Obowiązek informacyjny
klauzula RODO w emailingu
Co to jest obowiązek informacyjny?
W przypadku gdy kupujecie Państwo bazy adresów e-mail lub samodzielnie zbieracie adresy e-mail potencjalnych klientów stajecie się administratorem zbioru danych osobowych i należy dopełnić obowiązku informacyjnego czyli przekazać osobom, których dane przetwarzacie tzw. klauzuli informacyjnej.
Obowiązek informacyjny nakłada na administratora danych konieczność poinformowania osoby, której dane są zbierane, o różnych aspektach ich przetwarzania. Należy podać informacje dotyczące tożsamości administratora, jego danych kontaktowych oraz ewentualnie inspektora ochrony danych. Osoba musi być także poinformowana o celach przetwarzania danych, podstawach prawnych tego działania oraz odbiorcach, którym dane mogą być ujawnione.
Dodatkowo, o ile ma zastosowanie, trzeba podać informacje o przekazywaniu danych poza Unię Europejską, okresie ich przechowywania, a także o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą. Administrator powinien również wyjaśnić, czy przekazanie danych jest obowiązkowe czy dobrowolne oraz informować o ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji na podstawie tych danych.
Klauzula informacyjna RODO w stopce maila
W sytuacji, gdy dane osobowe są zbierane ze stron internetowych, a nie bezpośrednio od danej osoby, należy poinformować również o kategoriach danych oraz ich źródle pochodzenia. W praktyce administratorzy często realizują ten obowiązek poprzez umieszczanie klauzuli informacyjnej w stopce maila lub w formie odnośników do polityki prywatności dostępnej na stronie internetowej firmy. Dzięki temu osoby, których dane przetwarzacie, będą poinformowane, co dzieje się z informacjami o nich w Państwa firmie.
Najprościej klauzulę informacyjną można dodać do stopki maila. W tym celu trzeba wybrać odpowiedni szablon i na końcu maila wpisać własną klauzulę RODO lub nacisnąć przycisk Generator AI i poprosić sztuczną inteligencję aby wygenerowała dla Państwa tekst klauzuli informacyjnej.
Zakup bazy a obowiązek informacyjny
W przypadku gdy zdecydujecie się na zakup bazy adresów e-mail stajecie się ich administratorem. Dlatego przed zakupem należy upewnić się, że sprzedawca zgromadził dane zgodnie z obowiązującym prawem oraz posiadał prawo do ich przetwarzania, a zwłaszcza jeżeli w bazie znajdują się dane osobowe. Ważne jest, aby sprzedawca mógł udowodnić, że uzyskał zgody od wszystkich osób w bazie na przekazanie ich danych do celów marketingowych.
Po nabyciu bazy danych, firma staje się jej administratorem i będzie odpowiedzialna za przestrzeganie obowiązków wynikających z RODO względem osób, których dane posiada. Przed podjęciem decyzji o zakupie, należy sprawdzić, czy wszelkie obowiązki informacyjne wobec osób, których dane są przetwarzane, zostały już spełnione.
Najpierw zgoda a dopiero potem informacja handlowa
Przypominamy, że zgodnie z prawem nie można wysyłać informacji handlowych do osób fizycznych lub prawnych bez pozyskania ich wcześniejszej zgody. Zgody możemy pozyskać stosując się do zasad pisania zimnych maili czyli wykorzystując cold mailing.
Jakie dane zamieścić w klauzuli informacyjnej?
Po nabyciu bazy danych, nowy właściciel staje się administratorem wszystkich danych osobowych zawartych w bazie. Zwykle oznacza to konieczność poinformowania odbiorców o przetwarzaniu ich danych poprzez dostarczenie im odpowiedniej klauzuli informacyjnej, którą jak wspomniano można dodać do stopki maila.
Nowy administrator ma obowiązek zamieścić w klauzuli RODO następujące informacje:
- Kto jest administratorem danych czyli dane identyfikacyjne oraz kontaktowe do Państwa firmy.
- Cele, dla których dane są przetwarzane, jak również prawne podstawy tego przetwarzania.
- Zakres oraz kategorie danych osobowych, które są przetwarzane.
W stopce wiadomości e-mail można zamieścić taka oto klauzulę:
Państwa dane osobowe zawarte w niniejszej korespondencji elektronicznej są przetwarzane przez administratora danych, którym jest [Nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [Dane adresowe].
Dane te są przetwarzane w celu prowadzenia z Państwem korespondencji oraz udzielania odpowiedzi na zapytania; dokumentowania ustaleń wynikających z naszej komunikacji; realizacji umowy, której są Państwo stroną lub mogą być stroną, lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem; kontaktowania się w ramach realizacji umów, których Państwo bezpośrednio nie dotyczą, ale w których kontekście posiadamy Państwa dane.
Ponadto przetwarzanie danych realizowane jest także w celu kontroli i poprawy jakości świadczonych usług, w tym rozpatrywania reklamacji; wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności związanych z rozliczeniami i rachunkowością; oraz ochrony przed roszczeniami bądź ich dochodzenia.
Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie danych. Istnieje także możliwość wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeśli uznają Państwo, że Państwa dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
Starajcie się nie kopiować stopek z maili, które otrzymujecie od innych osób, bo każda „szablonowa” stopka pisana na podstawie internetowego wzoru jest łatwo wykrywana przez filtry antyspamowe i to może zaważyć na tym czy Wasz list trafi do spamu czy dotrze do skrzynki pocztowej odbiorcy.
Dlatego lepszym rozwiązaniem jest kliknięcie przycisku Generator AI i wygenerowanie własnej stopki RODO z danymi Waszej firmy. Każde użycie sztucznej inteligencji tworzy nieco inną treść więc Wasza klauzula RODO nie będzie taka sama jak u innych nadawców.
Prawo Komunikacji Elektronicznej Artykuł 398
Dnia 10 listopada 2024 r. weszły w życie nowe przepisy PKE (Prawo Komunikacji Elektronicznej), które wprowadzają jednolite zasady w zakresie uzyskiwania zgód na marketing bezpośredni oraz przesyłanie informacji handlowych. Zgodnie z artykułem 398 PKE, każda forma marketingu bezpośredniego wymaga uzyskania odpowiedniej zgody od abonenta lub użytkownika końcowego, niezależnie od wybranego kanału komunikacyjnego (telefon, e-mail, SMS). To oznacza, że na kontakt handlowy poprzez e-mail oraz SMS musimy pozyskać odrębne zgody.
Przepisy mają na celu uproszczenie procedur, lecz jednocześnie stawiają wyższe wymagania co do precyzji i szczegółowości zgód. Ważną zmianą w porównaniu do wcześniejszych regulacji jest także rozszerzenie ochrony, która obejmuje teraz nie tylko osoby fizyczne, ale również prawne, co jest istotne w kontekście komunikacji między przedsiębiorstwami (B2B).
Od 10 listopada 2024 r. kwestie zgody na marketing bezpośredni są regulowane przez art. 398 ustawy PKE, zastępując dotychczasowe regulacje z Prawa telekomunikacyjnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dotychczas zebrane zgody pozostają ważne, pod warunkiem, że były zebrane prawidłowo.
Podziel bazę na adresy ogólne i prywatne
Dzięki programowi AnoMail i funkcji Klasyfikator adresów RODO można w prosty sposób uporządkować bazę kontaktów, dzieląc ją na adresy o charakterze ogólnym, takie jak kontakt@, biuro@ czy info@, oraz adresy e-mail będące danymi osobowymi, np. imienne skrzynki pracowników.
Powyższe rozróżnienie jest istotne z punktu widzenia zgodności z przepisami RODO, gdyż umożliwia właściwe przetwarzanie danych w zależności od ich charakteru. Co więcej, klasyfikacja adresów pozwala dopasować treść wysyłanych wiadomości do rodzaju odbiorcy. Inny przekaz kierowany jest na ogólne adresy firmy, a inny do konkretnej osoby np. pracowników.
Dzięki Klasyfikatorowi adresów (RODO) możliwe jest zwiększenie skuteczności kampanii mailingowych oraz uzyskanie wyższej konwersji, ponieważ spersonalizowane wiadomości są lepiej odbierane i częściej prowadzą do nawiązania kontaktu lub zakupu.
Polecany temat: Jak nie zaspamować adresów firmy w tej samej domenie?
Sprawdzenie aktualności adresu e-mail
Program AnoMail w opcji licencji Premium wyposażono w szereg funkcji pozwalających ustalić czy adres pocztowy odbiorcy jest nadal aktywny. Dla przykładu klikając przycisk Sprawdź maile można skorzystać z funkcji Sprawdź aktualność firmowej skrzynki e-mail. Jak sama nazwa sugeruje przy pomocy tej funkcji można sprawdzić czy adres e-mail w domenie formowej odbiorcy jest aktywny.
Weryfikacja adresów e-mail odbywa się przed wysyłką maili. Dodatkowo AnoMail jest zintegrowany z usługa Emailable, która ocenia jakość adresów i pokazuje które e-maile są aktywne i przyjmują pocztę a do kogo lepiej nie wysyłać mailingu bo ma zapchaną skrzynkę pocztową.
Wybrane tematy związane z wysyłką e-mailingu:
Integracja AnoMail z ProFlow (mini CRM i ITS) do obsługi zapytań od klientów
AnoMail został zintegrowany z systemem ProFlow, co otwiera nowe możliwości i zapewnia jeszcze bardziej efektywną obsługę klientów. W skrócie integracja polega na tym, że wysyłacie masową korespondencję z AnoMail a w ProFlow obsługujecie odpowiedzi i zgłoszenia od potencjalnych klientów
Personalizacja newslettera w programie mailingowym
Personalizacja newslettera to jedna z wielu funkcji programu AnoMail dzięki, której można znacznie zwiększyć skuteczność swoich wysyłek marketingowych.
Deduplikacja lub podział adresów z osobnego pliku
Deduplikacja lub podział adresów z osobnego pliku jest to kolejna funkcja służąca do porządkowania baz adresowych w programie AnoMail. Dostęp do niej uzyskujecie Państwo po naciśnięciu przycisku Porządkuj, który znajduje się w module wysyłkowym AnoMail.
