Przygotowanie poprawnej bazy w Excelu jest ważne, aby późniejsza wysyłka w AnoMail przebiegała sprawnie i bez błędów. Na początku warto stworzyć w Excelu przejrzystą tabelę, w której każda kolumna zawiera jeden typ danych. Najczęściej stosuje się kolumny takie jak: Email, Imię, Nazwisko, Firma, Telefon czy Miasto. Nazwy kolumn powinny być jednoznaczne, aby łatwo przyporządkować je później w systemie. W kolejnych wierszach uzupełnia się dane odbiorców, pilnując, aby w kolumnie Email znajdowały się wyłącznie poprawne adresy, ponieważ to na ich podstawie AnoMail identyfikuje odbiorcę wiadomości.

Kiedy tabela jest gotowa, należy zapisać ją jako plik CSV w kodowaniu UTF-8, które zapewnia poprawne wyświetlanie polskich znaków w programach mailingowych. Aby to zrobić, wybierz Plik → Zapisz jako, wskaż lokalizację i w polu typu pliku wybierz CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami). Tak zapisany plik można bezpiecznie wczytać do AnoMail bez obaw o błędne znaki lub uszkodzone pola tekstowe.

Po uruchomieniu AnoMail i naciśnięciu przycisku Odczytaj adresy (patrz rys. poniżej), AnoMail poprosi o wskazanie pliku CSV oraz wykonanie tzw. mapowania danych. Mapowanie polega na przypisaniu kolumn z Excela do odpowiednich pól w AnoMail. Program stara się przyporządkować dane do znaczników personalizacji ale ostatecznie to użytkownik decyduje, że kolumna „Firma” z Excela zostanie przypisana do znacznika #FMA#, kolumna „Imię” do #IME#, a „Nazwisko” do #NZW#. Dzięki temu podczas wysyłki każda wiadomość zostanie uzupełniona właściwymi informacjami odbiorcy.

Poprawnie przygotowana baza oraz staranne mapowanie danych zapewniają profesjonalny wygląd korespondencji i minimalizują ryzyko błędów podczas wysyłki masowej.