Jak wysłać mailing do osób fizycznych?
stara baza klientów indywidualnych
Jak pozyskać zgodę od klientów indywidualnych?
Wielu właścicieli sklepów internetowych po kilku latach działalności odkrywa, że posiada rozbudowaną bazę klientów B2C, którzy dokonali zakupu, ale nigdy nie wyrazili zgody na otrzymywanie informacji handlowych. Adresy e-mail zostały zebrane wyłącznie w celu realizacji zamówienia, co oznacza, że nie można ich automatycznie wykorzystać do celów marketingowych.
Pojawia się więc pytanie: jak wysłać mailing do osób fizycznych tzn. starych baz klientów tak aby nie narazić się na konsekwencje prawne? Odpowiedź wymaga uwzględnienia trzech kluczowych aktów prawnych:
- RODO – reguluje zasady przetwarzania danych osobowych i określa m.in. obowiązek informacyjny oraz wymogi dotyczące zgody,
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – wprowadza zakaz przesyłania niezamówionej informacji handlowej do osoby fizycznej,
- Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) – doprecyzowuje zasady wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej (w tym e-maila) do celów marketingu bezpośredniego i wymaga uprzedniej zgody odbiorcy.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO (np. w związku z realizacją umowy), to samo wysłanie wiadomości marketingowej bez zgody może naruszać przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej. Dlatego nie można po prostu wysłać newslettera czy oferty promocyjnej do byłych klientów.
Nie oznacza to jednak, że baza jest bezużyteczna. Można podjąć działania, które pozwolą przypomnieć się klientom i jednocześnie pozyskać ich zgodę w sposób zgodny z prawem pod warunkiem że komunikacja nie będzie miała charakteru handlowego i będzie spełniała obowiązki informacyjne, o których napisano w dalszej części artykułu.
1. Mailing nie może być informacją handlową
Pierwszym krokiem jest zrozumienie różnicy między zwykła informacją mającą na celu nawiązanie relacji a informacją handlową. Jeżeli w wiadomości pojawi się oferta, rabat, zachęta do zakupu lub prezentacja produktów, mailing może zostać uznany za marketingowy a to bez zgody osoby fizycznej jest niedopuszczalne.
Dlatego pierwsza wiadomość powinna mieć charakter wyłącznie organizacyjno-informacyjny. Trzeba w niej przypomnieć, że dana osoba była klientem sklepu, że firma się rozwija, zmienia lub aktualizuje sposób komunikacji. Celem takiego kontaktu nie jest sprzedaż, lecz odbudowanie relacji z odbiorcą i stworzenie możliwości wyrażenia zgody na dalszą komunikację.
To subtelne podejście buduje zaufanie i pokazuje, że firma respektuje prywatność klientów.
2. Przygotuj zapytanie o zgodę na newsletter
Skoro nie można wysłać oferty, rozwiązaniem jest przygotowanie neutralnego zapytania o zgodę na zapis do newslettera. Taka wiadomość powinna jasno wskazywać, że:
- adres e-mail został pozyskany przy realizacji zamówienia,
- do tej pory nie była udzielona zgoda marketingowa,
- bez wyraźnej zgody firma nie będzie wysyłać informacji handlowych.
W treści warto przypomnieć odbiorcy, kiedy dokonał zakupu, aby uniknąć wrażenia przypadkowego kontaktu (patrz poniższy rysunek). Następnie należy zaprosić do dobrowolnego zapisu poprzez kliknięcie w link prowadzący do formularza zgody. Formularz może być umieszczony na Twojej stronie internetowej lub można od razu wstawić link do tworzenia osobnego maila (patrz poniższy rysunek), który do Ciebie przyjdzie gdy Twój klient wyrazi zgodę.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest model double opt-in, czyli potwierdzenie zapisu w osobnej wiadomości. Dzięki temu masz dowód, że zgoda została wyrażona świadomie a program AnoMail zapisze taką zgodę jako dowód jej wyrażenia.
W takim przypadku wstawimy do wiadomości link „Na TAK” oraz link „Na NIE” i odbiorca będzie mógł podjąć świadomą decyzję, którą AnoMail automatycznie odnotuje. W momencie gdy kliknie „link na tak” zostanie dodany na listę „Zgód” a gdy kliknie „link na nie” zostanie dodany na listę „Rezygnacji”.
Przygotuj bazę w Excelu lub pobierz ze swojego sklepu internetowego
(Fikcyjne dane na potrzeby prezentacji)
3. Daj wartość w zamian ale dopiero po uzyskaniu zgody na kontakt marketingowy
Naturalne jest, że ludzie chętniej wyrażają zgodę, jeśli widzą w tym konkretną korzyść. Można więc zapowiedzieć, że osoby zapisane do newslettera otrzymają określony benefit np. rabat powitalny, darmową dostawę czy wcześniejszy dostęp do wyprzedaży.
Trzeba jednak pamiętać o jednej zasadzie: korzyść nie może być elementem pierwszej wiadomości w formie oferty handlowej. Może być zapowiedzią tego, co otrzyma subskrybent po wyrażeniu zgody. To ważne rozróżnienie aby „coś ekstra” było nagrodą za zgodę, a nie treścią marketingową wysłaną bez zgody osoby fizycznej.
Wykorzystaj informacje o kliencie (patrz niżej) aby list wyglądał jak zwykła korespondencja wysłana do jednej osoby a nie typowa, szablonowa wiadomość zaczynająca się od „Szanowni Państwo„. Jeżeli wykorzystasz możliwości personalizacji jakie oferuje program AnoMail Premium to odbiorca będzie miał wrażenie, że piszesz specjalnie do niego.
Wiadomość do osoby fizycznej z prosbą o wyrażenie zgody na przesyłanie informacji handlowych
4. Klauzula RODO w stopce czyli dopełnienie obowiązku informacyjnego
Każdy mailing, nawet zapytanie o zgodę, powinien zawierać w stopce klauzulę informacyjną wynikającą z RODO. To element często pomijany, a niezwykle istotny z punktu widzenia zgodności z prawem.
W klauzuli RODO należy wskazać:
- dane administratora danych,
- cel i podstawę przetwarzania,
- okres przechowywania danych,
- prawa osoby, której dane dotyczą,
- informację o możliwości cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
- dane kontaktowe.
Takie działanie nie tylko realizuje obowiązek informacyjny, ale także buduje wizerunek firmy jako transparentnej i odpowiedzialnej. W razie potrzeby klauzulę RODO możesz wygenerować przy pomocy sztucznej inteligencji wbudowanej w program AnoMail. Możesz także od razu wygenerować szablon graficzny na tę okazję korzystaj z Generatora AI do tworzenia szablonów newsletterów.
5. jak się przypomnieć, by nie zrazić odbiorcy?
Trzeba pamiętać, że odbiorcy to osoby, które już kiedyś zaufały marce, ale mogą jej dziś nie pamiętać. Dlatego ton wiadomości powinien być spokojny, uprzejmy i nienachalny. Warto odwołać się do wcześniejszej relacji np. (w 2025 roku kupiłeś u nas…), podkreślić szacunek dla prywatności i jasno zaznaczyć, że brak reakcji oznacza brak dalszych wiadomości marketingowych.
Brak presji działa znacznie lepiej niż agresywne zachęty czy ograniczenia czasowe. W AnoMail masz różne funkcje do personalizacji maila w tym odmiana imion, rozpoznawanie płci odbiorcy i wiele innych. Dzięki temu możesz przygotować maila, który będzie wyglądał jakby był specjalnie napisany do konkretnej osoby, co może zwiększyć ilość zgód na przesłanie informacji handlowych.
Pamiętaj, że kod rabatowy lub coś ekstra dasz klientowi dopiero wtedy gdy wyrazi zgodę na zapis do newslettera. W AnoMail Premium jest specjalna funkcja, która potrafi automatycznie wysłać unikalny kod rabatowy wygenerowany przez Twój sklep do tych odbiorców, którzy wyrażą zgodę na przesyłanie informacji handlowych.
6. Sprawdź aktualność adresów przed wysyłką
Przed wysłaniem zapytania o zgodę warto zweryfikować, czy adresy osób fizycznych są nadal aktywne. W przypadku starych klientów część skrzynek może już nie istnieć, co spowoduje tzw. twarde odbicia (hard bounce). Duża liczba takich błędów negatywnie wpływa na reputację domeny i może utrudnić dostarczanie wiadomości w przyszłości.
Szczególną ostrożność warto zachować przy wysyłce do popularnych dostawców poczty, takich jak Gmail, WP, Interia czy Onet. Dostawcy darmowych skrzynek analizują historię nadawcy i reagują na wysokie wskaźniki odbić lub brak aktywności odbiorców. Aby uchronić się przed wysyłką na nieaktywne konta można skorzystać z zaawansowanej weryfikacji adresów dostępnej w AnoMail Premium.
Usunięcie błędnych adresów lub zapchanych skrzynek przed wysyłką do starej bazy zwiększa skuteczność kampanii i chroni reputację nadawcy. W przypadku posiadania dużych baz zawierających adresy osób fizycznych można także segmentować odbiorców wg dostawców poczty, dzięki temu jesteście w stanie dopasować się do limitów przyjmowanych wiadomości przez GMail, Microsoft, Onet itd.
Pokrewny temat: Jak sprawdzić poprawność adresy e-mail przed wysyłką?
Podsumowanie dot. Mailingu do osób fizycznych
Jeżeli posiadasz bazę starych klientów B2C, którzy nie wyrazili zgody marketingowej, nie możesz wysłać im oferty handlowej. Możesz jednak przygotować neutralne zapytanie o zgodę na zapis do newslettera, w którym nie zamieszczasz treści sprzedażowych, tylko obiecujesz coś ekstra dla tych osób które zgodzą się na otrzymywanie np. newslettera.
W stopce maila zamieść klauzulę RODO aby każdy wiedział na jakiej podstawie i jakie dane przetwarzasz. Nie zapomnij dodać w stopce linku rezygnacji aby klienci indywidualni mogli się wypisać. Pamiętaj także, że gdy klient nie zareaguje na Twojego maila to nie możesz domniemywać, że zgodził się na newsletter.
Możesz spróbować wysłać mailing ponownie np. za tydzień przypominając się (tzw. Follow-Up) np. „Tomaszu, w zeszłym tygodniu napisałem do Ciebie ale może nie miałeś czasu odpowiedzieć więc…”. Program AnoMail potrafi pisać treści zależne od płci odbiorcy więc bez problemu przygotujesz wiadomość wyglądającą na indywidualną korespondencję zaadresowaną do konkretnego odbiorcy.
Takie podejście pozwala przypomnieć się klientom, odbudować relację i rozpocząć komunikację marketingową dopiero po uzyskaniu świadomej zgody, a więc bez ryzyka prawnego i bez utraty zaufania odbiorców.
Naucz się pisać skuteczne zapytania o możliwość przesłania oferty
Nie wiesz, jak napisać pierwszą wiadomość, która nie będzie wyglądała jak masowa reklama, a jednocześnie zachęci odbiorcę do wyrażenia zgody na dalszy kontakt? Skorzystaj z indywidualnej konsultacji z dr. Przemysławem Rusieckim.
Podczas spotkania przeanalizujemy Twoją grupę odbiorców, ofertę i sposób prowadzenia wysyłki. Pokażemy, jak przygotować krótkie, naturalne i spersonalizowane zapytanie o możliwość dalszego kontaktu, wykorzystując możliwości AnoMail.
Konkretny efekt konsultacji: przygotujesz gotowy schemat wiadomości dopasowany do swojej działalności, pola personalizacji, sposób zbierania odpowiedzi „TAK/NIE” oraz wariant wiadomości przypominającej Follow-Up.
Nie wysyłaj przypadkowych zapytań. Przygotuj z ekspertem AnoMail własny, uporządkowany sposób pozyskiwania zgód i prowadzenia dalszej komunikacji z odbiorcami.
Sprawdź inne tematy dotyczące wysyłki mailingu:
Nagłówek one-click unsubscribe do rezygnacji z subskrypcji
Nagłówek „one-click unsubscribe” umożliwia odbiorcom łatwe i szybkie wypisanie się z listy mailingowej za pomocą jednego kliknięcia. Zapewnia to wygodę dla użytkowników i pomaga firmom zarządzać swoją bazą subskrybentów bardziej efektywnie.
Praca z AnoMail w chmurze (Shadow PC Cloud lub Windows 365)
Program AnoMail można zainstalować w chmurze z wykorzystaniem usługi Shadow PC Cloud lub Microsoft Windows 365. Dzięki temu dostęp do AnoMail będzie z dowolnego miejsca oraz z dowolnego urządzenia, niezależnie od tego czy używacie MacOS, Android, iOS czy komputera z Windows lub macOS
Optymalizacja szablonu wiadomości przez sztuczną inteligencję (Optymalizator AI)
AnoMail Premium oferuje dostęp do optymalizatora kodu HTML, który wykonywany jest przez sztuczną inteligencję. AI odchudza kod ze zbędnych elementów lub nadmiarowych znaczników i atrybutów, które mogą pojawić się w starym szablonie wiadomości, który modyfikowany jest przez wiele miesięcy. Usuwa także kody sterujące doklejone podczas kopiowania tekstów ze stron internetowych lub dokumentów Word.
