Bazy adresów e-mail w AnoMail

przechowywane w komputerze

Bazy adresów e-mail

Bazy adresów e-mail w programie AnoMail mogą być tworzone w postaci zwykłych plików tekstowych, w których znajdują się same adresy e-mail jeden pod drugim. Można też używać baz adresowych z polami personalizacji np. Imię, nazwisko, nazwa firmy, kod rabatowy itd. i używać ich do wysyłki korespondencji seryjnej e-mail ze spersonalizowanymi załącznikami.

Program AnoMail umożliwia pobieranie spersonalizowanych baz adresowych (imię, nazwisko, nazwa firmy itd.) w formacie CSV czyli można przygotować bazę w zewnętrznym programie np. Microsoft Excel lub w swoim programie do zarządzania kontaktami z klientami (CRM) a następnie wczytać ją do programu AnoMail. Można także importować adresy e-mail do AnoMail z popularnych formatów np. TXT, CSV, Excel, Word itd.

Baza adresów e-mail z polami personalizacji

Aby przejść do edytora kontaktów należy kliknąć przycisk Odbiorcy/Kontakty. Następnie można tworzyć bazę adresów od podstaw w programie AnoMail lub skorzystać z zewnętrznej bazy w formacie CSV. Baza danych składa się z ponad 30-tu kolumn zawierających takie dane jak imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, płeć oraz pola personalizacji z dowolną zawartością np. numer klienta, termin ważności usługi itp.

Strukturę pól bazy opisano w artykule pt. „Format bazy danych do programu AnoMail”. Dla użytkowników bardziej wymagających cała baza kontaktów e-mail może być przechowywana w zaszyfrowanym pliku programu AnoMail, który może zawierać dodatkowo tytuł , opis oraz być dostępny w trybie tylko do mailingu lub posiadać hasło niezbędne do otwarcia bazy.

Nie ma ograniczeń co do ilości adresów w bazie danych

Bazy e-mail można segmentować czyli dzieli na części, grupować adresy e-mail w osobnych folderach lub plikach. Nie ma także ograniczeń co do ilości baz danych (plików) przy czym pojedyncza baza danych może mieć do 100 tys. rekordów. Każdy z plików programu AnoMail może być zabezpieczony hasłem i bez jego znajomości nie będzie można odczytać danych.

Baza adresowa na dysku Państwa komputera

Domyślnie bazy danych mogą być przechowywane na tym samym komputerze co AnoMail lub mogą być umieszczone na dysku sieciowym w firmie lub dysku chmurowym i wtedy każdy z pracowników będzie miał dostęp do tych samych baz adresowych w tym czarnej listy adresów zastrzeżonych. W głównym oknie programu AnoMail należy nacisnąć przycisk Akcja i wybrać funkcję Zmień lokalizację grup... W dalszej kolejności wskazać lokalizację, w której AnoMail ma szukać i zapisywać bazy adresowe.

Baza adresowa do e-mailingów

W Edytorze kontaktów przechodząc do ustawień bazy można włączyć atrybut tylko do mailingu (tylko do odczytu) i w takim przypadku nie będzie można nic zmieniać w bazie gdyż ta od razu nadaje się do realizacji wysyłki. Ta funkcjonalność przyda się zwłaszcza tym firmom, które udostępniają bazy swoim pracownikom ale nie chcą aby pracownik miał możliwość kopiowania adresów lub ich modyfikacji.

Szybkie filtrowanie rekordów oraz uzupełnianie brakujących danych

W Menu Widok edytora kontaktów można wybierać kolumny (pola personalizacji), które mają się wyświetlać oraz filtrować rekordy wg zdefiniowanych kryteriów np. pokaż tylko te rekordy, które nie mają ustawionej płci. Dodatkowo pod przyciskiem Rekordy można skorzystać z funkcji do uzupełniania brakujących danych np. program może pobrać informacje ze strony firmy i pozyskać nazwę przedsiębiorstwa lub z adresu rozpoznać imię lub nazwisko.

Bazy adresów e-mail w Microsoft Excel CSV

Dla osób, które wolą całą bazą zarządzać w zewnętrznym programie też jest taka możliwość. Cała baza musi mieć zachowaną strukturę kolumn czyli pól adresowych. Te pola personalizacji (kolumny), które nie są Państwu potrzebne mogą zostać ukryte. Dodatkowo poprzez funkcję Dane w Microsoft Excel można filtrować rekordy wg wielu kryteriów i potem przefiltrowaną bazę przekazać do AnoMail. Bazę należy zapisać do pliku CSV i potem odczytać w Edytorze kontaktów programu AnoMail.

Możliwość importu wybranych pól personalizacji z arkusza Excel

W razie potrzeby jest możliwość pobierania danych bezpośrednio z kolumn w programie Excel lub innym programie w którym można zaznaczyć całą kolumnę. Służy do tego funkcja Importuj kolumnę ze Schowka Windows…, którą można znaleźć w Edytorze kontaktów klikając przycisk Kontakty. Ta funkcja pozwala szybko pobierać do programu AnoMail tylko te dane, które macie Państwo zamiar wykorzystać do mailingu.

Ochrona przed brakiem danych w polu personalizacji

Posiadając program AnoMail i wstawiając do treści listu pole personalizacji np. stanowisko (#STN#) nie trzeba martwić się o to czy wszystkie rekordy w bazie mają uzupełnione to pole. Przed wysyłką program AnoMail sprawdza zawartość wszystkich pól personalizacji, których użyto aby przekonać się czy wszystkie zawierają stosowne dane.

Gdyby okazało się, że któryś rekord w tym przypadku nie ma wpisanego „stanowiska” jakie piastuje adresat listu to program zatrzymuje się przed rozpoczęciem wysyłki i wyświetla stosowny komunikat.

W takim przypadku unikacie Państwo sytuacji, w której wysyłany jest mailing i w miejscu pola personalizacji pojawia się np. „Brak danych”. W każdej chwili przechodząc do Edytora kontaktów programu AnoMail można uzupełnić brakujące dane.

Ciekawa lektura związana z bazami adresowymi: