Synchronizacja błędnych adresów
między stanowiskami w firmie
Synchronizacja adresów ze zwrotek
Oprogramowanie AnoMail można zainstalować na wielu stanowiskach. Wysyłając masową pocztę otrzymacie Państwo dużo wiadomości ze zwrotów czyli niedostarczonej korespondencji ze względu na błędne adresy, zapchane skrzynki itp. W związku z tym ważna jest synchronizacja błędnych adresów e-mail między kilkoma stanowiskami w fimie. Dzięki niej u każdego pracownika będzie dostępny podgląd błędnych adresów e-mail.
Każdy pracownik ma dostęp do swojej listy błędnych adresów
Domyślnie wszystkie zwroty czyli odbicia (ang. bounces) przychodzą na ten sam adres e-mail z którego wysyłana jest poczta. Dlatego każdy z użytkowników w firmie pracuje na swojej liście błędnych adresów e-mail. Lokalny moduł subskrypcji (zielona ikona) może wyłapywać błędne adresy i przekazywać do modułu wysyłkowego. To pozwala mieć podgląd tzw. zwrotek oraz jest możliwość usunięcia błędnych adresów z bazy adresowej przed kolejną wysyłką. Błędne adresy można synchronizować między stanowiskami.
Na potrzeby synchronizacji utwórz folder na dysku sieciowym
Gdyby chcieli Państwo połączyć wszystkie błędne adresy ze wszystkich stanowisk w firmie, na których zainstalowany jest AnoMail to należy użyć funkcji o nazwie Synchronizuj zwroty, która dostępna jest pod przyciskiem Archiwum.
Wcześniej jednak trzeba utworzyć na dysku sieciowym lub chmurowym folder w którym będą zapisywane kopie błędnych adresów e-mail z poszczególnych stanowisk. Dzięki funkcji synchronizacji błędnych adresów pracownicy będą mieli podgląd nie tylko własnych adresów ze zwrotów ale także innych osób.
W tym samym czasie tylko jedna synchronizacja
Zalecamy aby w tym samym czasie wykonywać synchronizację przez jednego pracownika. Scenariusz użycia może być taki. Najpierw synchronizację wykonuje pracownik z komputera pierwszego. Potem drugi pracownik wykonuje synchronizację z komputera drugiego. Dzięki temu drugi pracownik będzie miał dostęp do odbić z pierwszego komputera.
Funkcja działa w ten sposób, że na dysku sieciowym AnoMail zapisuje adresy w plikach z podziałem na twarde i miękkie zwroty oraz blokady antyspamowe. Dane z komputera #1 zapisywane są na dysku. Następnie komputer #2 pobiera dane. Łączy je ze swoimi odbiciami, wykonuje deduplikacje i na koniec zapisuje ponownie na dysku połączone adresy.
Usuwaj błędne adresy aby nic trafić na listę spamerów
Ze względów antyspamowych nie powinno się wysyłać ponownie poczty gdy już raz nie mogła zostać dostarczona. W głównym oknie programu pod przyciskiem Sprawdź listę znajduje się funkcja o nazwie Na podstawie tzw. zwrotów własnych. Funkcja jak sama nazwa sugeruje pozwala usunąć z listy wysyłkowej błędne adresy do których już coś wcześniej było wysyłane.
Filtry antyspamowe dużych dostawców poczty (Microsoft, GMail itp.) widzą, że próbowali Państwo dostarczyć pocztę na określoną ilość błędnych adresów i jeżeli zrobicie to raz to nie powinno być większego problemu. Jednak gdy ponownie wyślecie pocztę do odbiorcy, do którego nie udało się wcześniej dostarczyć poczty ze względu na np. zapchaną skrzynkę to będzie problem. Filtr antyspamowy widząc ponowną próbę dostarczenia poczty taki adres wie że wysyłacie spam.
Synchronizacja adresów ze zwrotek między stanowiskami
Dla przykładu pierwszy pracownik wysyła masowy mailing i przychodzi zwrot z adresu kowalski@gmail.com z informacją, że skrzynka nie istnieje. Drugi pracownik też w swojej bazie ma adres Kowalskiego ale już nie wyśle do niego poczty gdyż AnoMail pokaże, że adres Kowalskiego jest błędny i nie ma co do niego wysyłać.
Dostęp do usuwania błędnych adresów możliwy jest po naciśnięciu przycisku Sprawdź listę i wybraniu funkcji Na podstawie tzw. zwrotów własnych. Funkcja synchronizacji błędnych adresów ze zwrotów wykonywana jest na żądanie czyli należy nacisnąć przycisk Archiwum i wybrać funkcję Synchronizuj zwroty.
Okresowo np. raz w tygodniu przed porządkowaniem swojej bazy wysyłkowej należy z tej funkcji skorzystać i wtedy program pobierze dane o nieprawidłowych adresach od innych pracowników. Można umówić się w firmie tak, że na początku tygodnia każdy korzysta z tej funkcji na swoim stanowisku.
Inne artykuły na temat masowych wysyłek
Wiadomości e-mail w formacie mieszanym czyli dualnym
Program AnoMail tworzy wiadomości e-mail w formacie mieszanym tzn. łączy część graficzną i tekstową listu e-mail w jedną całość. Format mieszany zwany także dualny to format wiadomości e-mail, która składa się z dwóch części tj. graficznej oraz tekstowej. Program pocztowy odbiorcy decyduje, którą część wyświetlić.
Co to jest spam czyli niezamówiona informacja handlowa
Spam można zdefiniować jako masowe wiadomości e-mail wysyłane do odbiorców, którzy ich nie zamawiali i nie zaakceptowali ich otrzymywania. Zgodnie z prawem jeżeli będzie Państwo chcieli wysłać do kogoś informację handlową to najpierw należałoby uzyskać zgodę na przesłanie takiej informacji.
Dane odbiorców wiadomości w programie AnoMail 2025
Z artykułu dowiesz się jakie dane odbiorców mailingu wprowadzić do AnoMail aby uzyskać jak najwyższą skuteczność masowej wysyłki oraz jak uniknąć trafienia do spamu
