Plik wykluczeń do blokowania wysyłek

Usuwanie adresów wg słów kluczowych

Blokowanie wysyłek wg pliku wykluczeń

Plik wykluczeń do blokowania wysyłki z programu e-mailingowego AnoMail to jedna z wielu funkcji, które powinni Państwo znać bo pozwala zablokować wysyłkę mailingu do odbiorców znajdujących się we wskazanym pliku. Plik tekstowy zawierający wpisy do wykluczenia porównywany jest z listą wysyłkową w programie AnoMail i na tej podstawie usuwane są adresy aby nie wysłać do nich żadnej masowej korespondencji e-mail.

Ponadto w module wysyłkowym AnoMail pod przyciskiem Porządkuj znajduje się szereg dodatkowych funkcji umożliwiających usuwanie adresów na podstawie różnych kryteriów np. adresy z zastrzeżonymi słowami, adresy z niedozwolonych domen lub adresy do usunięcia na podstawie wielu plików itd. Te funkcjonalności pozwolą Państwu usunąć hurtowo z listy wysyłkowej adresy lub domeny, do których z różnych powodów nie powinni Państwo wysyłać korespondencji.

Blokowanie wysyłki wg słów zastrzeżonych

Pierwszą z funkcji do porządkowania listy wysyłkowej jest funkcja o nazwie Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami. Wyświetli się okno o nazwie Usuwanie adresów z listy, w którym należy wprowadzić słowa, które nie powinni się znaleźć w adresie e-mail. Każde ze słów powinno być oddzielone od siebie średnikiem. AnoMail zapamiętuje kilkadziesiąt ostatnio używanych słów.

Można także zapisać słowa w pliku tekstowym i odczytywać pliki w zależności od potrzeb. Dla przykładu jeżeli chcemy usunąć z listy wysyłkowej adresy, które posiadają słowa biuro, info, kontakt to każde z tych słów wprowadzamy do programu oddzielając je od siebie średnikiem. Ta funkcja może być również używana do usuwania niechcianych domen. Dla przykładu jeżeli chcemy usunąć wszystkie konta z domeny Gmail i Onet to wpiszemy kryterium @gmail.com; @onet.pl.

Blokada wysyłki do niedozwolonych domen

Kolejną funkcją do porządkowania listy adresowej jest funkcja o nazwie Usuń adresy z niedozwolonych domen. Ta funkcja pozwoli na liście wysyłkowej zostawić adresy tylko z tych domen, do których chcecie Państwo wysyłać pocztę. Podobnie jak poprzednio domeny oddziela się średnikiem. 

Dla przykładu jeśli na liście wysyłkowej mają zostać tylko i wyłącznie adresy z domeny PL, EU oraz GMail.com to wpisujemy kryterium .pl; .eu; .gmail.com Program przejrzy wszystkie adresy z Państwa listy wysyłkowej i odrzuci te, które nie będą spełniały podanych kryteriów. 

Ze względu na filtry antyspamowe zwłaszcza u zagranicznych odbiorców, którzy przypadkowo znaleźli się na Państwa liście wysyłkowej np. po zakupieniu bazy, zalecamy pozostawienie tylko polskich adresów oraz domen takich jak GMail, EU, PL.

Plik wykluczeń do blokowania wysyłek e-mail

Kolejną funkcją do tzw. higieny baz adresowych, która przydaje się w każdej firmie jest funkcja o nazwie Usuń adresy na podstawie pliku wykluczeń. Ta funkcja pozwala usunąć z listy adresowej pełne adresy e-mail lub fragmenty adresów (np. abuse, pomoc@, abuse.net), które znajdują się we wskazanym przez Państwa pliku tekstowym. Dzięki temu można stworzyć w firmie wspólną listę słów lub adresów do usunięcia z listy wysyłkowej.

Każdy adres e-mail lub fragment adresu ma być umieszczony w nowej linii i zapisany w pliku tekstowym (.TXT). Poniżej zaprezentowano przykładową zawartość pliku. Plik wykluczeń może zawierać nawet kilka milionów wpisów.

jan.nowak@
kowalski@onet.pl
@niespamuj.pl
@gmail.com
kancelaria
abuse@ postmaster

Używanie pliku wykluczeń do usuwania adresów z listy wysyłkowej

Dla przykładu macie Państwo na liście wysyłkowej stu klientów, którzy zalegają Państwu z płatnościami. Już chcecie wysłać do nich pocztę a księgowość mówi, że 30 osób zapłaciło. Gdy księgowość doda te adresy osób do pliku wykluczeni, które już zapłaciły to klikając przycisk Porządkuj i wybierając funkcję Usuń adresy na podstawie wykluczeń usuniecie Państwo z listy wysyłkowej tych odbiorców, którym nie potrzeba już przypominać o zaległej płatności.

Zwracamy uwagę, że ta funkcja może pełnić w niektórych sytuacjach funkcję listy zastrzeżonej czyli w firmie tworzy się 1 plik tekstowy, do którego wszyscy pracownicy wprowadzają adresy odbiorców lub domeny, do których nie powinni Państwo nic wysyłać. Ten plik wykluczeń można umieścić na dysku sieciowym lub chmurowym aby każdy z użytkowników AnoMail przed wysyłką miał do niego dostęp i mógł usunąć ze swojej listy wysyłkowej adresy lub domeny, które znajdą się w pliku wykluczeń.

czym różni się Plik wykluczeń od listy zastrzeżonej?

Różnica między plikiem wykluczeń a listą zastrzeżoną jest taka, że funkcja Usuń adresy na podstawie pliku wykluczeń działa tylko na żądanie tzn. musicie Państwo kliknąć przycisk Porządkuj a następnie wskazać plik wykluczeń. W przypadku listy zastrzeżonej program automatycznie nie pozwoli wysłać poczty do odbiorców, których umieścicie na „czarnej liście”.

Lista zastrzeżona ma pierwszeństwo nad innymi listami czyli zawsze jest analizowana przed wysyłką. Z kolei plik wykluczeń musi być wskazany ręcznie aby usunąć z listy wysyłkowej „wykluczone adresy lub wpisy”.

Wykluczanie na podstawie wielu plików z adresami

Kolejną funkcją do porządkowania adresów e-mail, która w wielu firmach wykorzystywana jest na co dzień jest funkcja o nazwie Wyklucz adresy na podstawie wielu plików. Ta funkcja dostępna jest w module wysyłkowym pod przyciskiem Porządkuj. Oczyszczanie listy na podstawie osobnych plików z adresami e-mail pozwala Państwu z głównej listy wysyłkowej (tzw. master) usunąć adresy znajdujące się w wielu oddzielnych plikach.

Usuń z listy wysyłkowej adresy e-mail z wielu grup

Dla przykładu macie Państwo bazę adresów firm i chcecie z niej usunąć adresy e-mail osób prywatnych (fizycznych), które znajdują się w kilkunastu plikach tekstowych podzielonych na województwa. W takiej sytuacji wskazujemy folder, w którym znajdują się bazy zawierające adresy do usunięcia. Program AnoMail otworzy każdą z baz, posortuje adresy i wykona deduplikację a następnie usunie z głównej listy wysyłkowej adresy, które występują w poszczególnych plikach. 

Moduł porządkowania nie analizuje poprawności adresów e-mail. Porównuje tylko i wyłącznie wpisy linia po linii. W związku z tym pliki tekstowe (bazy adresowe) muszą zawierać same adresy e-mail ułożone jeden pod drugim i nie mogą zawierać dodatkowych danych takich jak np. imię i nazwisko, nazwa firmy lub telefon.

Polecane tematy związane z wysyłkami mailingu: