Automatyczne przypisywanie załączników
do odbiorców wiadomości email
Automatyczne przypisywanie załączników
Osoby, którym zależy na wysyłce indywidualnych załączników będą zainteresowane automatycznym przypisaniem plików do odbiorców wiadomości e-mail. Dzięki temu każdy odbiorca listu może otrzymać inny załącznik np. fakturę VAT, PIT lub indywidualną umowę.
W przypadku dużych baz adresowych istnieje potrzeba automatycznego przypisania załączników do odbiorców. Służy do tego funkcja o nazwie Automatyczne przypisywanie załączników czyli tzw. dynamiczne załączniki, która znajduje się w oknie Edytora kontaktów programu AnoMail pod przyciskiem Uzupełnienia.
Wcześniej należy wczytać do programu AnoMail, bazę adresową zawierającą pola personalizacji np. numer klienta, numer identyfikacji podatkowej, regon itp. Program na podstawie tych danych szuka na dysku folderów zawierających pliki.
Ewentualnie po naciśnięciu przycisku Utwórz foldery (patrz poniższy rys.), komputer utworzy na dysku tyle folderów ile będzie osób w bazie danych. Każdy z folderów będzie miał taką nazwę jaką Państwo wskażecie np. unikalny numer klienta.
Dzięki temu w łatwy sposób będzie można połączyć odbiorców z plikami na dysku. Pliki załączników zostaną dodane do kolumny o nazwie „Plik załącznika”. Gdyby chcieli Państwo samodzielnie np. w programie Microsoft Excel wskazać kilka załączników to w Excelu do kolumny o nazwie „Plik załącznika” trzeba wstawić pełne ścieżki do plików oddzielone przecinkiem np. C:/załączniki/12345.pdf,C:/załączniki/umowa-12345.xls itd.
Włącz podpis cyfrowy wiadomości e-mail zawierającej dynamiczny załącznik
W przypadku wysyłania załączników zalecamy włączenie podpisu cyfrowego, który zwiększy wiarygodność Państwa mailingu oraz upewni odbiorcę, że załącznik został wstawiony przez Państwa a nie kogoś kto się pod Was podszywa.
Zobacz także: Podpisywanie cyfrowe dokumentów PDF
Przypisanie załączników do odbiorców na podstawie numerów klientów
Ręczne przypisywanie załączników
Przy mniejszych bazach można przypisywać załączniki ręcznie czyli wskazywać je pojedynczo ustawiając się na każdym z odbiorców listu z osobna. W tym celu trzeba podświetlić wybrany rekord i nacisnąć prawy klawisz myszki a następnie wybrać funkcję Wstaw wiele indywidualnych załączników lub Wstaw załącznik dla danego odbiorcy.
Pierwsza funkcja pozwala wskazać kilka załączników, które mają być przypisane do adresata. Z kolei druga funkcja służy do szybkiego wskazania pojedynczego załącznika.
Patrz także: Zmiana nazwy dla indywidualnych załączników
Samodzielnie przypisywanie załączników dla poszczególnych odbiorców
Szybkie przypisanie dokumentów PDF ze wskazanego folderu
Jest także możliwość skorzystania z funkcji Uzupełnij brakujące wpisy. Po wybraniu tej opcji rozwinie się menu a w nim będzie funkcja Wskaż folder z plikami załączników. Przy jej pomocy w łatwy sposób można przypisać dokumenty w formacie PDF do odbiorcy listu.
W tym przypadku należy na dysku utworzyć folder i umieścić w nim pliki PDF z nazwami takimi jak adres e-mail odbiorcy, NIP firmy czy unikalny numer klienta. Program na podstawie unikalnego identyfikatora w postaci np. numeru NIP przypisze załącznik do odbiorcy listu.
Wszystko zależy jaki sposób przypisania załączników Państwo preferujecie. Niektórzy użytkownicy tworzą na dysku osobne foldery z nazwami lub numerami klientów i w nich zamieszczają pliki, które mają zostać wysłane do określonych odbiorców. Program AnoMail „zagląda” do folderu i bierze z niego wszystkie pliki zgodnie z tym co pokazano na poniższym rysunku.
Wstawiaj pliki z dysku lokalnego a nie sieciowego lub chmurowego
Po wstawieniu wielu załączników, ścieżka dostępu plików (lokalizacja pliku) widoczna będzie w kolumnie „Plik załącznika”. Przechodząc do Menu Widok można skorzystać z funkcji Filtruj rekordy aby sprawdzić czy wszystkie załączniki nadal są dostępne na dysku.
Zalecamy aby wstawiać pliki z dysku lokalnego a nie sieciowego lub chmurowego. Opóźnienie w dostępie do pliku lub brak dostępu do pliku, który będzie znajdował się na dysku sieciowym może spowolnić lub zatrzymać wysyłkę.
Nazwy kilku plików rozdzialamy przecinkiem
Przygotowanie bazy w Microsoft Excel lub Access
Przygotowanie bazy danych na potrzeby personalizacji załączników w programie AnoMail wymaga odpowiedniej struktury danych już na etapie arkusza Excel lub bazy Access. Proces należy rozpocząć od utworzenia tabeli, w której każdy wiersz odpowiada jednemu odbiorcy wiadomości. W pierwszym kroku definiuje się kolumny, takie jak adres e-mail, nazwa odbiorcy czy inne dane wykorzystywane do personalizacji treści.
Kluczowym elementem jest kolumna przeznaczona na załączniki, w której umieszcza się pełne ścieżki do plików przypisanych do konkretnego rekordu. Ścieżki do załączników powinny wskazywać na pliki zapisane lokalnie np: C:\Oferty\Kowalski.pdf, do których program AnoMail ma dostęp. Dzięki temu możliwe jest wysyłanie unikalnych dokumentów, takich jak faktury, oferty czy raporty, indywidualnie dopasowanych do każdego odbiorcy. Ważne jest zachowanie spójności nazw kolumn oraz poprawnego formatowania danych, w szczególności adresów e-mail i ścieżek plików.
Po przygotowaniu danych całość zapisuje się do pliku CSV, który stanowi uniwersalny format wymiany danych. Taki plik można następnie wczytać do programu AnoMail, mapując kolumny na odpowiednie pola personalizacji. Tak przygotowana baza umożliwia automatyczną i bezpieczną wysyłkę spersonalizowanych wiadomości z dedykowanymi załącznikami, bez konieczności ręcznej ingerencji w proces wysyłki.
Szyfrowanie poufnych załączników
Czasami trzeba przesłać poufne dokumenty w załączniku dołączonych do poczty elektronicznej. W związku z tym warto kliknąć przycisk Ustawienia i skorzystać z funkcji Ochrony spersonalizowanych załączników. Funkcja dostępna jest w głównym oknie programu AnoMail.
Dzięki powyższej funkcji możecie Państwo zaszyfrować załączniki indywidualnymi hasłami przypisanymi do odbiorców wiadomości e-mail. W takim przypadku AnoMail utworzy zaszyfrowane archiwum w formacie ZIP, w którym umieści wszystkie wskazane przez Państwa załączniki. Odbiorca listu będzie musiał podać hasło do otwarcia archiwum.
Utwórz losowe hasła w generatorze haseł do załączników
Wcześniej należy wczytać do Edytora kontaktów bazę adresową zawierającą indywidualne hasła do otwarcia załącznika. Bazę można przygotować w programie Microsoft Excel lub utworzyć losowe hasła przy użyciu Generatora haseł, który wbudowany jest w program AnoMail.
Inne tematy niż Automatyczne przypisywanie załączników:
Zapisywanie każdej wysłanej wiadomości e-mail na dysku lub koncie pocztowym w Wysłane (Sent)
AnoMail Premium zapisuje kopie wysłanych wiadomości na dysku. Przechowywanie e-maili lokalnie zapewnia łatwy i szybki dostęp do historii korespondencji z dokładnym podglądem tego co i w jakiej formie zostało wysłane do danego odbiorcy
Wysyłka e-mail w paczkach tzn. jeden list zaadresowany do wielu odbiorców (UDW)
Wysyłka e-mail w paczkach oznacza, że AnoMail wysyła pocztę w trybie jeden list do wielu tak jakby używał pola UDW w programie Outlook. Przy czym żaden z odbiorców listu nie zobaczy adresów innych osób
Usuwanie powtarzających się adresów z tej samej domeny
W przypadku wysyłki cold mailingu ważne jest usuwanie powtarzających się adresów e-mail z tej samej domeny należącej do jednej firmy. Chodzi o to aby nie wysyłać do tej samej firmy wiadomości o takiej samej treści
