Podział bazy adresowej
na mniejsze części
Podział bazy adresowej na mniejsze części
Program AnoMail obsługuje spersonalizowane bazy adresowe, które oprócz adresów zawierają dodatkowe dane o odbiorcy takie jak np. imiona, nazwiska itp. Dodatkowo może obsługiwać bazy składające się z samych adresów e-mail. Podział bazy adresowej dostępny pod przyciskiem Porządkuj umożliwia podzielenie listy adresów na mniejsze części. Wielkość pojedynczej grupy sami Państwo ustalacie w zależności od potrzeb.
Ze względów antyspamowych i limitach na serwerach odbiorców największych dostawców poczty (GMail, WP, Onet, Interia itp.), wysyłkę należy rozłożyć w czasie. Chodzi o to aby stosując seryjne wysyłanie maili za jednym razem nie wysłać np. 100 tys. wiadomości e-mail. Lepiej wysyłkę podzielić na kilka grup i powoli przyzwyczajać serwery odbiorców do Waszej domeny i serwera mailingowego.
Wysłanie mailingu z nowego serwera, który jeszcze nie zdobył pozytywnej oceny tzn. reputacji nie jest rozsądne i zapewne poczta będzie oznaczana jako spam lub nawet odrzucana. Zalecamy także podzielić odbiorców na grupy czyli przeprowadzić segmentację bazy aby dopasować treść wysyłki do grupy odbiorców.
Automatyczna usuwanie powtórek i sortowanie adresów
W trakcie podziału lub nawet na etapie wczytywania adresów e-mail do programu wykonywana jest automatyczna deduplikacja czyli AnoMail usuwa powtarzające się adresy. Program obsługuje grupy adresowe do 100 tys. pozycji każda.
Po wczytaniu listy zawierającej np. 100 tysięcy adresów e-mail można ją podzielić na mniejsze grupy podając ilość adresów, które mają znaleźć się w pojedynczej grupie. Nie zapomnij także o segmentacji bazy e-mail. Wysyłka identycznej treści do wszystkich zazwyczaj ma niską skuteczność.
Patrz: Jak automatycznie zmieniać treść masowych wiadomości e-mail?
W razie konieczności większe bazy zawierające kilka milionów adresów e-mail należy poddać wstępnemu porządkowaniu korzystając z funkcji Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku. Ta funkcja pozwoli bazę np. 2 milionów adresów podzielić na części po 100 tys. unikalnych adresów każda.
Dopiero potem na poszczególnych grupach można wykonywać dalsze operacje porządkowania lub „oczyszczania” baz adresowych. Program wszystkie bazy zapisuje w plikach tekstowych więc można uzyskać do nich dostęp np. korzystając z Notatnika Windows lub programu Microsoft Excel.
Pokrewny temat: Jak podzielić bazę na adresy ogólne, funkcyjne i imienne?
Jak działa Podział bazy adresów e-mail?
Funkcja do Podziału bazy adresowej pozwala podzielić aktualną listę wysyłkową (zawierającą same adresy e-mail) na mniejsze części np. po 5 tys. adresów każda. Funkcji tej używa się się w sytuacji w której macie Państwo do wysłania np. 100 tys. wiadomości ale każdego dnia chcecie wysyłać tylko 5 tys. listów.
W przypadku wysyłki zapytań o możliwość przesłania informacji handlowej lepiej stopniowo wysyłać każdego dnia po kilkanaście tysięcy wiadomości niż od razu próbować wysłać 100 tys. listów. Warto także zadbać o zbieranie zgód marketingowych i okresowo czyścić bazę adresów oraz wykluczyć z wysyłki osoby, które nie życzą sobie otrzymywać kolejnych newsletterów.
Zobacz: Jak pozyskiwać potencjalnych klientów?
Wczytaj bazę adresową do programu i wybierz wielkość grupy
W pierwszej kolejności należy wczytać do programu bazę adresową. Następnie kliknąć przycisk Porządkuj i wybrać omawianą funkcję. Następnie ustala się ile adresów ma znaleźć się w pojedynczej grupie oraz jaką nazwę ma mieć podzielona grupa. Po podaniu nazwy grupy np. „Firmy” program utworzy określoną ilość plików we wskazanej lokalizacji.
Pliki otrzymają nazwy Firmy 001.txt, Firmy 002.txt itd. We wskazanym folderze nie powinny znajdować się pliki które mają takie same nazwy bo zastaną przez program zastąpione. Na poniższym rysunku pokazano listę zawierającą 72 tys. adresów, która zostanie podzielona na 15 grup po 5 tys. adresów każda.
Zobacz: Dlaczego nie zalecamy sortować adresów e-mail wg domen?
Podział dużej bazy adresów na mniejsze części
W programie AnoMail dostępna jest dodatkowo funkcja o nazwie Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku, która umożliwia podział dużych baz adresów e-mail na mniejsze segmenty, z których każdy może zawierać do 100 tysięcy adresów. Działa to tak, że wskazuje się plik tekstowy zawierający adresy i program porządkuje go a następnie dzieli na części.
Podczas tego procesu program przeprowadza deduplikację, eliminując powtarzające się adresy, co zapewnia unikalność danych. Dodatkowo, adresy są sortowane według określonych kryteriów, co ułatwia ich przeszukiwanie i zarządzanie.
Normalizacja adresów polega na standaryzacji ich formatów, co pomaga w utrzymaniu spójności, na przykład poprzez usunięcie zbędnych spacji lub ujednolicenie wielkości liter. Te procesy razem pozwalają na efektywne zarządzanie dużymi bazami danych e-mailowych, zwiększając ich jakość i użyteczność w kampaniach mailingowych.
Program AnoMail Premium 2025
Wczytywanie baz adresów z Excela bez powtórek
Aby wczytać bazę z Excela lub Accessa która składa się z ponad miliona rekordów, trzeba ją zapisać do pliku tekstowego (jeden adres e-mail pod drugim). W takim przypadku np. w Excelu zaznaczamy całą kolumnę zawierającą same adresy email (patrz rys. poniżej, punkt 1). Następnie wklejamy do Notatnika Windows (punkt 2), i zapisujemy adresy do pliku tekstowego. W dalszej kolejności w AnoMail klikamy przycisk Porządkuj i wybieramy funkcję Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku (punkt 3).
AnoMail otworzy bazę z notatnika (maksymalna waga pliku to 60 MB, patrz punkt 4), usunie powtarzające się adresy oraz oraz posortuje dane. Na koniec podzieli bazę na oddzielne pliki po 100 tys. adresów e-mail każdy. Dzięki temu będzie można wczytać do AnoMail po kolei każdą z baz i rozpocząć akcje wysyłkowe z podziałem na grupy po 100 tys. adresów.
Segmentacja odbiorców wg providerów poczty
Program oferuje także funkcję do podziału bazy wg dostawców poczty. Podział według dostawców takich jak Google, Microsoft, WP, Onet itd., jest korzystny ze względów antyspamowych, ponieważ pozwala na lepszą kontrolę nad ruchem pocztowym kierowanym do danego serwisu zwłaszcza gdy wcześniej nie wysyłali Państwo mailingów na masową skalę (więcej niż 5 tys. do jednego dostawcy).
Dostawcy poczty mają różne limity dotyczące ilości przyjmowanej korespondencji (np. 500 maili na godzinę), co może wpłynąć na skuteczność wysyłek i dostarczalność wiadomości e-mail. Wysyłając wiadomości z odpowiednim podziałem, można dostosować tempo i strategię wysyłania zapytań, unikając przeciążenia serwerów i obniżenia wskaźników dostarczalności.
Zapisywanie bazy adresowej na dysku
Po każdej zmianie adresów lub ich porządkowaniu w AnoMail warto pamiętać o zapisie zaktualizowanej grupy wysyłkowej na dysku. Służy do tego przycisk „Zapisz adresy jako”. Dzięki temu wszystkie modyfikacje w tym usuwanie lub dodawanie nowych rekordów zostaną utrwalone w pliku, do którego można później bezpiecznie wrócić. Zachowanie aktualnej wersji listy adresowej jest ważne, gdy pracujemy cyklicznie lub gdy tę samą bazę adresów wykorzystuje się w wielu kampaniach mailingowych.
Plik z adresami można zapisać w dowolnej lokalizacji: na dysku lokalnym komputera, na dysku sieciowym w firmie lub w wybranej usłudze chmurowej, takiej jak OneDrive. Umieszczenie bazy w lokalizacji współdzielonej daje dodatkową korzyść tzn. inni pracownicy zyskują dostęp do tej samej, zawsze aktualnej listy kontaktów.
Zapisanie bazy na dysku pod tą samą nazwą co stara wersja, eliminuje ryzyko pracy na różnych wersjach plików i zwiększa spójność wysyłek realizowanych w zespole. Dzięki temu pracownicy mają dostęp do aktualnej bazy adresów.
Po modyfikacji bazy naciśnij przycisk Zapisz adresy jako
aby zapisać zaktualizowaną bazę na dyslu
Nie wysyłaj wielu maili do tej samej domeny
W mailingu niewiele rzeczy potrafi zirytować odbiorcę tak mocno, jak otrzymanie identycznej wiadomości wysłanej na wszystkie adresy e-mail w tej samej domenie firmowej. Gdy pracownik widzi, że ta sama treść trafiła na info@, biuro@, kontakt@ i jeszcze jego imienny adres, od razu wie, że wiadomość została rozesłana masowo bez żadnej selekcji. Takie działania budują negatywne odczucia, obniżają wiarygodność nadawcy i mogą powodować zgłaszanie maili do SPAM-u. W efekcie cała kampania traci na jakości i skuteczności.
Aby uniknąć takich sytuacji, AnoMail oferuje funkcję wykrywania i usuwania zdublowanych adresów według domen. Program potrafi wskazać wszystkie adresy należące do danej firmy, ale nie decyduje za użytkownika, które z nich powinny pozostać a które należy usunąć. To nadawca musi określić, czy chce wysłać wiadomość tylko na ogólny adres typu biuro@, czy może jednak woli pozostawić kontakt imienny pracownika.
W związku z tym klikamy przycisk Porządkuj i wybieramy funkcję Usuń/Sortuj adresy na podstawie domen. Następnie klikamy zakładkę Domena i sortujemy adresy wg domen. Dzięki temu widać jakie adresy powtarzają się bo zostaną oznaczone na czerwono. Po zaznaczeniu odpowiedniego adresu należy nacisnąć klawisz Delete, aby usunąć wybranego odbiorcę z listy wysyłkowej.
Takie świadome zarządzanie listą adresową nie tylko ogranicza irytację odbiorców, lecz także zwiększa profesjonalizm kampanii i poprawia jej ogólną dostarczalność. Pamiętaj aby nigdy nie wysyłać tej samej wiadomości na wszystkie adresy w domenie firmowej bo to nie przyniesie zamierzonego celu tylko zdenerwuje odbiorców.
Łączenie różnych baz adresowych w jedną wspólną
Czasami istnieje konieczność połączenia kilku baz adresowych w jedną całość. Można to zrobić w ten sposób, że włączamy funkcję do łączenia baz adresowych (patrz punkt 1 na poniższym rysunku). Następnie klikamy dwa razy na danym pliku z adresami (punkt 2). Program wczyta na listę adresową adresy e-mail ze wskazanego pliku. W dalszej kolejności klikamy na kolejnym pliku (punkt 3) aby program dołączył do istniejących adresów kolejne itd.
Program łączyć bazy adresowe ze wskazanych plików ale pomija powtórzone adresy e-mail czyli automatycznie wykonuje deduplikację plików. Dzięki tej funkcjonalności możecie szybko połączyć kilka baz na potrzeby większej wysyłki. Ta funkcja działa w przypadku baz składających się z samych adresów e-mail.
Jak połączyć bazy z polami personalizacji?
Jest także możliwość łączenia baz adresowych z plików CSV czyli gdy oprócz samych adresów e-mail używacie baz z polami personalizacji np. Imię, Nazwisko, Nazwa firmy itd. W tym celu przechodzimy do edytora kontaktów wbudowanego w AnoMail, czyli klikamy przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybieramy funkcję Edytuj w edytorze kontaktów.
Wczytujemy do edytora pierwszą bazę. Następnie klikamy Menu Plik (patrz punkt 1) i wybieramy Importuj kontakty z pliku CSV… (punkt 2). Powtarzamy czynność z kolejnymi bazami w pliku CSV i na koniec wybieramy funkcję Użyj tej bazy do mailingu (punkt 3). Program sprawdzi poprawność adresów, usunie powtórzone pozycje i wyświetli główne okno programu z możliwością rozpoczęcia spersonalizowanej wysyłki.
Gdyby trzeba było zapisać bazy do dalszej edycji np. w Excelu to przechodzimy ponownie do Menu Plik i wybieramy Eksportuj kontakty do CSV…. Potem taką bazę można otworzyć w programie Excel lub Access.
Licznik wysłanych wiadomości e-mail
W programie AnoMail wbudowany jest licznik wysłanych wiadomości e-mail, który na bieżąco monitoruje ilość wysłanych wiadomości w ciągu dnia. Licznik jest bardzo przydatny, ponieważ pozwala użytkownikowi kontrolować liczbę wysyłek, co jest szczególnie ważne w kontekście limitów narzuconych przez dostawców poczty elektronicznej.
Wielu dostawców, takich jak Gmail czy Yahoo, ustala dzienne limity wysyłek, które mają na celu zabezpieczenie konta przed spamem i nadużyciami. Przekroczenie tych limitów może skutkować zablokowaniem możliwości wysyłania wiadomości na pewien czas. W związku z tym licznik w AnoMail pozwala na lepsze planowanie kampanii emailowych, unikanie przekroczenia limitów.
Patrz: Kto z Twoich odbiorców używa kont GMail?
Dzięki licznikowi można skutecznie zarządzać dużymi wysyłkami, minimalizując ryzyko blokad czy problemów technicznych, dzieląc wysyłki na części i planując, że w danym dniu wysyłamy np. tylko 5 tysięcy wiadomości. Licznik dostępny jest w danych nadawcy. Klikając na ilości wysłanych wiadomości, można licznik zresetować.
dostępny w każdej wersji AnoMail 2025
Film: Przegląd funkcji do porządkowania adresów
Chcesz dowiedzieć się więcej o podziale baz?
Zapraszamy na indywidualne szkolenia, konsultacje lub webinary
Inne artykuły dot. baz adresowych i wysyłek e-mail:
Jak zwiększyć dostarczalność do serwerów Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365 lub Office 365)
Dostarczalność poczty do serwerów Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365 i Office 365) opiera się na rygorystycznych systemach reputacji, uwierzytelnianiu oraz zgodności z wytycznymi dla masowych nadawców. Aby e-maile nie trafiały do folderu SPAM kluczowe jest poprawne skonfigurowanie rekordów DNS i dbanie o reputację nadawcy
Przyczyny dlaczego cold mailing nie działa lub nie jest skuteczny?
Wyjaśniamy przyczyny dlaczego cold mail nie działa tak jak powinien? Z artykułu dowiesz się jak osiągnąć efekty wysyłając zimne maile. Pokażemy najczęstsze błędy który powodują, że nie ma odpowiedzi po masowej wysyłce zimnych e-maili
Higiena baz adresowych w programie AnoMail
Bardzo ważnym czynnikiem decydującym o skuteczności mailingu jest higiena baz adresowych, którą można przeprowadzić w programie AnoMail. Higiena baz adresowych to nic innego jak porządkowania, weryfikacja i utrzymanie aktualnej bazy adresowej używanej do mailingu.
