Tworzenie wiadomości e-mail

w Microsoft Word 365

Treść e-mail z programu Word

Zasady tworzenia treści newslettera są kluczem do zbudowania angażującego i profesjonalnie wyglądającego środka komunikacji z Twoimi odbiorcami. Aby osiągnąć sukces, należy nie tylko skupić się na wartościowej i przyciągającej uwagę zawartości (ang. content), ale także na formacie i sposobie prezentacji wiadomości.

W związku z tym Word nie nadaje się do tworzenia treści do masowych wysyłek gdyż nie jest zgodny z zasadami projektowania newsletterów. Word dodaje mnóstwo kodów formatujących, które powodują że treść wygląda świetnie na kartce A4 ale już użycie jej na potrzeby e-mailingów powoduje, że treść listu nie wyświetla się prawidłowo w programach pocztowych innych firm niż Microsoft.

AnoMail podczas wklejania tekstu z Microsoft Word stara się zoptymalizować tekst czyli usunąć elementy, które mogą powodować problemy. Dlatego w niektórych przypadkach wklejony tekst będzie trzeba ponownie sformatować z poziomu AnoMail. Jest to normalne i gwarantuje, że tekst u odbiorcy będzie wyglądał tak samo jak u Państwa.

Tworzenie e-mail z word
Edytor wiadomości wraz z funkcją wklejania tekstu z Microsoft Word

AnoMail optymalizuje tekst wklejany z innych programów

Na pasku narzędziowym w AnoMail (patrz powyższy rysunek) znajdują się dwie ikony (A), która wkleja tekst bez formatowania oraz ikona (W) która umożliwia wklejenie tekstu ale z „bezpiecznym” formatowaniem czyli takim, które jest respektowane przez programy pocztowe. Zwracamy uwagę, że wklejając tekst z Worda zaleca się ustawienie interlinii (odstępów między wierszami) na 1.

Nie wszystkie programy pocztowe obsługują formatowanie z MS Word

Jednym z częstych błędów jest korzystanie z programu Microsoft Word do tworzenia treści newslettera, a następnie kopiowanie i wklejanie tego tekstu bezpośrednio do programu pocztowego. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać praktycznym rozwiązaniem, istnieje kilka powodów, dla których należy unikać takiego podejścia.

Nie twórz wiadomości w Word bo nie wszystkie programy pocztowe właściwie obsługują treść wklejoną bezpośrednio z Worda. Wynika to z faktu, że Word generuje bogate formatowanie tekstu, które może nie być kompatybilne z niektórymi klientami poczty e-mail.

W efekcie finalny wygląd newslettera może znacznie różnić się od zamierzonego, co może wprowadzać zamieszanie wśród odbiorców i odbierać profesjonalizm Twojej komunikacji.

Dlaczego nie tworzyć treści maila w Wordzie?

Istnieje kilka powodów, dla których warto unikać budowania maila w edytorze Microsoft:

1. Niezgodność formatowania: Word używa własnego zestawu formatowania, który nie zawsze jest kompatybilny z HTML lub innymi edytorami używanymi przez klientów pocztowych. To może sprawić, że Twoja wiadomość wyświetli się niepoprawnie u odbiorcy.

2. Problem z kodowaniem: Word może wprowadzać specyficzne znaczniki i niestandardowe znaki do tekstu, które po skopiowaniu do AnoMail mogą nie być właściwie interpretowane lub wyświetlać się jako niezrozumiałe symbole.

3. Zwiększone ryzyko oznaczenia jako spam: E-maile, które zawierają bogate formatowanie lub nietypowe kodowanie – często wynikające z kopiowania treści z Worda – mogą być łatwiej filtrowane jako spam przez serwery pocztowe.

4. Nadmiarowy kod: Dokumenty Word tworzą dodatkowy, często niepotrzebny kod HTML. Nadmiar ten może skomplikować interpretację e-maila przez różne programy pocztowe i wpłynąć na czas ładowania wiadomości.

5. Ograniczenia wizualne: Projektowanie e-maila w Wordzie ogranicza możliwości tworzenia zaawansowanych, responsywnych szablonów, które dobrze wyświetlają się we wszystkich rodzajach urządzeń (komputery, telefony, tablety).

6. Problem z obrazami: Wprowadzenie obrazów do e-maila utworzonego w Wordzie i ich następne kopiowanie do klienta pocztowego może skutkować problemami z ich wyświetlaniem, np. niewłaściwa ścieżka do zdjęcia lub nieodpowiedni rozmiar.