Reputacja nadawcy e-mailingu
Sprawdzenie reputacji serwera i domeny
Reputacja nadawcy wiadomości e-mail
Reputacja nadawcy to ocena, jaką dostawcy usług pocztowych (GMail, Yahoo, Microsoft, WP itp.) przypisują adresowi IP oraz domenie, z której wysyłane są e-maile. Wpływ na nią mają takie czynniki jak częstotliwość wysyłania wiadomości, zaangażowane odbiorców, ilość skarg antyspamowych oraz liczba odbić (zwrotów z niedostarczonej poczty). Dobra reputacja nadawcy zwiększa szanse, że e-maile trafią do skrzynki odbiorczej zamiast do folderu spam.
Wysyłając mailing do niezweryfikowanych baz adresowych możecie Państwo trafić na polskie lub zagraniczne listy spamerów nie tylko dlatego, że ktoś nie chce Waszej poczty ale również dlatego, że wysyłacie mailing do nieaktualnej bazy, która generuje dużo odbić z niedostarczonej poczty (nieistniejące konta, zapchane skrzynki itd.). To obniża reputację nadawcy.
Minimalizuj odbicia oraz zgłoszenia antyspamowe
Na podstawie obserwacji można przyjąć, że poniżej 2% odbić jest uważane za normalny współczynnik zwrotów. Od 2% do 5% oznacza poziom ostrzegawczy a powyżej 5% trzeba zacząć się martwić. Zwroty możecie wyeliminować już na starcie używając funkcji Sprawdź maile dostępnej w głównym oknie programu a zwłaszcza Zaawansowane narzędzie weryfikacji online.
Trzeba też pamiętać o aby współczynnik zgłoszeń antyspamowych był poniżej 1%. W związku z tym pod przyciskiem Antyspam znajduje się funkcja Reputacja nadawcy przy pomocy której możecie sprawdzić czy nie trafili Państwo na jedną z popularnych polskich list antyspamowych. Jeśli znajdziecie się na takiej liście AnoMail poinformuje Was o tym.
Patrz także: Nie wysyłaj poczty do odbiorców z którymi będą problemy
Analiza adresu IP serwera, domeny oraz adresu e-mail
Po naciśnięciu przycisku Antyspam wybierz funkcję Sprawdź reputację nadawcy i serwera. Program sprawdzi obecność adresu IP serwera wysyłkowego, reputację domeny oraz samego adresu e-mail. Obecność na określonej liście spamerskiej czyli „Negatywna weryfikacja nadawcy listu” oznacza zazwyczaj odrzucenie poczty na poziomie serwera lub dodanie do tematu Państwa wiadomości słowa SPAM, a tym samym trafienie u odbiorcy listu do folderu wiadomości śmieci.
Długa obecność na listach spamerskich (RBL) lub wielokrotna wysyłka na te same adresy e-mail, które odrzuciły przyjęcie poczty może powodować obniżenie reputacji serwera i problemy z dostarczalnością poczty nawet po usunięciu z list spamerskich (ang. RBL). Dodatkowo można przejść do Menu Raporty i sprawdzić czy adres IP Państwa komputera lub serwera nie trafił na czarne listy.
Pokrewny temat: Rozgrzewanie adresu IP serwera mailingowego
Utwórz landing page w domenie wysyłkowej
Przed rozpoczęciem masowych wysyłek lub przed wykonaniem jakichkolwiek testów antyspamowych koniecznie utwórz w domenie wysyłkowej prostą stronę internetową z danymi kontaktowymi do Twojej firmy. Nie stosuj żadnych automatycznym przekierowań. Możesz umieścić przycisk „Zobacz więcej” aby ktoś przeszedł na Twoją oficjalną stronę.
Ważne aby w domenie wysyłkowej dostępna była statyczna strona (tzw. landing page) bo zaawansowane mechanizmy antyspamowe gdy otrzymają od Ciebie pocztę to sprawdzają czy masz stronę internetową zabezpieczoną protokołem SSL. Jeżeli nie ma strony lub następuje automatyczne przekierowanie do innej domeny (ang. 301 Moved Permanently) to filtr antyspamowy może założyć, że wysyłasz spam.
Co wpływa na reputację nadawcy poczty?
Reputacja nadawcy wiadomości e-mail jest kluczowym czynnikiem wpływającym na skuteczność kampanii e-mail marketingowych oraz na to, czy wiadomości trafią do skrzynek odbiorczych, czy do folderów spamu.
Oto elementy na które należy zwrócić uwagę w swoich wysyłkach bo filtry antyspamowe biorą je pod uwagę oceniając Państwa reputację:
- Zaangażowanie odbiorców listów: wysoki poziom zaangażowania odbiorców, mierzony przez otwieranie wiadomości i klikanie w linki, wskazuje na to, że przesyłane treści są wartościowe i pożądane, co pozytywnie wpływa na reputację nadawcy.
- Historia poprzednich wysyłek – regularność w wysyłkach i brak nagłych przyrostów w ilości wysyłanych maili sprzyja pozytywnej reputacji. Z kolei częste wysyłanie wiadomości, które są ignorowane lub oznaczane jako spam, negatywnie wpływa na reputację.
- Wskaźnik odbić (bounce rate) – wysoki wskaźnik odbić, zwłaszcza tzw. odbić twardych (hard bounces), sugeruje, że baza danych jest nieaktualna lub niskiej jakości, co może obniżyć reputację nadawcy. Nie należy ponawiać wysyłek na adresy które wygenerowały odbicia.
- Ilość rezygnacji po otrzymaniu e-mailingu – duży wskaźnik rezygnacji wskazuje, że odbiorcy nie są zainteresowani treściami, co może sugerować niską jakość listy mailingowej lub nietrafione wiadomości.
- Ilość zgłoszeń antyspamowych – częste oznaczanie wiadomości jako spam jest wyraźnym sygnałem dla dostawców poczty e-mail, że nadawca może być niewiarygodny lub treści są niepożądane, co szybko obniża reputację.
- Wysyłanie wiadomości na pułapki na spam – Pułapki na spam to adresy e-mail stworzone, by identyfikować nadawców, którzy używają nieetycznych praktyk pozyskiwania adresów. Wysyłanie wiadomości na takie adresy prowadzi do znacznego obniżenia reputacji nadawcy, wskazując, że nie zwracają oni uwagi na jakość swojej listy mailingowej.
Jak provider poczty ocenia Twoje wysyłki?
Dostawcy komercyjnych i darmowych skrzynek pocztowych (ESP, Email Service Provider) stosują różnorodne kryteria, aby ocenić wiadomości e-mail i ustalić, czy powinny trafić do skrzynki odbiorczej tzw. InBox, czy też do folderu spam.
Główne czynniki brane pod uwagę obejmują reputację domeny i IP serwera wysyłkowego, jakość bazy adresów, częstotliwość i ilość wysyłek, a także treść maila. Utrzymanie dobrej reputacji nadawcy wymaga konsekwentnego monitorowania poniższych czynników.
Co oznaczają poszczególne czynniki?
- Reputacja domeny i adresy IP serwera wysyłkowego jest jednym z najważniejszych elementów. Dostawcy oceniają historię wysyłek z określonej domeny i adresu IP pod kątem zgłoszeń spamu, otwarć, kliknięć oraz odrzuceń wiadomości. Zła reputacja, wynikająca z dużej liczby zgłoszeń spamu lub innych negatywnych sygnałów, może prowadzić do blokowania wiadomości.
- Jakość bazy adresów – odnosi się do tego, jak aktualna i dokładna jest lista adresów e-mail, na które wysyłane są wiadomości. Używanie starych lub zakupionych baz adresowych może skutkować wysoką liczbą odbić i zgłoszeń spamu, co negatywnie wpływa na reputację nadawcy. Zdobywanie zgody na wysyłkę od odbiorców oraz regularna aktualizacja listy kontaktów są po prostu niezbędne.
- Częstotliwość i ilość wysyłek to kolejny ważny aspekt. Nagłe zwiększenie liczby wiadomości wysyłanych w krótkim czasie może budzić podejrzenia. Regularność i stabilny wzorzec wysyłania bez nagłych skoków w liczbie e-maili są bardziej przyjazne dla filtrowania poczty.
- Treść maila również odgrywa istotną rolę. Dostawcy poczty e-mail analizują zawartość wiadomości pod kątem potencjalnie niebezpiecznych lub niechcianych elementów, takich jak nadmiar słów kluczowych związanych z promocyjnymi ofertami, brak równowagi między treścią tekstową a graficzną, obecność złośliwych linków czy brak personalizacji. Wiadomości, które są identycznie i wyglądają na szablonowe, są bardziej podatne na oznaczenie jako spam.
Reputacja serwera nadawcy masowych wiadomości
Funkcja do badania „Reputacji nadawcy i serwera” dostępna jest w okresie aktywnej opieki serwisowej i aktualizuje się automatycznie w momencie, gdy program AnoMail podłączony jest do internetu.
W razie konieczności można w AnoMail kliknąć przycisk Raporty i wybrać dodatkowo funkcję Raport antyspamowy MultiRBL, który pokaże Państwu czy Wasz adres IP nie znajduje się na popularnych, zagranicznych listach antyspamowych.
Pokrewny temat: Jak sprawdzić czy adres e-mail odbiorcy jest aktualny?
Sprawdzanie reputacji i delistowanie z list spamerskich
Zalecamy okresowo korzystać z Raportów antyspamowych aby mieć pewność, że Państwa serwer lub domena nie są obecne na listach spamerskich. Gdyby okazało się, że adres serwera wysyłkowego jest obecny na jakiejś liście antyspamowej RBL to należy we własnym zakresie wykonać tzw. delistowanie czyli trzeba usunąć swój adres z określonej listy.
Zalecamy także lekturę artykułów z naszego bloga pt. Jak zwiększyć dostarczalność poczty oraz dlaczego moje wiadomości trafiają do spamu.
Porządkowanie i Legalizacja baz adresowych
Wysyłka mailingu do niezweryfikowanych lub nieaktualnych baz adresowych lub odbiorców, którzy nie życzą sobie żadnych zapytań oraz ofert może doprowadzić do obniżenia reputacji serwera wysyłkowego. Dlatego okresowo należy porządkować bazę adresową oraz przeprowadzać tzw. higienę bazy adresowej a także usuwać odbiorców, którzy nie życzą sobie żadnych mailingów. Dodatkowo można usunąć z zakupionej bazy adresowej tzw. ryzykowne adresy e-mail, które mogą być odpowiedzialne za obniżenie dostarczalności Państwa wysyłek.
Patrz: Jak usunąć błędne adresy e-mail przed wysyłką?
Co to jest reputacja nadawcy e-mailingu?
Reputacja serwera to nic innego jak informacja o tym jak serwery pocztowe odbiorców traktują wysyłki z Państwa serwera do mailingu lub domeny wysyłkowej. Jeżeli wysyłacie dużo i odbiorcy listu czekają na Wasze mailingu to reputacja będzie określana symbolami H1 (legalny mail) do H5 (doskonała reputacja).
Gdy dopiero rozpoczynacie mailingi i serwery odbiorców nie wiedzą nic o Was to reputacja Państwa serwera będzie na poziomie LH0 (Neutralna) lub L1 (neutralna lub spam). Z kolei jeżeli wysyłacie pocztę na nieistniejące adresy e-mail lub adresy odbiorców, którzy oznaczają Wasze wiadomości jako spam to reputacja będzie na poziomie od L1 (prawdopodobnie spam) do L5 (z pewnością spam) czyli zła lub bardzo zła. Więcej informacji na ten temat można naleźć na stronie np. MailSpike.org.
Rozgrzewanie adresu IP serwera pocztowego
Po zakupie nowego dedykowanego adresu IP serwera wysyłkowego należy go rozgrzać. Rozgrzewanie adresu IP polega na powolnym wysyłaniu wiadomości do różnych dostawców poczty tak aby filtry antyspamowe zdążyły się przyzwyczaić się do Państwa domeny i serwera. Rozgrzewanie serwera trwa zazwyczaj od 2 do 10 tygodni. W tym okresie dostarczalność poczty może nie być na najwyższym poziomie.
Niektórzy dostawcy poczty nie oferują dedykowanych adresów IP swoim klientom i umieszczają wszystkich na serwerach współdzielonych czyli widocznych w Internecie pod jednym adresem IP. W takim przypadku rozgrzewanie adresu IP nie jest wymagane bo taki adres zazwyczaj jest już znany filtrom antyspamowym.
My nie zalecamy korzystania z serwerów współdzielonych bo gdy ktoś inny wyśle spam to poczta do Państwa klientów nie będzie docierała gdyż wspólne IP serwera znajdzie się na czarnej liście RBL. Z tego powodu zalecamy korzystać z ofert firm hostingowych, które oferują prywatne adresy IP swoim klientom.
EMailable do usuwania nieaktualnych adresów
Ze względów antyspamowych nie zaleca się wysyłania poczty do nieaktualnych baz adresowych, gdyż może to prowadzić do generowania odbić, czyli zwrotów. Nadmierna liczba zwrotów może negatywnie wpłynąć na reputację nadawcy i zwiększyć ryzyko oznaczenia wiadomości jako spam. Aby uniknąć tego problemu, konieczne jest regularne sprawdzanie aktualności posiadanych adresów email.
AnoMail w połączeniu z Emailable zapewnia dokładną weryfikację adresów przed i po wysyłce. Połączenie tych narzędzi pozwala na redukcję liczby nieaktualnych adresów w bazie. Dzięki temu można minimalizować ryzyko odbić i zapewnić lepszą skuteczność kampanii.
Regularne aktualizowanie bazy adresowej jest ważne dla utrzymania wysokiej jakości wysyłek emailowych. W tym celu trzeba nacisnąć przycisk Sprawdź maile i wybrać funkcję Zaawansowane narzędzie weryfikacji online, które z 99% skutecznością usunie z Państwa bazy adresowej nieaktualne adresy.
Inne tematy, które mogą Cię zainteresować:
Rozgrzewanie adresu IP serwera wysyłkowego
Rozgrzewanie adresu IP polega na stopniowym wysyłaniu poczty z nowego serwera aby przyzwyczaić filtry antyspamowe do nowego adresu IP lub domeny, która nie ma jeszcze ugruntowanej reputacji.
Czyszczenie baz adresowych na potrzeby wysyłania zapytań
Czyszczenie baz adresowych to jedna z funkcji programu AnoMail. Dzięki niej można usunąć zdublowane adresy, sprawdzić poprawność adresów e-mail oraz usunąć z bazy adresy znajdujące się w różnych plikach
Synonimizer tematów czyli mieszacz tematów listów
Program AnoMail w odróżnieniu od zwykłych programów pocztowych pozwala do listu wprowadzić kilka tematów np. 20 różnych po to aby zmniejszyć ryzyko trafienia do spamu Państwa wiadomości tylko dlatego, że wysyłacie taką samą treść do wielu odbiorców.
