Tworzenie wiadomości e-mail
w Microsoft Word 365
Treść e-mail z programu Word
Zasady tworzenia treści newslettera są kluczem do zbudowania angażującego i profesjonalnie wyglądającego środka komunikacji z Twoimi odbiorcami. Aby osiągnąć sukces, należy nie tylko skupić się na wartościowej i przyciągającej uwagę zawartości (ang. content), ale także na formacie i sposobie prezentacji wiadomości.
W związku z tym Word nie nadaje się do tworzenia treści do masowych wysyłek gdyż nie jest zgodny z zasadami projektowania newsletterów. Word dodaje mnóstwo kodów formatujących, które powodują że treść wygląda świetnie na kartce A4 ale już użycie jej na potrzeby e-mailingów powoduje, że treść listu nie wyświetla się prawidłowo w programach pocztowych innych firm niż Microsoft.
AnoMail podczas wklejania tekstu z Microsoft Word stara się zoptymalizować tekst czyli usunąć elementy, które mogą powodować problemy. Dlatego w niektórych przypadkach wklejony tekst będzie trzeba ponownie sformatować z poziomu AnoMail. Jest to normalne i gwarantuje, że tekst u odbiorcy będzie wyglądał tak samo jak u Państwa.
AnoMail optymalizuje tekst wklejany z innych programów
Na pasku narzędziowym w AnoMail (patrz powyższy rysunek) znajdują się dwie ikony (A), która wkleja tekst bez formatowania oraz ikona (W) która umożliwia wklejenie tekstu ale z „bezpiecznym” formatowaniem czyli takim, które jest respektowane przez programy pocztowe. Zwracamy uwagę, że wklejając tekst z Worda zaleca się ustawienie interlinii (odstępów między wierszami) na 1.
Nie wszystkie programy pocztowe obsługują formatowanie z MS Word
Jednym z częstych błędów jest korzystanie z programu Microsoft Word do tworzenia treści newslettera, a następnie kopiowanie i wklejanie tego tekstu bezpośrednio do programu pocztowego. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać praktycznym rozwiązaniem, istnieje kilka powodów, dla których należy unikać takiego podejścia.
Nie twórz wiadomości w Word bo nie wszystkie programy pocztowe właściwie obsługują treść wklejoną bezpośrednio z Worda. Wynika to z faktu, że Word generuje bogate formatowanie tekstu, które może nie być kompatybilne z niektórymi klientami poczty e-mail.
W efekcie finalny wygląd newslettera może znacznie różnić się od zamierzonego, co może wprowadzać zamieszanie wśród odbiorców i odbierać profesjonalizm Twojej komunikacji.
Dlaczego nie tworzyć treści maila w Wordzie?
Istnieje kilka powodów, dla których warto unikać budowania maila w edytorze Microsoft:
1. Niezgodność formatowania: Word używa własnego zestawu formatowania, który nie zawsze jest kompatybilny z HTML lub innymi edytorami używanymi przez klientów pocztowych. To może sprawić, że Twoja wiadomość wyświetli się niepoprawnie u odbiorcy.
2. Problem z kodowaniem: Word może wprowadzać specyficzne znaczniki i niestandardowe znaki do tekstu, które po skopiowaniu do AnoMail mogą nie być właściwie interpretowane lub wyświetlać się jako niezrozumiałe symbole.
3. Zwiększone ryzyko oznaczenia jako spam: E-maile, które zawierają bogate formatowanie lub nietypowe kodowanie – często wynikające z kopiowania treści z Worda – mogą być łatwiej filtrowane jako spam przez serwery pocztowe.
4. Nadmiarowy kod: Dokumenty Word tworzą dodatkowy, często niepotrzebny kod HTML. Nadmiar ten może skomplikować interpretację e-maila przez różne programy pocztowe i wpłynąć na czas ładowania wiadomości.
5. Ograniczenia wizualne: Projektowanie e-maila w Wordzie ogranicza możliwości tworzenia zaawansowanych, responsywnych szablonów, które dobrze wyświetlają się we wszystkich rodzajach urządzeń (komputery, telefony, tablety).
6. Problem z obrazami: Wprowadzenie obrazów do e-maila utworzonego w Wordzie i ich następne kopiowanie do klienta pocztowego może skutkować problemami z ich wyświetlaniem, np. niewłaściwa ścieżka do zdjęcia lub nieodpowiedni rozmiar.
Wykonaj podgląd w programie Webmail
Przed masową wysyłką mailingu utworzonego w Wordzie, zalecamy wykonać podgląd listu w tzw. kliencie webmail. Webmail to program pocztowy dostępny z poziomu przeglądarki. AnoMail ma zintegrowany podgląd w trzech programach tzn. GMail, Outlook oraz Roundcube.
Zazwyczaj programy pocztowe webmail mają ograniczenia w interpretacji kodu listu (HTML) więc w tych programach łatwo zauważyć błędy w prawidłowym wyświetlaniu listu, zwłaszcza gdy szablon Worda ma ustawione marginesy, tabele z cieniowaniem itd.
W związku z tym klikamy przycisk Podgląd i wybieramy Poczta GMail.com (Webmail). Następnie w prawym dolnym okna naciskamy przycisk Wyślij wiadomości na konto GMail.com aby wykonać tzw. test ekranowy i zobaczyć jak Państwa list będzie wyglądał u odbiorców korzystających z GMail lub Google Workspace.
Jeżeli list wygląda dobrze na koncie GMail to zazwyczaj nie trzeba robić żadnych dodatkowych testów bo można założyć, że będzie wyglądał poprawnie w innych programach pocztowych.
Wyślij testowego maila i oceń czy wygląda dobrze
Tekst utworzony w Microsoft Word może wyglądać na nieuporządkowany, formatowania tj. czcionki, kolory, odstępy mogą być zgubione lub nieprawidłowo wyświetlane, a to z kolei odbija się negatywnie na odbiorze przekazywanych treści.
Dlatego zawsze przed wysyłaniem finałowej poczty zrób podgląd swojej wiadomości klikając w Anomail przycisk Podgląd i wybierz w Kliencie Webmail (GMail). Nasz program pozwoli Ci sprawdzić jak Twój list będzie wyglądał na koncie GMail.
Jeżeli list będzie wyglądał prawidłowo w GMail to zakładamy, że można wysyłać go w świat gdyż nie powinno być problemów z jego wyświetlaniem w innych programach pocztowych.
Stripo Wizualny edytor szablonów
Lepszym narzędziem do tworzenia szablonów wiadomości e-mail, niż Microsoft Word, jest wizualny edytor Stripo. Jest on zintegrowany z AnoMail, co gwarantuje wysoką kompatybilność i ułatwia pracę.
Proces tworzenia szablonów odbywa się za pomocą metody Drag & Drop, co oznacza „przeciągnij i upuść”. To intuicyjny sposób pracy, możliwy dzięki przeciąganiu wybranych elementów (np. bloków tekstowych, zdjęć, przycisków) i umieszczaniu ich w wybranym miejscu na szablonie.
Metoda ta eliminuje potrzebę zaawansowanej wiedzy z zakresu kodowania, co czyni ją dostępną dla użytkowników o różnym poziomie umiejętności. Wykorzystując edytor Stripo w AnoMail, użytkownicy mogą w łatwy i szybki sposób tworzyć estetyczne, profesjonalne szablony e-mail.
Pamiętaj, że użycie Worda do budowy szablonu newslettera, ogranicza możliwości kreatywne i techniczne, które są dostępne w Kreatorach newsletterów takich jak Stripo. Nowoczesne oprogramowanie do tworzenia newsletterów oferuje szereg funkcji, które pomagają w skutecznym zarządzaniu kampaniami e-mailowymi.
Pokrewny temat: Projektowanie treści do masowego mailingu
Nie wklejaj tekstu z Microsoft Word 365
Aby zwiększyć skuteczność Twoich wysiłków marketingowych, unikaj korzystania z Worda do tworzenia treści newslettera. Inwestycja w profesjonalne oprogramowanie do e-mail marketingu takie jak AnoMail nie tylko ułatwi Ci pracę, ale również pomoże w zachowaniu spójności i profesjonalnego wizerunku w oczach subskrybentów.
To, że list w Twoim Outlooku na Twoim monitorze wygląda dobrze to pamiętaj, że ktoś kto odbierze pocztę na GMail i na mniejszym ekranie będzie miał „rozjechaną” treść. Stworzenie czytelnej, estetycznej i funkcjonalnej wiadomości ma bezpośredni wpływ na to, jak Twój newsletter będzie odbierany. Unikając podstawowych błędów a dzięki temu zwiększasz szanse na sukces swoich kampanii e-mail marketingowych.
Oczyść tekst z elementów formatowania przed wklejeniem do treści e-maila
Dobrą praktyką na „oczyszczenie” tekstu z formatu jest użycie Notatnika. Skopiowany tekst z Microsoft Word wklej najpierw do Notatnika Windows. Dzięki temu zostanie usunięte formatowanie. W dalszej kolejności wklej tekst do AnoMail i sformatuj zgodnie z potrzebami. Dzięki temu zbiegowi zostaną usunięte zbędne kody sterujące utworzone w Microsoft Word.
Nie musisz tego robić gdy korzystasz z edytora Stripo, on sam „oczyszcza” tekst podczas wklejania do pola tekstowego. Najpierw wpisujesz lub wklejasz treść, następnie ustawiasz formatowanie tj. wielkość czcionki, kolory, odstępy itd. Potem dodajesz grafikę i już masz gotowy szablon.
Nie twórz treści do newslettera w Wordzie
Zamiast tworzyć treść do mailingu w programie Microsoft Word, lepiej użyć specjalnego edytora do projektowania newsletterów o nazwie Stripo. Edytor newsletterów pozwala przygotować responsywną wiadomość e-mail zgodną z różnymi programami pocztowymi. Dzięki temu Twój list wyświetli się prawidłowo w różnych programach pocztowych.
W tym celu przejdź do Edytora wiadomości i naciśnij przycisk Nowy. W dalszej kolejności wybierz funkcję Z wizualnego edytora Stripo. Otworzy się nowe okno tzw. Kreator newsletterów, w którym projektuje się treść metodą złap i upuść (ang. Drag & Drop).
Szablony graficzne newsletterów w AnoMail
W programie AnoMail użytkownicy mają dostęp do darmowych szablonów wiadomości e-mail, które można łatwo dostosować do własnych potrzeb. Szablony graficzne stanowią gotowe wzory, do których można wstawić własną grafikę, teksty oraz odnośniki.
Dzięki temu tworzenie profesjonalnie wyglądającej korespondencji e-mail jest szybkie i proste. Personalizacja szablonów umożliwia dopasowanie treści do konkretnego odbiorcy lub wydarzenia. Korzystając z szablonów AnoMail, można znacznie zwiększyć efektywność komunikacji e-mailowej.
Aby skorzystać z szablonów należy kliknąć w głównym oknie przycisk Nowy list. Następnie w oknie edytora wiadomości e-mail nacisnąć przycisk Szablony i wybrać szablon pasujący do tego co Państwo chcecie wysłać np. Klauzula informacyjna, komunikat czy newsletter.
tematy związane z wysyłkami e-mail

Obsługa metody oAuth 2.0 na serwerze Microsoft Exchange (pop, smtp)
OAuth 2.0 na serwerze Microsoft Exchange to bezpieczna metoda autoryzacji, która umożliwia programowi AnoMail dostęp do konta pocztowego Microsoft bez ujawniania hasła. AnoMail używa oAuth na potrzeby odbierania (pop) oraz wysyłania poczty (smtp)

Generator kodów QR do wysyłania fotokodów w newsletterze
AnoMail wyposażono w generator kodów QR (ang. Quick Response) dzięki któremu można tworzyć kolorowe fotokody i wysyłać je jako osadzony obrazek w treści wiadomości e-mail. Fotokody sprawdzają się wyśmienicie na potrzeby marketingu oraz akcji promocyjnych.

Cold mailing spersonalizowana wysyłka zimnych maili
Cold mail czyli zimny e-mail to spersonalizowany mail wysyłany do dużej grupy odbiorców, który ma sprawiać wrażenie, że nadawca zna odbiorce. Cold mail wysyłany jest zazwyczaj do odbiorcy bez uprzedniego kontaktu. Najczęściej cold mailing stosowany jest do pozyskiwania nowych klientów.