Obowiązek informacyjny
klauzula RODO w emailingu
Co to jest obowiązek informacyjny?
W przypadku gdy kupujecie Państwo bazy adresów e-mail lub samodzielnie zbieracie adresy e-mail potencjalnych klientów stajecie się administratorem zbioru danych osobowych i należy dopełnić obowiązku informacyjnego czyli przekazać osobom, których dane przetwarzacie tzw. klauzuli informacyjnej.
Obowiązek informacyjny nakłada na administratora danych konieczność poinformowania osoby, której dane są zbierane, o różnych aspektach ich przetwarzania. Należy podać informacje dotyczące tożsamości administratora, jego danych kontaktowych oraz ewentualnie inspektora ochrony danych. Osoba musi być także poinformowana o celach przetwarzania danych, podstawach prawnych tego działania oraz odbiorcach, którym dane mogą być ujawnione.
Dodatkowo, o ile ma zastosowanie, trzeba podać informacje o przekazywaniu danych poza Unię Europejską, okresie ich przechowywania, a także o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą. Administrator powinien również wyjaśnić, czy przekazanie danych jest obowiązkowe czy dobrowolne oraz informować o ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji na podstawie tych danych.
Klauzula informacyjna RODO w stopce maila
W sytuacji, gdy dane osobowe są zbierane ze stron internetowych, a nie bezpośrednio od danej osoby, należy poinformować również o kategoriach danych oraz ich źródle pochodzenia. W praktyce administratorzy często realizują ten obowiązek poprzez umieszczanie klauzuli informacyjnej w stopce maila lub w formie odnośników do polityki prywatności dostępnej na stronie internetowej firmy. Dzięki temu osoby, których dane przetwarzacie, będą poinformowane, co dzieje się z informacjami o nich w Państwa firmie.
Najprościej klauzulę informacyjną można dodać do stopki maila. W tym celu trzeba wybrać odpowiedni szablon i na końcu maila wpisać własną klauzulę RODO lub nacisnąć przycisk Generator AI i poprosić sztuczną inteligencję aby wygenerowała dla Państwa tekst klauzuli informacyjnej.
Zakup bazy a obowiązek informacyjny
W przypadku gdy zdecydujecie się na zakup bazy adresów e-mail stajecie się ich administratorem. Dlatego przed zakupem należy upewnić się, że sprzedawca zgromadził dane zgodnie z obowiązującym prawem oraz posiadał prawo do ich przetwarzania, a zwłaszcza jeżeli w bazie znajdują się dane osobowe. Ważne jest, aby sprzedawca mógł udowodnić, że uzyskał zgody od wszystkich osób w bazie na przekazanie ich danych do celów marketingowych.
Po nabyciu bazy danych, firma staje się jej administratorem i będzie odpowiedzialna za przestrzeganie obowiązków wynikających z RODO względem osób, których dane posiada. Przed podjęciem decyzji o zakupie, należy sprawdzić, czy wszelkie obowiązki informacyjne wobec osób, których dane są przetwarzane, zostały już spełnione.
Najpierw zgoda a dopiero potem informacja handlowa
Przypominamy, że zgodnie z prawem nie można wysyłać informacji handlowych do osób fizycznych lub prawnych bez pozyskania ich wcześniejszej zgody. Zgody możemy pozyskać stosując się do zasad pisania zimnych maili czyli wykorzystując cold mailing.
Jakie dane zamieścić w klauzuli informacyjnej?
Po nabyciu bazy danych, nowy właściciel staje się administratorem wszystkich danych osobowych zawartych w bazie. Zwykle oznacza to konieczność poinformowania odbiorców o przetwarzaniu ich danych poprzez dostarczenie im odpowiedniej klauzuli informacyjnej, którą jak wspomniano można dodać do stopki maila.
Nowy administrator ma obowiązek zamieścić w klauzuli RODO następujące informacje:
- Kto jest administratorem danych czyli dane identyfikacyjne oraz kontaktowe do Państwa firmy.
- Cele, dla których dane są przetwarzane, jak również prawne podstawy tego przetwarzania.
- Zakres oraz kategorie danych osobowych, które są przetwarzane.
W stopce wiadomości e-mail można zamieścić taka oto klauzulę
Państwa dane osobowe zawarte w niniejszej korespondencji elektronicznej są przetwarzane przez administratora danych, którym jest [Nazwa firmy] z siedzibą pod adresem [Dane adresowe].
Dane te są przetwarzane w celu prowadzenia z Państwem korespondencji oraz udzielania odpowiedzi na zapytania; dokumentowania ustaleń wynikających z naszej komunikacji; realizacji umowy, której są Państwo stroną lub mogą być stroną, lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem; kontaktowania się w ramach realizacji umów, których Państwo bezpośrednio nie dotyczą, ale w których kontekście posiadamy Państwa dane.
Ponadto przetwarzanie danych realizowane jest także w celu kontroli i poprawy jakości świadczonych usług, w tym rozpatrywania reklamacji; wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności związanych z rozliczeniami i rachunkowością; oraz ochrony przed roszczeniami bądź ich dochodzenia.
Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie danych. Istnieje także możliwość wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeśli uznają Państwo, że Państwa dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
Prawo Komunikacji Elektronicznej Artykuł 398
Dnia 10 listopada 2024 r. weszły w życie nowe przepisy PKE (Prawo Komunikacji Elektronicznej), które wprowadzają jednolite zasady w zakresie uzyskiwania zgód na marketing bezpośredni oraz przesyłanie informacji handlowych. Zgodnie z artykułem 398 PKE, każda forma marketingu bezpośredniego wymaga uzyskania odpowiedniej zgody od abonenta lub użytkownika końcowego, niezależnie od wybranego kanału komunikacyjnego (telefon, e-mail, SMS). To oznacza, że na kontakt handlowy poprzez e-mail oraz SMS musimy pozyskać odrębne zgody.
Przepisy mają na celu uproszczenie procedur, lecz jednocześnie stawiają wyższe wymagania co do precyzji i szczegółowości zgód. Ważną zmianą w porównaniu do wcześniejszych regulacji jest także rozszerzenie ochrony, która obejmuje teraz nie tylko osoby fizyczne, ale również prawne, co jest istotne w kontekście komunikacji między przedsiębiorstwami (B2B).
Od 10 listopada 2024 r. kwestie zgody na marketing bezpośredni są regulowane przez art. 398 ustawy PKE, zastępując dotychczasowe regulacje z Prawa telekomunikacyjnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dotychczas zebrane zgody pozostają ważne, pod warunkiem, że były zebrane prawidłowo.
Wybrane tematy związane z wysyłką e-mailingu:
Analizator adresów z serwerów Google 🤔 Kto korzysta z GMail?
Funkcja Analizator adresów e-mail z serwerów Google dostępna jest w głównym oknie programu pod przyciskiem Sprawdź listę i umożliwia wykrycie na Państwa liście wysyłkowej tych adresów e-mail które obsługiwane są przez serwery Google min. (Gmail).
Dystrybucja kuponów rabatowych poprzez e-mail
AnoMail ułatwia dystrybucję kuponów i kodów rabatowych za pośrednictwem wiadomości e-mail. Każdy odbiorca otrzymuje indywidualny załącznik w formacie PDF z kuponem zawierającym dane adresata np. imię i nazwisko.
Follow up czyli ponowienie wysyłki do wybranych odbiorców
Follow-up to element automatyzacji e-mail marketingu, który pozwala zaplanować kilka wysyłek do odbiorców. Najczęściej taką funkcjonalność można spotkać w abonamentowych systemach online, które działają 24 godziny na dobę na serwerze dostawcy systemu mailingowego.
