Dane odbiorców e-mail
jakie są optymalne dane?
Dane odbiorców wiadomości e-mail
Program AnoMail umożliwia wysyłkę w pełni spersonalizowanych wiadomości adresowanych do odbiorców, tak jakby były pisane do konkretnych osób z imienia, nazwiska nazwy firmy itd. Do tego potrzebne są bazy odbiorców zwierające oprócz adresów e-mail, imiona i nazwiska adresatów, nazwy ich firm itd. Można także używać baz zawierających same adresy e-mail.
Przykładowe zmienne, które mogą być użyte do różnicowania danych odbiorcy:
- #FMA# – Wstawia nazwę firmy adresata listu. Wymaga bazy z danymi firm.
- #IME# – wstawia imię odbiorcy wiadomości,
- #NZW# – wstawia nazwisko odbiorcy.
- #ETK# – wstawia etykietę czyli np. Prof. Kowalski lub Księgowa Anna,
- {ODBIORCA#KONTO} – wstawia nazwę konta czyli to co jest w adresie e-mail przed znaczkiem „małpy” np. adresuje list „kowalski” <kowalski@onet.pl>
- {ODBIORCA#OSOBA} – pobiera z konta odbiorcy nazwę i zamienia ją na pisownie z dużej litery np. „Jan Nowak 22” z adresu jan.nowak22@wp.pl.
- {ODBIORCA#OSFIX} – usuwa cyfry z adresu e-mail odbiorcy np. roman55kowalski@onet.pl zostanie zamienione na „Roman Kowalski„.
Aby wczytać bazę adresów do AnoMail, rozwijamy z lewej strony grupę Lista odbiorców i klikamy Pokaż odbiorców wiadomości. Zostanie wyświetlone okno przedstawione na poniższym rysunku. Następnie naciskamy przycisk Importuj adresy lub Odczytaj adresy.
Po najechaniu myszką nad dany przycisk program wyświetli podpowiedź do czego dana funkcja służy. Dla przykładu w prawym górnym rogu przy liście adresów, widnieje informacja „40/14” co w tym przypadku oznacza, że na liście wysyłkowej mamy 40 unikalnych adresów, a na liście zastrzeżonej 14. Gdyby okazało się, że adres z listy wysyłkowej jest na Państwa czarnej liście to program nie pozwoli do niego wysłać poczty.
Personalizacja danych odbiorcy
Uzupełnij nazwę odbiorcy ale mail pozostaw pusty. Ze względów antyspamowych zalecamy aby „Nazwę odbiorcy” uzupełnić wspólną etykietą np. Uczestnik szkolenia lub użyć pól personalizacji np. #FMA# czyli u odbiorcy w polu Do: (ang. To:) pojawi się nazwa jego firmy. Personalizacja danych odbiorcy zwiększa dostarczalność poczty oraz zwiększa zaangażowanie adresata.
Naciskając przycisk Etykiety odbiorców możecie zapisać różne wersje danych odbiorców i wykorzystać na różne okazje. Dla przykładu gdy używamy bazy z polami personalizacji do w danych odbiorców wpiszemy #FMA# czyli nazwa firmy. Natomiast gdy wysyłka jest realizowana do bazy zawierającej same adresy e-mail wpiszemy wspólną etykietę np. „Uczestnik szkolenia” lub {ODBIORCA#KONTO} czyli w danych odbiorcy umieść nazwę konta.
Pole Adres e-mail odbiorcy powinno być puste. Program w trakcie wysyłki sam będzie podstawiał adresy poszczególnych osób. W powyższym przykładzie pierwsza osoba zobaczy: Uczestnik szkolenia <administracja@example.com> a druga Uczestnik szkolenia <administracja@… itd.
Oczywiście pole Adres e-mail odbiorcy może być uzupełnione adresem osoby, do której chcemy wysłać jeden list. W tym celu wpisujemy adres e-mail jednego odbiorcy. Potem naciskamy na dole przycisk Wyślij i wybieramy Tylko jeden list na adres… Gdyby trzeba było wysłać mailing do wszystkich to naciskamy na górze przycisk Do wszystkich.
W ostateczności gdy nie możesz personalizować danych odbiorców to wpisz w nazwie odbiorcy stałą tekst opisujący grupę docelową np. „Biuro rachunkowe„, „Dyrektor hotelu„, „Właściciel firmy” itd.
Dzięki temu AnoMail zaadresuje pierwszy list np. „Dyrektor hotelu” <j.kowalski@hotelXYZ.pl>, drugi „Dyrektor hotelu” <office@hotelABC.pl> itd. Lepsze to niż kompletny brak personalizacji w polu Do: (ang. To:) i użycie samego adresu e-mail.
Aby usunąć bazę z listy wysyłkowej naciskamy przycisk Usuń adresy. Adresy zostaną usunięte z listy wysyłkowej a nie dysku Państwa komputera. W każdej chwili aktualną bazę można zapisać naciskając przycisk Zapisz adresy jako.
Naciskając przycisk Więcej akcji, widoczny na listą grup adresów e-mail można wskazać lokalizację w której AnoMail będzie zapisywał i odczytywał bazy adresów e-mail w plikach TXT (same adresy e-mail, jeden pod drugim), CSV (baza na potrzeby personalizacji np. z Excela) oraz AMB (szyfrowana baza programu AnoMail).
Nie wysyłaj bez nazwy (etykiety) odbiorcy
Masowe e‑maile bez imienia odbiorcy lub etykiety to prosta droga do folderu spam. Wysyłając seryjne wiadomości warto zawsze dodać nazwę odbiorcy lub wspólną etykietę dla grupy (np. Właściciel firmy), bo brak personalizacji jest jednym z sygnałów, które filtry antyspamowe traktują jako „podejrzane” lub „masowe wiadomości”.
Każdy z błędów podnosi punktację antyspamową wiadomości i zmniejsza szansę na to, że list pojawi się w skrzynce pocztowej odbiorcy. Uzupełnienie nazwy odbiorcy jest koniecznością przy wysyłaniu zimnych maili lub kierowaniu wysyłek do dużych dostawców poczty.
Zobacz: Jak korzystać z pseudopersonalizacji aby zwiększyć dostarczalność?
Edytor kontaktów do spersonalizowanych wysyłek
W AnoMail wbudowany jest edytor kontaktów przechowujący dane w formie tabelarycznej. Każda kolumna to osobna cecha klienta czyli np. adres e-mail, nazwisko, imię, nazwa firmy itd. Dane na potrzeby wysyłek mogą być tworzone w Excelu lub firmowym systemie CRM, pod warunkiem, że pozwala wyeksportować dane do formatu CSV, z którego AnoMail odczytuje dane.
Dostęp do edytora kontaktów możliwy jest po kliknięciu z lewej strony odnośnika Edytor bazy kontaktów lub od razu wyświetli się edytor gdy naciśniecie przycisk Odczytaj adresy i wskażecie plik CSV lub bazę programu AnoMail.
W edytorze kontaktów można odczytywać bazy z formatu CSV, kopiować z tabel programu Microsoft Excel itd. Dla przykładu przechodząc do Menu Plik i wybierając Mapuj dane z pliku CSV, można odczytywać bazy z różnych programów, a następnie przypisywać do pól personalizacji programu AnoMail. W związku z tym układ kolumn nie na znaczenia w pliku źródłowym, bo AnoMail sam rozpozna kolumny z adresami e-mail, nazwami firmy czy imionami i nazwiskami odbiorców.
Gdy baza jest gotowa do wysyłki naciskamy przycisk Kontakty lub Menu Plik i wybieramy Użyj tej bazy do mailingu. Program sprawdzi czy adresy e-mail nie powtarzają się i zweryfikuje poprawność adresów pod względem składni.
Zobacz: Jak przygotować bazę na potrzeby spersonalizowanych mailingów?
Wybrane pola personalizacji wraz z opisem
Posiadając bazę adresów e-mail składającą się z dodatkowych danych takich jak nazwa firmy odbiorcy lub imię i nazwisko adresata listu warto te dane wykorzystać w danych odbiorcy (patrz Etykieta odbiorcy) lub w treści listu.
W trakcie wysyłki program zamieni je na właściwe dane. Dla przykładu zamiast #IME# #NZW# i odbiorcy pojawi się jego Imię i nazwisko. Oto przykładowe pola personalizacji, które można wstawić do wiadomości.
- #EMAIL# – Adres e-mail odbiorcy listu.
- #FMA# – Pełna nazwa firmy odbiorcy. Wymaga przygotowania bazy adresowej zawierającej nazwy firm.
- #NZW# – Nazwisko odbiorcy listu. Wymaga korzystania z bazy adresowej zawierającej nazwiska. AnoMail rozpoznaje imiona i nazwiska z adresów e-mail więc o ile macie Państwo imienne adresy to można to wykorzystać.
- #IME# – Imię odbiorcy listu. Wymaga przygotowania bazy zawierającej imiona.
- #STN# – Stanowisko jakie zajmuje odbiorca listu aby sprawić wrażenie, że znamy adresata.
- #URL# – Witryna internetowa odbiorcy. Adres będzie wstawiony jako tekst
- #KNT# – Numer klienta w Państwa systemie CRM lub nazwa lub login itd.
- #RBT# – Rabat dla konkretnego odbiorcy. Każdy z odbiorców listu może otrzymać inną kwotę rabatu lub inny numer kuponu rabatowego, który potem może być wykorzystany do śledzenia zakupów w systemie e-commerce.
- {ODBIORCA#KONTO} – w przypadku gdy posiadamy same adresy można użyć tej zmiennej i wtedy AnoMail wyświetli u odbiorcy nazwę jego konta pocztowego czyli wysyłając pocztę na adres „kowalski@example.com” odbiorca zobaczy „kowalski”.
- {ODBIORCA#DOMENA} – analogicznie do powyższego zostanie wyświetlona domena odbiorcy czyli „example.com”.
Etykieta czyli zastępcza nazwa odbiorcy
W programie AnoMail dostępna jest funkcja do generowania etykiet (#ETK#) z adresów e-mail, która pozwala na tworzenie zastępczych nazw odbiorców, gdy w bazie brakuje imienia, nazwiska lub nazwy firmy. Dzięki temu nawet niekompletne listy mailingowe mogą wyglądać profesjonalnie, a wysyłane wiadomości stają się bardziej spersonalizowane i przyjazne dla odbiorcy.
Etykiety tworzone są automatycznie na podstawie elementów adresu e-mail. Program analizuje skrzynkę pocztową i wyodrębnia fragmenty, które mogą odpowiadać imieniu lub nazwisku. Na przykład z adresu jan-nowak34@onet.pl powstanie etykieta „Jan Nowak”, mimo że w nazwie skrzynki pojawiają się dodatkowe cyfry lub znaki. Natomiast z adresu basia.95n@gmail.com wygenerowana zostanie etykieta „Basia N”, co pozwala w łatwy sposób personalizować wiadomości.
Funkcja uzupełniania danych jest przydatna przy pracy z dużymi bazami, w których wiele rekordów zawiera jedynie adresy e-mail. Zamiast wysyłać anonimowe lub bezosobowe komunikaty, AnoMail umożliwia nadanie odbiorcom „nazwy”, która sprawia, że komunikacja wygląda naturalnie i profesjonalnie.
Dzięki etykietom Twoje kampanie mailingowe stają się bardziej skuteczne, nie trafiają automatyczne do spamu a odbiorcy chętniej otwierają i reagują na Twoje wiadomości e-mail.
Film: Pseudopersonalizacja danych odbiorców
Mieszacz do losowej zmiany tematów listów
AnoMail 2025 został wyposażony w mechanizm zmiany tematów wiadomości, który umożliwia tworzenie kilkunastu różnych tematów dla pojedynczej kampanii mailowej. Dzięki temu, podczas wysyłki, każdy list e-mail może posiadać niepowtarzalny temat, co zmienia jego sygnaturę antyspamową a tym samym zmniejsza ryzyko automatycznej kwalifikacji listu jako spam.
Takie podejście minimalizuje ryzyko zakwalifikowania wiadomości jako spam, ponieważ każda wiadomość e-mail nieco różni się od pozostałych. Dodatkowo można wykorzystać sztuczną inteligencję do generowania tematów na podstawie treści listu lub na podstawie podanej instrukcji.
Ponadto można dodać do tematu pole personalizacji gdyż to zwiększa efektywności i dostarczalności e-maili do odbiorców.
Polecane tematy związane z e-mailingiem
Personalizacja wiadomości SMS do indywidualnej treści przekazu
Personalizacja SMS polega na generowaniu unikalnych treści dla każdego wysłanego SMS-a na podstawie danych odbiorcy. Dzięki temu w wiadomości pojawiają się spersonalizowane informacje, co sprawia, że komunikat wydaje się być specjalnie przygotowany dla konkretnej osoby
Różnicowanie treści wiadomości e-mail zwiększa dostarczalność masowej poczty
Przy masowych wysyłkach e-mail ważne jest różnicowanie treści, aby uniknąć filtrów antyspamowych i zwiększyć szanse na dostarczenie wiadomości do skrzynki odbiorczej adresata. Używanie różnych tematów, personalizacja treści oraz unikanie zbyt wielu powtarzających się elementów są bardzo ważne przy seryjnej wysyłce e-mail . Tego rodzaju podejście nie tylko poprawia dostarczalność, ale również sprzyja zaangażowaniu odbiorców.
Sprawdzanie aktualności konkretnych adresów e-mail (Emailable)
AnoMail, we współpracy z Emailable, umożliwia weryfikację poprawności wskazanych adresów e-mail. Dzięki tej współpracy użytkownicy mogą być pewni, że ich bazę danych stanowią jedynie poprawne i aktualne adresy. To skutecznie minimalizuje ryzyko wysyłania wiadomości na nieistniejące lub nieaktywnie skrzynki pocztowe.
