Co to jest Return Path?
adres do obsługi odbić
Return path - adres email do obsługi odbić
Wysyłając masową korespondencję e-mail trzeba liczyć się z tzw. odbiciami (ang. bounces) czyli zwrotami z niedostarczonej poczty. W przypadku gdy serwer wysyłkowy nie może dostarczyć poczty do określonego odbiorcy to generowany jest zwrot, który domyślnie przychodzi na ten sam adres z którego wysyłana jest poczta. Można to zmienić ustawiając w AnoMail Premium tzw. adres zwrotny czyli ang. Return path.
Omawiana funkcja znajduje się w danych nadawcy pod przyciskiem Odbicia. Po jej włączeniu wszystkie komunikaty i odbicia zostaną przekierowane na podany przez Państwa adres e-mail. Ze względów antyspamowych adres ten powinien być w tej samej domenie co domena wysyłkowa i nie należy korzystać z tej funkcjonalności w przypadku użycia darmowych skrzynek.
Wysyłka z różnych adresów ale zwroty na jednym koncie
W Państwa firmie zapewne każdy z pracowników wysyła pocztę ze swojego imiennego adresu i na niego także przychodzą odbicia. W AnoMail Premium (funkcja nie jest dostępna w AnoMail Mini i AnoMail Standard) można przekierować odbicia z niedostarczonej korespondencji na zbiorczy adres np. bounces@example.com i potem na jednym komputerze zarządzać błędnymi adresami.
Return path będzie używany do otrzymywania informacji zwrotnych od serwerów pocztowych, które mają problem z dostarczeniem wiadomości. Głównym celem stosowania „ścieżki zwrotnej” (return path) jest odciążenie skrzynki z której wysyłana jest poczta oraz ułatwienie monitorowania i zarządzania niedostarczonymi wiadomościami w firmie.
Automatyczna obsługa odbić w AnoMail
AnoMail w każdej opcji licencji wyposażony został w lokalny moduł subskrypcji, który potrafi automatycznie zarządzać adresami e-mail z niedostarczonej poczty czyli tzw. odbiciami. W związku z tym, sam rozpozna miękkie i twarde zwroty, rezygnacje, zgody na przesłanie informacji handlowej, blokady antyspamowe (RBL) oraz autorespondery itp.
W razie potrzeby potrafi także wysłać kody rabatowe dla osób, które zapisały się do newslettera lub wyraziły zgodę na dalszy kontakt w celach marketingowych. Więcej na ten temat napisano w artykule pt. Odbicia z niedostarczonej poczty oraz tekście na temat wysyłania kodów rabatowych.
Z kolei gdyby trzeba było przejrzeć adresy z odbić to w głównym oknie programu AnoMail należy nacisnąć przycisk Kontakty lub Odbiorcy i rozwiniętego menu wybrać funkcję Adresy e-mail z niedostarczonej poczty. W najnowszych wersjach AnoMail jest osobny przycisk o nazwie Odbicia i odpowiedzi.
Zbiorczy adres e-mail do zbierania odbić
W praktyce wygląda to tak, że wszyscy w firmie wysyłają masową pocztę ze swoich imiennych kont (np. kowalski@) ale zwroty przychodzą na jedną skrzynkę np. recepcja@. Do tego konta konfiguruje się lokalny moduł subskrypcji, który na jednym komputerze automatycznie zarządza odbiciami.
Program sam rozpoznaje twarde i miękkie zwroty oraz segreguje je aby potem można było usunąć błędne adresy z listy wysyłkowej. Zwracamy uwagę, że ze względów antyspamowych nie powinno się ponownie wysyłać poczty na adresy, które generują odbicia.
Pokrewny temat: Automatyczna obsługa niedostarczonej poczty w AnoMail
Jak działa ścieżka zwrotna czyli reverse path?
Ścieżka zwrotna zwana także „envelope sender” lub „envelope from” itp., jest adresem na który wysyłane są niedostarczone wiadomości e-mail. Return path znajduje się w ukrytym nagłówku wiadomości e-mail, który AnoMail przekazuje do Państwa serwera wysyłkowego. Dzięki temu skrzynka pocztowa z której wysyłana jest masowa korespondencja, nie jest zaśmiecana odbiciami gdyż wszystkie zwroty wracają na inny adres.
Przy dużych wysyłkach, wykorzystanie return path w AnoMail Premium pozwala na skuteczne monitorowanie i zarządzanie odbiciami, co ułatwia identyfikację problemów z dostarczaniem wiadomości i utrzymanie wysokiej reputacji nadawcy.
Dzięki temu mechanizmowi na jednym komputerze można śledzić powody niepowodzeń dostarczenia i podjąć odpowiednie kroki, takie jak korekta adresów e-mail lub usunięcie ich z listy mailingowej. To z kolei przyczynia się do poprawy wskaźników dostarczalności i efektywności kampanii.
Zobacz także: Indywidualne konsultacje i wdrożenia AnoMail
Czym różni się zwrot od Odbicia?
W głównym oknie programu AnoMail znajduje się pole „Zwrot” (ang. Reply-to) czyli odpowiedź do. Jest to adres e-mail, na który ma być wysyłana odpowiedź. Dzięki temu można wysyłać pocztę z adresu np. jan.kowalski@firma.pl a odpowiedzi klientów mają przychodzić na adres sklep@firma.pl
Ze względów antyspamowych zwracamy uwagę aby adres zwrotny był w tej samej domenie co adres nadawcy. Nie zalecamy używać adresu zwrotnego w innej domenie a zwłaszcza darmowych skrzynek np. @gmail.com. Tak właśnie robią spamerzy. Wysyłają z domeny „X” a odpowiedzi chcą otrzymywać na adres z domeny „Y”. Jeżeli odpowiedzi klientów mają być przekierowane do innej domeny to ustawia się to na serwerze (konfiguracja konta pocztowego) a nie w programie AnoMail.
Z kolei adres e-mail do odbić, o którym napisano powyżej używany jest w odniesieniu do komunikatów oraz informacji o błędnych adresach. Na ten adres nie będą przychodziły odpowiedzi klientów.
Tagi 👉 return path, reverse path, envelope from, envelope sender, bounce address
Wyrównanie domeny (ang. Domain Alignment)
Stosując Return-Path NIE wolno używać innej domeny niż domena wysyłkowa gdyż w przeciwnym wypadku list od razu może być oznaczony jako spam gdyż nie spełni kryterium wyrównania domen. Wyrównanie domeny wysyłkowej odnosi się do zgodności domeny w nagłówkach autoryzacyjnych emaila, takich jak SPF, DKIM, z domeną w polu „From” w wiadomości e-mail.
W skrócie chodzi o to aby domeny z nagłówków wiadomości były takie same jak w poniższym przykładzie. Zamiast „example.com” w nagłówkach maila powinna pojawić się Państwa domena.
Envelope From (Return Path): biuro@example.com – deklaracja adresu do obsługi odbić.
Adres From: biuro@example.com – adres e-mail nadawcy do przyjmowania odpowiedzi.
Nagłówek DKIM: d=example.com – podpis wiadomości złożony przez serwer wysyłkowy obsługujący domenę nadawcy.
Wyrównanie domeny jest obecnie jednym z najważniejszych elementów w ocenie, czy wiadomość jest autentyczna i czy pochodzi od deklarowanego nadawcy. Zgodność domen jest ważna, ponieważ pomaga w wykrywaniu i zapobieganiu sytuacji w której spamerzy podszywają się pod Państwa domenę, wysyłają pocztę ze swoich serwerów ale fałszując pole From aby list wyglądał tak jakby był wysłany przez Was.
Pokrewny temat: Jak wykonać ocenę swojej wiadomości e-mail?
Alternatywna metoda obsługi odbić
Alternatywnym sposobem na obsługę odbić jest utworzenie dedykowanego konta pocztowego o nazwie np. zwroty@. Takie konto IMAP (a nie POP) dodajecie do programu pocztowego każdego pracownika. Gdy przyjdzie odbicie z niedostarczonej poczty to pracownik przeciąga je na konto zwroty@ z poziomu swojego programu pocztowego.
Następnie na jednym komputerze z zainstalowanym programem AnoMail konfigurujecie lokalny moduł subskrypcji do odbierania poczty z konta zwroty@. AnoMail loguje się do skrzynki pocztowej zwroty@ (zagląda tylko do głównego folderu tzw. Inbox) i zbiera adresy z niedostarczonej poczty. Na tym komputerze możecie czyścić bazy adresowe z niedostarczonej poczty.
Natomiast poprzez dysk sieciowy lub chmurowy możecie wymieniać się adresami e-mail, czyli czyszczenie baz adresowych wykonuje się na jednym komputerze a wysyłkę realizuje z poszczególnych komputerów pracowników.
Zobacz: Jak synchronizować odbicia między różnymi komputerami?
Zarządzanie niedostarczoną pocztą na jednym komputerze w firmie
Przenoszenie wiadomości za pomocą filtrów
Osoby które nie chcą ręcznie przenosić wiadomości między różnymi kontami mogą włączyć w swoim programie pocztowym np. Mozilla Thunderbird lub Microsoft Outlook, filtr lub regułę przenoszącą wiadomości do wspólnego konta.
W tym celu należy dodać nowy filtr, który będzie uruchamiany podczas pobierania poczty. Filtr ma przenieść wiadomość do skrzynki odbiorczej czyli „Odebrane” na koncie pocztowym „zwroty@example.com„.
Wcześniej oczywiście do programu Thunderbird należy dodać wszystkie konta pocztowe (protokół IMAP a nie POP3) z których mają być pobieranie wszystkie wiadomości i przenoszone na jedno wspólne konto.
Pokrewny temat: Porządkowanie wiadomości za pomocą filtrów w Thunderbird
Przekierowania wiadomości na inne konto
Jeżeli wysyłacie pocztę z różnych adresów i/lub domen a chcecie zbierać odpowiedzi i zwroty na jednym wspólnym koncie pocztowym to na każdej skrzynce z której wysyłacie pocztę można włączyć przekierowanie wiadomości na inne konto zgodnie z tym co pokazano poniżej.
W tym celu należy zalogować się do każdej ze skrzynek poprzez tzw. webmail i przejść do Ustawienia -> Zaawansowane -> Przekierowania. Następnie dodać nowe przekierowanie na konto np. odbicia@example.com. W prezentowanym przykładzie każda poczta przychodząca na adres np. kontakt@example.eu będzie przekierowywana na adres, który ustawicie w Przekierowanie 1 (patrz poniższy rysunek).
Uważaj aby nie doszło do zapchania skrzynki pocztowej
Na tym koncie na które przekierowywana jest poczta np. odbicia@example.com należy skonfigurować moduł subskrypcji aby odbierał zwroty z niedostarczonej poczty. Odbiorcy Państwa wiadomości nie będą wiedzieli, że macie ustawione przekierowania. Proszę pamiętać aby na skrzynce ustawić dużą pojemność np. 2 GB lub więcej. Dzięki temu nie dojdzie do jej zapchania.
Mimo iż wiadomości e-mail będą przekierowywane na inną skrzynkę to ich kopie zostaną we właściwej skrzynce. Dlatego należy zadbać o to aby nie doszło do jej zapchania. W związku z tym po zakończonej akcji mailingowej zaloguj się na konto i usuń stare wiadomości.
Możesz wyłączyć przechowywanie kopii wiadomości
Jeżeli nie chcesz przechowywać kopii wiadomości na koncie z którego korespondencja jest przekierowywana na inną skrzynkę to wyłącz funkcję „Wiadomości przechowywane na koncie pocztowym„. W tym przypadku cała przychodząca poczta zostanie przeniesiona do docelowego konta i nie będzie dodatkowo zapisywana na koncie na które przyszła.
Jakie rozwiązanie będzie najlepsze to już musicie Państwo omówić w gronie własnego zespołu i wybrać to rozwiązanie, które najlepiej będzie pasowało do specyfiki Państwa firmy lub potrzeb biznesowych.
Czytaj także inne artykuły:
Opóźnienie wysyłania poczty czyli tzw. wysyłka terminowa
Funkcja wysyłka terminowa pozwala zaplanować wysyłkę o określonej godzinie np. o 5 rano. Funkcja ta dostępna jest po naciśnięciu przycisku Wyślij… a następnie wybraniu opcji List do wszystkich odbiorców…
Przygotowanie grafik do mailingu i newslettera
AnoMail ma funkcje pozwalające na przygotowanie grafik do mailingu tak aby wiadomość nie była kwalifikowana jako spam. Szerokość grafiki nie powinna przekraczać 600 pikseli. Wiadomość e-mail nie powinna składać się tylko z jednego dużego obrazka. W razie konieczności duży obrazek należy podzielić w programie AnoMail na małe części.
Seryjne wysyłanie faktur w PDF drogą elektroniczną
Seryjne wysyłanie faktur pozwala do każdego odbiorcy wysłać oddzielną wiadomość e-mail zawierającą w załączniku indywidualną fakturę VAT. Wiadomość e-mail z fakturą może być podpisana cyfrowo zwiększyć wiarygodność Państwa firmy oraz zmniejszyć ryzyko trafienia faktury do spamu.
