejących załączników

AnoMail może nie tylko generować dokumenty z szablonu Word, lecz także wysyłać indywidualne pliki przygotowane wcześniej i zapisane na dysku.

Program automatycznie dopasowuje właściwy załącznik do konkretnego adresata na podstawie danych zapisanych w bazie, takich jak adres e-mail, numer klienta, identyfikator lub nazwa pliku. Każdy odbiorca otrzymuje dzięki temu dokument przeznaczony wyłącznie dla niego.

Rozwiązanie sprawdza się przy wysyłaniu gotowych faktur, raportów, zestawień, zdjęć, wyników, archiwów, umów oraz dokumentów wygenerowanych przez zewnętrzny system księgowy lub kadrowy.

Automatyczne dopasowywanie plików ogranicza również ryzyko pomyłki polegającej na ręcznym dołączeniu dokumentu należącego do innego klienta. Załączniki mogą być wskazane z poziomu arkusza Excel lub umieszczone na dysku w określonym folderze z numerem klienta.

Przypisywanie wielu załączników w pliku Excel
Automatyczne lub ręczne przypisywania indywidualnych załączników w dowolnym formacie

Podpis cyfrowy potwierdzający pochodzenie e-maila

AnoMail może dodatkowo podpisywać elektronicznie wiadomości e-mail lub dokumenty PDF przy użyciu darmowego lub komercyjnego certyfikatu S/MIME. Podpis cyfrowy pozwala odbiorcy sprawdzić, kto wystawił dokument, oraz zweryfikować, czy e-mail lub plik nie został zmieniony po jego podpisaniu.

Programy służące do odczytywania plików PDF, takie jak Adobe Acrobat Reader, mogą wyświetlić informację o wyniku weryfikacji podpisu. Ponadto w programie pocztowym Outlook, Thunderbird, GMail itd. pojawi się informacja, że mail jest podpisany cyfrowo i pochodzi od zweryfikowanego nadawcy.

Hasło i podpis cyfrowy realizują przy tym różne zadania. Hasło ogranicza dostęp do treści dokumentu, natomiast podpis pomaga potwierdzić jego pochodzenie i integralność.

Infografika: Jak rozpoznać czy mail jest podpisany cyfrowo S/MIME w Outlook lub Thunderbird?

Szyfrowanie całej korespondencji e-mail (S/MIME)

Dla użytkowników wymagających wyższego poziomu ochrony AnoMail Premium umożliwia także korzystanie z technologii S/MIME. W tym przypadku szyfrowaniem może zostać objęty nie tylko dokument PDF, ale cała wiadomość wraz z jej treścią i załącznikami.

Zaszyfrowany e-mail jest przeznaczony dla konkretnego odbiorcy i może zostać odczytany przy użyciu przypisanego mu certyfikatu. S/MIME może być również wykorzystane do cyfrowego podpisywania wiadomości, dzięki czemu adresat może zweryfikować nadawcę i sprawdzić, czy treść korespondencji nie została zmieniona.

Automatyczna ochrona korespondencji seryjnej

Ręczne tworzenie, zabezpieczanie i dołączanie setek dokumentów jest czasochłonne oraz zwiększa ryzyko błędów. AnoMail Premium automatyzuje cały proces: łączy dane odbiorcy z szablonem Word, generuje indywidualny dokument PDF, nadaje mu odpowiednią nazwę, zabezpiecza hasłem i wysyła do właściwej osoby.

Pozwala to połączyć wygodę korespondencji seryjnej z praktyczną ochroną poufnych informacji. Samo użycie AnoMail nie zwalnia administratora danych z oceny ryzyka i stosowania odpowiednich procedur organizacyjnych, ale umożliwia wdrożenie ważnych zabezpieczeń technicznych bez konieczności ręcznej obsługi każdego dokumentu.

Dzięki AnoMail tajemnica korespondencji e-mail może być chroniona nie tylko poprzez prawidłowy wybór adresata, lecz także przez indywidualizację dokumentów, szyfrowanie załączników, osobne hasła odbiorców, podpisy cyfrowe i opcjonalne szyfrowanie całej wiadomości.

Zalety AnoMail do ochrony dokumentów

1. Brak abonamentu (Licencja wieczysta)

W przeciwieństwie do systemów SaaS (chmurowych), gdzie płaci się co miesiąc od liczby adresów w bazie lub liczby wysłanych wiadomości, AnoMail kupuje się raz. Przy masowej wysyłce poufnych pism daje to gigantyczne oszczędności, bo koszt wdrożenia nie rośnie wraz z liczbą wysyłanych dokumentów.

2. Pełna poufność danych (On-Premise)

Program instalujesz lokalnie na własnym komputerze lub serwerze firmy. Baza danych Twoich odbiorców (np. klientów, pracowników) oraz treść pism nie trafiają do żadnej zewnętrznej chmury ani na serwery firm trzecich. Wszystko przetwarzasz u siebie, co idealnie spełnia surowe wymogi RODO dla danych wrażliwych.

3. szyfrowanie załączników lub generowanie dokumentów PDF

AnoMail ma wbudowaną funkcję, która generuje spersonalizowane dokumenty (np. paski płacowe, faktury, pisma). Automatycznie szyfruje załączniki indywidualnym hasłem przypisanym do danego odbiorcy (hasłem może być np. PESEL, NIP lub losowy ciąg znaków z Excela). Dzięki temu przesyłane dane są bezpieczne bo przy odpowiednio długim haśle nie da się go złamać.

Wdrożenia szyfrowania poczty (S/MIME)

Polecane tematy dot. bezpiecznej poczty:

Ochrona poufnych informacji wysyłanych mailem

Jak chronić dane osobowe i poufne informacje w wiadomościach e-mail?

Dowiedz się, jak bezpiecznie wysyłać e-mailem dokumenty zawierające dane osobowe. AnoMail Premium tworzy indywidualne pisma na podstawie szablonu Microsoft Word, zapisuje je jako pliki PDF i zabezpiecza osobnym hasłem dla każdego odbiorcy. Hasło można przekazać innym kanałem, na przykład SMS-em, telefonicznie lub ustalić je z klientem podczas pierwszego kontaktu.

Czytaj więcej »
Tagi: