Co to jest Return Path?
adres do obsługi odbić
Return path - adres email do obsługi odbić
Wysyłając masową korespondencję e-mail trzeba liczyć się z tzw. odbiciami (ang. bounces) czyli zwrotami z niedostarczonej poczty. W przypadku gdy serwer wysyłkowy nie może dostarczyć poczty do określonego odbiorcy to generowany jest zwrot, który domyślnie przychodzi na ten sam adres z którego wysyłana jest poczta. Można to zmienić ustawiając w AnoMail Premium tzw. adres zwrotny czyli ang. Return path.
Omawiana funkcja znajduje się w danych nadawcy pod przyciskiem Odbicia. Po jej włączeniu wszystkie komunikaty i odbicia zostaną przekierowane na podany przez Państwa adres e-mail. Ze względów antyspamowych adres ten powinien być w tej samej domenie co domena wysyłkowa i nie należy korzystać z tej funkcjonalności w przypadku użycia darmowych skrzynek.
Wysyłka z różnych adresów ale zwroty na jednym koncie
W Państwa firmie zapewne każdy z pracowników wysyła pocztę ze swojego imiennego adresu i na niego także przychodzą odbicia. W AnoMail Premium (funkcja nie jest dostępna w AnoMail Mini i AnoMail Standard) można przekierować odbicia z niedostarczonej korespondencji na zbiorczy adres np. bounces@example.com i potem na jednym komputerze zarządzać błędnymi adresami.
Return path będzie używany do otrzymywania informacji zwrotnych od serwerów pocztowych, które mają problem z dostarczeniem wiadomości. Głównym celem stosowania „ścieżki zwrotnej” (return path) jest odciążenie skrzynki z której wysyłana jest poczta oraz ułatwienie monitorowania i zarządzania niedostarczonymi wiadomościami w firmie.
Automatyczna obsługa odbić w AnoMail
AnoMail w każdej opcji licencji wyposażony został w lokalny moduł subskrypcji, który potrafi automatycznie zarządzać adresami e-mail z niedostarczonej poczty czyli tzw. odbiciami. W związku z tym, sam rozpozna miękkie i twarde zwroty, rezygnacje, zgody na przesłanie informacji handlowej, blokady antyspamowe (RBL) oraz autorespondery itp.
W razie potrzeby potrafi także wysłać kody rabatowe dla osób, które zapisały się do newslettera lub wyraziły zgodę na dalszy kontakt w celach marketingowych. Więcej na ten temat napisano w artykule pt. Odbicia z niedostarczonej poczty oraz tekście na temat wysyłania kodów rabatowych.
Z kolei gdyby trzeba było przejrzeć adresy z odbić to w głównym oknie programu AnoMail (patrz rys. poniżej) należy nacisnąć przycisk Kontakty lub Odbiorcy i rozwiniętego menu wybrać funkcję Adresy e-mail z niedostarczonej poczty.
Zbiorczy adres e-mail do zbierania odbić
W praktyce wygląda to tak, że wszyscy w firmie wysyłają masową pocztę ze swoich imiennych kont (np. kowalski@) ale zwroty przychodzą na jedną skrzynkę np. recepcja@. Do tego konta konfiguruje się lokalny moduł subskrypcji, który na jednym komputerze automatycznie zarządza odbiciami.
Program sam rozpoznaje twarde i miękkie zwroty oraz segreguje je aby potem można było usunąć błędne adresy z listy wysyłkowej. Zwracamy uwagę, że ze względów antyspamowych nie powinno się ponownie wysyłać poczty na adresy, które generują odbicia.
Pokrewny temat: Automatyczna obsługa niedostarczonej poczty w AnoMail
Jak działa ścieżka zwrotna czyli reverse path?
Ścieżka zwrotna zwana także „envelope sender” lub „envelope from” itp., jest adresem na który wysyłane są niedostarczone wiadomości e-mail. Return path znajduje się w ukrytym nagłówku wiadomości e-mail, który AnoMail przekazuje do Państwa serwera wysyłkowego. Dzięki temu skrzynka pocztowa z której wysyłana jest masowa korespondencja, nie jest zaśmiecana odbiciami gdyż wszystkie zwroty wracają na inny adres.
Przy dużych wysyłkach, wykorzystanie return path w AnoMail Premium pozwala na skuteczne monitorowanie i zarządzanie odbiciami, co ułatwia identyfikację problemów z dostarczaniem wiadomości i utrzymanie wysokiej reputacji nadawcy.
Dzięki temu mechanizmowi na jednym komputerze można śledzić powody niepowodzeń dostarczenia i podjąć odpowiednie kroki, takie jak korekta adresów e-mail lub usunięcie ich z listy mailingowej. To z kolei przyczynia się do poprawy wskaźników dostarczalności i efektywności kampanii.
Zobacz także: Indywidualne konsultacje i wdrożenia AnoMail
Czym różni się zwrot od Odbicia?
W głównym oknie programu AnoMail znajduje się pole „Zwrot” (ang. Reply-to) czyli odpowiedź do. Jest to adres e-mail, na który ma być wysyłana odpowiedź. Dzięki temu można wysyłać pocztę z adresu np. jan.kowalski@firma.pl a odpowiedzi klientów mają przychodzić na adres sklep@firma.pl
Ze względów antyspamowych zwracamy uwagę aby adres zwrotny był w tej samej domenie co adres nadawcy. Nie zalecamy używać adresu zwrotnego w innej domenie a zwłaszcza darmowych skrzynek np. @gmail.com. Tak właśnie robią spamerzy. Wysyłają z domeny „X” a odpowiedzi chcą otrzymywać na adres z domeny „Y”. Jeżeli odpowiedzi klientów mają być przekierowane do innej domeny to ustawia się to na serwerze (konfiguracja konta pocztowego) a nie w programie AnoMail.
Z kolei adres e-mail do odbić, o którym napisano powyżej używany jest w odniesieniu do komunikatów oraz informacji o błędnych adresach. Na ten adres nie będą przychodziły odpowiedzi klientów.
Adres zwrotny AnoMail 2024 Premium
Tagi 👉 return path, reverse path, envelope from, envelope sender, bounce address
Wyrównanie domeny (ang. Domain Alignment)
Stosując Return-Path NIE wolno używać innej domeny niż domena wysyłkowa gdyż w przeciwnym wypadku list od razu może być oznaczony jako spam gdyż nie spełni kryterium wyrównania domen. Wyrównanie domeny wysyłkowej odnosi się do zgodności domeny w nagłówkach autoryzacyjnych emaila, takich jak SPF, DKIM, z domeną w polu „From” w wiadomości e-mail.
W skrócie chodzi o to aby domeny z nagłówków wiadomości były takie same jak w poniższym przykładzie. Zamiast „example.com” w nagłówkach maila powinna pojawić się Państwa domena.
Envelope From (Return Path): biuro@example.com – deklaracja adresu do obsługi odbić.
Adres From: biuro@example.com – adres e-mail nadawcy do przyjmowania odpowiedzi.
Nagłówek DKIM: d=example.com – podpis wiadomości złożony przez serwer wysyłkowy obsługujący domenę nadawcy.
Wyrównanie domeny jest obecnie jednym z najważniejszych elementów w ocenie, czy wiadomość jest autentyczna i czy pochodzi od deklarowanego nadawcy. Zgodność domen jest ważna, ponieważ pomaga w wykrywaniu i zapobieganiu sytuacji w której spamerzy podszywają się pod Państwa domenę, wysyłają pocztę ze swoich serwerów ale fałszując pole From aby list wyglądał tak jakby był wysłany przez Was.
Pokrewny temat: Jak wykonać ocenę swojej wiadomości e-mail?
Alternatywna metoda obsługi odbić
Alternatywnym sposobem na obsługę odbić jest utworzenie dedykowanego konta pocztowego o nazwie np. zwroty@. Takie konto IMAP (a nie POP) dodajecie do programu pocztowego każdego pracownika. Gdy przyjdzie odbicie z niedostarczonej poczty to pracownik przeciąga je na konto zwroty@ z poziomu swojego programu pocztowego.
Następnie na jednym komputerze z zainstalowanym programem AnoMail konfigurujecie lokalny moduł subskrypcji do odbierania poczty z konta zwroty@. AnoMail loguje się do skrzynki pocztowej zwroty@ (zagląda tylko do głównego folderu tzw. Inbox) i zbiera adresy z niedostarczonej poczty. Na tym komputerze możecie czyścić bazy adresowe z niedostarczonej poczty.
Natomiast poprzez dysk sieciowy lub chmurowy możecie wymieniać się adresami e-mail, czyli czyszczenie baz adresowych wykonuje się na jednym komputerze a wysyłkę realizuje z poszczególnych komputerów pracowników.
Zobacz: Jak synchronizować odbicia między różnymi komputerami?
Zarządzanie niedostarczoną pocztą na jednym komputerze w firmie
Przenoszenie wiadomości za pomocą filtrów
Osoby które nie chcą ręcznie przenosić wiadomości między różnymi kontami mogą włączyć w swoim programie pocztowym np. Mozilla Thunderbird lub Microsoft Outlook, filtr lub regułę przenoszącą wiadomości do wspólnego konta.
W tym celu należy dodać nowy filtr, który będzie uruchamiany podczas pobierania poczty. Filtr ma przenieść wiadomość do skrzynki odbiorczej czyli „Odebrane” na koncie pocztowym „zwroty@example.com„.
Wcześniej oczywiście do programu Thunderbird należy dodać wszystkie konta pocztowe (protokół IMAP a nie POP3) z których mają być pobieranie wszystkie wiadomości i przenoszone na jedno wspólne konto.
Pokrewny temat: Porządkowanie wiadomości za pomocą filtrów w Thunderbird
Przekierowania wiadomości na inne konto
Jeżeli wysyłacie pocztę z różnych adresów i/lub domen a chcecie zbierać odpowiedzi i zwroty na jednym wspólnym koncie pocztowym to na każdej skrzynce z której wysyłacie pocztę można włączyć przekierowanie wiadomości na inne konto zgodnie z tym co pokazano poniżej.
W tym celu należy zalogować się do każdej ze skrzynek poprzez tzw. webmail i przejść do Ustawienia -> Zaawansowane -> Przekierowania. Następnie dodać nowe przekierowanie na konto np. odbicia@example.com. W prezentowanym przykładzie każda poczta przychodząca na adres np. kontakt@example.eu będzie przekierowywana na adres, który ustawicie w Przekierowanie 1 (patrz poniższy rysunek).
Uważaj aby nie doszło do zapchania skrzynki pocztowej
Na tym koncie na które przekierowywana jest poczta np. odbicia@example.com należy skonfigurować moduł subskrypcji aby odbierał zwroty z niedostarczonej poczty. Odbiorcy Państwa wiadomości nie będą wiedzieli, że macie ustawione przekierowania. Proszę pamiętać aby na skrzynce ustawić dużą pojemność np. 2 GB lub więcej. Dzięki temu nie dojdzie do jej zapchania.
Mimo iż wiadomości e-mail będą przekierowywane na inną skrzynkę to ich kopie zostaną we właściwej skrzynce. Dlatego należy zadbać o to aby nie doszło do jej zapchania. W związku z tym po zakończonej akcji mailingowej zaloguj się na konto i usuń stare wiadomości.
Możesz wyłączyć przechowywanie kopii wiadomości
Jeżeli nie chcesz przechowywać kopii wiadomości na koncie z którego korespondencja jest przekierowywana na inną skrzynkę to wyłącz funkcję „Wiadomości przechowywane na koncie pocztowym„. W tym przypadku cała przychodząca poczta zostanie przeniesiona do docelowego konta i nie będzie dodatkowo zapisywana na koncie na które przyszła.
Jakie rozwiązanie będzie najlepsze to już musicie Państwo omówić w gronie własnego zespołu i wybrać to rozwiązanie, które najlepiej będzie pasowało do specyfiki Państwa firmy lub potrzeb biznesowych.
Czytaj także inne artykuły:
Przygotowanie do konsultacji lub szkolenia z AnoMail
Sprawdź swoje głośniki oraz mikrofon przed szkoleniem aby nie tracić na to czasu w trakcie połączenia na żywo z trenerem. Konsultacje prowadzone są przez oprogramowanie TeamViewer QS więc trener widzi to co masz na ekranie, możecie rozmawiać głosowo oraz wymieniać się plikami
Czym różni się podpis kwalifikowany od niekwalifikowanego?
Czym różni się podpis elektroniczny kwalifikowany od niekwalifikowanego (S/MIME), który wykorzystywany jest w programie AnoMail do wysyłania podpisanych cyfrowo wiadomości e-mail.
Analizator adresów z serwerów Microsoft ❓ Kto korzysta z kont Outlook?
Program AnoMail potrafi wykryć, które z adresów na Państwa liście wysyłkowej korzystają z zabezpieczeń antyspamowych firmy Microsoft. Funkcja analizatora adresów e-mail z serwerów Microsoft dostępna jest w głównym oknie programu pod przyciskiem Sprawdź listę.
