Personalizacja nazwy załącznika

na potrzeby seryjnej wysyłki e-mail

Personalizacja nazwy załącznika​

Chcecie aby Wasz odbiorca widział załącznik z nazwą taką jak jego nazwisko lub nazwa firmy? Nie ma problemu, personalizacja nazwy załącznika to jedna z funkcjonalności programu AnoMail. Funkcja umożliwia zmianę nazwy pliku, jaką zobaczy u siebie odbiorca wiadomości. Dzięki temu możecie dopasowywać nazwy załączników pod konkretnego adresata co zwiększy skuteczność Waszych wysyłki.

Każdy może otrzymać inny załącznik z własną nazwą

Program AnoMail w opcji Premium pozwala na personalizację załączników. To oznacza, że każdy odbiorca może otrzymać dowolną ilość załączników przeznaczonych tylko dla niego. W niektórych przypadkach istnieje potrzeba zmiany nazwy dołączonego pliku. Chodzi o to aby odbiorca listu widział inną nazwę pliku niż ta, która macie Państwo na dysku.

Zmiana nazwy załącznika widocznego u odbiorcy

Dla przykładu na dysku Waszego komputera znajduje się faktura o nazwie 12345.pdf a klient powinien zobaczyć nazwę np. Kowalski FV kwiecień 2022.pdf. W takim przypadku należy przejść do Edytora Kontaktów i wczytać bazę adresową z polami personalizacji. Szczególne w kolumnie „Nazwa załącznika” wprowadzić nazwę pliku jaka ma pojawić się u odbiorcy. Ewentualnie wykorzystać pole personalizacji #NZW# czyli nazwisko i utworzyć nazwę np. #NZW# FV kwiecień 2022.pdf.

Pełne nazwy plików można wcześniej przygotować np. w programie Microsoft Excel lub utworzyć z wykorzystaniem pól personalizacji dostępnych w AnoMail. Więcej o możliwościach personalizacji napisano na naszym blogu w artykule pt. Pełna personalizacja z wykorzystaniem pól personalizacji.

Sprawdź Menu Widok i Ustawienia Edytora kontaktów

Gdyby kolumna z nazwą załącznika nie była wyświetlana to należy przejść do Menu Widok i włączyć wyświetlanie wspomnianej kolumny. Dodatkowo w ustawieniach Edytora kontaktów można włączyć funkcję Bezpośrednia edycja rekordu.

Dzięki tej funkcji, metodą kopiuj-wklej, można wprowadzić takie nazwy załączników jakie Państwo chcecie. W powyższym przykładzie pokazano użycie pola personalizacji #FMA#, które w trakcie wysyłki zamieniane jest na właściwą nazwę firmy.

Automatyczne rozpoznawanie typu pliku

Oprogramowanie AnoMail pozwala personalizować załączniki oraz zmieniać ich nazwy w trakcie wysyłki. Jeżeli chcecie Państwo aby odbiorca zobaczył inną nazwę pliku to należy przejść do Edytora Kontaktów i w kolumnie #NPZ# (nazwa pliku załącznika) można wprowadzić własną nazwę np. faktura za lipiec 2022. Nie trzeba podawać rozszerzenia pliku np. PDF bo program sam doda odpowiednie rozszerzenie na podstawie typu pliku, który zostanie przypisany do odbiorcy.

Funkcja automatycznej zmiany nazwy działa tylko w przypadku załączania jednego pliku. Jeżeli przypisali Państwo do danego odbiorcy kilku plików to program ignoruje dane jakie wprowadzicie do kolumny „Nazwa pliku załącznika” (#NPZ#).

Szyfrowanie poufnych załączników

W niektórych przypadkach gdy chcecie wysłać poufne załączniki to należy je przed wysłaniem zabezpieczyć przy użyciu zewnętrznego oprogramowania lub skorzystać z funkcji Ochrony spersonalizowanych załączników. Funkcja dostępna jest w głównym oknie programu AnoMail pod przyciskiem Ustawienia. Dzięki niej można zaszyfrować załącznik indywidualnymi hasłami przypisanymi do odbiorców wiadomości.

Idealne rozwiązanie do wysyłania poufnych informacji

Program tworzy archiwum ZIP, w którym umieszcza wszystkie wskazane przez Państwa załączniki. Następnie szyfruje archiwum bezpiecznym algorytmem AES-256. W ten sposób można wysyłać PITy, dane medyczne i inne dokumenty, które muszą być chronione przed dostępem osób niepowołanych.

Do otwarcia archiwum ZIP przez użytkownika wymagane będzie podanie hasła, który powinni Państwo dostarczyć innym kanałem niż e-mail. W ostateczności można wykorzystać unikalny numer klienta lub numer PESEL.

Oczywiście w razie potrzeby nazwa archiwum ZIP może być dodatkowo personalizowana czyli w nazwie można stosować pola korespondencji seryjnej. Na przykład wpisując Dokumenty dla #FMA# komputer utworzy nazwę pliku Dokumenty dla Firma XYZ.zip. Pole personalizacji o nazwie #FMA# zostanie zastąpione nazwą firmy odbiorcy.

Personalizacja i ochrona dokumentów PDF

Gdyby okazało się na potrzebujecie utworzyć oraz wysłać certyfikaty ukończenia szkolenia zawierające dane osobowe i Wasz inspektor ochrony danych osobowych nalegał aby dokumenty wysyłane poprzez pocztę elektroniczną były zabezpieczone, to AnoMail potrafi to zrobić.

W tym przypadku w Ustawieniach programu znajdziecie funkcję do Generowania kuponów i dokumentów PDF, którą przedstawiono na poniższym rysunku. Przy jej pomocy na obrazek stanowiący tło można nakładać dane odbiorcy np. Imię i nazwisko, numer dokumentu itp. Ta funkcjonalność może być wykorzystana do wysyłania zaproszeń lub biletów z wypełnionymi danymi odbiorcy.

AnoMail utworzy dokument PDF i doda go do załącznika wiadomości e-mail. Gdy włączymy funkcję Wymagaj indywidualnego hasła do otwarcia pliku PDF, to AnoMail zabezpieczy dokument indywidualnym hasłem wymaganym do otwarcia pliku.

Personalizacja nazwy załącznika to nie wszystko: