Bazy adresów e-mail
w komputerze użytkownika
Bazy adresów e-mail w AnoMail
Bazy adresów e-mail w programie AnoMail mogą być tworzone w postaci zwykłych plików tekstowych, w których znajdują się same adresy e-mail jeden pod drugim. Można też używać baz adresowych z polami personalizacji np. Imię, nazwisko, nazwa firmy, kod rabatowy itd. i używać ich do wysyłki korespondencji seryjnej e-mail ze spersonalizowanymi załącznikami.
Program AnoMail umożliwia pobieranie spersonalizowanych baz adresowych (imię, nazwisko, nazwa firmy itd.) w formacie CSV czyli można przygotować bazę w zewnętrznym programie np. Microsoft Excel lub w swoim programie do zarządzania kontaktami z klientami (CRM) a następnie wczytać ją do programu AnoMail. Można także importować adresy e-mail do AnoMail z popularnych formatów np. TXT, CSV, Excel, Word itd.
Edytor kontaktów do obsługi baz adresowych
Jak przygotować bazę do AnoMail?
AnoMail obsługuje bazy adresowe pochodzące z zewnętrznych programów w formacie tekstowym TXT oraz CSV. Można także importować adresy z innych formatów takich jak XLS, DOC, PDF itd.
W przypadku plików TXT baza adresowa może być od razu odczytana w programie po naciśnięciu przycisku Odczytaj adresy, widocznego w grupie o nazwie Lista odbiorców (patrz poniższy rysunek). Baza adresów powinna składać się z samych emaili umieszczonych jeden pod drugim. Taka baza nie zawiera danych do personalizacji.
Natomiast używając plików CSV można do programu wczytać nie tylko adresy e-mail ale także dodatkowe dane, takie jak imiona i nazwiska odbiorców, nazwy firm itd. W sumie można wykorzystać do 36 różnych pól. Tabelę z danymi np. z programu Excel zapisujemy w formacie CSV z kodowaniem polskich znaków w UTF-8. Dane mają być oddzielone średnikiem. Kolejność danych nie ma znaczenia, ale zaleca się aby pierwsza kolumna zawierała adresy e-mail. Natomiast w pierwszym wierszu (wiersz nagłówkowy) powinny znaleźć się nazwy kolumn np. E-mail, Imię, Nazwisko, Nazwa firmy itd.
Przyciski do zapisywania, odczytywania i importu adresów
Aby wczytać gotową bazę adresów e-mail (same adresy) lub bazy kontaktów (plik CSV z danymi do personalizacji) naciskamy przycisk Odczytaj adresy (patrz punkt 1). Adresy można importować z różnych formatów (patrz 4). Po modyfikacji listy adresowej należy ją zapisać na dysku naciskając przycisk Zapisz adresy jako (punkt 2).
W momencie gdy usuniecie z listy adresowej (zwanej wysyłkowej) jakiś adres lub dodacie kolejne to bazę trzeba zapisać na dysku aby inni pracownicy mieli do niej dostęp. Usunięcie adresu z listy adresowej NIE usuwa adresu z pliku na dysku. Bazę po zmianach trzeba zapisać naciskając przycisk Zapisz adresy jako (punkt 2).
Przyciski do odczytu, zapisu oraz importu bazy adresów e-mail
Lokalizację czyli folder, w którym mają być zapisywane adresy e-mail wskazujecie naciskając przycisk Więcej akcji (patrz punkt 3). Wszystkie adresy będą zapisane na dysku we wskazanym folderze więc w każdej chwili będziecie mieli do nich szybki dostęp z okna o nazwie Grupy wysyłkowe.
Zasada jest taka: odczytujemy plik z adresami, które pojawiają się na liście wysyłkowej. Po wprowadzeniu zmian na liście wysyłkowej trzeba je zapisać do pliku na dysku naciskając przycisk Zapisz adresy jako. W związku z tym jeżeli usuniecie jakiś adres z listy wysyłkowej to on nie znika z pliku na dysku do momentu gdy nie nadpiszecie bazy naciskając przycisk oznaczony numerem 2.
Baza adresów e-mail z polami personalizacji
Aby przejść do edytora kontaktów należy kliknąć przycisk Odbiorcy/Kontakty. Następnie można tworzyć bazę adresów od podstaw w programie AnoMail lub skorzystać z zewnętrznej bazy w formacie CSV. Baza danych składa się z ponad 30-tu kolumn zawierających takie dane jak imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, płeć oraz pola personalizacji z dowolną zawartością np. numer klienta, termin ważności usługi itp.
Strukturę pól bazy opisano w artykule pt. „Format bazy danych do programu AnoMail”. Dla użytkowników bardziej wymagających cała baza kontaktów e-mail może być przechowywana w zaszyfrowanym pliku programu AnoMail, który może zawierać dodatkowo tytuł , opis oraz być dostępny w trybie tylko do mailingu lub posiadać hasło niezbędne do otwarcia bazy.
Nie ma ograniczeń co do ilości adresów w bazie danych
Bazy adresowe można segmentować czyli dzieli na części, grupować adresy e-mail w osobnych folderach lub plikach. Nie ma także ograniczeń co do ilości baz danych (plików) przy czym pojedyncza baza danych może mieć do 100 tys. rekordów. Każdy z plików programu AnoMail może być zabezpieczony hasłem i bez jego znajomości nie będzie można odczytać danych.
Pokrewny temat: Wysyłanie ofert handlowych drogą elektroniczną
Baza adresowa na dysku Państwa komputera
Domyślnie bazy adresowe (same adresy) lub bazy kontaktów (oprócz adresów dodatkowe dane np. imiona odbiorców) mogą być przechowywane na tym samym komputerze co AnoMail lub mogą być umieszczone na dysku sieciowym w firmie lub dysku chmurowym. Dzięki temu każdy z pracowników będzie miał dostęp do tych samych baz w tym czarnej listy adresów zastrzeżonych.
W głównym oknie programu AnoMail należy nacisnąć przycisk Więcej akcji (dawniej Akcja) i wybrać funkcję Zmień lokalizację grup... W dalszej kolejności wskazać lokalizację, w której AnoMail ma szukać i zapisywać bazy adresowe.
Bazy mogą być zapisywane pod różnymi nazwami i zawierać same adresy e-mail lub dodatkowe dane na potrzeby personalizacji. Nie ma ograniczeń co do ilości plików z adresami oraz segmentacji odbiorców. Użytkownik sam decyduje jak dzieli swoją bazę i do kogo wysyła.
Kupując licencję na program AnoMail płacisz raz i zyskujesz:
- Pełną kontrolę nad danymi (RODO): Baza Twoich klientów znajduje się fizycznie na Twoim dysku, a nie na serwerach zewnętrznej firmy. To upraszcza kwestie bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO.
- Ogromne oszczędności w czasie: Przy dużych bazach (np. 100 000 adresów) oszczędzasz tysiące złotych miesięcznie na abonamencie.
- Brak limitów ilościowych: Możesz wysyłać dowolną liczbę wiadomości e-mail do dowolnej liczby odbiorców bez martwienia się o konieczność przejścia na wyższy (droższy) plan taryfowy, jak to ma miejsce w konkurencyjnych systemach.
- Dyskrecja: Nikt z zewnątrz nie ma wglądu w Twoje statystyki, treść kampanii ani listę odbiorców. To Ty decydujesz co i do kogo wysyłasz.
Adresy przetwarzane lokalnie
AnoMail umożliwia prowadzenie mailingu z pełnym poszanowaniem prywatności odbiorców, ponieważ wszystkie dane osobowe są przetwarzane lokalnie na komputerze użytkownika. Adresy e‑mail nie trafiają na żadne zewnętrzne serwery, co znacząco ogranicza ryzyko wycieku i zapewnia pełną kontrolę nad bazą kontaktów.
W przeciwieństwie do platform online, które wymagają przesyłania list adresowych do chmury dostawcy, AnoMail pozwala zachować dane wyłącznie we własnym środowisku. W program AnoMail jest wbudowany edytor kontaktów (patrz niżej), w którym możemy zarządzać bazą na podobnej zasadzie jak w programie Excel.
W związku z tym dane osobowe Państwa klientów przetwarzane są lokalnie w Waszym komputerze i możecie tworzyć mocno spersonalizowane mailingi wykorzystując zaawansowane filtrowanie lub rozpoznawanie płci, odmianę imion itd.
Baza adresowa do e-mailingów
W Edytorze kontaktów przechodząc do ustawień bazy można włączyć atrybut tylko do mailingu (tylko do odczytu) i w takim przypadku nie będzie można nic zmieniać w bazie gdyż ta od razu nadaje się do realizacji wysyłki. Ta funkcjonalność przyda się zwłaszcza tym firmom, które udostępniają bazy swoim pracownikom ale nie chcą aby pracownik miał możliwość kopiowania adresów lub ich modyfikacji.
Szybkie filtrowanie rekordów oraz uzupełnianie brakujących danych
W Menu Widok edytora kontaktów można wybierać kolumny (pola personalizacji), które mają się wyświetlać oraz filtrować rekordy wg zdefiniowanych kryteriów np. pokaż tylko te rekordy, które nie mają ustawionej płci.
Dodatkowo pod przyciskiem Rekordy można skorzystać z funkcji do uzupełniania brakujących danych np. program może pobrać informacje ze strony firmy i pozyskać nazwę przedsiębiorstwa lub z adresu rozpoznać imię lub nazwisko.
Ochrona i szyfrowanie bazy kontaktów
AnoMail daje firmom pełną kontrolę nad danymi, a jednocześnie pozwala pracować zespołowo bez ryzyka naruszenia prywatności. Baza adresowa może zostać zaszyfrowana (format AMB, baza programu AnoMail), dzięki czemu dostęp do niej mają wyłącznie osoby znające hasło. To proste rozwiązanie skutecznie chroni listę kontaktów przed nieautoryzowanym wglądem i wzmacnia bezpieczeństwo całego procesu mailingu.
Dodatkowo baza może działać w trybie tylko do odczytu, co idealnie sprawdza się w firmach, gdzie jedna osoba odpowiada za przygotowanie danych, a inna za wysyłkę. W takim trybie rekordów nie można edytować ani usuwać. Baza z danymi osobowymi i adresami jest gotowa do natychmiastowego użycia, bez ryzyka przypadkowych zmian.
Przykładowo: szef tworzy i weryfikuje listę odbiorców, a pracownik może jedynie wysłać kampanię, zachowując pełną integralność danych bez możliwości wprowadzania do bazy jakichkolwiek zmian. W tym celu klikamy w AnoMail przycisk Ustawienia i wybieramy Wprowadź hasło do otwarcia bazy, nie zapominamy także zaznaczyć Tryb tylko do odczytu.
Film - Jak wczytywać bazy adresowe do programu AnoMail?
Bazy adresów e-mail w Microsoft Excel CSV
Dla osób, które wolą całą bazą zarządzać w zewnętrznym programie też jest taka możliwość. Cała baza musi mieć zachowaną strukturę kolumn czyli pól adresowych. Te pola personalizacji (kolumny), które nie są Państwu potrzebne mogą zostać ukryte.
Dodatkowo poprzez funkcję Dane w Microsoft Excel można filtrować rekordy wg wielu kryteriów i potem przefiltrowaną bazę przekazać do AnoMail. Bazę należy zapisać do pliku CSV i potem odczytać w Edytorze kontaktów programu AnoMail.
Patrz: Mapowanie danych z Microsoft Excel
Możliwość importu wybranych pól personalizacji z arkusza Excel
W razie potrzeby jest możliwość pobierania danych bezpośrednio z kolumn w programie Excel lub innym programie w którym można zaznaczyć całą kolumnę. Służy do tego funkcja Importuj kolumnę ze Schowka Windows…, którą można znaleźć w Edytorze kontaktów klikając przycisk Kontakty. Ta funkcja pozwala szybko pobierać do programu AnoMail tylko te dane, które macie Państwo zamiar wykorzystać do mailingu.
Ochrona przed brakiem danych w polu personalizacji
Posiadając program AnoMail i wstawiając do treści listu pole personalizacji np. stanowisko (#STN#) nie trzeba martwić się o to czy wszystkie rekordy w bazie mają uzupełnione to pole. Przed wysyłką program AnoMail sprawdza zawartość wszystkich pól personalizacji, których użyto aby przekonać się czy wszystkie zawierają stosowne dane.
Gdyby okazało się, że któryś rekord w tym przypadku nie ma wpisanego „stanowiska” jakie piastuje adresat listu to program zatrzymuje się przed rozpoczęciem wysyłki i wyświetla stosowny komunikat.
W takim przypadku unikacie Państwo sytuacji, w której wysyłany jest newsletter i w miejscu pola personalizacji pojawia się np. „Brak danych”. W każdej chwili przechodząc do Edytora kontaktów programu AnoMail można uzupełnić brakujące dane.
Pokrewny temat: Mailing reklamowy do firm
Ciekawa lektura związana z bazami adresowymi:
Dynamiczne kody qr z indywidualnymi danymi
Program AnoMail obsługuje dynamiczne kody qr czyli każdy odbiorca może otrzymać spersonalizowany fotokod QR przypisany do odbiorcy. Dynamiczny kod QR może zawierać indywidualny kod rabatowy, unikalny link lub kod dostępu do webinaru it. Możliwości zastosowania zmiennych fotokodów są bardzo duże.
Internetowy moduł subskrypcji newslettera
Internetowy moduł subskrypcji online umożliwia „połączenie” Państwa strony internetowej z programem AnoMail zainstalowanym w Waszym komputerze oraz pozyskiwanie zgód marketingowych zgodnie z rozporządzeniem unijnym tzw. RODO. Oznacza to, że adresy e-mail osób zapisujących się lub wypisujących z newslettera zostaną automatycznie dodane lub usunięte z grup wysyłkowych w programie AnoMail.
Przygotowanie do konsultacji lub szkolenia z AnoMail
Sprawdź swoje głośniki oraz mikrofon przed szkoleniem aby nie tracić na to czasu w trakcie połączenia na żywo z trenerem. Konsultacje prowadzone są przez oprogramowanie TeamViewer QS więc trener widzi to co masz na ekranie, możecie rozmawiać głosowo oraz wymieniać się plikami
