Ochrona danych osobowych w mailu
zabezpieczenie poufnych informacji
Ochrona danych osobowych wysyłanych e-mailem
Przesyłanie pocztą elektroniczną dokumentów zawierających dane osobowe, informacje finansowe lub inne poufne dane wymaga zachowania szczególnej ostrożności. Faktury, rozliczenia, informacje o wynagrodzeniu, wezwania do zapłaty, dokumenty kadrowe, wyniki szkoleń czy pisma kierowane do mieszkańców nie powinny trafiać do odbiorców jako niezabezpieczone załączniki.
Najprostszym sposobem ograniczenia dostępu do takich informacji jest przygotowanie dla każdego odbiorcy indywidualnego dokumentu PDF zabezpieczonego hasłem, który zostanie dodany jako załącznik do wiadomości e-mail.
Polecany temat: Pełne szyfrowanie wiadomości e-mail (E2EE)
Indywidualne dokumenty na podstawie szablonu Word
AnoMail Premium może automatycznie tworzyć spersonalizowane, również wielostronicowe dokumenty na podstawie jednego wzoru przygotowanego w programie Microsoft Word. Działa to na podobnej zasadzie jak korespondencja seryjna w programie Word ale rozszerzona o dodatkowe możliwości np. zabezpieczenie dokumentu, indywidualna nazwa pliku itd.
W szablonie DOCX umieszcza się pola personalizacji odpowiadające informacjom zapisanym w bazie adresowej, takim jak:
- imię i nazwisko odbiorcy – użyj pól personalizacji #IME# oraz #NZW#,
- nazwa firmy – użyj znacznika #FMA#,
- adres lub numer lokalu (znacznik #ADR#),
- numer klienta,
- kwota należności,
- okres rozliczeniowy,
- termin płatności,
- indywidualna treść pisma (#INF# lub #OFR# lub #TXT#).
Podczas seryjnej wysyłki AnoMail podstawia właściwe dane do wzoru, tworzy osobny dokument dla każdego adresata, zapisuje go w formacie PDF i dołącza do odpowiedniej wiadomości e-mail. Dzięki temu każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dokument przeznaczony dla niego.
Indywidualne załączniki PDF zabezpieczonych hasłem odbiorcy
Każdy plik PDF może mieć inne hasło i inną nazwę
Dokumenty wygenerowane przez AnoMail mogą zostać zabezpieczone indywidualnymi hasłami wymaganymi do ich otwarcia. Oznacza to, że nawet jeśli wiadomość zostanie omyłkowo przekazana innej osobie lub załącznik trafi w niepowołane ręce, jego zawartość nie będzie dostępna bez znajomości właściwego hasła.
AnoMail może korzystać z haseł zapisanych wcześniej w bazie odbiorców albo generować indywidualne hasła dla poszczególnych osób. Każdy dokument PDF może więc zostać zabezpieczony innym kodem. Dodatkowo można personalizować nazwy załączników czyli każdy odbiorca może mieć nazwany załącznik zgodnie z jego nazwą, numerem dokumentu itd.
Na poniższym rysunku pokazano jak zabezpieczyć dokument (punkt 3). Naciskając przycisk Personalizacja (punkt 2) można personalizować nazwę załącznika np. używając #IME# #NZW# zostanie utworzony dokument z imieniem i nazwiskiem odbiorcy np. Dokument dla Jan Kowalski.pdf
Jak bezpiecznie przekazać hasło odbiorcy?
Hasła nie należy przesyłać w tej samej wiadomości, do której dołączono zabezpieczony dokument z poufnymi informacjami. Najlepiej przekazać je innym kanałem komunikacji, na przykład:
- w wiadomości SMS,
- telefonicznie,
- osobiście podczas podpisywania umowy,
- w oddzielnej korespondencji,
- za pośrednictwem bezpiecznego panelu klienta.
Można również ustalić stałe, indywidualne hasło podczas pierwszego kontaktu z klientem. Odbiorca podaje wtedy kod, którym mają być zabezpieczane wszystkie przygotowywane dla niego dokumenty.
Hasło zostaje przypisane do jego rekordu w bazie AnoMail (kolumna rabat #RBT#) i może być automatycznie wykorzystywane przy kolejnych wysyłkach do szyfrowania dodatkowych załączników.
Generator indywidualnych haseł do szyfrowania załączników
Czym są dane osobowe i dlaczego należy je chronić?
Dane osobowe to wszystkie informacje, które pozwalają bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować konkretną osobę fizyczną. Mogą to być między innymi imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, PESEL, numer klienta, dane o wynagrodzeniu, zadłużeniu, stanie zdrowia, miejscu pracy lub posiadanym lokalu. Niekiedy pojedyncza informacja nie wystarcza do rozpoznania danej osoby, ale w połączeniu z innymi danymi może już umożliwić jej identyfikację.
Dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną często zawierają znacznie więcej informacji niż sama treść wiadomości. Faktury, rozliczenia, listy płac, wezwania do zapłaty, umowy, dokumenty kadrowe czy pisma ze spółdzielni mieszkaniowej mogą ujawniać sytuację finansową, adres, numer rachunku, wysokość wynagrodzenia lub inne poufne informacje dotyczące odbiorcy.
Dane te należy chronić przed przypadkowym ujawnieniem, wysłaniem niewłaściwej osobie, nieuprawnionym odczytaniem lub dalszym rozpowszechnieniem. Ich utrata może naruszać prywatność odbiorcy, prowadzić do prób wyłudzenia, kradzieży tożsamości, szkód finansowych lub utraty zaufania do firmy.
Metoda stałego klucza zamiast losowego hasła
Metoda stałego klucza polega na ustaleniu z klientem jednego, indywidualnego hasła, które będzie wykorzystywane do otwierania wszystkich kolejnych dokumentów wysyłanych przez AnoMail. Hasło można uzgodnić podczas podpisywania umowy, zakładania konta lub pierwszego kontaktu z klientem, a następnie zapisać je w bazie odbiorców w kolumnie #RBT#.
Podczas seryjnej wysyłki AnoMail automatycznie pobiera właściwe hasło z rekordu klienta i zabezpiecza nim przygotowany dla niego dokument PDF. Dzięki temu klient nie musi za każdym razem otrzymywać nowego kodu i zawsze wie, jak otworzyć kolejny załącznik.
Stały klucz powinien być łatwy do zapamiętania dla klienta, ale trudny do odgadnięcia przez osoby postronne. Dlatego lepiej nie stosować wyłącznie prostych danych, takich jak cztery ostatnie cyfry PESEL lub NIP. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest połączenie znanego klientowi fragmentu danych z dodatkowym, indywidualnym słowem lub kodem np. ostatnie 4 cyfry PESEL/NIP + unikalne słowo.
Metoda stałego klucza upraszcza obsługę kolejnych wysyłek, ogranicza konieczność przekazywania nowych haseł i zwiększa ochronę dokumentów zawierających dane osobowe lub informacje poufne.
Bezpieczeństwo i poufność danych
- Indywidualne szyfrowanie PDF: Każdy wygenerowany załącznik PDF można zabezpieczyć unikalnym hasłem przypisanym do konkretnego klienta w bazie Excel (zalecana długość hasła to minimum 16 znaków).
- Blokada edycji i wydruku: Dokumenty PDF można dodatkowo chronić przed nieautoryzowanym wprowadzaniem zmian lub drukowaniem.
- Podpis cyfrowy S/MIME: Wiadomości oraz załączniki PDF mogą być podpisywane cyfrowo certyfikatem S/MIME. Zapewnia to integralność danych i potwierdza tożsamość nadawcy, chroniąc przed podszywaniem się (phishing).
Mniej pracy i mniejsze ryzyko pomyłki
Bez programu AnoMail pracownik musiałby osobno otwierać każdy dokument, uzupełniać dane, zapisywać plik jako PDF, nadawać mu hasło, przygotowywać wiadomość i sprawdzać, czy właściwy załącznik trafił do odpowiedniej osoby.
AnoMail automatyzuje cały proces. Jeden szablon Microsoft Word może posłużyć do przygotowania setek lub tysięcy indywidualnych pism. Program łączy dane odbiorcy z dokumentem, generuje zabezpieczony plik PDF i wysyła go na przypisany adres e-mail.
Funkcja jest przydatna dla biur rachunkowych, działów kadr i płac, spółdzielni mieszkaniowych, administratorów nieruchomości, firm szkoleniowych, placówek edukacyjnych, kancelarii, urzędów oraz przedsiębiorstw wysyłających klientom dokumenty zawierające poufne informacje.
AnoMail Premium pozwala połączyć wygodę korespondencji seryjnej z ochroną indywidualnych dokumentów PDF, bez konieczności ręcznego przygotowywania osobnego załącznika dla każdego odbiorcy.
Zobacz: Dodawanie indywidualnych załączników przypisanych do odbiorcy
Tematy dot. E-mailingu z danymi osobowymi
Wykluczanie adresów e-mail z wysyłki na podstawie pliku oraz słów zastrzeżonych
W module wysyłkowym pod przyciskiem Porządkuj znajduje się szereg funkcji umożliwiających usuwanie adresów na podstawie różnych kryteriów np. adresy z zastrzeżonymi słowami, adresy z niedozwolonych domen lub adresy do usunięcia na podstawie pliku itd.
Tworzenie archiwum wysyłki na serwerze lub w Elementach wysłanych
Każda wysłana wiadomość e-mail może być automatycznie zarchiwizowana na serwerze pocztowym, co zapewnia łatwy dostęp do historii korespondencji z programu pocztowego. Użytkownik ma również możliwość zapisania wysłanych wiadomości w folderze „Elementy wysłane” (Sent), co ułatwia organizację i szybkie odnalezienie konkretnych e-maili w przyszłości. Te opcje wspierają efektywne zarządzanie masową komunikacją i umożliwiają zachowanie porządku w skrzynce pocztowej.
Rozgrzewanie adresu IP serwera wysyłkowego w celu zwiększenia dostarczalności
Rozgrzewanie adresu IP polega na stopniowym wysyłaniu poczty z nowego serwera aby przyzwyczaić filtry antyspamowe do nowego adresu IP lub domeny, która nie ma jeszcze ugruntowanej reputacji.
