Historia e-mailingu w AnoMail
ochrona przed zdublowaniem wysyłki
Historia mailingu do wysyłek akwizycyjnych
Funkcja historia mailingu służy do ochrony przed wysłaniem poczty do osób, które już wcześniej otrzymały od Państwa dowolną korespondencję e-mail. Dla programu AnoMail nie ma znaczenia co wysłano wcześniej gdyż w tym przypadku program nie analizuje tego co wysłał, pamięta tylko, że dany odbiorca otrzymał już wiadomość.
Historia mailingu to nie to samo co archiwum korespondencji e-mail. W archiwum zapisywana jest każda wysłana wiadomość wraz z adresami e-mail na które została wysłana. Archiwum wysłanej poczty dostępne jest w głównym oknie programu pod przyciskiem Archiwum.
Historia mailingu idealna do wysyłania zapytań o możliwość przesłania oferty
Historia mailingu używana jest w sytuacji, w której np. przez miesiąc wysyłacie zapytania o możliwość przesłania oferty lub cold mailingi do różnych baz adresowych i nie chcecie się martwić czy odbiorca korespondencji e-mail nie otrzyma dwa razy tej samej przesyłki tylko dlatego, że jego adres e-mail powielił się w kilku bazach adresowych.
Dla programu AnoMail nie ma znaczenia temat lub treść listu. W związku z tym ze względu na filtry antyspamowe można zmieniać treść oraz tematy aby cały czas nie wysyłać takiej samej treści do wielu tysięcy odbiorców.
Program pamięta do kogo wysłał pocztę i nie pozwala na kolejną wysyłkę
Do momentu, kiedy nie wyczyści się historii mailingu, program AnoMail będzie blokował wysyłkę do odbiorcy niezależnie od tego, jaka będzie treść wiadomości e-mail. Funkcję można włączyć w ustawieniach programu klikając przycisk Ustawienia i wybierając funkcję Masowej korespondencji. Dostęp do dodatkowych funkcji związanych z historią mailingu możliwy jest po naciśnięciu przycisku Historia.
W historii zapisywane są same adresy e-mail. Natomiast gdyby trzeba było sprawdzić co konkretnie i na jaki adres zostało wysłane, trzeba przejść do Archiwum wysyłek klikając przycisk Archiwum i wybierając funkcję Pokaż wiadomości e-mail. Analogicznie klikając Pokaż wiadomości SMS mamy podgląd wysłanych wiadomości SMS wraz z raportami i statystykami wysyłek.
Pokrewny temat: Gdzie znajduje się archiwum wysłanych wiadomości e-mail?
Chroni przed zdublowaniem wysyłki
Historia mailingu umożliwia ochronę przed wysyłaniem powtarzających się wiadomości e-mail do tych samych odbiorców. Dzięki niej można uniknąć natarczywego kontaktowania się z potencjalnymi klientami lub partnerami biznesowymi.
W przypadku programu AnoMail, funkcja ta nie analizuje treści poprzednio wysłanych wiadomości wiec w trakcie wysyłek można zmieniać treść listu lub tematy a program nadal będzie pamiętał, że odbiorca otrzymał już wcześniej np. zapytanie o możliwość przesłania oferty. Dostęp do adresów z historii możliwy jest po naciśnięciu przycisku Historia, który został przedstawiony na poniższym rysunku.
- Pokaż lub zapisz historię e-mailingu – wyświetla listę adresów aktualnie znajdujących się w historii. Można taką listę zapisać do późniejszego wykorzystania.
- Wyczyść aktualną historię adresów e-mail – usuwa adresy znajdujące się na liście maili do których już wysłano np. zapytanie.
- Usuń z historii adresy z listy wysyłkowej – Po wczytaniu adresów na listę wysyłkową można je usunąć z historii aby można do nich ponownie wysłać pocztę nie kasując pozostałych.
- Odczytaj z pliku historię adresów – dodaje do historii adresy e-mail ze wskazanego pliku. Można wczytać po kolei kilka baz adresowych.
- Tymczasowa blokada wysyłki – Dodaje na listę adresy, do których nie należy wysyłać poczty. Lista automatycznie kasuje się po wyłączeniu programu.
- Super ochrona przed zdublowaniem wysyłki – nie pozwala wysłać ponownie żadnej poczty do osób do których coś wysłano. Lista kasuje się po zamknięciu programu.
Ponowienie wysyłki do osób z historii mailingu
Gdyby trzeba było ponownie wysłać mailing do danej osoby, która wcześniej już otrzymała np. zapytanie o możliwość przesłania oferty, to w pierwszej kolejności należy wyczyścić historię. W tym celu w głównym oknie programu należy kliknąć przycisk Historia i wybrać funkcję Wyczyść aktualną historię adresów e-mail.
Adresy e-mail odbiorców przechowywane w historii mailingu można wykorzystać do tzw. follow-up czyli wysłania do nich kolejnej wiadomości, która nawiązywałaby treścią do pierwszej. Warto też zapoznać się z artykułem dot. Cold mailingu z programu AnoMail, który pozwala zwiększyć skuteczność mailingu.
Historia korespondencji może być zapisana, przekazana do innego komputera z AnoMail lub odczytana z dysku lokalnego lub sieciowego. Aby funkcję historii mailingu wyłączyć całkowicie należy przejść do ustawień masowej korespondencji klikając przycisk Ustawiania.
Patrz także: Obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty e-mail
Archiwum korespondencji rozróżnia treść wiadomości e-mail
Natomiast aby nie wysyłać poczty do osób, które już otrzymały konkretną wiadomość e-mail służy funkcja Archiwum. Po wczytaniu listu z Archiwum korespondencji komputer umieszcza adresy odbiorców na tymczasowej liście blokad i nie pozwala nic do nich wysłać do momentu wyczyszczenia adresów z listy tymczasowych blokad.
Lokalna historia wysyłek w komputerze
Program AnoMail posiada lokalne archiwum, w którym automatycznie zapisywana jest każda wysłana wiadomość e-mail w firmie szablonu, który w każdej chwili można przywrócić do ponownej wysyłki. Dzięki temu użytkownik w dowolnym momencie może wrócić do historii korespondencji i sprawdzić, do kogo oraz kiedy został wysłany dany e-mail.
Archiwum zawiera pełną treść wysłanych wiadomości, co pozwala na szybkie odszukanie konkretnych informacji, porównanie wersji wysyłanych materiałów lub potwierdzenie, jakie treści trafiły do odbiorców. Aby skorzystać z archiwum wysyłki naciskamy przycisk Archiwum i wybieramy funkcje Pokaż wiadomości e-mail. Dane przechowywane są wyłącznie na komputerze użytkownika, więc masz pewność, że Twoja korespondencja pozostaje w pełni prywatna i bezpieczna.
Komentarz lub nazwa dla kampanii wysyłkowej
W AnoMail po zakończeniu wysyłki użytkownik może nadać kampanii własną nazwę lub dopisać krótki komentarz. To proste udogodnienie znacząco ułatwia późniejsze porządkowanie oraz analizowanie działań mailingowych. Opis może zawierać informacje o grupie docelowej, rodzaju oferty czy okolicznościach wysyłki, dzięki czemu po czasie łatwo przypomnieć sobie, czego dotyczyła dana kampania.
Tak oznaczone wysyłki trafiają do archiwum, gdzie komentarz lub nazwa są widoczne na liście kampanii. Pozwala to szybko odszukać konkretną akcję, nawet jeśli w programie znajduje się wiele wcześniejszych wysyłek. Funkcja jest przydatna w firmach, w których e-mail marketing prowadzi kilka osób lub kampanii jest dużo i trudno je zapamiętać. Dodanie krótkiego opisu zwiększa przejrzystość pracy, usprawnia analizę wyników i pomaga zachować porządek w historii wysyłek.
Zobacz: Co to jest kampania e-mail?
Wpisz czego dotyczyła wysłka lub podaj nazwę dla kampanii
Historia wysyłek na serwerze poczty
Przechowywanie kopii wysłanych wiadomości e-mail w folderze „Elementy wysłane” na serwerze pocztowym odgrywa kluczową rolę w optymalizacji zarządzania korespondencją, zwłaszcza gdy w firmie korzysta się z systemu CRM do monitorowania interakcji z klientami.
Użytkownicy AnoMail Premium mają możliwość zapisywania wysłanych wiadomości w folderze „Sent” czyli „Elementy wysłane” poprzez zastosowanie ukrytych kopii BCC. Ten mechanizm umożliwia automatyczne dodawanie wiadomości do historii korespondencji na serwerze, co ułatwia ich przeszukiwanie w klientach pocztowych, takich jak Thunderbird czy Outlook.
Proces polega na wysyłaniu przez AnoMail ukrytej kopii wiadomości (UDW, Ukryci Do Wiadomości) na wskazany adres e-mail, a następnie reguła serwerowa przenosi ją do odpowiedniego folderu. Technika ta sprawia, że użytkownik ma wrażenie, jakby e-mail został wysłany bezpośrednio z jego programu.
Zobacz także: Jak importować do komputera archiwum wysyłek od innego pracownika w firmie?
Super ochrona przed zdublowaniem wysyłki
Osoby, które bardzo obawiają się przypadkowego wysłania maila dwa razy na ten sam adres e-mail, mogą włączyć dodatkowo w ustawieniach funkcję super ochrony. Funkcja działa w ten sposób, że pamięta co zostało wysłane z danego stanowiska i AnoMail nie pozwoli wysłać poczty ponownie do momentu wyłączenia funkcji lub ponownego uruchomienia programu.
Aby wyłączyć funkcję super ochrony klikamy przycisk Ustawienia ➡ Masowej korespondencji ➡ Historia mailingu (patrz niżej). Profilaktycznie zalecamy zamknąć program i uruchomić go ponownie. Dzięki temu zabiegowi wszystkie nałożone blokady tymczasowe zostaną zdjęte i znowu będzie można nawet kilka razy pod rząd wysłać wiadomość do siebie lub swoich klientów.
Zazwyczaj nie ma konieczności korzystania z tej funkcji ale jeżeli ktoś uczy się obsługi programu lub bardzo obawia się ponowienia wysyłki do adresata, który już otrzymał pocztę to można spróbować z tego skorzystać. My zalecamy korzystać z tego z rozwagą bo program nie pozwoli ponownie wysłać poczty nawet na Wasz adres.
Film: Jak korzystać z historii e-mailingu oraz archiwum?
Wybrane artykuły z naszego anomailowego bloga:
Mailing do osób fizycznych w celu uzyskania zgód marketingowych
W artykule wyjaśniamy jak wysłać mailing do osób fizycznych czyli starych klientów którzy nie wyrazili zgody na przetwarzanie danych i wysyłkę informacji handlowych. Aby nie narazić się na konsekwencje prawne przygotujemy zapytanie o zgodę na zapis do newslettera oraz zamieścimy klauzulę RODO dopełniając tym samym obowiązku informacyjnego
Dlaczego moje wiadomości e-mail trafiają do spamu?
Zastanawiając się dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu trzeba sprawdzić w pierwszej kolejności treść listu pod kątem spamu oraz konfigurację serwera wysyłkowego. Odnośnie serwera należy sprawdzić czy na serwerze/domenie wysyłkowej ustawiono SPF, DMARC, SPF, BIMI oraz rDSN.
Elektroniczne podpisy wiadomości e-mail (S/MIME)
AnoMail pozwala wysyłać podpisaną cyfrowo masową korespondencję e-mail. Odbiorca listu widzi przy Państwa wiadomości znak podpisu cyfrowego i jest pewny, że załącznik, który wysyłacie do niego pochodzi od Państwa a nie od kogoś, kto się pod Państwa podszywa.
