Podpis elektroniczny
dokumentów PDF
Podpis elektroniczny plików PDF
Program AnoMail Premium oferuje możliwość podpisywania cyfrowego dokumentów PDF. W trakcie wysyłki generowane są osobne pliki PDF z indywidualnymi danymi odbiorcy listu i dodawane do załącznika wiadomości e-mail. Plik załącznika może zostać podpisany cyfrowo tym samym certyfikatem, który używany jest do podpisu elektronicznego wiadomości e-mail.
Aby skorzystać z generatora dokumentów PDF w głównym oknie programu AnoMail trzeba nacisnąć przycisk Ustawienia 👉 Kupony i dokumenty PDF. Następnie w oknie, które wyświetli się, wybrać funkcję o nazwie Podpisuj cyfrowo dokument PDF.
Każdy z dokumentów PDF przed dodaniem do załącznika zostanie podpisany elektroniczne Państwa certyfikatem S/MIME więc adresat listu będzie mógł zweryfikować autentyczność przesłanego dokumentu.
Zobacz także: Wysyłanie dyplomów i certyfikatów w PDF
Włącz podpis cyfrowy dokumentów PDF
Aby móc skorzystać z funkcji podpisu elektronicznego plików PDF, trzeba w ustawieniach programu AnoMail włączyć podpis cyfrowy. Będzie potrzebny certyfikat do podpisu poczty S/MIME. Można go wygenerować samemu w AnoMail, skorzystać z darmowego certyfikatu od Actalis lub zakupić w Asecco Data System (dawne Certum), Sectigo, Symantec, Comodo itd.
Certyfikaty do podpisu poczty S/MIME są certyfikatami niekwalifikowanymi i najczęściej stosowane są tylko do zabezpieczenia poczty. Jednak nie stoi nic na przeszkodzie, aby używać ich także do podpisywania dokumentów PDF. Wiąże się to jednak z pewnymi ograniczeniami w odniesieniu do programu Adobe Reader.
Podpis kwalifikowany do podpisywania dokumentów PDF to rodzaj elektronicznego podpisu, który jest oparty na certyfikacie kwalifikowanym. Jest on potwierdzony przez zaufanego dostawcę usług certyfikacji np. Symantec. Aby otrzymać certyfikat kwalifikowany należy spełnić wymogi formalne oraz zakupić urządzenie do składania podpisu.
Niektórzy dostawcy certyfikatów kwalifikowanych pobierają opłatę za każde użycie certyfikatu do podpisu dokumentu PDF. Dodatkowo w momencie podpisywania dokumentu należy podać kod PIN.
Podpis niekwalifikowany do podpisu poczty e-mail
W AnoMail podpisywanie poczty i dokumentów odbywa się w pełni automatycznie czyli bezobsługowo. W związku z tym podpisy kwalifikowane nie nadają się do użycia w naszym programie. Dlatego AnoMail wykorzystuje niekwalifikowane certyfikaty S/MIME.
Podpis niekwalifikowany to forma elektronicznego podpisu używana w szyfrowaniu i uwierzytelnianiu wiadomości e-mail. Przy jego pomocy można potwierdzić tożsamość nadawcy oraz integralność dokumentu pdf.
Tożsamość podpisującego wiadomości e-mail, weryfikowana jest zazwyczaj tylko na podstawie jego adresu e-mail. Dlatego certyfikaty S/MIME są tanie i można je otrzymać bardzo szybko bez spełnienia dodatkowych wymogów formalnych.
Zatwierdzanie Niekwalifikowanego podpisu
Z racji tego, że certyfikat S/MIME jest certyfikatem niekwalifikowanym i osoba (firma) podpisująca dokument PDF nie znajduje się na liście Adobe Approved Trust List (AATL), to oprogramowanie Adobe Reader PDF wyświetli komunikat „Co najmniej jeden podpis jest niepoprawny”.
Chodzi o to, że firma Adobe nie zna autora podpisu i należy dodać go do zaufanych. W tym celu w programie Adobe Reader trzeba kliknąć na danych osoby podpisującej prawym klawiszem myszki. Następnie z menu które wyświetli się wybrać funkcję Zatwierdź podpis i potwierdzić, że chcemy dodać certyfikat osoby podpisującej do zaufanych certyfikatów.
W przypadku użycia certyfikatu S/MIME od firmy Actalis lub Sectigo, nie trzeba nic potwierdzać w programie Foxit PDF Reader. Od razu pojawi się informacja, że podpis cyfrowy dokumentu jest prawidłowy. Natomiast w programie Adobe Reader nadal trzeba zatwierdzić podpis zgodnie z tym co pokazano na poniższym obrazku.
Zabezpiecz spersonalizowany dokument PDF
Niektórzy użytkownicy AnoMail chcą dodatkowo chronić spersonalizowane dokumenty PDF i zablokować w nich możliwość wydruku lub wprowadzania zmian. Aby włączyć funkcję ochrony dokumentów pdf trzeba przejść do ustawień AnoMail a następnie wybrać funkcję do generowania kuponów i dokumentów PDF.
W dalszej kolejności włączyć Zaszyfruj dokument PDF i ograniczyć możliwość wydruku lub wprowadzania zmian w dokumencie. Aby dokument był chroniony hasłem zaznaczamy funkcję: Wymagaj indywidualnego hasła do otwarcia…
Wcześniej należy wczytać bazę kontaktów i w kolumnie #RBT# dodać hasła dla poszczególnych odbiorców. Do obsługi spersonalizowanych baz adresów e-mail służy Edytor kontaktów. Do wygenerowania indywidualnych haseł można użyć Generatora haseł.
Własny certyfikat do podpisu plików PDF
Na potrzeby wewnętrzne firmy można wygenerować w AnoMail darmowy certyfikat S/MIME do podpisu elektronicznego dokumentów. Jednak tak samo jak w przypadku podpisów niekwalifikowanych użycie certyfikatu wystawionego przez samego siebie, wymaga dodania go do listy zaufanych w programie Adobe Reader lub Foxit PDF Reader.
Dzieje się tak dlatego, że gdy wystawiamy certyfikat na siebie (ang. Self-Signed) to nikt nie weryfikuje naszej tożsamości. W związku z tym po przesłaniu klientowi dokumentu PDF będzie on musiał jednorazowo potwierdzić, że ma zaufanie do naszego certyfikatu.
Dodaj swój certyfikat do zaufanych w czytniku PDF
Poniżej zamieszczono wideo pokazujące jak dodać własny certyfikat do zaufanych wydawców w programie Adobe Reader. Dzięki temu czytnik PDF będzie traktował nasz certyfikat tak jakby należał do wydawców znajdujących się na liście zatwierdzonych wydawców firmy Adobe.
Ponadto AnoMail wspiera weryfikację długoterminową podpisu cyfrowego (LTV, Long Term Validation). W związku z tym, dokumenty PDF podpisane w AnoMail pozostają ważne przez długi okres nawet gdy certyfikat do podpisu poczty wygaśnie po roku.
Podpis elektroniczny PDF to nie wszystko:
Jakie dane nadawcy wprowadzić do programu AnoMail?
Analizator treści listu w języku polskim i angielskim
