Korespondencja seryjna e-mail
Spersonalizowana wysyłka email
Korespondencja seryjna e-mail w AnoMail
Program AnoMail począwszy od wersji z 2020 r. oferuje możliwość personalizacji określaną w branży jako korespondencja seryjna e-mail, która wykorzystuje pola personalizacji takie jak imię (#IME#), nazwisko (#NZW#), nazwa firmy (#FMA#), unikalny numer klienta (#KNT#) itp. Bazę adresową można tworzyć bezpośrednio w programie AnoMail lub np. Microsoft Excel itp. Dzięki temu można wykorzystać dynamiczną zawartość aby zwiększyć skuteczność swoich wysyłek.
Korespondencja seryjna e-mail to metoda tworzenia treści wiadomości e-mail o takiej samej treści różniącej się jedynie zawartością kluczowych pól personalizacji, które są automatycznie wypełniane treścią pobieraną z bazy danych odbiorców, do których kierowana jest korespondencja e-mail. W razie potrzeby można personalizować grafikę czyli każdy odbiorca zobaczy inny obrazek dopasowany do niego.
Na podobnej zasadzie jak korespondencja seryjna w programie Microsoft Word tworzy się wzór listu ze specjalnymi polami personalizacji np. #IME#. AnoMail zamieni to pole na imię odbiorcy listu. W odróżnieniu od korespondencji seryjnej w programie Word, AnoMail potrafi odmieniać imiona przez przypadki. Dzięki temu możecie Państwo przygotowywać bardzo spersonalizowane treści zależne od odbiorców i wykorzystać je w tzw. cold mailingach.
Pseudopersonalizacja masowej wysyłki
Osoby, które wysyłają wiadomości do baz danych zawierających wyłącznie adresy e-mail, mogą skorzystać z pseudopersonalizacji. Jest to przydatne gdy nie dysponuje się imionami, nazwiskami ani nazwami firm odbiorców, czyli gdy nie można zastosować pełnej personalizacji.
Pseudopersonalizacja pozwala wstawić do treści wiadomości fragmenty wyciągnięte z adresu e-mail, np. nazwę konta lub domenę. Dzięki temu każda wiadomość staje się nieco inna, co sprawia, że listy nie wyglądają identycznie i zmienia się sygnatura e-maila w oczach filtrów antyspamowych. Taka technika zwiększa szansę na to, że wiadomość trafi do skrzynki odbiorczej, a nie do spamu, oraz poprawia odbiór komunikacji przez odbiorców, choć nie daje takiego efektu jak prawdziwa personalizacja, wciąż jest lepsza niż wysyłanie masowych, identycznych wiadomości.
W skrócie, pseudopersonalizacja to praktyczne rozwiązanie dla nadawców dysponujących ograniczonymi danymi. Pozwala na zindywidualizowanie komunikacji nawet wtedy, gdy brakuje szczegółowych informacji o odbiorcach, zwiększając tym samym skuteczność kampanii e-mailowej.
Zobacz: Jak tworzyć etykiety czyli zastępcze nazwy odbiorców?
Korespondencja seryjna e-mail
Korespondencja seryjna e-mail i Cold mailing
Cold mailing (zimny mail) to rodzaj korespondencji seryjnej email stosowanej przy pozyskiwaniu nowych kontaktów. Tak samo jak w korespondencji seryjnej z programu Word wykorzystuje się pola personalizacji aby sprawić wrażenie, że wiadomość jest wysłana tylko do jednej osoby i tylko specjalnie do niej. Program AnoMail potrafi do każdego odbiorcy zwracać się po imieniu lub nawet dla każdego odbiorcy wysłać inny załącznik email.
Najlepsze wyniki seryjnej wysyłce e-mail osiąga się, gdy wiadomości typu cold mail wysyłane są z wykorzystaniem pól personalizacji, które sprawiają wrażenie, że każdy list został przygotowany indywidualnie dla jednej osoby. Dzięki temu odbiorca czuje się zauważony, a wiadomość wygląda bardziej naturalnie i wiarygodnie, co znacząco zwiększa szanse na otwarcie maila, reakcję oraz skuteczność całej kampanii.
Pokrewny temat: Mailing reklamowy do firm
Treść e-mail dopasowana do odbiorcy listu
Każda osoba może od Państwa otrzymać spersonalizowany załącznik np. fakturę, ofertę z unikalnymi danymi, wezwanie do zapłaty lub inny dokument wygenerowany np. z Państwa programu do faktur. W programie AnoMail można także wykorzystywać podobnie jak w korespondencji seryjnej Word zwroty warunkowe zależne od płci np. „kupiła Pani” lub „kupił Pan”. Użycie personalizacji w wysyłce masowej e-mail zmienia sygnaturę antyspamową wiadomości a tym samym zmniejsza ryzyko kwalifikacji listu jako spam.
Patrz także: Różny tekst w zależności od płci adresata
Archiwum i historia korespondencji seryjnej email
Wiadomości zapisywane są w archiwum korespondencji więc w każdej chwili można sprawdzić jaka oferta i do kogo została wysłana. W razie potrzeby można włączyć także Historię wysyłki i wtedy program pamięta wszystkie adresy na jakie wysyłacie Państwo korespondencję seryjną i nie pozwoli wysłać maila ponownie do osoby, która go już otrzymała.
Pola personalizacji w korespondencji seryjnej
Dla osób bardziej wymagających można wykorzystać kilkanaście pól personalizacji, które pozwolą wstawić np. unikalne linki czyli dla każdego odbiorcy inne. Można także generować imienne kupony rabatowe, które AnoMail w pełni spersonalizuje i doda do załącznika lista w formacie pdf. Dzięki tej funkcjonalności każdy odbiorca (rekord w bazie) otrzyma inny kupon rabatowy z innym numerem, inną kwotą rabatu itd.
Oto przykładowe pola personalizacji:
- #EMAIL# – czyli e-mail odbiorcy wiadomości.
- #ETK# – tzw. Etykieta czyli pseudonim lub dowolna nazwa np. Drogi Klient lub Jan Kowalski
- #NZW# – czyli Nazwisko odbiorcy listu np. Kowalski
- #IME#– czyli Imię odbiorcy wiadomości np. Jan
- #WIM# – czyli Imię w wołaczu np. Janie
- #STN# – Stanowisko w organizacji np. Dyrektor
- #FMA# – Nazwa firmy lub organizacji
- #KNT# – czyli Numer klienta lub identyfikator abonenta w systemie CRM
- #RBT# – Pole do umieszczenia np. kwoty zniżki lub unikalnego kodu rabatowego zależnego od odbiorcy
- #OFR# – czyli Tekst ofertowy dopasowany do określonego odbiorcy przydatny w tzw. cold mailingu np. w zeszłym roku kupiłeś wycieczkę do Egiptu więc teraz proponujemy Ci wyjazd do Tunezji. Taki tekst powinien wygenerować Państwu Wasz marketingowiec z systemu CRM lub Microsoft Word.
- #LKN# – czyli Unikalny link tj. spersonalizowany odnośnik np. do strony internetowej z rabatem lub dokumentem do pobrania.
- #PP1# – Dodatkowe pole personalizacji nr 1 zawierające np. stan konta klienta, kwotę zaległości, wysokość nadpłaty itp.
- #LPZ# – Lokalizacja załącznika zależnego od odbiorcy np.: D:\Zalaczniki\FV123-Wrzesien2019.pdf. Komputer doda do załącznika plik o nazwie „FV123-Wrzesien2019.pdf”
- #NPZ# – Własna nazwa dla pliku załącznika, widoczna w mailu np. zestawienie-kowalski.pdf. Dzięki temu polu domyślna nazwa pliku na dysku nie musi być taka sama jak nazwa załącznika dołączonego do wiadomości
- #GEN# – Określenie płci odbiorcy. Wpisz cyfrę: „1” aby program wiedział, że odbiorcą listu jest Pan lub cyfrę „0” aby program wiedział, że odbiorcą jest Pani. Pozostaw pole puste gdy piszesz na ogólny adres firmy i wtedy program użyje odpowiednich zwrotów np. Państwo
Film: Jak personalizować pocztę e-mail?
Zabezpieczenie wysyłki seryjnej z pustymi polami
Oczywiście w przypadku użycia spersonalizowanej treści listu i wczytania do programu AnoMail bazy adresowej, która nie pokrywa się z polami personalizacji umieszczonymi w liście program AnoMail nie pozwoli do odbiorcy wysłać mailingu dopóki użytkownik nie uzupełni się brakujących pól.
W programie AnoMail mamy szereg funkcji pozwalających na uzupełnianie brakujących danych na podstawie samych adresów e-mail. Wystarczy w oknie edytora bazy kliknąć przycisk Uzupełnienia i wybrać stosowną funkcję np. rozpoznawanie imion i nazwisk z adresów e-mail.
Wysyłaj z imiennych kont pocztowych
Wysyłka masowej korespondencji e-mailowej z indywidualnych kont pocztowych np. adam.nowak@ zazwyczaj daje większą konwersję niż z adresów zbiorczych, takich jak biuro@ czy kontakt@. Dzieje się tak z kilku powodów.
Po pierwsze, personalizacja buduje zaufanie. Gdy odbiorca widzi, że wiadomość pochodzi od konkretnej osoby, jest bardziej skłonny uznać ją za autentyczną i godną uwagi. Osobisty adres e-mail sugeruje, że nadawca poświęcił czas, aby skontaktować się indywidualnie, co zwiększa prawdopodobieństwo pozytywnej reakcji.
Po drugie, imienne adresy e-mail mogą skuteczniej omijać filtry antyspamowe. Wielu dostawców usług pocztowych traktuje wiadomości z kont zbiorczych jako potencjalny spam, co może prowadzić do niższego wskaźnika dostarczalności. Personalne adresy mogą wyglądać mniej podejrzanie i tym samym zwiększać szanse na dotarcie do głównej skrzynki odbiorczej.
Kolejnym czynnikiem jest możliwość nawiązania relacji. Odbiorcy są bardziej otwarci na interakcję z konkretną osobą niż z bezosobowym podmiotem z adresu np. handlowy@. Imienne adresy zachęcają do odpowiedzi, pytania i nawiązywania dialogu, co może prowadzić do korzystnych wyników biznesowych.
Zobacz także: Personalizacja wysyłki do baz składających się z samych adresów
Inne tematy związane z korespondencją seryjną:
Webinary AnoMail – Zdalne spotkania i prezentacje
Dynamiczne kody qr z indywidualnymi danymi
