Archiwum korespondencji e-mail

Historia wysyłek z AnoMail

Archiwum korespondencji e-mail

W programie AnoMail użytkownik uzyskuje dostęp do archiwum korespondencji e-mail, historii korespondencji, listy tymczasowych blokad oraz archiwum news (ogłoszenia wysłane do grupy dyskusyjnej). Oznacza to, że wszystkie listy oraz wiadomości e-mail standardowo po wysłaniu zostają umieszczone w archiwum w celu późniejszego wykorzystania. Archiwum to jest zupełnie niezależne od programu Outlook, Windows Live Mail itp.

W Archiwum korespondencji e-mail program zapisuje informacje na temat tego co i kiedy zostało wysłane z danego komputera. W każdej chwili można sprawdzić listę odbiorców do których list został wysłany i dodać ich na listę tymczasowych blokad aby ponownie nie wysłać do nich mailingu. Program AnoMail nie zapisuje wysłanych wiadomości w Państwa skrzynce pocztowej w folderze Elementy wysłane bo mogłoby to doprowadzić do zapchania konta e-mail u dostawcy poczty.

Archiwum korespondencji e-mail
Archiwum wysyłek e-mail

Wznawiaj wysyłkę do tych co nie odpowiedzieli lub odpisali

Korzystając z archiwum można wznawiać wysyłkę do osób, które już otrzymały wiadomość i powołać się na poprzedniego maila. Aby uzyskać dostęp do dodatkowych funkcji należy nacisnąć przycisk Dodatkowe działania i potem wybrać np. Przygotuj odpowiedź na wysłany list. Ta funkcja przydatna jest w cold mailingach i pozwala odwołać się do Państwa poprzedniej wiadomości.

Ponadto głównym oknie AnoMail można kliknąć przycisk Sprawdź listę i wybrać Na podstawie braku odpowiedzi na mailing. Ta funkcja pozwoli wznowić mailing do tych odbiorców, którzy nie odpowiedzieli na wcześniejszego maila. W związku z tym możecie Państwo zaplanować serię wiadomości do tych osób, które zareagowały na Państwa maila lub nie zareagowali.

Pokrewny temat: Follow-up czyli ponawianie wysyłek do odbiorców

Archiwum korespondencji e-mail
Podręczne menu z szeregiem funkcji do ponawiania wysyłki lub sprawdzeniem do kogo została wysłana

Archiwum wysyłek e-mail z AnoMail

Aby uzyskać dostęp do Archiwum wysłanej korespondencji e-mail w głównym oknie programu AnoMail należy nacisnąć przycisk Archiwum, w którym domyślnie zapisywane są wszystkie listy.

Listy posortowane są wg daty wysłania. Najstarsze wiadomości znajdują się na początku listy. Aby usunąć wybranego maila należy ustawić się na nim i nacisnąć klawisz Delete lub prawy klawisz myszki i wybrać Usuń wybrany list e-mail. Dodatkowo można skasować całą zawartość archiwum naciskając prawy klawisz myszki i wybierając Skasuj całą zawartość.

W Archiwum można także sprawdzić do kogo został wysłany określony list (użyj prawego klawisza myszki) lub szukać listów po adresie e-mail. Dodatkowo jeżeli użytkownik chce wyświetlić archiwalny list wystarczy kliknąć na nim dwa razy lewym klawiszem myszki lub ewentualnie nacisnąć prawy klawisz myszki i wybrać funkcję Pokaż do kogo wysłano ten list…

Historia wysyłek chroni przed ponowieniem wysyłki

Warto także zapoznać się z historią mailingu dostępną w głównym oknie programu pod przyciskiem Historia. Historia mailingu służy do zapamiętywania adresów e-mail odbiorców do których już coś wysłaliśmy. Niezależnie  od tego co zostało wysłane program AnoMail nie pozwoli do danej osoby wysłać maila ponownie.

Przydaje się to w przypadku wysyłania z AnoMail zapytań o możliwość przesłania oferty. Importując do programu nową bazę adresów e-mail nie musimy martwić się czy zapytanie do „Kowalskiego” nie zostanie wysłane ponownie bo jego adres znalazł się w bazie do której mailing wysyłaliśmy w zeszłym tygodniu. 

Historia korespondencji e-mail w programie Anomail

Historia e-mailingu czyli historia adresów e-mail to funkcja, dzięki której program zapamiętuje do kogo wysłali Państwo mailing i nie zezwala na ponowną wysyłkę. Funkcja przydaje się w przypadku seryjnych wysyłek e-mail w których chcemy mieć pewność, że nie wyślemy dwa razy tego samego listu do tego samego odbiorcy.

Z tej funkcji korzystamy w sytuacji, gdy wysyłamy mailing do wielu grup wysyłkowych i nie chcemy aby ten sam e-mail trafił do osoby, której adres e-mail może znajdować się w wielu grupach wysyłkowych.

Historię e-mailingu włączamy w ustawieniach programu. W tym celu klikamy przycisk Ustawienia i wybieramy opcję Masowej korespondencji a następnie klikamy zakładkę Historia korespondencji. Historia „pamięta” adresy nawet po zamknięciu programu AnoMail.

Załóżmy, że wysyłasz zapytanie do wszystkich grup wysyłkowych jakie posiadasz w firmie i nie chcesz się martwić czy któryś z odbiorców, do których wysłałeś pocztę w poniedziałek znajdzie się w grupie, do której chcesz wysyłać pocztę np. w piątek to historia idealnie nadaje się do zablokowania wysyłki do kogoś kto już otrzymał pocztę.

Patrz także: Sprawdzanie kto odpowiedział na wysłaną wiadomość

Co z ponowną wysyłką poczty do tych samych odbiorców?

Jeżeli ponownie chcesz wysłać mailing do tych osób, które już otrzymały listy od Ciebie, to kliknij przycisk Historia i wybierz Wyczyść aktualną historię adresów. Po usunięciu adresów program AnoMail od nowa będzie zapamiętywał do kogo wysyłany jest e-mailing. Historię adresów można zapisać do późniejszego wykorzystania klikając przycisk Historia a następnie wybierając Pokaż lub Zapisz historię e-mailingu.

W celu odczytania zapisanej uprzednio historii kliknij przycisk Historia i wybierz Odczytaj z pliku historię adresów… . Ewentualnie użyj funkcji Usuń z historii adresy z listy wysyłkowej, dzięki temu będzie można wysłać raz jeszcze mailing do tych samych osób, które zostały zapamiętane w historii korespondencji.

Historię mailingu testowano na grupie około miliona adresów e-mail. Wraz z przyrostem wielkości historii adresów na starszych komputerach może nastąpić spowolnienie pracy programu związane z koniecznością przetworzenia dużej ilości danych. Ponadto przy włączonej funkcji historii ponowna wysyłka na podane adresy zakończy się fiaskiem.

Wspólne archiwum dla wszystkich pracowników

Domyślnie każda wysyłana wiadomość z AnoMail jest zapisywana w komputerze na którym zainstalowany program. W razie potrzeby można w firmie utworzyć wspólne archiwum wszystkich wysyłek. W tym celu tworzy się na dysku sieciowym folder np. Kopie-Wysyłek a następnie naciska na przycisk Archiwum. Później można wyeksportować archiwum wysłanych wiadomości.

Z racji tego, że ta funkcja działa na żądane czyli np. raz w tygodniu każdy z pracowników powinien wykonać eksport i import wiadomości z archiwum. Potem w Archiwum można kliknąć Menu Plik i wybrać funkcję do wyszukiwania np. adresu e-mail aby sprawdzić co do niego zostało wysłane przez różnych pracowników.

Patrz także: Synchronizacja błędnych adresów e-mail z tzw. zwrotek

Tymczasowa blokada wysyłki na wybrane adresy

Podobną funkcjonalność jak historia mailingu oferuje funkcja Tymczasowa blokada wysyłki dostępna pod przyciskiem Historia -> Tymczasowa blokada wysyłki. Używana jest w sytuacji, w której mamy wczytaną do programu grupę adresów e-mail i tylko do części z nich nie chcemy wysłać mailing.

W takim przypadku klikamy Historia -> Tymczasowa blokada wysyłki  i wprowadzamy adresy e-mail na jakie korespondencja nie powinna być wysłana. Ta funkcja pamięta adresy na jakie nie wolno wysyłać e-mailingu do momentu zamknięcia programu lub przejścia do Tymczasowa blokada wysyłki i kliknięcia Adresy ->Wyczyść listę adresów.

Z tej funkcji możemy skorzystać na przykład w sytuacji, gdy wysłaliśmy zapytanie o możliwość przesłania oferty do wszystkich odbiorców z grupy adresowej. Załóżmy, że część z nich odpowiedziała, że chcą otrzymać ofertę. Ich adresy dodajemy do listy tymczasowo blokowanych adresów e-mail (Historia -> Tymczasowa blokada wysyłki) i dzięki temu wysyłając ponownie zapytanie o możliwość przesłania oferty do grupy odbiorców, AnoMail pominie tych adresatów, którzy już wcześniej wyrazili zgodę.

Jeżeli na jakiś adres e-mail nie powinno wysyłać się mailingu to należy go dodać do listy zastrzeżonej. Dzięki temu nigdy korespondencja nie zostanie wysłana na ten adres. Ponadto jeżeli chcesz przenieść historię i adresy zastrzeżone na inny komputer to np. skorzystaj z funkcji Zapisu sesji dostępnej w głównym oknie programu.

Inne artykuły związane z wysyłką mailingu: