Seryjne wysyłanie faktur VAT

wysyłanie faktur mailem

Seryjne wysyłanie faktur z AnoMail

Aby nie tracić czasu na ręczne wysyłanie faktur do każdego klienta z osobna można zautomatyzować ten proces i skorzystać z funkcji umożliwiającej seryjne wysyłanie faktur drogą elektroniczną e-mail. Dzięki temu można ograniczyć sporo czasu gdyż oprogramowanie AnoMail pozwala na seryjne wysyłanie maili do dowolnej ilości odbiorców. Nie ma także problemu z tym aby do każdego odbiorcy wysłać załącznik.

Przy czym seryjne wysyłanie faktur w programie AnoMail polega na tym, że do każdego odbiorcy tworzona jest oddzielna wiadomość e-mail, która w załączniku ma dodaną indywidualną fakturę (czyt. plik). To oznacza, że adresat wiadomości otrzymuje nie taki sam załącznik jak wszyscy tylko załącznik przygotowany specjalnie dla niego.

Rozwiąż problemy z dostarczalnością poczty z fakturami

Jeżeli Państwa program księgowy wysyła maile, które nie docierają do adresatów lub trafiają do spamu to można skorzystać z naszego oprogramowania do masowej wysyłki faktur i cieszyć się wysoką dostarczalnością poczty zwłaszcza jeżeli włączycie podpis cyfrowy wiadomości e-mail oraz ustawicie odpowiednio tożsamość nadawcy.

Włącz raporty aby mieć potwierdzenie, że faktura dotarła

Dodatkowo gdy w AnoMail włączycie bezobsługowe raporty DNS to nie ma mowy o tym, że klient powie iż nie otrzymał faktury. Dzięki raportom DSN (Delivery Status Notification) będzie dokładnie widać, o której godzinie poczta dotarła do jego skrzynki. Zbierając raporty w każdej chwili można udowodnić klientowi, że mamy potwierdzenie dostarczenia faktury do niego.

szablon graficzny do wysyłki faktur drogą elektroniczną

W naszym programie do wysyłania newsletterów możecie stworzyć własny szablon graficzny wiadomości e-mail zawierający wszystkie elementy niezbędne do identyfikacji wizualnej Państwa firmy np. logo, zdjęcia oraz spersonalizowaną treść. To z kolei sprawi, że maile od Państwa nie będą takie same jak od innych firm, które wysyłają faktury ze swoich programów księgowych.

Każdy odbiorca wiadomości traktowany jest indywidualnie

AnoMail przygotuje tyle oddzielnych listów ilu będzie odbiorców oraz do każdego doda indywidualny plik załącznika zawierający w tym przypadku fakturę. Ponadto w treści wiadomości może pojawić się informacja o kwocie do zapłaty oraz terminie płatności. To z pewnością zostanie zauważone przez Waszych klientów.

Ponadto wiadomość e-mail z fakturą może być podpisana cyfrowo przez AnoMail. To pozwala zwiększyć wiarygodność Państwa firmy oraz zmniejszyć ryzyko trafienia wiadomości do spamu. Odbiorca widząc list podpisany cyfrowo ma pewność, że wiadomość e-mail oraz faktura która znajduje się w załączniku pochodzi od Państwa.

Zobacz: Jak wysyłać wypełnione druki przelewów?

Wysyłanie faktur drogą elektroniczną

Z oprogramowania AnoMail można wysłać wiele setek lub tysięcy faktur przy czym każdy z odbiorców otrzyma tylko i wyłącznie swoją fakturę VAT zawierającą treść dla niego przeznaczoną. Oczywiście aby możliwa była seryjna wysyłka faktur w Państwa systemie do fakturowania trzeba utworzyć osobne faktury. Zalecany format pliku faktury to PDF.

Faktury do wysyłki seryjnej należy zapisać pod taką nazwą aby można ją było automatycznie przypisać do danego odbiorcy. Nazwą pliku może być adres e-mail klienta np. kowalski@onet.pl.pdf, unikalny numer z Państwa systemu CRM lub np. NIP firmy. Przy mniejszych grupach można także przypisać ręcznie faktury do odbiorców.

Pokrewny temat: Jak uporządkować adresy e-mail w swojej firmie?

W razie potrzeby można skorzystać z pliku Microsoft Excela i w jednej z kolumn umieścić nazwy plików które będą dołączone do załącznika wysyłanego do konkretnego odbiorcy. W tej kwestii nie ma żadnych ograniczeń i wszystko zależy od tego jak będzie Państwu wygodniej.

Czy seryjne wysyłanie faktur jest trudne?

Nie. Wystarczy wskazać folder z plikami faktur i program AnoMail połączy każdego odbiorcę z jego fakturą. Gdyby była taka potrzeba to wiadomość do Państwa klienta może dodatkowo zawierać ogólny załącznik czyli o takiej samej treści dla wszystkich odbiorców (np. regulamin usługi). Drugim załącznikiem będzie spersonalizowany załącznik zawierający indywidualną fakturę.

Każdy z indywidualnych załączników może mieć unikalną nazwę i może być ręcznie lub automatycznie powiązany z określonym odbiorcą. Funkcja przypisania załącznika do odbiorcy znajduje się w Edytorze kontaktów po naciśnięciu przycisku Rekordy. Gdy wyświetli się okno edytora bazy to należy nacisnąć przycisk Uzupełnienia i przypisać pliki PDF do odbiorców.

Wysyłanie faktur podpisanych cyfrowo

W przypadku wysyłania faktur mailem zalecamy aby włączyli Państwo w Ustawieniach programu podpis cyfrowy. AnoMail podpisze elektronicznie każdą wiadomość zawierającą załącznik. Dzięki temu odbiorca wiadomości będzie widział, że list pochodzi od Państwa i nie będzie obawiał się otworzyć załącznik lub kliknąć w link zamieszczony w treści emaila.

Podpis elektroniczny pozwala odbiorcy zweryfikować nadawcę a tym samym zwiększacie Państwo wiarygodność swojej firmy w internecie. AnoMail pozwala wysyłać podpisaną cyfrowo seryjną korespondencję e-mail co pomoże Państwu wyróżnić się na tle innych firm.

Adresat wie, że wiadomość jest zaufana i pochodzi od Państwa

Odbiorca listu widzi przy Waszej wiadomości e-mail znak podpisu cyfrowego i jest pewny, że załącznik, który znajduje się w liście pochodzi od Was a tym samym wie, że można go bezpiecznie otworzyć. Dzięki podpisowi cyfrowemu zwiększa się ilość odczytań wiadomości oraz zmniejsza ryzyko trafienia do spamu. Dlatego jeżeli zamierzacie Państwo skorzystać z seryjnego wysyłania maili to warto włączyć podpis elektroniczny.

samouczek do nauki wysyłki spersonalizowanych załączników

Poniżej zamieszczony został samouczek, w którym możecie dowiedzieć się w jaki sposób wysyłać faktury mailem oraz jak powiązać odbiorcę z konkretnym załącznikiem. Funkcję umożliwiającą seryjne wysyłanie faktur można wykorzystać do wysyłki innych dokumentów np. indywidualnych zaproszeń na wydarzenia lub kuponów rabatowych.

seryjne Wysyłanie faktur e-mailem

Poznaj tajniki seryjnej wysyłki faktur z programu AnoMail
SAMOUCZEK

seryjne wysyłanie faktur to za mało? Zobacz także: