Obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty
tzw. odbicia (ang. bounces) w AnoMail
Obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty
Obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty to jedna z podstawowych funkcji systemu mailingowego AnoMail, która pozwala utrzymać aktualność bazy adresów e-mail. Wysyłanie poczty na nieistniejące adresy lub zapchane skrzynki odbiorców może powodować obniżenie reputacji Państwa serwera wysyłkowego więc czym prędzej należy takie adresy usunąć z listy wysyłkowej.
AnoMail rozpoznaje tzw. odbicia (ang. Bounces) czyli zwroty
Program AnoMail rozpoznaje zwroty z niedostarczonej poczty tzw. odbicia (ang. Bounces). Po wysłaniu poczty może się okazać, że skrzynka odbiorcy nie istnieje (tzw. twardy zwrot) lub skrzynka odbiorcy jest zapchana (miękki zwrot) i wtedy przychodzi do Państwa zwrot (odbicie) z informacją, że nie można było dostarczyć poczty do określonego odbiorcy.
Nic nie wysyłaj na adresy z niedostarczonej korespondencji e-mail
Takiego odbiorcę należałoby usunąć z listy wysyłkowej aby w przyszłości nic do niego nie wysyłać ponieważ filtry antyspamowe w popularnych serwisach takich jak Gmail, WP, Interia itp. widzą, że próbujecie Państwo dostarczyć pocztę na nie istniejące lub zapchane konta i na tej podstawie mogą Was uznać za spamerów.
Zwroty wiadomości e-mail
Usuń adresy z niedostarczonej korespondencji e-mail
Lokalny moduł subskrypcji potrafi wykryć różne rodzaje zwrotów np. twarde zwroty, miękkie zwroty, blokady antyspamowe (odbiorca nie przyjmuje poczty od Państwa) oraz komunikaty z autoresponderów np. przebywam na urlopie lub ten pracownik już tu nie pracuje.
Włącz obsługę niedostarczonej poczty e-mail
Obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty jest bardzo ważna więc w pierwszej kolejności należy skonfigurować lokalny moduł subskrypcji do odbierania poczty ze skrzynki e-mail, z której wysyłacie Państwo mailing. Domyślnie wszystkie zwroty z niedostarczonej poczty przychodzą właśnie na konto, z którego wysyłana jest poczta.
Moduł subskrypcji przekazuje informacje o problemach z dostarczeniem poczty do modułu wysyłkowego i po naciśnięciu przycisku Sprawdź listę można wybrać funkcję Na podstawie tzw. zwrotów własnych. Po użyciu tej funkcji AnoMail usunie z Państwa listy wysyłkowej adresy e-mail do których nie można było dostarczyć wiadomości.
Gdzie włącza się obsługę zwrotów e-mail?
Aby włączyć obsługę niedostarczonej poczty należy uruchomić lokalny moduł subskrypcji (zielona ikona na pulpicie). Następnie kliknąć przycisk Konto i wprowadzić dane konta pocztowego z którego AnoMail ma pobierać adresy z niedostarczonej poczty. Następnie trzeba kliknąć przycisk Ustawienia i zaznaczyć funkcję: Włącz automatyczną obsługę niedostarczonej poczty.
Trzeba pamiętać aby moduł cały czas działał w Państwa komputerze i odbierał pocztę np. co 15 min. Dzięki temu wykryje błędne adresy z korespondencji zwrotnej i przekaże je do modułu wysyłkowego. W module wysyłkowym (niebieska ikona na pulpicie) adresy będzie można zobaczyć klikając przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybierając funkcję Adresy z niedostarczonej korespondencji…
Minimum 10% adresów z niedostarczonej korespondencji e-mail
Statystycznie rzecz biorąc wysyłając mailing do 1000 odbiorców z niezweryfikowanej lub nieaktualnej bazy ok. 10% czyli 100 wiadomości e-mail może wrócić ze statusem Mail Delivery Error. W przypadku starych baz lub zbieranych na chybił trafił ze stron internetowych odsetek ten może wynieść nawet 40%. Dlatego należy pamiętać o okresowym porządkowaniu bazy adresowej z błędnych adresów czyli w głównym oknie programu kliknij Porządkuj i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych.
Usuń adresy z niedostarczonej korespondencji e-mail
Obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty wykonywana jest przez lokalny moduł subskrypcji, który przekazuje nieprawidłowe adresy e-mail do modułu wysyłkowego. Można się z nimi zapoznać klikając przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybierając funkcję Adresy z niedostarczonej poczty.
Potem takie adresy można usunąć z listy wysyłkowej naciskając w głównym oknie programu przycisk Sprawdź listę na podstawie zwrotów własnych. Program usunie wszystkie nieprawidłowe adresy i następnym razem dostarczalność wysyłki powinna być bliska 100%. Gdyby interesował Państwa podgląd tekstów z autoresponderów to można się z nimi zapoznać naciskając przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybierając funkcję Autorespondery oraz teksty do zgód lub rezygnacji.
Najczęstsze opisy błędów z tzw. odbić
W każdym „odbitym mailu” (ang. Mail Bounce, Delivery Status Notification) pochodzącym ze zwrotu znajduje się informacja dlaczego wiadomość nie mogła zostać dostarczona do adresata. Najczęstszy problem dotyczy tego, że poczta dostarczana jest do serwera pocztowego odbiorcy a ten nie może jej przyjąć gdyż adres (tzn. skrzynka, mailbox) nie istnieje.
Usuwaj z bazy mailingowej nieistniejące adresy lub zapchane skrzynki
To że poczta nie dociera do odbiorcy wiąże się zazwyczaj z tym, że w swojej bazie adresowej macie Państwo np. nieaktualne adresy tzn. w zeszłym miesiącu poczta docierała do skrzynki pracownika a teraz pracownik już nie pracuje a jego skrzynka pocztowa została skasowana.
Lista najczęstszych zwrotów korespondencji wraz z wyjaśnieniem:
- User unknown (No such user, mailbox unavailable, invalid recipient, not a valid mailbox, Sorry, no mailbox here by that name) -nie ma takiej skrzynki czyli adres e-mail jest nieaktualny lub został źle wpisany. To jest tzw. twardy zwrot i adres nadaje się do kasacji.
- Domain Not Found – serwer pocztowy nie został odnaleziony czyli mamy błędny adres. Na przykład ktoś wpisał kowalski@dżmail.pl zamiast kowalski@gmail.com. Taki adres można skasować gdyż należy do kategorii twardych zwrotek
- Connection Timed Out (Connection Refused) nie można było dostarczyć poczty do serwera pocztowego. Można spróbować wysłać pocztę ponownie ale w innym terminie. Natomiast najczęściej taki adres okazuje się nieaktualny.
- Mailbox is full (User is over the quota, Mailbox limit exceeded, Can’t create output lub exceeded storage allocation) – skrzynka odbiorcy zapełniona. Jak opróżni skrzynkę znowu będzie można do niego wysyłać pocztę tzw. miękki zwrot.
- Message exceeds size limit (Message size exceeds fixed maximum message size, message size exceeds maximum message size, Message size exceeds fixed maximum message size) – wysyłamy do odbiorcy za dużą wiadomość (zalecany rozmiar listu do 250 KB). Adres może zostać.
- Relay Access Denied – serwer odbiorcy nie akceptuje poczty z Twojego serwera lub adresu e-mail widocznego w danych nadawcy
- Permission denied (Connection refused, Sender Address Rejected) – serwer odbiorcy nie przyjmuje korespondencji wysyłanej z Twojego adresu (e-mail/IP) lub Twojego serwera w związku z tym, że jesteś na liście spamerów (RBL).
- Black-listed by recipient – serwer odbiorcy nie przyjmuje wiadomości z Twojego adresu e-mail gdyż znajdujesz się na jego czarnej liście.
- Very low reputation, message has been blocked – Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending IP address. Serwer odbiorcy nie przyjmuje wiadomości z Twojego serwera poczty (smtp) bo ten ma niską reputację czyli nie wysyłał wcześniej tak dużej ilości wiadomości jak obecnie. Nie należy kasować tego adresu gdyż jest to błąd tymczasowy.
Obsługa zwrotów na jednym komputerze
Domyślnie AnoMail pobiera pocztę z konta pocztowego z którego realizowana jest wysyłka i usuwa z serwera wiadomości z niedostarczonej poczty czyli tzw. zwrotów lub odbić. Ponadto analizuje co znajduje się w skrzynce pocztowej i dzięki temu nie dopuści do sytuacji, w której zapcha się skrzynka pocztowa ze względu na dużą ilość zwrotów. Dodatkowo każdy użytkownik AnoMail ma listę adresów z niedostarczonej poczty w swoim komputerze.
Jedna wspólna skrzynka e-mail do obsługi niedostarczonej poczty
W niektórych firmach użytkownicy chcą „czyścić” bazy adresowe na jednym komputerze i dodatkowo nie chcą aby lokalny moduł subskrypcji AnoMail usuwał zwroty z niedostarczonej poczty z ich serwera. W takim przypadku tworzy się dodatkową skrzynkę pocztą o nazwie np. zwroty@. Następnie u każdego z pracowników w programie pocztowym np. Outlook lub Thunderbird dodaję się nową skrzynkę zworty@ i konfiguruje do usługi IMAP a nie POP.
Pracownik przeciąga maila do konta @zwroty
W momencie gdy przyjdzie zwrotka z niedostarczonej poczty to pracownik przeciąga taką wiadomość do folderu Skrzynka odbiorcza na koncie zwroty@. Dzięki temu na serwerze w skrzynce zwroty@ znajdować się będą wszystkie wiadomości zwrotne z konto poszczególnych pracowników. Na poniższym rysunku pokazano trzy konta kowalski@, marketing@ oraz nowa@ z których pracownicy przeciągają wiadomości do skrzynki zwroty@.
Lokalny moduł do odbierania poczty z konta zwroty@
Na koniec na jednym z komputerów na którym ma odbywać się czyszczenie baz adresowych, konfiguruje się lokalny moduł subskrypcji tak aby odbierał pocztę z konta @zwroty. Dzięki temu na jednym komputerze zebrane zostaną wszystkie adresy e-mail do których nie można było dostarczyć poczty.
W razie potrzeby można potem skopiować adresy z niedostarczonej poczty na poszczególne komputery pracowników lub użyć wspólnego pliku wykluczeń na dysku sieciowym w firmie, w którym umieści się wszystkie nieprawidłowe adresy tak aby były dostępne dla wszystkich zainteresowanych.
Wybrane wpisy dot. e-mailingu z programu AnoMail:
Bazy adresów e-mail w programie AnoMail
Dołączanie wizytówki vCard do newslettera
