Elektroniczne podpisy wiadomości e-mail
Podpis cyfrowy w mailingu
Podpisywanie cyfrowe wiadomości e-mail
Elektroniczne podpisy wiadomości e-mail to sposób na zwiększenie wiarygodności Państwa firmy. Ponadto jeśli zależy Państwu na zwiększeniu dostarczalności poczty i wyróżnieniu się na tle innych firm to warto wykorzystać funkcję podpisu cyfrowego wiadomości e-mail w oprogramowaniu AnoMail.
Podpis cyfrowy (S/MIME) pozwala odbiorcy zweryfikować nadawcę listu a tym samym zwiększacie Państwo wiarygodność swojej firmy w internecie. Dodatkowo podpisana cyfrowo wiadomość otrzymuje mniej punktów antyspamowych i jest bardziej „przyjazna” dla filtrów antyspamowych. Funkcja ta przyda się w szczególności gdy do newsletterów dołączacie załączniki i nie chcecie się martwić, że odbiorca będzie się bał je otwierać nie mając pewności czy są od Was.
Wysyłanie podpisanej cyfrowo korespondencji e-mail
Program AnoMail pozwala wysyłać podpisaną cyfrowo masową korespondencję e-mail. Odbiorca listu widzi przy Państwa wiadomości znak podpisu cyfrowego i jest pewny, że załącznik, który wysyłacie do niego pochodzi od Państwa a nie od kogoś, kto się pod Państwa podszywa. Podpis cyfrowy może być wręcz niezbędny zwłaszcza gdy będziecie chcieli skorzystać z seryjnego wysyłania faktur z programu AnoMail.
Wyróżnij się i wysyłaj podpisaną cyfrowo pocztę elektroniczną
Nasze oprogramowanie do mailingu potrafi wykorzystać wiele podpisów cyfrowych a tym samym każda masowa korespondencja e-mail wychodząca z Państwa firmy może być podpisana cyfrowo. Obecnie oprócz banków i firm telekomunikacyjnych mało kto wykorzystuje możliwość cyfrowego podpisywania wiadomości w związku z tym warto usprawnić Państwa komunikację biznesową dodając podpis cyfrowy w swojej firmie.
Elektroniczne podpisy wiadomości e-mail to funkcja, dzięki której możecie wyróżnić się na tle innych wydawców mailingów oraz zdobyć zaufanie wśród odbiorców, którzy nie będą mieli wątpliwość, że poczta pochodzi od Państwa.
Serwisy pocztowe takie jak GMail pokażą przy nadawcy listu zieloną ikonę z informacją „Zweryfikowany adres e-mail” przez co zwiększa się wiarygodność Państwa wysyłek zwłaszcza jeżeli wysyłacie załączniku lub chcecie aby odbiorcy nie obawiali się kliknąć w link zamieszczony w liście. Na poniższym rysunku przedstawiono jak wygląda podpisany cyfrowo list odebrany w serwisie GMail.
Tani certyfikat poczty od Certum/Unizeto
Aby podpis elektroniczny był wiarygodny nadawca listu musi kupić certyfikat umożliwiający składanie bezpiecznych podpisów e-mail w tzw. centrum certyfikacji (CA czyli Certyficate Authority). Certyfikat S/MIME kupuje się na adres e-mail i odnawia co rok. Warto z tego skorzystać aby zwiększyć wiarygodność Państwa firmy w internecie.
Program AnoMail podpisuje cyfrowo wiadomość i dzięki temu program pocztowy odbiorcy listu może zweryfikować czy Państwo jesteście rzeczywiście nadawcą wiadomości e-mail. Zalecamy używać podpisu cyfrowego w korespondencji e-mail bo powoli staje się standardem w komunikacji biznesowej.
Czytaj także: Darmowy certyfikat poczty S/MIME
Możesz szyfrować pocztę do swoich kontrahentów
Dodatkowo przy pomocy certyfikatów S/MIME można szyfrować wiadomości e-mail tak mógł je odczytać konkretny odbiorca. W tym przypadku nadawca i odbiorca muszą korzystać z certyfikatów poczty S/MIME. Dzięki temu możecie Państwo wysyłać masową korespondencję zawierającą dane osobowe lub poufne informacje.
Odbiorca korzystający z Outlook, Thunderbird lub innego programu pocztowego, który obsługuje podpisy cyfrowe będzie mógł bez problemu odczytać wiadomość zaszyfrowaną w programie AnoMail. Tak działa standard S/MIME więc jest uniwersalny i nie ogranicza się tylko do użycia w naszym oprogramowaniu.
Certyfikat e-mail przypisany jest do adresu email
Certyfikaty S/MIME Mailbox to certyfikaty poczty oferowane przez Certum w wariancie na 1-3 lata (koszt 39 pln netto na rok), wystawiane są zawsze dla pojedynczego adresu e-mail. Certyfikaty wymagają potwierdzenia przez klienta dostępu do adresu email podanego w certyfikacie.
Weryfikacja dostępu do adresu email musi zostać przeprowadzona przez klienta. Dodatkowo weryfikowane są inne dane w certyfikacie np. nazwa firmy jeśli profil certyfikatu to umożliwia i zostały one podane przez klienta.
Podpisz cyfrowo każdą wiadomość e-mail wysyłaną z AnoMail
Do programu AnoMail można dodać wiele certyfikatów przypisanych do różnych adresów e-mail. Gdy w głównym oknie programu wprowadzicie Państwo adres e-mail, program sprawdzi czy w magazynie certyfikatów znajduje się certyfikat S/MIME do podpisywania korespondencji dla danego adresu e-mail. Jeżeli znajdzie taki to każdą wychodzącą wiadomość automatycznie podpisze.
Wykorzystaj certyfikat S/MIME w innych programach pocztowych
Ten sam certyfikat może być używany zarówno w programie AnoMail jak i innym programie pocztowym np. Microsoft Outlook. Przy czym dla każdego adresu e-mail należy kupić oddzielny certyfikat.
Do mailingu z AnoMail w zupełności wystarczy certyfikat Certum S/MIME Mailbox (dawniej E-mail ID Individual). Poniżej przedstawiono porównanie certyfikatów indywidualnych i biznesowych. Koszt zakupu to kwota od 39 pln netto (Źródło: Certum.pl).
Inne firmy, które sprzedają certyfikaty S/MIME to Sectigo, Symantec, Comodo lub Actalis. Ta ostatnia firma oferuje także bezpłatne certyfikaty o nazwie Actalis Free S/MIME certificate.
Obecnie Certum zmieniło nazwy swoich certyfikatów S/MIME i oferuje je w takich opcjach:
- Certum S/MIME Mailbox (dawniej E-mail ID Individual) – Podpisywanie e-maili samym adresem e-mail.
- Certum S/MIME Individual – Podpisywanie e-maili imieniem i nazwiskiem.
- Certum S/MIME Sponsor – Podpisywanie e-maili imieniem i nazwiskiem wraz z danymi firmowymi.
- Certum S/MIME Organization (dawniej E-mail ID Business) – Podpisywanie e-maili danymi firmowymi
Czym różnią się certyfikaty S/MIME od Certum?
Najprościej ujmując certyfikaty S/MIME różnią się ceną i danymi jakie znajdują się w certyfikacie oraz tym w jaki sposób firma Asseco (Certum) weryfikuje dane, które umieszcza na niekwalifikowanym certyfikacie. Poniżej zamieszczono dane jakie znajdują się na poszczególnych certyfikatach:
- Certum S/MIME Mailbox – certyfikat zawiera tylko adres e-mail użytkownika. Wydawany jest w ciągu kilku minut po weryfikacji adresu e-mail.
- Certum S/MIME Individual – na certyfikacie znajdują się następujące dane: Imię i nazwisko, Miejscowość, Województwo, Kraj.
- Certum S/MIME Sponsor – certyfikat zawiera pola: Imię i nazwisko, Organizacja, Miejscowość, Województwo, Kraj.
- Certum S/MIME Organization – pola w certyfikacie to: Nazwa firmy, Firmowy adres e-mail, Miejscowość, Województwo, Kraj.
Z punktu widzenia filtrów antyspamowych nie ma znaczenia przy pomocy jakiego certyfikatu S/MIME wiadomość została podpisana. Ważne jest jedynie to aby Państwa wiadomość e-mail była podpisana elektronicznie.
Jaki certyfikat S/MIME pasuje do firmy?
To wszystko zależy od Państwa. W zupełności wystarczy certyfikat S/MIME Mailbox. Firmy, które chcą aby na certyfikacie znajdowały się dane firmy oraz imię i nazwisko pracownika mogą wybrać certyfikat Certum S/MIME Sponsor. Z kolei jeżeli całą firmową korespondencję wysyłacie Państwo tylko z jednego adresu np. biuro@ to można rozważyć zakup certyfikatu Certum S/MIME Organization.
W AnoMail jeden certyfikat może być wykorzystywany na kilku komputerach. Ponadto ten sam certyfikat S/MIME można używać do podpisu poczty wysyłanej z innych programów np. Outlook lub Thunderbird.
Jakie programy pocztowe obsługują certyfikaty S/MIME: Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Hotmail, Windows Mail, The Bat, GMail.
Podpisywanie cyfrowe dokumentów PDF
W najnowszej wersji programu AnoMail istnieje także możliwość podpisywania dokumentów PDF, przy użyciu tych samych cyfrowych podpisów S/MIME, które są używane do podpisywania wiadomości e-mail.
Podpisywanie elektroniczne dokumentów PDF zapewnia niezmienność zawartości, autentyczność źródła oraz pełną integralność dokumentu. To z kolei zwiększa zaufanie odbiorców i eliminuje ryzyko fałszerstw lub modyfikacji treści w procesie przekazywania i przechowywania dokumentów.
Podpis cyfrowy plików PDF włącza się w AnoMail przechodząc do Ustawienia 👉 Kupony i dokumenty PDF. Funkcja cyfrowego podpisywania dokumentów dostępna jest w opcji licencji AnoMail Premium.
Na poniższym obrazku pokazano dokument PDF, który został podpisany darmowym certyfikatem od firmy Actalis. Darmowy certyfikat (Free S/MIME certificate) wystawiany jest na adres e-mail więc nie zawiera żadnych dodatkowych informacji o podpisującym.
Lektura dalszych informacji o mailingu:
Wstawianie załączników do wiadomości e-mail
W programie AnoMail możliwa jest obsługa dowolnej ilości załączników w dowolnym formacie np. PDF, DOC, XLS lub ZIP, RAR. Dodatkowo aby zwiększyć wiarygodność wysyłek można włączyć podpis cyfrowy aby wiadomość e-mail z załącznikiem była wiarygodna
Wysyłanie kopii wiadomości e-mail z obsługą pola DW/UDW
Oprogramowanie mailingowe AnoMail pozwala wysyłać kopie wiadomości w polach DW (ang. CC) oraz UDW (ang. BCC). Dzięki temu jedną wiadomość można wysłać na kilka adresów e-mail przekazanych przez adresata
Odmiana imion przez przypadki i korzystanie ze zwrotów zależnych od płci
AnoMail pozwala wysyłać w pełni spersonalizowane e-mailingi w tym zwracać się do odbiorcy po imieniu a nawet odmieniać jego imię przez przypadki. Aby tego dokonać należy kliknąć Nowy list a następnie wybrać funkcję Personalizacja, potem wybrać Wstaw imię odbiorcy (np. Grzegorz) lub Wstaw imię w wołaczu (np. Grzegorzu).
