Sprawdzanie adresu email
przed wysyłką mailingu
Sprawdzanie adresu email przed wysłaniem
Zbieranie adresów email stało się kluczowym zadaniem dla każdego marketera lub właściciela firmy. Budując własne bazy adresowe w łatwy sposób można zainteresować potencjalnych klientów swoją ofertą. Ważne jest aby zebrane adresy były dobrej jakości i przede wszystkim aktualne. AnoMail we współpracy z Emailable oferuje możliwość sprawdzania adresu e-mail w trybie pojedynczym lub hurtowo.
Dzięki temu możecie Państwo wyeliminować nieaktualne adresy e-mai tzn. błędne adresy, zapchane skrzynki itd. Ze względów antyspamowych nie powinni Państwo wysyłać poczty na adresy, które generują odbicia czyli zwroty. Program potrafi usuwać nieaktualne adresy przed i po wysyłce z tzw. odbić.
Zobacz: Automatyczna obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty
Weryfikacja aktualności skrzynek pocztowych e-mail
Przed wysyłką można sprawdzić czy adres jest aktualny. Program może wykryć nie tylko czy konkretny adres jest aktualny (ang. Deliverable) ale także określić jego ocenę, od toksycznego (zgłaszającego spam) do dobrego (przyjmującego pocztę). Adresy z wysoką oceną nie generują odbić oraz zgłoszeń antyspamowych. Adresy z niską oceną są przyczyną miękkich odbić lub zgłoszeń antyspamowych.
Pokrewny temat: Wyszukiwanie adresów e-mail ze stron internetowych
Unikaj nieaktualnych adresów e-mail bo wpływają na ocenę nadawcy
Twarde i miękkie odbicia (ang. Bounces) są jednym z głównych powodów spadku reputacji nadawcy. Najczęściej wynikają z nieistniejącego adresu e-mail, zapchanej skrzynki, tymczasowego adresu lub zamkniętego konta. Im niższa reputacja nadawcy tym mniejsza szansa na dostarczenie poczty do skrzynki pocztowej odbiorcy. Dlatego używając funkcji o nazwie Zaawansowane narzędzie weryfikacji online można za jednym razem usunąć adresy, z którymi może być problem.
Statusy przy sprawdzaniu poprawności emaila
Po wybraniu funkcji Zaawansowane narzędzie weryfikacji, program AnoMail przesyła adresy e-mail do analizy w serwisie Emailable. Każdy z adresów po weryfikacji otrzymuje status: dostarczalny czyli dobry, ryzykowny, niedostarczalny oraz nieokreślony.
Poniżej znajduje się krótkie wyjaśnienie, co oznacza każdy ze statusów:
- Dostarczalny (Deliverable) – Dostawca poczty odbiorcy potwierdził, że adres e-mail istnieje więc wysyłka na ten adres jest bezpieczna.
- Ryzykowny (Risky) – Adres może spowodować odbicie lub niskie zaangażowanie. Ryzykowne adresy mają ustawione:
- Przyjmuj wszystkie (Accept All, Catch All) – właściciel domeny ustawił przyjmowanie poczty na wszystkie adresy e-mail i w ten sposób wykrywa mailingi reklamowe oraz wychwytuje spam. Nie zalecamy wysyłać zapytań lub zimnych maili na takie adresy.
- Zapchana skrzynka (Full Mailbox) – zazwyczaj jest to porzucona skrzynka, którą kiedyś ktoś używał a teraz już nie korzysta.
- Tymczasowy adres (Disposable) – odbiorca założył skrzynkę na chwile w serwisie z tymczasowymi adresami.
- Niedostarczalny (Undeliverable) – Adres jest albo składniowo niepoprawny, albo nie istnieje. Koniecznie należy go usunąć ze swojej bazy.
- Nieznany (Unknown) – Nie udało się otrzymać odpowiedzi od dostawcy usługi e-mail. Taki adres także zalecamy skasować.
Dokładna Weryfikacja adresów e-mail
Regularne czyszczenie listy mailingowej to dobra praktyka, aby zidentyfikować nieistniejące adresy email oraz usunąć ryzykownych odbiorców, których adresy są aktualne ale otrzymują dużo wiadomości więc zapewne Państwa maila zgłoszą jako spam. Idealnie byłoby gdyy liczba skarg na spam nie przekroczyła 0,1%. Oznacza to, że nie powinno być więcej niż pięć skarg na każde pięć tysięcy wysyłanych wiadomości.
Aby to osiągnąć, możesz używać narzędzi takich jak AnoMail (Emailabe) i identyfikować konta email użytkowników, którzy są bardziej skłonni oznaczyć wszystkie emaile jako spam. Dzięki temu Państwa wiadomości powinny trafić do skrzynek odbiorczych a po zakończonej wysyłce nie powinno być więcej niż 1% zwrotów tzw. odbić.
Regularnie sprawdzaj bazę i usuwaj wszystkie adresy z tzw. zwrotów
Pod przyciskiem Sprawdź maile znajduje się szereg funkcji pozwalających w pełni zweryfikować swoją bazę adresową przed wysyłką. Przed skorzystaniem z indywidualnej oceny zalecamy użyć funkcji Pokaż błędne adresy e-mail odbiorców, która na wstępie eliminuje stare adresy, które nie są podpięte pod skrzynki pocztowe.
Twarde odbicia (np. nie ma konta na serwerze) są jednym z głównych powodów spadku oceny nadawcy. Najczęściej wynikają one z nieistniejącego adresu, fałszywego maila lub zamkniętego konta. Regularne czyszczenie listy mailingowej to dobra praktyka, aby zidentyfikować nieistniejące adresy i usunąć je przed kolejną kampanią, zapobiegając tym samym niechcianym twardym i miękkim odbiciom.
Wsparcie Greylistingu w ocenie adresu
Greylisting to technika używana przez serwery pocztowe do ochrony przed spamem. Utrudnia także weryfikację poprawności adresów e-mail. Kiedy serwer odbiorcy otrzymuje wiadomość e-mail od nieznanego nadawcy, tymczasowo odrzuca ją, symulując błąd. Ten proces pozwala na filtrowanie niechcianych wiadomości, ponieważ wiele serwerów rozsyłających spam nie podejmuje ponownych prób.
Emailable jest przygotowany na taką okoliczność. Dlatego w pierwszej kolejności przy takim adresie ustawia status „Nieznany (Unknown)”. Następnie czeka kilka minut i próbuje ponownie ustalić aktualność adresu. W związku z tym przy dużych bazach warto odczekać co najmniej kilka minut zanim sprawdzicie wyniki. Dzięki temu uzyskacie ocenę cechującą się 99% zgodnością z rzeczywistością.
Zalecenia dot. weryfikacji bazy adresów e-mail
Posiadanie aktualnej i poprawnej listy odbiorców jest ważne dla skutecznej kampanii e-mail marketingowej. Jeśli Państwa odbiorcy nie otrzymują wiadomości bo wysyłacie pocztę na nieaktualne adresy to marnujecie nie tylko czas ale także pieniądze. Aby zapewnić wysoką dostarczalność musicie regularnie czyścić swoją bazę. AnoMail Wam w tym pomoże. Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących weryfikacji adresów e-mail:
- Wysyłanie wiadomości weryfikacyjnych: Przy zapisie do niewslettera powinniście stosować podwójna weryfikacja (double opt-in). Metoda double opt-in polega na wysyłaniu nowym subskrybentom wiadomości weryfikacyjnej, aby potwierdzili swój adres e-mail przed dodaniem ich do listy mailingowej. Umożliwia to unikanie błędnie wpisanych lub fikcyjnych adresów.
- Regularne czyszczenie bazy e-mail: pamiętaj, że adresy e-mail, które były aktywne kilka lat temu, mogą już dzisiaj nie być używane. Dlatego ważne jest, aby regularnie przeglądać i aktualizować swoją listę e-mail. Po każdej wysyłce używaj funkcji Usuń błędne adresy ze zwrotów własnych i wtedy program usunie z listy wysyłkowej wszystkie adresy generujące tzw. odbicia.
- Wykrywanie pułapek spamowych: Niektórzy informatycy mają „pułapki na spam” (spam trapy), które służą do wyłapywania spamu. Ważne jest, aby umieć identyfikować te pułapki i usuwać je ze swojej listy wysyłkowej. W tym celu używaj także funkcji Brak zgód na mailing.
- Ciągłe monitorowanie bazy danych: Im większa będzie Państwa baza, tym ważniejsze jest, aby była nieustannie monitorowana pod kątem potencjalnych problemów np. ryzykownych adresów, które kiedyś były dobre a teraz są zapchane lub zgłaszają spam.
Gwarancja dostarczalności i 99% poprawność oceny
Każdy z adresów e-mail oprócz statusu (dostarczalny, niedostarczalny, ryzykowny oraz nieznany) otrzymuje indywidualną punktację o 0 do 100 punktów. Adresy, które otrzymały 0 punktów są to adresy błędne lub nieznane i nie zalecamy wysyłać do nich żadnej poczty. Z kolei adresy, które otrzymały punktację od 90 do 100 punktów uznawane są za dobre, które objęte są gwarancją dostarczalności.
Usługa Emailable cechuje wysoką trafnością oceny prawidłowości adresu na poziomie 97% dotyczy kont pocztowych Microsoft (Office 365, Hotmail, MSN, Outlook, Live) i 99% trafności w przypadku innych dostawców poczty w tym GMail (Google).
Co to oznacza w praktyce? Jeżeli Emailable oceni, że adres jest dobry (Deliverable) a nie uda się do niego dostarczyć poczty ze względu na twarde odbicie np. adres nie istnieje, to Emailable zwraca Państwu zużyte kredyty na weryfikację adresów, które zostały źle ocenione.
Zobacz: Gwarancja dostarczalności (english version)
Emailable ocenia każdy adres e-mail
Po naciśnięciu przycisku Wykonaj (patrz powyższy rysunek), program AnoMail przekazuje bazę na serwery Emailable. Są one dokładnie weryfikowane i na wykresie przedstawiony jest wynik weryfikacji z podziałem na na aktualne adresy, do których można wysyłać pocztę. Adresy ryzykowne do których nie zalecamy wysyłek oraz adresy błędne które należy od razu usunąć z listy wysyłkowej.
Mogą też pojawić się adresy nieokreślone czyli nieznane. Nie udało się tych adresów ocenić z różnych powodów. Zazwyczaj takie adresy także nadają się do usunięcia. W opcjach programu możecie Państwo wybrać tryb usuwania adresów:
- Największa dostarczalność (zalecamy) – zostawia na liście wysyłkowej tylko aktualne adresy e-mail (Deliverable), które objęte są gwarancją dostarczalności oferowaną przez naszego partnera czyli Emailable.
- Średnia dostarczalność – zostawia na liście wysyłkowej adresy aktualne (Deliverable) oraz te, których statusu nie udało się ustalić tzw. nieokreślone (Unknown). My nie zalecamy wysyłać adresy nieznane (nieokreślone) bo najczęściej generują odbicia.
- Maksymalny zasięg – ten tryb powinien być stosowany tylko przy wysyłkach do stałych klientów, którzy czekają na Państwa oferty gdyż program usuwa z listy wysyłkowej tylko błędne adresy (Undeliverable) ale zostawia ryzykowne (Risky) oraz nieustalone (Unknown).
AnoMail przechowuje historię weryfikacji adresów e-mail
Gdy następnym razie wczytacie bazę, w której znajdą się adresy wcześniej oceniane tzn. takie które otrzymały status: niedostarczalny czyli zły (Undeliverable), ryzykowny (Risky) lub nieustalony (Unknown) to program nie wysyła ich do ponownej oceny w serwisie Emailable, tylko od razu usuwa z listy. Dzięki temu oszczędzacie środki na ponowną analizę tych samych adresów.
Program AnoMail nie buforuje adresów o statusie dobry (Deliverable) bo często zdarza się, że dziś adres figuruje jako prawidłowy a jutro będzie oznaczany jako ryzykowny, ze względu na zapchaną skrzynkę lub zgłoszenia antyspamowe, które generuje. Ponadto tak jak wspomniano te adresy objęte są także gwarancją dostarczalności więc nie powinny być buforowane.
Przechodząc do panelu zarządzania usługą Emailable lub wybierając funkcję Otwórz raport w Excelu (por. poniższy rysunek) możecie Państwo pobrać dokładny raport do dalszych analiz w zewnętrznych programach np. Microsoft Excel.
Co weryfikuje platform Emailable?
Poprawa dostarczalności wiadomości e-mail przez wykrywanie błędów, redukcję ryzyka oraz uzupełnienie danych za pomocą skalowalnych rozwiązań to cechy platformy Emailable. Poniżej przedstawiono jakie elementy są sprawdzanie podczas weryfikacji adresów:
- Wykrywa szczegóły dostawcy serwera poczty (SMTP Provider) i uzupełnia adresy e-mail o informacje na temat dostawcy SMTP (np. Google, Microsoft, Yahoo, WP, Interia itd.)
- Rozpoznaje nieprawidłowe domeny i poprawia adresy e-mail, które mają typowe literówki w domenie, oferując potencjalne korekty.
- Wykrywa rekordy MX – uzupełnia adresy e-mail o informacje dotyczące ich rekordu MX czyli serwera pocztowego do odbierania poczty.
- Rozpoznaje imiona i nazwiska z adresów – uzupełnia adresy e-mail o pierwsze i drugie imię.
- Wykrywa płeć – uzupełnia adresy e-mail o płeć na podstawie ustalonego imienia.
- Sprawdza czy do adresu jest podpięty serwer wysyłkowy SMTP – zapewnia poprawność adresu e-mail, łącząc się z serwerem pocztowym.
- Weryfikuje składnie adresu – upewnia się, że adres e-mail ma właściwe cechy charakterystyczne dla prawidłowego adresu e-mail.
- Wykonuje walidację domeny – upewnia się, że domena hostująca adres e-mail istnieje i działa poprawnie.
- Wykrywa jednorazowe adresy – identyfikuje, czy adres e-mail jest obsługiwany przez jednorazową usługę e-mail.
- Wykrywa serwery przyjmujące wszystko (Accept-All, Catch All) – identyfikuje, czy adres e-mail należy do serwera przyjmującego wszystko. Te serwery wyglądają, jakby przyjmowały wszystkie e-maile, ale mogą powodować odbicia i generować zgłoszenia antyspamowe.
- Wykrywa jednorazowe adresy (Disposable) – Identyfikuje, czy adres e-mail jest obsługiwany przez usługę tymczasowej poczty.
- Wykrywa darmowe adresy email (Free) – ustala, czy adres e-mail jest dostarczony przez darmową usługę e-mail.
- Wykrywa adresy grupowe (Role) – identyfikuje adresy e-mail oparte na roli, które nie należą do osoby, ale raczej do grupy osób.
- Wykrywa tagi (Tag) – identyfikuje adresy e-mail z dodanym tagiem np. sklep+kowalski@example.com
- Wykrywa pełne skrzynki (Mailbox Full) – Identyfikuje adresy e-mail, które mają w tej chwili pełną skrzynkę.
- Wykrywa adresy bez odpowiedzi czyli „no-reply” (No Reply) – Identyfikuje adresy e-mail, na które nie należy odpowiadać.
- Wykrywa nieregularne znaki w adresie (Characters) – Identyfikuje adresy e-mail z nieregularnymi wzorcami znaków.
Pokrewny temat: Wykrywanie adresów e-mail o charakterze danych osobowych (RODO)
Ile kosztuje użycie weryfikacji od Emailable?
Z racji tego, że dokładna weryfikacja i ocena adresów e-mail odbywa się poza Państwa komputerem na serwerach Emailable, pobierana jest opłata za ilość weryfikowanych adresów.
Na początek każdy z użytkowników AnoMail otrzymuje bezpłatnie 250 kredytów pozwalających sprawdzić 250 adresów. Potem można wykupić tyle kredytów ile będzie potrzebne zgodnie z tym co przedstawiono na poniższym rysunku. Oczywiście nie ma konieczności korzystania z tej funkcji ale gdy ktoś decyduje się na zakup bazy adresowej to warto byłoby ją przeczyścić używając dodatkowo tego mechanizmu.
Sprawdzenie adresu to nie wszystko. Zobacz:
Dlaczego maile trafiają do spamu na kontach Gmail?
Jeżeli Twoje maile trafiają do spamu na kontach GMail, to zapoznaj się z naszym artykułem na temat tego na co zwraca uwagę filtr antyspamowy Google (RETVec) zanim podejmie decyzję czy uznać Twoją wiadomość e-mail za spam czy zwykły e-mail
Zgłaszanie problemów do pomocy technicznej
W ramach zakupionej licencji do programu AnoMail oferowany jest dostęp do pomocy technicznej. W pierwszej kolejności należy przesłać mail na adres pomoc@AnoMail lub uzupełnić zgłoszenie na stronie www.AnoMail.pl/zgloszenie zadając pytanie lub opisując w kilku słowach czego dotyczy problem.
Lista zastrzeżona czyli czarna lista odbiorców
W głównym oknie programu znajduje się przycisk Zastrzeżone, który umożliwia wprowadzenie na czarną listę adresów e-mail odbiorców lub domen, którzy nie życzą sobie otrzymywania od Państwa żadnej korespondencji. Na tę listę dodaje się także adresy osób, które rezygnują z Państwa mailingu klikając w link rezygnacji.
