Format bazy adresowej do mailingu
Jak przygotować bazę odbiorców?
Format bazy adresowej do mailingu
W przypadku oprogramowania AnoMail można używać baz kontaktów pochodzących z Państwa ulubionych programów do zarządzania kontaktami. Format bazy adresowej do mailingu w AnoMail jest stały i pozwala na użycie 36 różnych pól personalizacji (kolumn), które można wykorzystać do wysyłania masowej korespondencji e-mail.
Bazę adresową do programu AnoMail można tworzyć bezpośrednio w AnoMail lub przygotować w zewnętrznym oprogramowaniu np. Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Access lub w innym programie do zarządzania kontaktami (CRM). W praktyce do budowy bazy do mailingu nadaje się każdy program, który pozwala tworzyć tabelę i zapisać ją później do pliku CSV.
Czytaj: Jak przygotować bazę do mailingu?
Korzystasz z samych adresów bez danych do personalizacji?
Jeżeli wykorzystujecie Państwo tylko adresy e-mail bez dodatkowych danych to warto zapoznać się z funkcjami do porządkowania baz adresów gdyż umożliwiają prace na plikach tekstowych zawierających same adresy email ułożone jeden pod drugim. Większe bazy można dzielić na mniejsze części.
Zobacz: Pseudopersonalizacja na podstawie danych z adresów e-mail
Ważna ilość i kolejność kolumn w bazie programu AnoMail
W przypadku chęci użycia dodatkowych pól do personalizacji newslettera istotną kwestią jest aby zachować układ kolumn (pola personalizacji) zgodnie z wymogami AnoMail. Pierwsza kolumna w programie Excel musi zawierać adresy e-mail odbiorcy, druga kolumna musi mieć pseudonim lub tzw. etykietę odbiorcy, trzecia kolumna nazwisko, czwarta kolumna imię itd.
Jeżeli jakieś pole personalizacji (kolumna) nie będzie przez Państwa wykorzystywane to można je ukryć np. w programie Excel. Podczas importu danych do AnoMail ukrywane są kolumny, które nie zawierają danych.
Zobacz: Jak korzystać z pseudopersonalizacji gdy masz same adresy odbiorców?
Zapisz bazę jako plik CSV (UTF-8, dane oddzielone średnikiem)
Zarządzanie bazą adresową w Microsoft Excel
Aby bazę można było wykorzystać w AnoMail to format bazy adresowej do mailingu musi być zachowany zgodnie z tym co napisano na niniejszej stronie. Poniżej przedstawiono wszystkie kolumny z bazy zawierające pola personalizacji do programu AnoMail. Przykładowy plik w formacie Excela można pobrać klikając na poniższym obrazku.
Zalecana lektura: Jak importować kontakty do programu AnoMail?
Jeśli nie używacie Państwo np. nazwisk to kolumna z nazwiskami powinna być pusta ale nie można jej usunąć. Maksymalna ilość rekordów (wierszy) w pojedynczej bazie nie może przekroczyć 100 tys. pozycji. Natomiast ilość baz danych (osobne pliki) nie jest ograniczona.
Pokrewny temat: Jakie dane odbiorcy ustawić gdy mamy same adresy?
Wybrane pola personalizacji wraz z opisem
- #EMAIL# – Adres e-mail odbiorcy listu.
- #ETK# – Dane do wyświetlania w treści listu lub w polu Do. Może zawierać dowolne dane np. zdrobnienie imienia
- #NZW# – Nazwisko odbiorcy listu. Wymaga korzystania z bazy adresowej zawierającej nazwiska.
- #IME# – Imię odbiorcy listu. Wymaga przygotowania bazy zawierającej imiona.
- #STN# – Stanowisko jakie zajmuje odbiorca listu aby sprawić wrażenie, że znamy adresata.
- #TYT# – Tytuł lub stopień jakim posługuje się odbiorca. Wymaga przygotowania bazy z takimi informacjami.
- #FMA# – Pełna nazwa firmy odbiorcy. Wymaga przygotowania bazy adresowej zawierającej nazwy firm.
- #BZA# – Opis branży. Przydatne w cold mailingu do sprawienia wrażenia, że list wysyłany jest tylko do odbiorcy.
- #MTO# – Miasto odbiorcy listu. Wymaga przygotowania spersonalizowanej bazy adresowej
- #URL# – Witryna internetowa odbiorcy. Adres będzie wstawiony jako tekst
- #NIP# – NIP odbiorcy listu czyli numer identyfikacji podatkowej.
- #KNT# – Numer klienta w Państwa systemie CRM lub nazwa lub login itd.
- #GPA# – Grupa do której należy odbiorca np. uczestnik konferencji, czytelnik newslettera itd.
- #RBT# – Rabat dla konkretnego odbiorcy. Każdy z odbiorców listu może otrzymać inną kwotę rabatu lub inny numer kuponu rabatowego, który potem może być wykorzystany do śledzenia zakupów w systemie e-commerce.
- #OFR# -Tekst z ofertą przydatny w cold mailingu, pisany tak jakbyśmy wiadomość z programu Outlook wysyłali tylko do konkretnego odbiorcy.
- #INF# – Informacja o odbiorcy aby poczuł się traktowany indywidualnie.
- #TXT# – Dodatkowy tekst zależny od odbiorcy listu np. może zawierać informacje o adresacie i o tym co kupił w Państwa firmie lub o co pytał jak telefonował itd. Przydaje się do tzw. follow up
- #LKN# – Link do strony z ofertą dla odbiorcy lub strona internetowa na którą powołujemy się. Strona zależna od odbiorcy np. gdzie reklamował swoje produkty/usługi.
- #KSK# – Kod śledzący kliknięcia lub otwarcia listu, który można wykorzystać w linkach lub innych statystykach w Państwa systemie trackującym.
Mapowanie danych do wysyłki z pliku Excela
Mapowanie danych z Excela to proces przypisywania kolumn z pliku CSV do odpowiednich pól personalizacji w programie mailingowym AnoMail. Gdy przygotowujesz bazę adresową w Excelu, każda kolumna ma swoją nazwę, na przykład „Email”, „Imię”, „Nazwisko” czy „Firma”.
Po zapisaniu takiego arkusza jako plik CSV i wczytaniu go do AnoMail, program nie wie automatycznie, które dane mają trafić do konkretnych pól personalizacji. Dlatego podczas importu należy przeprowadzić mapowanie, czyli ręczne wskazanie, że kolumna „Firma” ma zostać przypisana do znacznika personalizacji #FMA#, kolumna „Imię” do #IME#, a kolumna „Email” do pola adresu e-mail #EMAIL#.
Dzięki temu AnoMail wie, jakie informacje wstawić do treści wiadomości podczas wysyłki masowej. Poprawne mapowanie gwarantuje, że wiadomości będą wyglądały profesjonalnie i zostaną uzupełnione właściwymi danymi odbiorców.
Bazę w pliku CSV odczytujemy naciskając przycisk Odczytaj adresy. Potem przypisujemy dane do znaczników personalizacji i otwiera się edytor kontaktów z AnoMail. W nim możemy uzupełnić brakujące dane bo program z adresu potrafi pobrać imiona i nazwiska oraz ustalić płeć odbiorcy.
Przypisanie (mapowanie) danych z Excela do pól personalizacji w programie AnoMail
Przygotowanie bazy kontaktów do mailingu
Aby przygotować poprawną bazę danych w Excelu na potrzeby wysyłek z AnoMail, zacznij od utworzenia arkusza z jasno nazwanymi kolumnami. Pierwsza kolumna powinna nosić nazwę np. „E-mail” i zawierać wyłącznie prawidłowe adresy e‑mail. Druga kolumna to „Nazwa firmy”, w której umieszczasz pełną nazwę organizacji. Kolejne kolumny to „Imię”, potem „Nazwisko” oraz „Stanowisko” pracownika.
Każda z kolumn musi być wypełniona rzetelnymi danymi, bez pustych komórek i bez stosowania zastępczych określeń typu „Brak danych” czy „Brak informacji”. AnoMail wykorzystuje te pola do personalizacji wiadomości, dlatego kompletność informacji jest kluczowa.
Po uzupełnieniu wszystkich rekordów sprawdź poprawność wpisów i zapisz plik w formacie XLSX lub CSV, aby program mógł go bezproblemowo zaimportować. Nie dodawaj do arkusza kolumn z danymi, których nie będziesz używał w programie. Wszystkie nadmiarowe dane są zbędne.
Polecany temat: Czy można wykorzystać starą bazę klientów?
Maksymalna ilość rekordów w bazie to 100 tys.
Jeśli w Excelu macie Państwo np. 200 tys. rekordów (wierszy) to taki arkusz należy podzielić na 2 części po 100 tys. każdy. Do AnoMail można także szybko importować dane bezpośrednio z Excela bez konieczności zapisywania czegokolwiek do pliku. Wystarczy w Excelu zaznaczyć całą kolumnę np. z adresami i w Edytorze kontaktów AnoMail kliknąć przycisk Kontakty a następnie wybrać funkcję Importuj kolumnę ze schowka Windows.
AnoMail wyświetli okno hurtowego importu danych bezpośrednio z kolumn. Do tego okna można wklejać dane z różnych kolumn i przypisać je do określonego pola personalizacji np. adresy e-mail wklejone zostaną do pola e-mail, nazwiska odbiorców zostaną wklejone do kolumny nazwisko itd.
Pokrewny temat: Mapowanie danych do wysyłki newslettera
Zalecamy aby pierwsza kolumna zawierała adresy e-mail
Film - Jak działa edytor kontaktów w AnoMail?
Wybrane posty z anomailowego bloga:
Funkcje do porządkowania adresów e-mail
Program AnoMail oferuje dużą ilość funkcji służących do porządkowania baz adresów e-mail. Funkcje te dostępne są w module wysyłkowym pod przyciskiem Porządkuj. Dzięki nim można usunąć adresy zastrzeżone, adresy zdublowane czyli powtarzające się itd.
Format bazy adresowej zawierającej pola personalizacji
AnoMail pozwala na użycie 36 różnych pól personalizacji (kolumn). Bazę do programu AnoMail można tworzyć bezpośrednio w programie AnoMail lub przygotować w zewnętrznym programie np. Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Acess lub w innym programie do zarządzania kontaktami (CRM).
Klucze publiczne odbiorców (.CER) niezbędne do szyfrowania poczty S/MIME
Aby zaszyfrować wiadomości w standardzie S/MIME, program AnoMail Premium musi mieć wgrane klucze publiczne odbiorców w plikach .CER. Dzięki nim treść e-maila może zostać zaszyfrowana i odczytana wyłącznie przez adresata posiadającego odpowiadający klucz prywatny.
